Domain-Verwaltung

Was bedeutet Domain-Verifizierung?

Als Domain wird die E-Mail-Adresse bezeichnet, die mit einem Notion-Konto verknüpft ist. Per Domain-Verifizierung weisen sich Workspace-Besitzer/-innen als solche aus, damit die Einstellungen für die Domain-Verwaltung freigeschaltet werden.

Voraussetzungen für die Domain-Verifizierung mit Notion

• Der Workspace muss im Business oder Enterprise Plan sein

• Du bist Workspace-Besitzer/-in.

Vorteile der Domain-Verifizierung

• Für den Workspace kann SAML SSO eingerichtet werden.

• Notion-Einbindungen können per Link-Vorschau erstellt werden.

• Du kannst bestimmen, wer Workspaces erstellen kann (nur Enterprise Plan)

Gehe in den Workspace-Einstellungen auf Identität und Bereitstellung und führe die folgenden Schritte durch, um deine Domain zu bestätigen.

• Gehe unter Domain-Verwaltung auf Domain hinzufügen.

• Gib die zu bestätigende Domain ein und klicke dann auf Weiter. Die Domain wird nun vorläufig auf die Liste der bestätigten Domains gesetzt (grau dargestellt).

• Aktualisiere nun den DNS-Eintrag. Befolge dazu die Anweisungen unter „Verifizierung“.

• Wenn du den DNS-Eintrag aktualisiert hast, klicke auf Bestätigen. Notion erhält den Antrag zur Prüfung des DNS-Eintrags.

• Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, schicken wir dir eine Bestätigung per E-Mail und die Domain wird grün angezeigt.

Wenn du eine Einbindung mit Notion erstellst (z. B. Link-Vorschauen), musst du deine Domain in den Einstellungen der Einbindung bestätigen (nicht in Notion).

Eine Anleitung dazu findest du in unserem Entwicklungsleitfaden →

Voraussetzungen für das Anpassen der Berechtigungen für die Workspace-Erstellung

• Für den Workspace gilt der Enterprise Plan

• Du bist Workspace-Besitzer/-in.

• Du hast bereits mindestens eine Domain verifiziert. Eine Anleitung zur Domainverifizierung findest du weiter oben →

Du kannst die Berechtigungen für die Workspace-Erstellung mithilfe verifizierter Domains anpassen.

Das Dropdown-Menü bietet die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

• Wenn du Alle auswählst, können alle Benutzer/-innen mit der bestätigten Domain einen neuen Workspace erstellen.

• Mit der Einstellung Workspace-Besitzer/-innen lässt sich verhindern, dass Mitglieder mit deiner verifizierten Domain neue Workspaces erstellen.

Sobald eine Domain verifiziert wurde, können Workspace-Besitzer/-innen im Enterprise Plan den Besitz von Workspaces, die von Benutzer/-innen mit der verifizierten Domain erstellt wurden, übertragen, löschen oder beanspruchen.

Voraussetzungen für das Anzeigen beanspruchbarer Workspaces

• Du musst Workspace-Besitzer/-in sein und den Enterprise Plan nutzen.

• Die verifizierte Domain ist keine Bildungsdomain.

Welche Workspaces sind berechtigt?

• Persönliche Workspaces

  • Die E-Mail-Adresse der Erstellerin bzw. des Erstellers des Workspaces gehört zur verifizierten geschäftlichen Domain.

• Workspaces für mehrere Mitglieder

  • Die E-Mail-Adresse der Erstellerin bzw. des Erstellers des Workspaces gehört zur verifizierten geschäftlichen Domain (er oder sie muss kein aktuelles Mitglied des Workspaces sein).

  • Mindestens ein/-e aktuelle/-r Workspace-Besitzer/-in (entweder Ersteller/-in oder eine andere Person) verwendet die verifizierte geschäftliche E-Mail-Adresse.

• Für diesen Workspace gilt kein Enterprise Plan.

Sobald ein/-e Workspace-Besitzer/-in eine Domain verifiziert hat, erhalten alle Workspace-Besitzer/-innen in dieser Domain eine E-Mail. Sie werden darüber informiert, dass ihre Workspaces beansprucht werden können.

Innerhalb der 14-tägigen Widerrufsfrist kann der/die Workspace-Besitzer/-in ausschließlich bei persönlichen Workspaces einen Wechsel des/der Besitzer/-in anfordern. Sie können weder persönliche Workspaces löschen, noch Workspaces mit mehreren Mitgliedern beanspruchen.

Nachdem eine Domain verifiziert wurde, werden Benutzer/-innen, die neue Workspaces mit einer verifizierten Domain erstellen, bei der Erstellung darüber informiert, dass ihr Workspace beansprucht werden kann.

