Die ultimative Anleitung für KI-gestützte Knowledge Hubs in Notion

Mitarbeitende haben oft Schwierigkeiten, die benötigten Informationen zu finden. Dies führt zu Ineffizienz bei deiner und ihrer eigenen Arbeit — und verursacht deinem Unternehmen enorme Kosten.

Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir uns eine bessere Möglichkeit ausgedacht, Wissen zu schaffen und zu finden. Diese Lösung heißt „KI Knowledge Hub“. Mithilfe dieser Hubs kannst du deinen Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, die Informationen zu finden und zu verstehen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Ganz gleich, ob du neue Mitarbeitende einarbeitest, eine zuverlässige Informationsquelle für deine technische Dokumentation schaffst, ein Customer Experience-Team in großem Umfang unterstützt oder nach einer Möglichkeit suchst, interne IT-Tickets mit geringem Aufwand abzuwehren – ein Knowledge Hub mit KI-Q&A hilft dir dabei.

In dieser Anleitung erfährst du alles, was du für den Aufbau, die Einführung und die Wartung deines Knowledge Hub wissen musst.

Auch wenn du es vielleicht kaum erwarten kannst, dich in den Ausbau deines Knowledge Hubs zu stürzen (genauso wie wir auch), ist es wichtig, mit einem Plan zu beginnen. Zu einer erfolgreichen KI-Implementierung gehört ein klares strategisches Ziel, das festlegt, wer deinen Knowledge Hub nutzen wird, welche Informationen diese Personen finden werden und warum du überhaupt in den Aufbau eines solchen Hubs investierst.

Bevor du mit dem Aufbau deines Knowledge Hub in Notion beginnst, solltest du die folgenden Aufgaben berücksichtigen:

• Bestimme, wer deinen Hub nutzen wird — Bestimme die Hauptnutzer/-innen deines Knowledge Hubs. Dazu können Mitarbeitende, Abteilungen oder bestimmte Teams gehören, die auf den Hub angewiesen sind, um Informationen zu erhalten.

• Bestimme die wichtigsten Interessengruppen — Bestimme die Personen, die einen wesentlichen Einfluss auf die Entwicklung und den Erfolg deines Knowledge Hubs haben werden. Dabei handelt es sich wahrscheinlich um eine Gruppe von Personen, zu der ein Notion-Champion, ein/e Wissensmanager/in, ein IT-Admin und andere Personen gehören, die im Zusammenhang deiner Organisation sinnvoll sind (wie etwa BizOps oder gegebenenfalls ein Stabschef).

• Bewertung des aktuellen Status und Erfassen von Nutzer-Feedback — Sammle Input von potenziellen Nutzer/-innen, um deren Bedürfnisse und Erwartungen an den Knowledge Hub zu verstehen. Finde heraus, wo deine Zielgruppe Antworten auf ihre Fragen findet (oder nicht findet) und ermittle, wie lange sie derzeit dafür braucht. Dein Ziel bei diesem Projekt besteht darin, die Zeit für die Suche zu reduzieren.

• Finde deine Dokumentation und erstelle eine Inhaltsübersicht für den zukünftigen Stand — Als Nächstes tauchst du in deine Dokumente ein. Welche Fragen können mit der aktuellen Dokumentation beantwortet werden? Musst du neue Dokumente verfassen? Oder alte aktualisieren? Schreibe all das auf, du wirst später darauf zurückkommen.

• Setze dir ein messbares ROI-Ziel — Wir hoffen, dass du an diesem Punkt ein Gespür für die Schwachstellen deiner aktuellen Workflows hast. Das bedeutet, dass es an der Zeit ist, sich ein konkretes Ziel für dein bevorstehendes Projekt zu setzen! Notion-KI kann Teams dabei helfen, viel Zeit bei der Suche nach Informationen zu sparen und die allgemeine Produktivität und Zufriedenheit bei der Arbeit zu steigern. Verwende den Notion-KI ROI-Rechner, um ein Ziel für dein Team festzulegen.

Der Rest dieser Anleitung führt dich durch die Schritte, die dein Team unternehmen muss, um von deinem aktuellen Stand zu deinem neuen Knowledge Hub überzugehen. Viel Spaß beim Aufbau!

