Teilen und Berechtigungen

Seiten und Datenbanken können in Notion auf unterschiedliche Weise geteilt werden – sowohl innerhalb als auch außerhalb deines Workspaces. Hier findest du einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten, deine Inhalte zu teilen.

Hier bekommst du einen kurzen Überblick über das Teilen-Menü, das oben rechts auf der Seite anklicken lässt. In der Mobilversion kann man es durch Klicken auf den Pfeil oben rechts aufrufen.

• Es gibt mehrere Abschnitte im Teilen-Menü. Rechts in der Dropdown-Liste findest du die Zugriffsberechtigungen.

• Die Berechtigungen erläutert:

  • Alle aus Entwicklung bedeutet, dass jeder in diesem Teamspace Zugriff auf diese Seite hat.

  • Weitere Personen mit Zugriff sind Mitglieder und Gäste, die aus anderen Gründen Zugriff haben, zum Beispiel weil sie in einer bestimmten Gruppe sind.

  • [email protected] ist ein Beispiel für einen Seitengast. Diese Person wurde von außerhalb des Workspaces eingeladen. Sie kann die Seite nur ansehen.

• Im Teilen-Menü kannst du unten den Link kopieren und ihn dann an andere weitergeben. Du kannst einstellen, wer Zugriff auf die Seite hat:

  • Nur auf Einladung

  • Alle mit Link in [Workspace]

  • Alle in [Workspace]

• Über Einladen kannst du Personen aus dem Workspace und von außerhalb über ihre E-Mail-Adresse zu einer Seite einladen.

  • Externe Personen werden als Gäste hinzugefügt.

  • Gästen und Workspace-Mitgliedern kannst du über die Dropdown-Menüs eine Berechtigungsstufe zuweisen:

Um mit anderen Personen in Notion zusammenarbeiten, nimmst du sie als Mitglieder in den Workspace auf. Das können z. B. Kolleg/-innen, Freund/-innen oder allen anderen, mit denen du an einer Seite zusammenarbeiten möchtest, sein. Und so kannst du Notion-Seiten zu diesem Zweck mit allen Workspace-Mitgliedern teilen:

• Erstelle eine Seite in einem Standard-Teamspace in der Seitenleiste. Halte den Mauszeiger über den Namen des Teamspaces und klicke auf das +.

• Verschiebe eine Seite in einen Standard-Teamspace in der Seitenleiste. Sie wird nun automatisch mit allen Personen geteilt.

Teamspaces sind gesonderte Bereiche für einzelne Teams innerhalb deiner Organisation bzw. Firma. Jeder Teamspace hat eigene Mitglieder und Berechtigungsstufen, die von den Teamspace-Admins konfiguriert werden können. Weitere Informationen zur Aufnahme von Mitgliedern und zur Zuweisung von Berechtigungen in Teamspaces findest du hier →

Notion-Seiten kannst du mit allen Teamspaces teilen, denen du angehörst:

• Erstelle in der Seitenleiste eine Seite in einem Teamspace. Halte den Mauszeiger über den Namen des Teamspaces und klicke auf das +.

• Ziehe eine Seite in einen Teamspace in der Seitenleiste. Sie wird nun automatisch mit allen Teamspace-Mitgliedern geteilt.

Manchmal soll eine Seite nur für bestimmte Workspace-Mitglieder geteilt werden. Beispielsweise Meeting-Notizen oder stichpunktartige Ideen innerhalb einer kleinen Projektgruppe.

• Auf einer privaten Seite klickst du oben rechts auf Teilen, um sie für diese Mitglieder freizugeben.

• Füge Mitglieder hinzu, indem du ihre E-Mail-Adressen eingibst, und klicke auf Einladen. Die Zugriffsebene kannst du aus dem Dropdown-Menü auswählen.

  • Bei der Suche nach Personen siehst du die Namen unter Auf der Seite oder Nicht auf der Seite. So kannst du feststellen, ob sie schon Zugriff haben.

• Seiten, die nur für einzelne Mitglieder freigegeben wurden, werden in der Seitenleiste unter Geteilt aufgeführt. Um sie mit allen Personen aus dem Teamspace zu teilen, kannst du sie in diesen Teamspace ziehen.

• Enthält der Bereich Geteilt mehr als sieben Seiten, kannst du auswählen, welche Seiten an die Seitenleiste angeheftet werden sollen.

Um das Teilen mit häufig verwendeten Gruppen zu vereinfachen (z. B. die IT-Abteilung oder das Community-Management), kannst du eigene Gruppen erstellen und diesen bestimmte Berechtigungsstufen zuweisen.

