Mitglieder, Admins, Gäste und Gruppen hinzufügen

In Notion-Workspaces gibt es verschiedene Rollen:

• Mitglieder: Personen in deinem Unternehmen oder deiner Organisation, die Notion-Seiten erstellen und bearbeiten können, aber keine Einstellungen ändern dürfen. Dabei handelt es sich um Kolleg/-innen oder Personen, mit denen du in einem Großteil deines Workspaces zusammenarbeitest.

• Gäste: Personen außerhalb deines Unternehmens oder deiner Organisation, die zu einzelnen Notion-Seiten eingeladen werden können, nicht aber zu kompletten Workspaces. Das sind Personen, die nicht Teil deines Teams sind, mit denen du aber an bestimmten Seiten zusammenarbeiten möchtest.

• Workspace-Besitzer/-innen: Admins, die Workspace-Einstellungen verwalten, einen Workspace löschen und Admins, Mitglieder und Gäste verwalten können.

• Mitgliedschafts-Admins (nur im Enterprise Plan): Personen, die Mitglieder zu Workspaces oder Gruppen hinzufügen oder daraus entfernen können. Sie haben keinen Zugriff auf die Workspace-Einstellungen.

Mitglieder sind Personen in deinem Unternehmen oder deiner Organisation. Dabei kann es sich um Kolleg/-innen in derselben Organisation handeln oder um Personen, die viele der gleichen Seiten in einem Workspace lesen, bearbeiten und kommentieren.

Um deine Workspace-Mitglieder zu verwalten, gehe zu Einstellungen → Personen. Hier siehst du:

• eine Liste der aktiven Mitglieder deines Workspaces

• zu welchen Teamspaces und Gruppen sie gehören

• die Rolle jedes Mitglieds im Workspace

Über die E-Mail-Adresse

• Gehe zu Einstellungen → Personen.

• Klicke auf den Mitglieder-Tab.

• Wähle Mitglieder hinzufügen aus und gib die E-Mail-Adresse der Person ein, die du hinzufügen möchtest. Wenn du nicht berechtigt bist, Einladungen zu versenden, kannst du stattdessen beantragen, dass ein Mitglied hinzugefügt wird.

• Wähle aus der Dropdown-Liste aus, ob du sie als Workspace-Besitzer/-in, Mitgliedschafts-Admin oder Mitglied hinzufügen möchtest, und drücke dann auf Einladen.

• Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link, über den sie deinem Workspace beitreten kann.

Über einen Link

• Gehe zu Einstellungen → Personen.

• Klicke auf den Mitglieder-Tab.

• Wähle Link kopieren aus, um den geheimen Link in deine Zwischenablage zu kopieren und mit allen zu teilen, die du zur Zusammenarbeit mit dir einladen möchtest.

• Wenn eine eingeladene Person auf den geheimen Link klickt, kann sie deinem Workspace automatisch als kostenpflichtiges Mitglied beitreten, ohne dass du ihre E-Mail-Adresse manuell hinzufügen musst.

• Wenn du nicht möchtest, dass du Personen mit einem Link zu deinem Workspace einladen kannst, deaktiviere den Schalter im Abschnitt Einladungslink.

• Gehe zu Einstellungen → Personen.

• Klicke auf den Mitglieder-Tab.

• Wähle das Dropdown-Menü neben der Rolle eines Mitglieds und wähle dann Workspace-Besitzer/-in, Mitgliedschafts-Admin oder Mitglied aus. Um das Mitglied aus deinem Workspace zu entfernen, wähle Aus Workspace entfernen aus.

Nutzt du Notion in der Firma, können andere dem Workspace automatisch als Mitglieder beitreten, sobald sie sich mit ihrer beruflichen E-Mail-Adresse anmelden.

• Gehe zu Einstellungen -> Einstellungen.

• Gib unter Zulässige E-Mail-Domains eine beliebige E-Mail-Domain ein, für die du automatisch Zugriff gewähren möchtest, z. B. die E-Mail-Domain deines Unternehmens. Du kannst mehrere erlaubte E-Mail-Domains in das Feld eingeben. Es funktioniert aber nur mit den Domains, über die die Konten der Workspace-Mitglieder laufen.

Meldet sich nun jemand mit einer E-Mail-Adresse von einer dieser Domains in Notion an, kann diese Person deinem Workspace beitreten. Wenn Benutzer/-innen deinem Workspace beitreten, werden sie zu Mitgliedern deines Workspace und dir werden die entsprechenden Gebühren in Rechnung gestellt.

Gäste sind Personen außerhalb deines Unternehmens oder deiner Organisation, die du zu einzelnen Seiten deines Workspaces einlädst. Gäste könnten zum Beispiel sein:

• Personen mit einer anderen geschäftlichen E-Mail-Domain.

• Subunternehmer/-innen und Praktikant/-innen, mit denen du nur vorübergehend zusammenarbeitest.