Dein Team arbeitet dann am besten, wenn alle Teammitglieder zum richtigen Zeitpunkt Zugriff auf die Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. So wie der Eingang zu deinem physischen Büro die Bühne für einen produktiven Arbeitstag bereitet, so setzt dein Knowledge Hub als Homebase (angemessen) hohe Erwartungen an das, was deine Nutzer/-innen in Notion vorfinden.

Beginne damit, einen eigenen Teamspace für deinen Knowledge Hub einzurichten. Dieser Bereich wird als zentraler Ort dienen, an dem alle Vorlagen und Quellen des Knowledge Hub gespeichert werden. Stelle sicher, dass er für alle Teammitglieder, die zum Hub beitragen oder ihn nutzen werden, leicht zugänglich ist. Mache ihn daher entweder zu einem „Standard“-Teamspace (sodass Mitglieder automatisch hinzugefügt werden) oder stelle die Berechtigungen so ein, dass jeder beitreten kann.

Sobald dein Teamspace eingerichtet ist, kannst du mit dem Aufbau der Hub-Architektur beginnen. Konzentriere dich vorerst nur darauf, wie Nutzer/-innen durch den Hub navigieren werden. Deine Knowledge Hub-Vorlage muss mindestens die folgenden Komponenten enthalten:

• Top-Level-Seite — Du solltest eine einzige Seite der obersten Ebene verwenden, die als Anlaufstelle für dein Knowledge Hub dient. Hier erhält dein Team einen Überblick über die Informationen in deinem Hub aus der Vogelperspektive und erfährt, wie es diese nutzen kann. Es ist auch ein großartiger Ort für Seiten, auf die du aufmerksam machen möchtest oder um Feedback anzufordern (dazu später mehr).

• Wiki-Datenbank (Teil deiner Top-Level-Seite) — Sobald deine Top-Level-Seite eingerichtet ist, kannst du den Button „Zu Wiki wechseln“ im ... Menü oben links auf deiner Notion-Seite verwenden, um eine neue Ansicht zum Organisieren von Unterseiten zu erstellen. Das Hinzufügen von Seiten in eine Datenbank wird dir bei der Organisation und Skalierung deines Knowledge Hub dank Eigenschaften wie Tags und Verifizierung immens helfen. Mehr über Wiki-Datenbanken erfährst du hier →

• FAQs — Die FAQ-Datenbank erfüllt beim Aufbau deines Knowledge Hubs zwei wichtige Zwecke. Erstens wird ein Repository für wichtige Informationen erstellt, die sonst in langen Dokumenten vergraben sind. Zweitens hilft es der KI dabei, die Antworten auf häufig gestellte Fragen leichter zu finden, damit dein Team so schnell wie möglich die benötigten Informationen erhält.

• KI Q&A — Stelle sicher, dass du das KI-Icon in der unteren rechten Ecke deiner App siehst (falls nicht, überprüfe, ob KI in den „Einstellungen“ aktiviert ist). Hier können du und deine Endnutzer/-innen Fragen zu den Inhalten des Knowledge Hub stellen.

• Anwendungsfallspezifische Tracker — Diese sind auf die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Teams in deiner Organisation zugeschnitten, z. B. ein Produkt-Feedback-Tracker oder ein IT-Anforderungssystem. Sie helfen dabei, Einblicke in Workflows zu gewinnen, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die erforderlichen Informationen hat.

Das Wissensmanagement in einem modernen Workspace geht über die bloße Dokumentation in deinem Wiki hinaus. Deine Mitarbeitenden müssen auch auf dynamische Fragen Antworten finden — beispielsweise zum Status ihres IT-Tickets, ob jemand anderes kürzlich Feedback zu einem bestimmten Produktbereich hinterlassen hat und vieles mehr. Eine Wissensdatenbank, die gleichzeitig als Tracker für die tägliche Arbeit dient, lässt diesen Traum Wirklichkeit werden.

Nimm die folgenden Beispiele: Sie alle nutzen Notions flexible Struktur, um Informationen so zu organisieren, dass sie sowohl zugänglich als auch umsetzbar sind, damit die Teams effektiver zusammenarbeiten können.

Bevor du weitermachst, entscheide, welche zusätzlichen Informationen du zu deinem Hub hinzufügen möchtest, und erstelle das anfängliche Gerüst (oder noch besser: verwende eine unserer Vorlagen von oben).

