NotionのAIを活用したナレッジハブの完全ガイド

必要な情報を見つけるために従業員が苦労することは少なくありません。その結果、あなたと従業員の仕事の効率が下がり、ビジネスに多大なコストがかかります。

そこで私たちは、お客様がナレッジの創出と検索をしやすくする方法をお客様とともに考え出しました。それがAIナレッジハブです。このハブは、従業員が業務を行うために必要な情報を検索および把握できるようにします。

10人以上の新入社員をオンボーディングする場合や、エンジニアリングのドキュメント用の信頼できる唯一の情報源を作成する場合、カスタマーエクスペリエンスチームを大規模にサポートする場合、あるいは社内のITチケットを簡単に削減する方法を模索している場合でも、AI Q&Aを備えたナレッジハブが役立ちます。

このガイドでは、ナレッジハブを構築、展開、維持するために必要なすべてのことを説明します。

ナレッジハブの構築に早く取り組みたいとお考えかもしれませんが（私たちもです）、まずは計画を立てることが重要です。AIの実装を成功させるためには、ナレッジハブを使用するのは誰か、そのユーザーが検索するのはどのような情報か、そして、そもそもなぜナレッジハブの構築に投資するのかを特定する明確な戦略的目標が必要です。

Notionでナレッジハブの構築に着手する前に、次のタスクを検討します。

• ハブを使用するユーザーを特定する： ナレッジハブの主なユーザーを特定します。情報を得るためにハブを利用する従業員、部署、特定のチームなどです。

• 主要な関係者を特定する： ナレッジハブの開発と成功に大きな影響を与える人を特定します。Notionチャンピオン、ナレッジマネージャー、IT管理者のほか、組織のコンテキストにおいて適切であると思われるその他の人々（ビジネスオペレーション、または該当する場合はスタッフのチーフなど）を含むグループが考えられます。

• 現在の状態を評価し、ユーザーからのフィードバックを収集する： 潜在的なユーザーからの意見を収集して、ナレッジハブに対するニーズと期待を把握します。対象者が質問に対する回答をどこで見つけているか（または見つけていないか）を把握し、現状ではそのためにどれくらいの時間がかかっているかを判断します。このプロジェクト全体における目標は、検索に費やす時間を減らすことです。

• ドキュメントを見つけて、将来の状態へのコンテンツマップを作成する： 次に、ドキュメントを詳しく調べます。現在のドキュメントでどのような質問への回答が得られるか、新しいドキュメントを作成する必要があるか、または古いドキュメントを更新するかといったことをすべて書き留めておき、あとで対応できるようにします。

• 測定可能なROI目標を設定する： ここまでで、現在のワークフローの問題点が明確になったのではないでしょうか。問題が明確になったら、これから取り組むプロジェクトの具体的な目標を設定します。Notion AIは、チームが情報を検索するのにかかる時間を大幅に節約し、仕事における全体的な生産性と満足度を向上させるのに役立ちます。Notion AI ROI計算ツールを使って、チームの目標を設定します。

ここからは、チームが現在の状態からNotionの新しいナレッジハブに移行するために必要な手順を詳しく説明します。構築をスムーズに進めましょう！

チームのメンバー全員が、業務を遂行するために必要な情報に必要なときにアクセスできれば、チームは最高の成果を上げることができます。オフィスの建物のエントランスに入れば、生産的に業務をこなす心の準備ができるのと同様に、ナレッジハブのホームベースにアクセスすれば、ユーザーがNotionで見つけられる情報について（適切に）高い期待を持つことができます。

まず、ナレッジハブ専用のチームスペースを設定します。このスペースは、ナレッジハブのすべてのテンプレートとリソースが保存されている中心的な場所です。ハブに貢献したりハブを使用したりするすべてのチームメンバーが簡単にアクセスできるようにします。そのためには、「デフォルト」チームスペースにする（メンバーが自動的に追加される）か、権限を「オープン」に設定して誰でも参加できるようにします。

チームスペースを設定したら、ハブのアーキテクチャの構築を開始できます。ここでは、ユーザーがハブ内をどのように移動するかだけに注目します。ナレッジハブテンプレートには、少なくとも次のコンポーネントが含まれます。

• 最上位ページ： ナレッジハブのランディングページとして機能する単一の最上位ページを利用できます。これは、チームがハブ内の情報を俯瞰的に把握し、その使用方法を理解するための場所です。また、注意を引きたいページやフィードバックをリクエストするページをメンションするのに最適な場所でもあります（詳しくは後ほど説明します）。

• Wikiデータベース（最上位ページの一部）： 最上位ページが確立されると、Notionページの左上にある ... メニューの「Wikiに変換」ボタンを使用して、子ページを整理するための新しいビューを作成できます。タグや検証などのプロパティを使用できるので、データベースにページを追加すると、ナレッジハブを整理および拡張する際に非常に役立ちます。Wikiデータベースについて詳しくはこちら →