• Kund/-innen, deren Feedback zu deiner Arbeit du einholen möchtest

• Freund/-innen, Familie oder Mentor/-innen, die du zur Mitarbeit oder zur Überprüfung deiner Arbeit einladen möchtest

Gäste haben dieselben Rechte wie Mitglieder, abgesehen von folgenden Ausnahmen:

• Gäste haben keinen Zugriff auf den gesamten Workspace. Sie können nur auf einzelne Seiten eingeladen werden, die sie dann einschließlich Unterseiten lesen können.

• Abgesehen von den Seiten, auf die sie Zugriff haben, können sie keine neuen Seiten erstellen.

• Sie können nicht in Gruppen aufgenommen werden.

• Sie können weder Workspace-Einstellungen noch Rechnungsdaten ändern.

• Sie können keine neuen Mitglieder in den Workspace einladen.

• Sie können deinem Workspace keine neuen Einbindungen hinzufügen.

So teilst du eine Seite mit einem Gast:

• Gehe oben rechts auf Teilen. Klicke auf Einladen.

• Nun gibst du die E-Mail-Adresse deiner Gäste ein.

• Wähle eine Zugriffsebene aus dem Dropdown-Menü aus und klicke auf Einladen

• Nun erhält die Person eine E-Mail mit einem Seitenlink.

• Sofern die Person Notion noch nicht nutzt, kann sie sich anmelden und dann auf deine Seite zugreifen.

Gästeanfragen geben Workspace-Besitzer/-innen die Kontrolle darüber, wer ihre Mitglieder als Gäste einlädt. Diese Funktion ist nur im Enterprise Plan verfügbar und nur Workspace-Besitzer/-innen können sie aktivieren oder deaktivieren.

Gastanfragen aktivieren

• Gehe zu Einstellungen → Sicherheit.

• Vergewissere dich, dass Gäste deaktivieren aktiv ist, und schalte dann die Option Mitglieder können die Aufnahme von Gästen anfragen ein. Workspace-Besitzer/-innen können Gäste deaktivieren, ohne bestehende Gäste aus dem Workspace zu entfernen. Bei bedarf können weiterhin alle Gäste entfernt werden.

Sobald diese Option aktiviert ist, müssen Mitglieder eine Anfrage einreichen, bevor sie einen Gast einladen können. Workspace-Besitzer/-innen sind davon befreit und können Gäste weiterhin direkt einladen.

Anfrage zum Einladen eines Gastes

Wenn du Workspace-Beistzer/-in bist, kannst duGäste direkt einladen.

Wenn du Mitglied bist:

• Navigiere zu der Seite, zu der du einen Gast einladen möchtest. Genau wie beim regulären Teilen benötigst du volle Zugriffsberechtigungen auf dieser Seite, um die Einladung eines Gastes anzufordern.

• Wähle Teilen aus und gib den Namen des Gastes ein, den du einladen möchtest.

• Wähle die Rolle aus, die der Gast haben soll.

• Wähle Einladen aus.

• Es wird eine Benachrichtigung über deine Anfrage an die Workspace-Besitzer/-innen zusammen mit der Seite, der Rolle und der E-Mail-Adresse des Gastes gesendet. Du erhältst außerdem eine Bestätigung, dass die Benachrichtigung rausgegangen ist.

Einen Gast genehmigen

Anfragen für Gasteinladungen müssen pro Seite und pro Gast genehmigt werden. Nur Workspace-Besitzer/-innen können Anfragen einsehen und genehmigen. Jede Anfrage enthält die E-Mail-Adresse des Gastes, des Mitglieds, das sie angefordert hat, die angeforderte Rolle und den Namen der Seite.

Workspace-Besitzer/-innen können die Anfrage zur Einladung eines Gastes direkt in der dazu erhaltenen Benachrichtigung annehmen oder ablehnen. Alternativ können sie diese Anfragen in Einstellungen → Personen → Gäste bearbeiten. Sobald eine Anfrage bearbeitet wurde, wird das Mitglied, das sie eingereicht hat, über die Entscheidung informiert.

Die Zugriffsrechte von Gästen können jederzeit geändert werden 🔒

• Gehe oben rechts auf Teilen. Die Gästeliste der Seite findest du im Dropdown-Menü.

• Klicke rechts neben dem Namen das Menü an. Nun kannst du die Zugriffsebene festlegen. Dabei hast du die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

  • Vollzugriff: Die Seite kann bearbeitet und geteilt werden. (Nicht für Gäste im Free Plan).

  • Kann bearbeiten: Gruppen können Seiteninhalte bearbeiten, die Seite aber nicht teilen.

  • Kann Inhalt bearbeiten ist nur bei Datenbankseiten verfügbar. Hier können Gäste Datenbankseiten erstellen und auch bearbeiten. Struktur, Eigenschaften, Ansichten, Sortierungen und Filter der Datenbank können sie jedoch nicht ändern.Hier findest du weitere Informationen zu Datenbanken →

  • Kann kommentieren: Gäste können nur lesen und kommentieren, aber nicht bearbeiten oder teilen.

