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Board-Ansichten

Datenbanken mit Board-Ansicht
In diesem Artikel

Mit Boards kannst du darstellen, wie sich Datenbankelemente durch einzelne Prozessphasen bewegen und kann sie nach Eigenschaften gruppieren. Damit eignen sie sich sehr gut für das Projektmanagement und die Visualisierung von Daten 📋

Zu den FAQs

Du kannst Boards auf mehreren Wegen zu deinen Workspaces hinzufügen:

Ganzseitige Boards

  • Erstelle in deinem Workspace eine neue Seite.

  • Klicke in dem grauen Menü auf Board.

Inline-Board

  • So erstellst du ganzseitige Boards innerhalb einer anderen Seite:

    • Gib in einer neuen Zeile /board ein und drücke dann die Eingabetaste.

Hinweis: Um Inline-Datenbanken ganzseitig anzuzeigen, klickst du oben rechts auf das -Symbol. Die Optionsmenüs werden angezeigt, wenn du den Mauszeiger über den Anfang deiner Datenbank bewegst. Klicke auf das •••-Icon, um die Optionen Eigenschaften, Filter und Sortieren anzuzeigen.

Board-Ansichten zu Datenbanken hinzufügen

Boards können in vorhandene Datenbanken eingefügt werden, um die Daten in diesem Format anzuzeigen. Mehr zum Thema Ansichten →

  • Klicke in der Datenbank oben links auf + Ansicht hinzufügen oder auf den Namen der aktuellen Ansicht.

  • Wähle Board aus dem Dropdown-Menü und gib dann einen Namen in das Textfeld ein.

  • Klicke auf Erstellen. Nun wird das neue Board angezeigt.

  • Über die Dropdown-Liste kannst du auch zu anderen Ansichten zurückschalten.

Karten als Seiten öffnen

Karten in Notion-Boards stehen immer für eigene Seiten. Diese kannst du mit beliebigen Inhalten füllen.

  • Klicke einfach eine Karte an, um sie als Seite zu öffnen.

  • Nun werden oben alle Eigenschaften angezeigt.

    • Klicke eine Eigenschaft an, um sie zu bearbeiten oder den Eigenschaftstyp zu ändern.

    • Um Inhalte zu bearbeiten, klickst du in das Eigenschaftsfeld.

    • Um Eigenschaften neu anzuordnen, bewege den Mauszeiger darüber und verschiebe sie mit dem ⋮⋮-Icon nach oben oder unten.

  • Mit dem Befehl + Neue Eigenschaften hinzufügen kann das Board um weitere Eigenschaften ergänzt werden.

  • Unter den Eigenschaften ist Platz für deine Anmerkungen.

  • Der Hauptteil der Seite lässt sich genau wie andere Notion-Seiten bearbeiten. Hier kannst du weitere Inhaltsblöcke und auch Inline-Datenbanken ergänzen.

Seiten anpassen

Wenn du eine Seite öffnest, kannst du neben der Schriftart und dem Textformat auch das Erscheinungsbild ändern.

  • Klicke in einer geöffneten Projektseite oben rechts auf das •••-Icon und anschließend auf Seite anpassen.

  • Nun wird ein Menü eingeblendet, in dem du das Erscheinungsbild von Rückverweisen, Kommentaren und Eigenschaften bearbeiten kannst.

    • Rückverweise können im Hauptteil der Seite in erweiterter Form oder als Popover dargestellt werden.

    • Auch Kommentare können im Hauptteil der Seite ausgeklappt oder verkürzt angezeigt werden.

    • Eigenschaften kannst du mit dem ⋮⋮-Icon verschieben. Du kannst ebenfalls auswählen, ob sie immer angezeigt, immer ausgeblendet oder nur bei Verwendung angezeigt werden sollen.

Karten hinzufügen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie du neue Karten zu einem Board hinzufügen kannst:

  • Um oben eine Karte hinzuzufügen, klickst du in einer Spalte oben rechts das +-Icon an.

  • Um am Spaltenende eine Karte einzufügen, klickst du unten auf + Neu.

  • Klicke im Board oben rechts auf Neu. Nun wird im Posteingang eine neue Karte erstellt und als Seite geöffnet.

Hinweis: Boards haben immer eine Eingangsspalte für Karten, die in der jeweiligen Sortiereigenschaft keinen Wert aufweisen. Diese Spalte kannst du einfach ausblenden. Dazu klickst du rechts auf ••• und dann auf Ausblenden.

Kartenoptionen

Klicke auf •••. Das Icon wird angezeigt, wenn du den Mauszeiger rechts neben eine Karte hältst. Nun werden folgende Optionen angezeigt:

  • Löschen löscht die Karte.