Sobald eine Domain verifiziert wurde, können Workspace-Besitzer/-innen Workspaces anzeigen, die nicht im Enterprise Plan sind und von Benutzer/-innen mit ihrer verifizierten Domain erstellt wurden. Diese Ansicht findest du in den Sicherheitseinstellungen des Workspaces unter Identität und Bereitstellung im Abschnitt Domain-Verwaltung.

Für jeden Workspace umfasst diese Ansicht Folgendes:

• Workspace-Name

• Plan-Typ

• Anzahl der Mitglieder

• Workspace-Besitzer/-innen

• Zeitpunkt der Erstellung

• Erstellt von

Workspace-Besitzer/-innen können für ihre beanspruchbaren Workspaces die folgenden Aktionen durchführen:

1. Änderungen des/der Besitzer/-in eines persönlichen Workspaces anfordern

2. Persönliche Workspaces löschen

3. Workspaces für mehrere Mitglieder beanspruchen

Besitzer/-innen von Workspaces können zudem die Liste der beanspruchbaren Workspaces als CSV-Datei exportieren.

• Klicke in der Seitenleiste auf Einstellungen und Mitglieder und gehe zu Identität und Bereitstellung.

• Klicke auf Workspaces aufrufen und dann oben rechts auf Als CSV-Datei exportieren.

In der Domainverwaltung können Workspace-Besitzer/-innen im Enterprise Plan unter Verwendung einer verifizierten Domain eine Übertragung des Besitzes persönlicher Workspaces auf eine firmenfremde E-Mail-Adresse anfordern. Dies ist besonders hilfreich, wenn jemand einen Workspace mit einer Firmen-E-Mail-Adresse erstellt hat, den Workspace jedoch hauptsächlich für persönliche Projekte verwendet.

Workspace-Besitzer/-innen müssen die Änderungsanfrage in den Sicherheitseinstellungen des Workspaces initiieren. Öffne in den Workspace-Einstellungen die Registerkarte Identität und Bereitstellung und gehe dann auf Workspace durchsuchen im Abschnitt Domainverwaltung. Dann führst du in der Ansicht des beanspruchbaren Workspaces die folgenden Schritte aus:

1. Wähle den persönlichen Workspace aus, den du ändern möchtest.

2. Wähle im Menü ••• die Option Kontoänderung anfordern aus.

3. Gib eine E-Mail-Adresse für Fragen von Nutzer/-innen zu dieser Anfrage an und bestätige die Aktion.

In der Ansicht ändert sich der Status des Workspaces zu ausstehend.

Nach der Eingabe der Änderungsanfrage wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die Workspace-Besitzer/-innen gesendet und der Zugriff auf den Workspace ist erst wieder möglich, wenn die Übertragung wie folgt abgeschlossen worden ist:

1. Melde dich im Workspace an.

2. Folge den Anweisungen und ändere die mit dem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse in eine, die nicht zum Unternehmen gehört. Hinweis: Während einer laufenden Anfrage kann die mit dem Notion-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse nicht geändert werden.

3. Ein Bestätigungscode wird an diese E-Mail-Adresse gesendet, um den Besitz des Benutzerkontos zu bestätigen. Gib diesen Bestätigungscode im Workspace ein.

4. Wenn die Änderung abgeschlossen ist, wird automatisch eine E-Mail gesendet.

Voraussetzungen für die Änderung der Workspace-Besitzer/-innen

• Du musst den Enterprise Plan nutzen und Workspace-Besitzer/-in sein.

• Der Workspace darf nur ein einziges Mitglied enthalten.

Mit der Domainverwaltung im Enterprise Plan können Workspace-Besitzer/-innen einfacher bestimmen, wie verifizierte Domains verwendet und wo zugehörige Projekte in Notion gespeichert werden. Verlässt jemand das Unternehmen, können Workspace-Besitzer/-innen dessen persönliche Workspaces löschen, um alte Inhalte zu bereinigen und die Compliance sicherzustellen.

Voraussetzungen für das Löschen von Workspaces

• Du musst Workspace-Besitzer/-in sein und den Enterprise Plan nutzen.

• Die Domain wurde vor mindestens 14 Tagen verifiziert.

• Damit ein Workspace gelöscht werden kann, muss es sich um einen persönlichen Workspace handeln, der kostenlos bzw. nicht im Zahlungsverzug ist.

Gehe in den Workspace-Einstellungen zum Tab Identität und Bereitstellung und dann auf Workspaces durchsuchen im Abschnitt Domain-Verwaltung. Führe in der Ansicht des zu beanspruchenden Workspace die folgenden Schritte aus:

1. Wähle den persönlichen Workspace aus, den du löschen möchtest.

2. Wähle im •••-Menü die Option Workspace löschen

3. Gib eine E-Mail-Adresse für Fragen anderer Benutzer/-innen zur Löschung an und bestätige die Aktion.

In der Workspace-Ansicht erscheint neben dem ausgewählten Workspace der Button Wiederherstellen. Wird ein Workspace gelöscht, erhalten Workspace-Besitzer/-innen eine Benachrichtigung per E-Mail. Bei Workspaces mit nur einem Mitglied wird der Workspace-Zugriff sofort gesperrt.