Sobald du die Architektur deines Knowledge Hubs eingerichtet hast, kannst du mit dem Hinzufügen der Inhalte deines Teams beginnen. Dies wird wahrscheinlich der zeitaufwändigste Schritt in deinem Prozess sein, aber er wird sich auszahlen, wenn es an der Zeit ist, deinen Hub für deine Endnutzer/-innen bereitzustellen. Bedenke, dass ein Knowledge Hub nur so wertvoll ist wie die Qualität des Wissens, das es enthält.

Erinnerst du dich, dass wir dir gesagt haben, du solltest die Dokumente aufschreiben, die du in deinem Knowledge Hub haben möchtest? Es ist an der Zeit, die Inhaltsübersicht noch einmal in die Hand zu nehmen (oder sie fertigzustellen, falls du das noch nicht getan hast). Sobald du einen Überblick über alle Dokumente und FAQs hast, die du deinem Hub hinzufügen möchtest, kannst du mit dem schweren Teil beginnen. Es gibt drei wesentliche Möglichkeiten, Inhalte in deinen Hub zu packen:

• Inhalte von anderen Appsimportieren— Bringe vorhandene Inhalte aus Tools wie Google Docs, Confluence, Asana oder sogar PDFs ein. Zentralisiere die Informationen deines Teams und mache sie innerhalb von Notion leicht zugänglich, indem du diese Seiten in dein Wiki einfügst.

• VerwendeVerschieben nach, um Inhalte aus deinem Notion-Workspace zu sammeln — Lege alle relevanten Notion-Seiten in deinem Knowledge Hub zusammen, indem du die Verschieben nach-Funktion verwendest und sie in deine neue Wiki-Datenbank verschiebst. Dies trägt dazu bei, deinen Workspace zu organisieren und sicherzustellen, dass sich alle erforderlichen Informationen an einem Ort befinden.

• Erstelle neue Inhalte mithilfe von KI — KI kann dir dabei helfen, in Sekundenschnelle einen Entwurf zu erstellen, sodass du nur noch die zusätzlichen Informationen hinzufügen musst, die dein Team benötigt. Zum Beispiel hochgeladene Dateien, Videoaufnahmen oder sogar Slide-Deck-Präsentationen. Und wenn du unausgereifte Dokumente durcharbeitest oder eine sehr technische Sprache übersetzt, kannst du Notion-KI nutzen, um deine Gedanken zu erweitern und in umfassende, gut strukturierte Inhalte zu gliedern.

KI-Connectors erweitern die Reichweite deines Selfservice Knowledge Hubs und ermöglichen deinen Endnutzer/-innen den Zugriff auf die aktuellsten Antworten auf ihre Fragen, selbst wenn diese (noch) nicht dokumentiert wurden. Mehr über KI-Connectors erfährst du hier.

Du bist fast bereit, dein Knowledge Hub mit der Welt zu teilen! Bevor du das tust, solltest du die Details überprüfen und sicherstellen, dass deine Informationen gut kategorisiert und organisiert sind. Hier ein paar Empfehlungen:

• Bereinige deine Seiten-Icons — Du wirst überrascht sein, wie weit man mit ein paar bewusst ausgewählten Seiten-Icons kommen kann, wenn es darum geht, einen schön verpackten Knowledge Hub bereitzustellen. Im Zweifelsfall solltest du dich für eine Farbpalette entscheiden und jeder Seite ein Icon in dieser Farbe geben.

• Füge einen Begrüßungstext hinzu — Füge auf deiner Top-Level-Seite einen kurzen Text hinzu, der erklärt, was die Nutzer/-innen sehen, wie sie damit interagieren und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Dadurch wird der mentale Aufwand verringert, der erforderlich ist, um sich mit einem neuen Tool zu beschäftigen.

• Markiere Seiten in deinem Wiki — Verwende relevante Tags, um deine Seiten zu kategorisieren. Das erleichtert eine schnelle Suche und Filterung von Informationen.

Das ist der Moment, auf den du gewartet hast! Die Bereitstellung deines Knowledge Hubs für dein Team ist eine große Leistung, aber nicht das Ende des Weges. Um sicherzustellen, dass deine Endnutzer/-innen einen Nutzen aus deinem Knowledge Hub ziehen, musst du Zeit in deren Schulung investieren und die Existenz des Hubs kontinuierlich festigen.