  • Mit Duplizieren wird ein exaktes Abbild der Karte darunter erstellt.

  • Mit dem Befehl Link kopieren kopiert man den Link der Karte in die Zwischenablage.

  • Mit Umbenennen kannst du die Karte umbenennen, ohne sie zu öffnen.

  • Verschieben nach verschiebt die Karte in einen anderen Workspace oder auf eine andere Seite (wo sie dann als Unterseite erscheint).

  • Eigenschaft bearbeiten öffnet ein Menü mit den Boardeigenschaften. Wenn du eine davon anklickst, kannst du ihr einen neuen Wert zuweisen.

Tipp: Diese Aktionen kannst du auf mehrere Datenbankseiten gleichzeitig anwenden. Dazu wählst du einfach alle Seiten aus, die du ändern möchtest. Dann klickst du mit der rechten Maustaste oder verwendest die Tastenkombination Cmd/Ctrl + /, um die Eigenschaften stapelweise zu bearbeiten.

Boardeigenschaften bearbeiten

Boards richten sich nach den Eigenschaften, die du erstellst. Du kannst beliebig viele Eigenschaften hinzufügen, um alle erforderlichen Daten zu erfassen und deine Karten zu gruppieren. Und so bearbeitest du die Boardeigenschaften:

  • Klicke ganz rechts im Board auf + Gruppe hinzufügen, um dein Board um eine Spalte zu ergänzen (dadurch wird der Gruppiereigenschaft ein weiterer Wert hinzugefügt).

  • Klicke oben rechts im Board auf Eigenschaften und gehe anschließend auf + Eigenschaft hinzufügen.

  • Nun kannst du einen Eigenschaftsnamen eingeben und im Menü Eigenschaftstyp einen Typ auswählen.

     

  • Um eine Eigenschaft zu löschen oder zu duplizieren, klicke sie im Menü Eigenschaften an, um diese Optionen anzuzeigen.

Spalten und Karten anordnen

Die Boardstruktur kannst du ganz einfach per Drag-and-Drop anpassen.

  • Um die Spalten anders anzuordnen, hältst du den Mauszeiger auf einer Spaltenüberschrift gedrückt und ziehst sie dann nach links oder rechts.

  • Um Karten nach oben oder unten zu verschieben oder zwischen Spalten einzufügen, klickst du sie an, hältst die Maustaste gedrückt und verschiebst sie.

Gruppierung ändern

Karten können anhand der Boardeigenschaften gruppiert werden, um sie unterschiedlich darzustellen.

  • Klicke oben im Board auf Gruppieren und wähle anschließend die gewünschte Eigenschaft. Das Gruppieren ist nach fast allen Eigenschaftstypen möglich: Auswahl, Mehrfachauswahl, Person, Text, Zahl, Datum usw.

  • Die Boardspalten ändern sich entsprechend den Werten, die für die jeweilige Eigenschaft definiert wurden.

Tipp: Die Spalten in der Board-Ansicht sind standardmäßig farbig. Um dies zu ändern, klickst du oben rechts auf „Gruppieren“ und verschiebst dann den Schalter bei „Spalten einfärben".

Untergruppierung hinzufügen oder ändern

In der Board-Ansicht kannst du eine zweite Gruppierungsebene hinzufügen – die Untergruppierung. So kannst du die Karten noch besser organisieren, wobei die übergeordneten Gruppierungsspalten beibehalten werden.

  • Klicke oben im Board auf Untergruppe und wähle anschließend die gewünschte Eigenschaft. Das Gruppieren ist nach nahezu allen Eigenschaftstypen möglich: Auswahl, Mehrfachauswahl, Person, Text, Zahl, Datum, Kontrollkästchen, URL, E-Mail, Telefon, Formel, Verknüpfung, Erstellt um, Erstellt von, Zuletzt bearbeitet um und Zuletzt bearbeitet von.

  • Das Board wird nun anhand der jeweiligen Eigenschaftswerte in Untergruppen unterteilt. Links neben den einzelnen Gruppen befindet sich ein Schalter, mit dem du sie ein- und ausklappen kannst, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

  • Untergruppen ohne Inhalt können über die Umschaltfläche „Leere Gruppen verbergen“ ebenfalls ausgeblendet werden.

Kartengröße ändern

Für Boards gibt es große, mittlere und kleine Kartengrößen. Deine Auswahl wird dann auf alle Karten übertragen.

  • Klicke oben links auf •••.