• よくあるご質問（FAQ）： FAQデータベースは、ナレッジハブを構築する上で2つの重要な目的を果たします。１つ目は、長いドキュメントに埋もれてしまう重要な情報のリポジトリを作成します。2つ目は、よく聞かれる質問に対する答えをAIが簡単に見つけられるようにし、チームが必要な情報をできるだけ早く得られるようにします。

• AI Q&A： アプリの右下隅にAIアイコンが表示されていることを確認します（表示されていない場合は、「設定」でAIが有効になっていることを確認します）。ここは、あなたとエンドユーザーがナレッジハブのコンテンツについて質問する場所です。

• ユースケース固有のトラッカー： 製品フィードバックトラッカーやITリクエストシステムなど、組織内のさまざまなチーム固有のニーズを満たすように調整されています。これらのトラッカーは、ワークフローに関する情報を入手し、進捗状況を追跡し、全員が必要な情報にアクセスできるようにするのに役立ちます。

最新のワークスペースにおけるナレッジ管理は、Wiki内のドキュメントだけにとどまりません。従業員は、ITチケットのステータスや、特定の製品分野について最近誰かがフィードバックを残したかどうかなど、より動的な質問に対する回答も見つける必要があります。日常業務のトラッカーとしても機能するナレッジベースが、この夢を叶えます。

以下の例を考えてみましょう。これらはいずれも、Notionの柔軟な構造を活用して、アクセス可能で実用的な方法で情報を整理し、チームがより効果的に共同作業できるようにします。

先に進む前に、ハブに追加する情報を決定し、最初のフレームワークを構築します（または、上記のテンプレートのいずれかを使用することをお勧めします）。

ナレッジハブのアーキテクチャを設定したら、チームのコンテンツの追加を開始できます。これは、プロセスの中で最も長いステップになる可能性がありますが、ハブをエンドユーザーに展開するときに利益をもたらします。ナレッジハブの価値は、そこに含まれているナレッジの質によって決まります。

先ほど、ナレッジハブに追加するドキュメントを書き留めるようにとお伝えしました。ここでは、そのコンテンツマップを使います（まだ途中の場合は完成させましょう）。ハブに追加するすべてのドキュメントとよくある質問（FAQ）について大まかに把握できたら、手間のかかる作業に取り掛かります。ハブにコンテンツを追加するには、主に3つの方法があります。

• 他のアプリからコンテンツをインポートする： Google ドキュメント、Confluence、Asana、またはPDFなどのツールから既存のコンテンツを取り込みます。これらのページをWikiに配置して、チームの情報を一元管理し、Notion内で簡単にアクセスできるようにします。

• 別ページへ移動を使用して、Notionワークスペースからコンテンツを収集する：別ページへ移動 機能を使用して関連するすべてのNotionページを新しいWikiデータベースに移動することで、これらのページをナレッジハブに統合します。これにより、ワークスペースが常に整理され、必要な情報がすべて1か所にまとめられます。

• 新しいコンテンツを作成し、AIを活用して支援する： AIにより、数秒でドラフトをゼロから作成できるので、チームが必要とするその他の情報を追加するだけで済みます。たとえば、アップロードしたファイル、動画の録画、スライドデッキなどです。さらに、不完全なドキュメントを編集している場合や、非常に専門的な内容を翻訳している場合は、Notion AIを使用してみれば、考えを広げ、包括的で構造化されたコンテンツに整理できます。

AIコネクターはセルフサービスのナレッジハブの範囲を拡張し、まだ文書化されていない場合でも、エンドユーザーが最新の回答にアクセスできるようにします。AIコネクターの詳細については、こちらをご覧ください。

ナレッジハブを世界と共有する準備がほぼ整いました。その前に、情報が適切に分類および整理されていることを確認し、文章に誤りがないことを確認します。次の方法をお試しください。

• ページアイコンを整理する： 綿密にパッケージ化されたナレッジハブの展開に関しては、意図的に選択したいくつかのページアイコンがどれだけ役立つかに驚かれることでしょう。迷った場合は、カラーパレットを選択し、各ページにその色のアイコンを割り当てましょう。

• 歓迎のコールアウトを追加する： 最上位ページに、ユーザーに表示されている情報、その操作方法、質問がある場合の問い合わせ先を説明する簡単なコールアウトを追加します。これにより、新しいツールを使用する際に伴う精神的な負担を軽減できます。

• Wiki内のページにタグを付ける： 関連するタグを使用してページを分類します。これは、情報をすばやく検索およびフィルタリングするのに役立ちます。

やっと展開する準備ができました。チームへのナレッジハブの展開は大きな成果ですが、それで終わりではありません。エンドユーザーがナレッジハブから価値を引き出せるようにするには、その使用方法に関するトレーニングに時間を費やし、継続的にその存在を強固なものにする必要があります。