Bevor du mit der Schulung deines Teams beginnst, solltest du sicherstellen, dass die richtigen Personen den richtigen Zugriff haben, um deinen Knowledge Hub effektiv zu pflegen und zu aktualisieren. Du verwaltest die Berechtigungen in den Teamspace-Einstellungen und und solltest die Nutzer/-innen in zwei Hauptgruppen einteilen:

• Teamspace-Besitzer/-innen hinzufügen — Teamspace-Besitzer/-innen fungieren als die primären Wissensverwalter. Sie sind für die Gesamtorganisation, Struktur und Pflege des Knowledge Hubs verantwortlich. Du solltest ihnen Vollzugriff gewähren, damit sie alle Seiten innerhalb des Teamspace erstellen, bearbeiten und löschen können. Als Teamspace-Besitzer/-innen können sie auch Teamspace-Einstellungen anpassen, Mitglieder einladen/entfernen und Berechtigungen verwalten.

• Füge dann Teamspace-Mitglieder hinzu — Teamspace-Mitglieder tragen zur Wissensdatenbank bei, indem sie neue Informationen hinzufügen, bestehende Inhalte aktualisieren und sich aktiv mit dem KI-gestützten Funktionen beschäftigen. Sie sind auch die Hauptnutzer/-innen des Wissens. Gib ihnen die Berechtigung „Kann bearbeiten“, um bestehende Seiten zu bearbeiten und neue Seiten innerhalb des Teamspace zu erstellen.

Jetzt, wo jeder Zugriff auf deinen Knowledge Hub hat, ist es an der Zeit, deinen Hub bekannt zu machen und dein Team zu schulen. Du wirst wissen, welche Ankündigungskanäle für dein Unternehmen am besten geeignet sind (wir haben unten außerdem auch einige Tipps für dich!, aber vergiss nicht, deiner Zielgruppe beizubringen, wie dein neues Tool genutzt wird.

Stelle zunächst sicher, dass deine Endnutzer/-innen die Ressourcen haben, die sie zum Navigieren in deinem Knowledge Hub benötigen. Konzentriere dich bei deinen Ankündigungen darauf, den Nutzer/-innen zu zeigen, wie sie mit der Seitenleiste navigieren können und wie sie mit der Q&A-Funktion schneller Antworten auf Arbeitsinhalte erhalten.

Beginne damit, den Wert von Notion-KI zu betonen und demonstriere auch einige Fragen, auf die die Nutzer/-innen in deinem neuen und verbesserten Knowledge Hub Antworten finden können.

Wenn eine Ressource geschaffen wird und niemand von ihr weiß, existiert sie dann überhaupt? Interne Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil deiner Einführungsstrategie. Du solltest damit rechnen, dass du einige Wochen (bis zu einigen Monaten) damit verbringen wirst, deinen neuen Hub vorzustellen. Hier ein paar Ideen, die unseren Kund/-innen geholfen haben:

• Beginne mit einer Pilotgruppe — Für eine größere Einführung solltest du in Erwägung ziehen, mit einer Pilotgruppe zu starten. Eine abteilungsübergreifende Pilotgruppe kann dabei helfen, den Knowledge Hub zu testen und vor einem größeren Launch Feedback zu Benutzerfreundlichkeit, Inhalt und KI-Effektivität zu sammeln.

• Sieh dir deinen Hub in einer Teambesprechung oder mit allen Mitarbeitenden vorab an — Plane eine spezielle Sitzung ein, um den Knowledge Hub durchzugehen, wichtige Funktionen hervorzuheben und zu demonstrieren, wie sie effektiv genutzt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle mit der neuen Ressource vertraut sind.

• Versende schriftliche Mitteilungen zu deinem Hub — Verfasse eine E-Mail oder ein internes Memo, das den Zweck des Knowledge Hubs umreißt, Anweisungen zur Nutzung gibt und einen Link für den Zugriff darauf enthält. Dies trägt dazu bei, die Bedeutung und den Nutzen des Hubs zu stärken.