  • Klicke anschließend auf Layout und öffne nun das Dropdown-Menü Kartengröße.

Bilder auf Karten anzeigen

Boards können mit Bildern und Inhaltsvorschauen gestaltet werden.

  • Klicke oben links auf •••.

  • Klicke anschließend auf Layout und öffne nun das Dropdown-Menü Kartengröße.

    • Seiten-Cover zeigt das ausgewählte Bild an, das du der Karte gegeben hast.

    • Seiteninhalt zeigt eine Vorschau des Seiteninhalts. Wenn die Seite Bilder enthält, wird auf der Karte das erste davon angezeigt.

    • Dateien: Enthält die Datenbank die Eigenschaft Dateien und Medien, können alle Bilddateien zu dieser Eigenschaft auf den Karten angezeigt werden.

  • Wenn dein Board Bilder enthält, kannst du sie auf zwei Arten zuschneiden:

    • Gehen auf Eigenschaften und aktiviere Bild anpassen, damit das gesamte Bild in den Rahmen auf der Karte passt.

    • Wenn du Bild einpassen ausschaltest, wird das Bild so zugeschnitten, dass es den gesamten Kartenrahmen ausfüllt.

    • Um ein Bild in einem Kartenrahmen zu verschieben, bewegst du den Mauszeiger darüber, klickst auf Neu positionieren und ziehst das Bild an die gewünschte Stelle.

Eigenschaften auf Karten anzeigen

Du kannst auswählen, welche Eigenschaften im Board auf der Kartenvorderseite angezeigt werden.

  • Um Eigenschaften ein- oder auszublenden, klickst du sie an und verschiebst dann den Schalter.

  • Ihre Reihenfolge auf den Karten kannst du mit dem ⋮⋮-Icon per Drag-and-Drop ändern.

Spalten verbergen

  • Wenn du eine Spalte ausblenden möchtest, klickst du rechts neben der Überschrift auf •••.

  • Anschließend klickst du auf Ausblenden.

  • Um verborgene Spalten einzublenden, scrollst du ganz nach rechts. Dort befindet sich die Liste Ausgeblendete Spalten.

  • Um eine ausgeblendete Spalte anzuzeigen, klickst du sie an und gehst dann auf ••• und Anzeigen.

  • Du kannst ausgeblendete Spalte auch anklicken, um ihren Inhalt zu durchsuchen oder über + eine weitere Karte hinzuzufügen.

Berechnungen

Rechts neben den Spaltenüberschriften befindet sich eine graue Zahl. Diese gibt standardmäßig die Anzahl der Karten in der Spalte an, kann aber auch andere Informationen anzeigen. 

  • Wenn du die Zahl anklickst, werden folgende Auswahlmöglichkeiten angezeigt:

    • Alle zählen ermittelt die Anzahl an Zeilen in der Spalte.

    • Werte zählen zählt die Anzahl der Eigenschaftswerte in der Spalte.

    • Eindeutige Werte zählen ermittelt die Anzahl eindeutiger Eigenschaftswerte in der Spalte ohne Duplikate.

    • Leere Zeilen zählen zählt die Zeilen, die in der Spalte keinen Wert enthalten.

    • Nicht leere Zeilen zählen ermittelt, wie viele Zeilen in der Spalte einen Wert enthalten.

    • Prozent leere Zeilen gibt den prozentualen Anteil der Zeilen an, die die ausgewählte Eigenschaft nicht enthalten.

    • Prozent nicht leere Zeilen gibt den prozentualen Anteil der Zeilen an, die die ausgewählte Eigenschaft enthalten.

    • Frühestes Datum ermöglicht die Darstellung des Bearbeitungs- bzw. Erstellungszeitpunktes der ältesten Zeile, sofern die Tabelle zeitbezogene Eigenschaften wie Zuletzt bearbeitet um oder Erstellt um enthält.

    • Spätestes Datum zeigt an, wann die jüngste Zeile zuletzt bearbeitet bzw. erstellt wurde.

    • Datumsbereich gibt den zeitlichen Abstand zwischen dem frühesten und spätesten Bearbeitungs- bzw. Erstellungsdatum an.

  • Enthält die Tabelle eine Zahl-Eigenschaft, können mehrere weitere Berechnungsverfahren freigeschaltet werden:

    • Summe berechnet die Summe der Spaltenwerte.

    • Durchschnitt zeigt den Durchschnittswert der Spalte an.

    • Median ermittelt den Median der Spaltenwerte.

    • Min zeigt den niedrigsten Wert der Spalte an.

    • Max gibt den höchsten Wert in der Spalte aus.