Weitere Informationen zu den Themen Gruppen und Gruppenberechtigungen findest du hier →

Hier einige Tipps zum Teilen mit Gruppen:

• Gehe auf Einstellungen, um eine Liste aller Mitglieder und Gäste aufzurufen. In der Liste klickst du anschließend die Überschrift Gruppen an.

• Nun gehst du auf Gruppe erstellen, gibst der Gruppe einen Namen und fügst die gewünschten Mitglieder hinzu.

• Um eine Seite mit einer bestimmten Gruppe zu teilen, gehst du oben rechts auf Teilen und klickst dann auf Einladen. In dem Einladungsfenster werden nun deine Gruppen aufgelistet:

Externe Personen kannst du als Gäste in deinen Workspace einladen. Das ist zum Beispiel dann hilfreich, wenn du eine Notion-Seite mit einer externen Person teilen möchtest, die einen Auftrag von dir erhalten hat. Oder du hast selbst einen Auftrag ausgeführt und möchtest deine Ergebnisse teilen.

Mehr zum Thema Gäste erfährst du hier →

Hier einige Tipps zur Freigabe für Gäste:

• Klicke oben rechts auf Teilen, um eine Seite für externe Personen freizugeben.

• Füge Mitglieder hinzu, indem du ihre E-Mail-Adressen eingibst, und klicke auf Einladen. Die Zugriffsebene kannst du aus dem Dropdown-Menü auswählen.

• Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail mit einem Link zu der Seite, auf die sich die Einladung bezieht.

• Wenn du die Workspace-Gäste und die Seiten einsehen möchtest, auf die sie Zugriff haben, gehst du unter Einstellungen auf Mitglieder und dort auf Gäste.

• In diesem Fenster kannst du Gäste auch aus dem Workspace entfernen, ihre Berechtigungen ändern oder sie in vollwertige Mitglieder umwandeln.

Um eine Notion-Seite als Website zu veröffentlichen oder für Personen zu teilen, die Notion selbst nicht nutzen, gehst du auf Im Internet veröffentlichen. So kann jede Person, die den Link hat, die Seite öffnen.

Hier findest du weitere Informationen zu öffentlichen Seiten →

Hier eine kurze Anleitung,wie du Seiten veröffentlichst:

• Klicke oben rechts auf Teilen.

• Gehe unter Veröffentlichen auf Im Web teilen.

• Außerdem kannst du weitere Optionen aktivieren:

  • Link läuft ab

  • Duplikat als Vorlage zulassen

  • Änderungen zulassen

  • Kommentare zulassen

  • Suchmaschinen-Indexierung

In diesem Bereich bietet Notion sehr kleinteilige Auswahlmöglichkeiten. So kann jeder Person bzw. Gruppe eine andere Zugriffsebene zugewiesen werden. Das ist zum Beispielin den folgenden Fällen hilfreich:

• nur bestimmte Personen die Seite bearbeiten und andere sie nur lesen sollen

• bestimmte Seiten nur für ein bestimmtes Team sichtbar sein sollen

• ausschließlich Kommentare eingeholt werden sollen

Lädst du eine Person zu einer Seite ein oder klickst auf Teilen, wird neben der Person bzw. Gruppe ein Dropdown-Menü angezeigt, in dem du die jeweilige Zugriffsebene auswählen kannst. Zur Auswahl stehen Vollzugriff, Kann bearbeiten, Kann kommentieren und Kann anzeigen.

• Vollzugriff: Personen mit Vollzugriff können alle Seiteninhalte bearbeiten und die Seite beliebig teilen. Wie genau das geht, wird in dieser Anleitung beschrieben.

• Kann bearbeiten: Diese Zugriffsebene eignet sich für Personen und Gruppen, die Seiteninhalte nur bearbeiten, aber nicht teilen dürfen.

• Kann Inhalt bearbeiten ist nur bei Datenbanken verfügbar. So können Personen oder Gruppen Datenbanken erstellen und ihre Eigenschaften ändern. Die Datenbankstruktur und ihre Eigenschaften, Ansichten, Sortierungen und Filtereinstellungen können jedoch nicht geändert werden. Hier findest du weitere Informationen zu Datenbanken →

• Kann kommentieren: Diese Zugriffsebene eignet sich für Personen und Gruppen, die Seiteninhalte nur kommentieren, aber nicht bearbeiten dürfen. Das Teilen der Seite mit anderen ist nicht möglich.

• Kann anzeigen: Personen mit dieser Zugriffsebene können Seiteninhalte lesen, aber weder kommentieren noch bearbeiten. Das Teilen der Seite mit anderen ist nicht möglich.

Standardmäßig übernehmen Unterseiten die Berechtigungen der jeweiligen Hauptseite. Du kannst ihnen aber auch weitergehende oder eingeschränkte Berechtigungen zuweisen – ganz nach Bedarf.