Dein Workspace wurde versehentlich gelöscht?

Wenn du eine E-Mail zu einem Workspace erhältst, der versehentlich gelöscht statt übertragen wurde, wende dich bitte direkt an den/die zuständige/-n Enterprise-Workspace-Besitzer/-innen. Deren Namen kannst du der E-Mail entnehmen.

Im Enterprise Plan können Besitzer/-innen gelöschte Workspaces über die Einstellungen unter Identität und Bereitstellung -> Workspaces durchsuchen in der Domain-Verwaltung wiederherstellen. Führe in der Ansicht des zu beanspruchenden Workspace die folgenden Schritte aus:

1. Wähle den persönlichen Workspace aus, den du wiederherstellen möchtest.

2. Klicke auf Wiederherstellen und bestätige die Aktion.

3. In der Ansicht wird der Workspace nun ohne den Wiederherstellen-Button angezeigt.

4. Die Person, der der persönliche Workspace gehört, hat nun wieder Zugriff auf den Workspace. Auch alle Inhalte werden wiederhergestellt.

Besitzer/-innen des Workspaces, der gelöscht werden soll, können bei unserem Support eine Verlängerung der Wiederherstellungsfrist um 30 Tage ab der Kontaktaufnahme beantragen. Nach Ablauf der Wiederherstellungsfrist werden die Workspace-Daten dauerhaft gelöscht.

Wird ein persönlicher Workspace wiederhergestellt, werden auch alle Seiteninhalte und der Zugriff darauf wiederhergestellt.

Folgende Inhalte können nicht wiederhergestellt werden:

• Favoriten

• Gastzugriff

• Konfigurierte Einbindungen (Bots)

• Domains (benutzerdefinierte Notion-Domains)

In der Domainverwaltung können die Workspace-Besitzer/-innen autorisierte Workspaces für die Zusammenarbeit einrichten. Dazu beanspruchen sie einfach den Besitz berechtigter Workspaces mit mehreren Mitgliedern.

Wechsle in den Sicherheitseinstellungen des Workspaces zu Identität und Bereitstellung und Workspaces durchsuchen im Abschnitt Domain-Verwaltung. Führe in der Ansicht der beanspruchbaren Workspaces die folgenden Schritte aus:

1. Wähle einen Workspace mit mehreren Mitgliedern aus, dessen Besitz du beanspruchen möchtest.

2. Verifiziere die Zahlungsdaten (es werden nur Kreditkartenzahlungen unterstützt).

3. Überprüfe und akzeptiere die Abrechnungsbedingungen für die Beanspruchung des Workspace.

Das passiert, wenn der Anspruch bearbeitet wird:

• Es erfolgt ein Update auf den Enterprise Plan für den beanspruchten Workspace.

• Der/die Workspace-Besitzer/-in, die/der den Workspace beansprucht hat, wird alleinige/-r Workspace-Besitzer/-in.

• Vorherige Workspace-Besitzer/-innen werden zum Mitglied herabgestuft (Workspace-Besitzer/-innen können Rollen und Berechtigungen bei Bedarf neu zuweisen).

Voraussetzungen für die Beanspruchung eines Workspace

• Du musst Workspace-Besitzer/-in sein und den Enterprise Plan nutzen.

• Die Domain wurde vor mindestens 14 Tagen verifiziert.

• Der beanspruchte Workspace muss mehrere Mitglieder enthalten.

  • Die E-Mail-Adresse der Erstellerin bzw. des Erstellers des Workspaces gehört zur verifizierten geschäftlichen Domain (er oder sie muss kein aktuelles Mitglied des Workspaces sein).

  • Mindestens ein/-e aktuelle/-r Workspace-Besitzer/-in (entweder Ersteller/-in oder eine andere Person) verwendet die verifizierte geschäftliche E-Mail-Adresse.

• Für diesen Workspace gilt kein Enterprise Plan.

Vorteile der Beanspruchung eines Workspace

• Du kannst die Abrechnung für alle Notion-Workspaces standardisieren (alle Workspaces werden separat in Rechnung gestellt).

• Du kannst die Sicherheitseinstellungen für Enterprise-Workspaces so konfigurieren, dass sie deinen Unternehmensrichtlinien entsprechen.

• Du kannst Rollen und Zuständigkeiten für den Workspace regulieren (Workspace-Besitzer/-in, Mitgliedschafts-Admin, Mitglied).

Im Enterprise Plan können über unser Account-Management-Team Workspaces zusammengeführt werden. Mehr zum Thema Zusammenführung von Workspaces erfährst du hier.