  • Leseberechtigung: Du kannst den Inhalt nur einsehen, aber nicht teilen.

  • Entfernen: Entzieht Gästen den Seitenzugriff.

Eine Liste aller Gäste in deinem Workspace und der Seiten, auf die sie Zugriff haben, kannst du unter Einstellungen → Personen → Gäste einsehen.

• Unter der Mitgliederliste befindet sich die Gästeliste.

• Rechts steht, zu wie vielen Seiten die einzelnen Gäste eingeladen worden sind. Wenn du einen Eintrag anklickst, kannst du diese Seiten anzeigen oder direkt öffnen.

• Die Zugriffsberechtigungen können seitenspezifisch bearbeitet und entfernt werden.

Wenn Gäste Zugriff auf den gesamten Workspace haben sollen, müssen sie in Mitglieder umgewandelt werden. Im kostenpflichtigen Plan wird für jedes weitere Mitglied eine Gebühr fällig.

• Gehe auf Einstellungen → Personen → Gäste.

• Öffne das Dropdown-Menü neben dem Namen des Gastes, den du umwandeln möchtest. Dann wählst du In Mitglied umwandeln.

• Sobald sie Mitglied sind, findest du sie in deiner Mitgliederliste und kannst ihre Rolle ändern.

So entfernst du einen Gast aus deinem Workspace:

• Gehe auf Einstellungen → Personen → Gäste.

• Klicke auf das Dropdown-Menü neben dem Namen des Gastes, den du entfernen möchtest. Dann klicke auf Entfernen.

Um einen Gast von bestimmten Seiten zu entfernen, musst du auf der jeweiligen Seite zum Menü Teilen gehen und ihn dort entfernen.

Du kannst verschiedenen Gruppen und Teams unterschiedliche Berechtigungen erteilen, ohne sie auf mehrere Workspaces aufteilen zu müssen. Dazu erstellst du in einem Workspace mehrere Gruppen und weist ihnen je nach Seite unterschiedliche Zugriffsrechte zu. Und so funktioniert es:

Beachte, dass ausschließlich Workspace-Besitzer/-innen berechtigt sind, Gruppen zu erstellen und zu bearbeiten, wohingegen Mitgliedschafts-Admins (im Enterprise Plan) lediglich vorhandene Gruppen bearbeiten können. Und so funktioniert es:

• Gehe zu Einstellungen → Personen → Gruppen.

• Wähle Gruppe erstellen aus und gib einen Namen für deine Gruppe ein. Um ein Icon für die Gruppe festzulegen, klicke einfach auf das Emoji-Icon, das beim Bewegen der Maus über die Stelle angezeigt wird.

• Öffne deine neue Gruppe und klicke auf Mitglieder hinzufügen.

• Nun fügst du den Gruppen beliebig viele Mitglieder hinzu.

• Rechts neben einem Gruppenmitglied kannst du auf Entfernen klicken.

• Wähle ••• neben einer Gruppe, um sie umzubenennen, einen Teamspace aus einer Gruppe zu erstellen oder sie zu löschen.

• Du kannst immer nach Namen und E-Mail-Adressen von Personen suchen, um herauszufinden, in welcher Gruppe sie sind.

Du kannst für jede Seite festlegen, welche Gruppen sie lesen, kommentieren, bearbeiten und teilen können.

• Klicke auf Freigabe und anschließend auf Einladen. Im Pop-up werden unten alle Gruppen angezeigt.

• Wähle eine Gruppe und aus der Dropdown-Liste dann die gewünschte Zugriffsebene aus:

  • Vollzugriff: Gruppen können die Seite bearbeiten und teilen.

  • Kann bearbeiten: Gruppen können Seiteninhalte bearbeiten, die Seite aber nicht teilen. (Nur in einem kostenpflichtigen Plan).

  • Kann kommentieren: Gruppen können nur lesen und kommentieren, aber nicht bearbeiten oder teilen.

  • Kann anzeigen: Gruppen können Seiteninhalte nur lesen, aber nicht teilen.

  • Entfernen: Entzieht Gästen den Seitenzugriff.

• Wenn du eine Gruppe hinzufügst, wird sie im Freigabemenü angezeigt. Ihre Zugriffsstufe kann dann im Dropdown-Menü ausgewählt werden.

  • Mehreren Gruppen können verschiedene Zugriffsebenen auf derselben Seite gewährt werden.

  • Zugriffsberechtigungen gelten immer auch für alle Unterseiten.

Teamspaces sind gesonderte Bereiche für einzelne Teams innerhalb der Organisation bzw. Firma und können individuell konfiguriert werden. Weitere Infos zu Teamspaces →

So teilst du einen Teamspace mit Gruppen in deinem Workspace:

• Halte den Mauszeiger in der Seitenleiste über den Namen des Teamspaces.

• Klicke auf die ••• und gehe dann auf Teamspace-Einstellungen.

• Nun kannst du eine Suche starten und Gruppen in den Teamspace aufnehmen.