• Hör damit auf, Fragen zu beantworten — Dies ist die schwierigste und wichtigste Komponente einer erfolgreichen Einführung eines Knowledge Hubs. Um neue Gewohnheiten zu entwickeln, solltest du deine fragenden Kollegen immer wieder auf deinen neuen und verbesserten Knowledge Hub verweisen. Erinnere sie freundlich daran, ihre Frage an Notion-KI zu stellen, bevor sie sie in deinem Slack-Kanal oder in DMs stellen.

Betrachte dein Wiki als einen Garten. So wie ein Garten regelmäßig gepflegt werden muss, um zu gedeihen, muss auch dein Knowledge Hub kontinuierlich aktualisiert und gepflegt werden. Pflanze neue Ideen, entferne veraltete Informationen und pflege den Inhalte, damit er für alle Besucher lebendig und nützlich bleibt.

Die schlimmsten Hindernisse für den langfristigen Erfolg deines Knowledge Hubs sind veraltete oder überholte Inhalte. Deshalb ist es wichtig, Systeme einzurichten, um deine Inhalte aktuell zu halten.

Wir empfehlen, mit den folgenden Punkten zu beginnen:

• Verifizierte Eigenschaften hinzufügen — Verifizierte Eigenschaften stellen sicher, dass die Informationen in deinem Knowledge Hub präzise und vertrauenswürdig sind. Implementiere einen Prozess, bei dem Fachpersonal Inhalte regelmäßig überprüft und freigibt. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn ihr Inhalt bald abläuft.

• Erstellen einer „Admin“-Ansicht — Eine Admin-Ansicht ermöglicht es den Admins, den Inhalt effizienter zu überwachen und zu verwalten. Diese Ansicht kann Filter und Sortieroptionen enthalten, um veraltete oder ungenaue Informationen schnell zu erkennen.

• Bewahre deine Inhalte in einer einzigen Datenbank auf — Die Zentralisierung deiner Inhalte in einer einzigen Datenbank verhindert, dass die Informationen überhand nehmen. Außerdem vereinfacht es die Wartung. Diese Struktur hilft dabei, den Knowledge Hub übersichtlich zu halten und gewährleistet, dass die Nutzer/-innen die Informationen schnell finden können. Mehr darüber, wie Notion-KI Antworten findet, erfährst du hier.

• Nutze KI-Autofill — KI kann anhand eines einzigen Befehls Informationen aus all deinen Wiki-Einträgen auf einmal zusammenfassen oder extrahieren. Das kann Zeit sparen, indem Antworten basierend auf dem Text einer Seite generiert werden, ohne dass du jede einzelne manuell durchlesen musst.

• Hinzufügen eines Upvote-Buttons — Ermutige Nutzer/-innen, mit dem Inhalt zu interagieren, indem du ihm ein Upvote gibst. Auf diese Weise lassen sich wertvolle Informationen priorisieren. Mehr über Datenbank-Buttons erfährst du hier.

• Erstellen einer Feedback-Datenbank — Richte eine Datenbank ein, um Nutzerfeedback zum Knowledge Hub selbst zu sammeln und zu verwalten und so eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen.

• Verwendung von Seitenanalysen — Diese können dir dabei helfen, zu erkennen, welche Inhalte am häufigsten genutzt werden, und Aktualisierungen entsprechend zu priorisieren.

• Planung regelmäßiger Inhaltsüberprüfungen — Richte einen wiederkehrenden Zeitplan für die Überprüfung und Aktualisierung der Informationen in deinem Knowledge Hub ein. Dadurch wird sichergestellt, dass der Inhalt auch im Laufe der Zeit relevant und präzise bleibt.

Der Aufbau und die Pflege eines KI-gestützten Knowledge Hubs in Notion ist ein fortlaufender Prozess, der sorgfältige Planung, Organisation und kontinuierliche Verbesserung erfordert. Wenn du die in dieser Anleitung beschriebenen Schritte befolgst, kannst du eine wertvolle Ressource erstellen, die deinem Team nicht nur den Zugriff auf die benötigten Informationen erleichtert, sondern auch die Möglichkeiten der KI nutzt, um deine Dokumentation aktuell und leicht durchsuchbar zu halten. Denke daran, dass der Schlüssel zu einem erfolgreichen Knowledge Hub im Engagement und Feedback deiner Nutzer/-innen liegt. Stelle also sicher, dass du die Interaktion förderst und deine Inhalte kontinuierlich anhand der Bedürfnisse deiner Nutzer/-innen verbesserst.