Beispiel: In der Abbildung unten haben im Engineering-Wiki und den entsprechenden Unterseiten alle Mitglieder die Zugriffsberechtigung Kann kommentieren. Nur Fig kann Änderungen vornehmen und Inhalte teilen.

• Auf einer Unterseite wie den Engineering-Richtlinien kannst du Berechtigungen erweitern, damit Mitglieder, Gäste, Berechtigungsgruppen oder der gesamte Workspace mehr als nur Kommentare schreiben (Kann kommentieren) können. In dem Beispiel wählst du dazu aus dem Dropdown-Menü Kann bearbeiten oder Vollzugriff aus.

  • Die Berechtigungsstufe der Engineering-Richtlinien richtet sich nach der ihrer Hauptseite, also dem Engineering-Wiki, kann aber auch angepasst werden.

• Auf Unterseiten kannst Berechtigungen einschränken, um zu verhindern, dass Mitglieder, Gäste, Berechtigungsgruppen oder der gesamte Workspace Kommentare abgeben oder die Seite überhaupt aufrufen können. In dem Beispiel wählst du dazu aus dem Dropdown-Menü Kann kommentieren oder Kein Zugriff aus.

  • Da der Zugriff für Alle bei Acme Inc. entfernt wurde, kann die Unterseite „Backend“ nur noch von Fig und Lauren angezeigt und bearbeitet werden. Damit handelt es sich quasi um eine „geheime Seite“ 🔮

• Werden die Berechtigungsstufen für eine Unterseite eingeschränkt, wird oben im Teilen-Menü der Button Wiederherstellen angezeigt. Damit kannst du die Berechtigungen auf die Standardeinstellungen zurückzusetzen oder von der übergeordneten Seite übernehmen.

Sofern du den Vollzugriff für eine Seite besitzt, kannst du die Berechtigungen zum Teilen jederzeit individuell ändern.

• Am einfachsten ist es, die Seite von Workspace oder Geteilt in der Seitenleiste in den Abschnitt Privat zu ziehen. Das will aber gut überlegt sein, da dadurch alle anderen den Zugriff verlieren.

• Klicke oben rechts auf Teilen und ziehe die Zugriffsberechtigung von Workspace, Einzelpersonen, Gruppen oder Öffentlichkeit zurück. Rechts daneben kannst du in dem Dropdown-Menü alternativ auch auf Entfernen klicken.

• Bei Gästen klickst du auf Teilen und gehst dann in dem Dropdown-Menü neben dem jeweiligen Namen auf Entfernen. Du kannst auch auf Einstellungen gehen, bis zum gewünschten Mitglied scrollen und dann im Dropdown-Menü neben dessen Namen auf Entfernen klicken.

Wer alles Seitenzugriff hat, kannst du an den Avataren/Profilfotos in der Leiste ganz oben rechts erkennen.

• Hat eine Person die Seite gerade nicht geöffnet, wird ihr Avatar ausgeblendet.

• Ist der Avatar normal sichtbar, befindet sich die Person gerade auf der Seite.

• Bewegst du den Mauszeiger über einen Avatar, werden Name und E-Mail-Adresse der Person sowie der Zeitpunkt des letzten Seitenaufrufs angezeigt.

• Klickst du einen aktiven Avatar an, springst du direkt zu dem Seitenabschnitt, der gerade von der Person bearbeitet wird.

• Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an derselben Seite, werden ihre Avatare neben den Blöcken angezeigt, die sie sich gerade ansehen bzw. bearbeiten.

• Klicke oben rechts auf ••• und gehe dann zum Ende des eingeblendeten Menüs. Dort siehst du, wer die Seite wann zuletzt bearbeitet hat.

Wenn du keinen Seitenzugriff hast, wird anstelle des Seitennamens Kein Zugriff angezeigt.

• Per Mausklick kannst du ein Menü aufrufen, in dem du eine Nachricht verfassen und den Seitenzugriff anfordern kannst.

  • Die Ersteller/-innen bzw. Bearbeiter/-innen der Seite erhalten eine Benachrichtigung. Sie können deine Zugriffsanfrage annehmen oder ablehnen.

Im Enterprise Plan können die Workspace-Admins mithilfe bestimmter Sicherheitseinstellungen verhindern, dass Inhalte geteilt werden. Unser Vertriebsteam informiert dich gerne über unseren Enterprise Plan.

• Klicke in der linken Seitenleiste oben auf Einstellungen.

• Klicke in dem neuen Fenster in der Seitenleiste auf Einstellungen.

• Gehe bis zum Abschnitt Sicherheit und Identität. Dort befinden sich die folgenden Schalter: