Ansichten, Filter und Sortierungen

Wenn eine Datenbank neu erstellt wird, muss ein Layout für die Standardansicht ausgewählt werden. Anschließend wird mit + Neue Ansicht oben links eine Option zur Erstellung weiterer Ansichten angezeigt. Man kann beliebig viele Datenbankansichten erstellen.

• In dem Textfeld kann man der Ansicht einen Namen geben und den Ansichtstyp auswählen.

• Sind mehrere Ansichten vorhanden, werden sie oben als Registerkarten dargestellt.

• Um zu einer anderen Ansicht zu wechseln, klickt man einfach ihren Namen an.

• Wenn mehr Ansichten vorhanden sind, als oben angezeigt werden können, erscheint rechts neben den Registerkarten # mehr… . Klicke drauf, um eine Dropdown-Liste mit allen Ansichten zu öffnen.

• Dort kann man dann nach bestimmten Ansichten suchen. Außerdem kann man die Ansichtenliste umsortieren. Verschiebe dazu den ⋮⋮‑Griff neben der gewünschten Ansicht einfach nach oben oder unten.

• In der Seitenleiste werden Ansichten als untergeordnete Elemente von Vollseiten-Datenbanken angezeigt. Dass es sich um Ansichten handelt, erkennt man an dem • links daneben.

• Um zu einer anderen Ansicht zu wechseln, klickt man sie in der Seitenleiste an.

Um Ansichten umzubenennen, zu duplizieren, zu löschen, ihre Komponenten zu bearbeiten oder ihren Link zu kopieren, klicke einfach den Namen der jeweiligen Ansicht an. Oder gehe dazu in der Datenbank oben rechts auf •••.

Datenbankansichten enthalten verschiedene anpassbare Elemente:

• Layout enthält den allgemeinen Aufbau der Ansicht. Hier gibt es die sechs Auswahlmöglichkeiten Tabelle, Board, Zeitleiste, Kalender, Liste und Galerie.

• Mit Eigenschaften kann man die Datenbankeigenschaften einzelner Ansichten ein- und ausblenden.

• Filter basieren auf Eigenschaftswerten und ermöglichen das Ein- und Ausblenden von Daten.

• Sortierungen können anhand von Eigenschaften vorgenommen werden und bestimmen die Reihenfolge, in der die Seiten angezeigt werden.

• Mit Gruppen kann man Daten anhand von Eigenschaftswerten zusammenfassen.

Unten findest du mehr Details dazu.

Um Inhalte in Datenbanken darzustellen, gibt es sechs Möglichkeiten. Hier ein kurzer Überblick:

Das Tabellenlayout ist die gängige Datenbankansicht. So können Datensätze als Seitenzeilen angezeigt werden. Dabei wird jede Eigenschaft als eine Spalte dargestellt.

Im Board-Layout werden Elemente anhand von Eigenschaften gruppiert. Das Layout eignet sich z. B. für Kanban-Boards mit unterschiedlichen Prozessphasen.

Mit dem Zeitleistenlayout kann man Datenbanken für die Projektplanung nutzen und Termine und Fristen visualisieren.

Im Kalenderlayout werden die Elemente anhand der Datumseigenschaft dargestellt.

Das Listenlayout ist ein minimalistisches, vertikales Layout, bei dem einzelne Einträge per Mausklick als Seite geöffnet werden können.

Mit dem Galerielayout kann man Bilder in Datenbanken darstellen. Die Galerie kann dabei so angepasst werden, dass die Bilder in der Eigenschaft Dateien und Medien oder andere Inhalte der Seiten angezeigt werden.

In den einzelnen Ansichten kann ausgewählt werden, wie die Datenbankseiten geöffnet werden sollen. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Seitliche Ansicht: Du kannst Seiten rechts neben der Datenbank anzeigen. Die restliche Datenbankansicht bleibt links geöffnet.

• Zentrierte Ansicht: Die Seite wird in der Seitenmitte geöffnet.

• Ganze Seite: Die Seite wird ganzseitig angezeigt.

• Um die Einstellung für eine einzelne Ansicht zu ändern, klickst du in der Datenbank oben rechts auf •••, um das Layout-Menü aufzurufen.

• Nun scrollst du nach unten und kannst die Einstellung „Seite öffnen in“ ändern.

Mit Notion kann man Datenbanken so filtern, dass nur Einträge angezeigt werden, die bestimmte Kriterien erfüllen, also bestimmte Eigenschaften aufweisen (oder eben nicht). Wie komplex diese Filter sind, kann man beliebig festlegen.

So filtert man die Elemente einer Datenbankansicht:

• Klicke in der Datenbank oben rechts auf Filter.

• Wähle im Dropdown-Menü nun die Eigenschaft aus, nach der gefiltert werden soll.

• Diese Eigenschaft wird dann oben im Filter- und Sortiermenü angezeigt. Wenn man sie anklickt, werden alle Werte aufgeführt, die man als Filterkriterien verwenden kann.

• Wurde bereits mindestens ein Filter eingerichtet, kann man weitere über das Filter- und Sortiermenü -> Filter -> + Filter hinzufügen ergänzen. Du kannst so viele Filter erstellen, wei du möchtest!

Man kann verschiedene Datenbanksichten erstellen und mithilfe der Filtergruppen UND und ODER miteinander kombinieren. Man kann bis zu drei Ebenen erstellen. Und so funktioniert es:

• Klicke oben rechts in der Datenbank auf Filter. Oder gehe im Filter- und Sortiermenü auf + Filter hinzufügen.

• Nun öffnet sich ein Dropdown-Menü. Wähle dort die Option Erweiterten Filter hinzufügen aus.

• Es öffnet sich ein weiteres Menü. Wähle dort die gewünschten Filtereigenschaften aus und passe die UND- und ODER‑Logik des erweiterten Filters an.

• Im Beispiel unten wird die Tabellenansicht unserer Roadmap so gefiltert, dass alle Einträge die Kriterien erfüllen, die sowohl UND‑ als auch ODER‑Logik enthalten.

Datenbanken können anhand bestimmter Eigenschaften in auf- und absteigender Reihenfolge sortiert werden.

So kann man sie z. B. nach Priorität, letztem Bearbeitungsdatum oder in alphabetischer Reihenfolge anordnen.

• Klicke in der Datenbank oben rechts auf Sortieren.

• Wähle im Dropdown-Menü nun die Eigenschaft aus, nach der gefiltert werden soll.

• Diese Eigenschaft wird dann oben im Filter- und Sortiermenü angezeigt. Klicke sie an, um die Sortierreihenfolge zu ändern.

• Man kann beliebig viele Sortierungen hinzufügen. Um sie wieder zu entfernen, klicke rechts auf das X.

• Um die Reihenfolge der Sortierungen zu ändern, ziehe sie per ⋮⋮ nach oben oder unten.