    • Bereich subtrahiert den niedrigsten Wert vom höchsten.

Boards filtern

Boards können je nach Bedarf nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

  • Klicke im Board oben rechts auf Filter.

  • Wähle ein Filterkriterium aus der Dropdown-Liste aus.

  • Wähle die gewünschte Bedingung, z. B. EnthältEnthält nicht usw.

  • Lege fest, welcher Eigenschaftswert angezeigt werden soll (etwa ein bestimmter Tag oder eine zugewiesene Person).

  • Du kannst beliebig viele Filter hinzufügen.

  • Um Filter zu entfernen, gehst du zurück zu Filter und klickst neben dem Filter auf das X.

Boards sortieren

Wenn du Daten anhand einer Eigenschaft in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortierst, werden die Karten in der jeweiligen Spalte automatisch umsortiert.

  • Klicke im Board oben rechts auf Sortieren.

  • Wähle die Eigenschaft aus, nach der du sortieren möchtest, und gehe dann auf Aufsteigend oder Absteigend. Nun werden die Karten neu sortiert.

  • Du kannst Boards auch nach mehreren Kriterien sortieren. Die Sortierkriterien werden dabei entsprechend ihrer Reihenfolge im Menü Sortieren angewendet. (Per ⋮⋮ kannst du sie verschieben.)

  • Um ein Sortierkriterium zu löschen, klicke im Menü Sortieren daneben auf X.

Tipp: Wenn du immer wieder dieselben Filter erstellst und dann wieder entfernst, kannst du auch eine Datenbankansicht für diesen Filter erstellen. So kannst du hin und her wechseln, ohne den Filter jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Boards durchsuchen

Du kannst Boards nach bestimmten Inhalten durchsuchen.

  • Klicke oben rechts auf Suchen. Nun kannst du Suchbegriffe eingeben, nach denen dann in Kartennamen bzw. Eigenschaften gesucht wird.

  • Das Board enthält nun nur noch die Karten, die deinen Kriterien entsprechen.

Boards verlinken

Links zu Board-Ansichten kannst du kopieren, um sie an anderer Stelle zu verlinken oder sie mit anderen zu teilen.

  • Klicke im Board oben rechts auf •••.

  • Um die URL in die Zwischenablage zu kopieren und zu teilen, klicke auf Link zur Ansicht kopieren.


FAQs

Wie kann ich eine ganzseitige Datenbank in eine Inline-Datenbank umwandeln?

Um eine ganzseitige Datenbank in eine Inline-Datenbank umzuwandeln, ziehe die Datenbank einfach in eine andere Seite in der Seitenleiste. Dabei wird sie in eine Unterseite konvertiert.

Nun klickst du rechts neben dem Namen der Unterseite auf das •••-Icon. Dort gehst du im Dropdown-Menü auf In Inline ändern, um sie in eine Inline-Datenbank umzuwandeln.

Um sie wieder in eine ganzseitige Datenbank umzuwandeln, kannst du die Inline-Datenbank anklicken und wieder in die Seitenleiste zurückziehen.

Kann ich statt der modalen Ansicht standardmäßig "Als Seite öffnen" einrichten?

Das ist bislang leider nicht möglich.

Wie erkenne ich, welche Datenbankseiten Kommentare enthalten?

Wenn im Diskussionsbereich einer Zeitleisten-Seite oder an einer anderen Stelle im Hauptbereich einer Seite ein Kommentar eingefügt wird, wird in dieser Zeile eine Sprechblase mit der Anzahl der Kommentare angezeigt. Wenn du die Tabelle ausblendest, ist die Anzahl der Kommentare nicht mehr ersichtlich.

Kann ich die Hintergrundfarbe von Board-Karten ändern?

Derzeit ist das leider nicht möglich. Nach dieser Funktion wird aber oft gefragt, deshalb haben wir sie auf dem Schirm. Vorerst kann man Karten aber per Auswahl und Mehrfachauswahl etwas Farbe verleihen 🎨

Lassen sich Verknüpfungs- und Formeleigenschaften gruppieren?

Derzeit ist das leider nicht möglich 😓 Wir haben die Funktion aber in Planung!

In meiner „Erledigt“-Spalte wird es langsam etwas eng. Kann ich die Elemente automatisch archivieren?

Am besten blendest du die Spalte einfach aus. Dazu klickst du neben der Spaltenüberschrift auf das ••• und gehst dann auf Ausblenden. Um bereits erledigte Aufgaben in das ausgeblendete Archiv zu verschieben, ziehst du die Karten unter Ausgeblendete Spalten einfach zu dem entsprechenden Tag.

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