チームのトレーニングに着手する前に、ナレッジハブを効果的に維持および更新するために、適切な人が適切なアクセス権を持っていることを確認します。チームスペース設定メニューの権限を管理し、次の2つの主要なグループのユーザーに対応する必要があります。

• チームスペースオーナーを追加する： チームスペースオーナーは、主要なナレッジキュレーターの役割を果たします。ナレッジハブの全体的な整理、構造、メンテナンスを担当します。「チームスペース内のすべてのページを作成、編集、削除できるように、オーナーにはフルアクセスを付与する必要があります」。チームスペースオーナーは、チームスペースの設定を調整したり、メンバーを招待または削除したり、権限を管理したりすることもできます。

• 次に、チームスペースメンバーを追加する： チームスペースメンバーは、新しい情報を追加したり、既存のコンテンツを更新したり、AIを活用した機能を積極的に使用したりすることで、ナレッジベースに貢献します。また、ナレッジの主な利用者でもあります。「チームスペース内で既存のページを編集したり、新しいページを作成したりできるように、「編集権限」を付与します」。

これで、全員がナレッジハブにアクセスできるようになりました。次は、ハブについて通知し、チームをトレーニングします。どの通知方法が自社にとって最適であるかはお分かりでしょう（以下にいくつかヒントも紹介しています）。ただし、対象者に新しいツールの使用方法を教えることも忘れないようにします。

まず、エンドユーザーがナレッジハブを操作するために必要なリソースがあるか確認します。通知のコミュニケーションでは、サイドバーを使用して移動する方法や、Q&Aを使用して仕事上のコンテンツに関する回答をより早く得る方法をユーザーが学べるようにすることに重点を置きます。

Notion AIの価値を強調し、改善された新しいナレッジハブ内でユーザーが回答を見つけることができる質問のデモも実施します。

リソースが作成されたのに誰もそのことを知らなければ、そのリソースは存在していると言えるでしょうか。社内コミュニケーションは展開戦略の重要な要素であり、数週間（最長で数か月）かけて新しいハブを紹介することになります。ここでは、お客様にとって実際に役に立ったアイデアをいくつか紹介します。

• パイロットグループから開始する： 大規模な展開の場合は、パイロットから開始することを検討します。大規模なローンチの前に、部門の枠を越えた多様なパイロットグループを使用すると、ナレッジハブをテストして、使いやすさ、コンテンツ、AIの有効性に関するフィードバックを収集するのに役立ちます。

• チーム会議または全社会議でハブをプレビューする： ナレッジハブを詳しく説明し、主要な機能を紹介し、効果的な使用方法のデモを実施する専用セッションをスケジュールします。これにより、全員がこの新しいリソースに慣れることができます。

• ハブについて記載した文章を送信する： ナレッジハブの目的の概要、使用方法の説明、ハブにアクセスするためのリンクを記載したメールまたは社内メモを作成します。これにより、ハブの重要性と有用性を強調できます。

• 質問に回答するのをやめる： これは、ナレッジハブの展開を成功させるための最も困難で最も重要な要素です。新しい習慣を身につけてもらうために、同僚が質問してきたら、改善された新しいナレッジハブに常にリダイレクトする必要があります。SlackチャンネルやDMで質問する前に、Notion AIに質問するように優しく促します。

Wikiを庭園と考えてみましょう。庭園を美しく育てるには定期的な手入れが必要であるのと同様に、ナレッジハブにも継続的な更新と手入れが必要です。新しいアイデアを植え付け、古くなった情報を刈り取り、コンテンツを育てて、利用する全員にとって活気があり役立つ状態を維持します。

ナレッジハブの長期的な健全性を損なう最大の要因の1つは、古くなったコンテンツです。そのため、コンテンツを最新の状態に保つためのシステムを構築することが重要です。

次のことから始めることをお勧めします。

• 検証済みの資産を追加する： 検証済みの資産を追加すれば、ナレッジハブ内の情報が正確で信頼できることが保証されます。対象分野の専門家が定期的にコンテンツをレビューして承認するプロセスを実装します。コンテンツの有効期限が近づくと彼らに通知が届くようにします。

• 「管理者」ビューを作成する： 管理者ビューを使用すると、管理者はコンテンツをより効率的に監視および管理できます。このビューには、古くなった情報や不正確な情報をすばやく識別するためのフィルターや並べ替えオプションを含めることができます。

• コンテンツを1つのデータベースに保存する： コンテンツを1つのデータベースに一元化することで、情報の分散を防ぎ、管理を容易にします。この構造により、ナレッジハブを整理し、ユーザーが情報をすばやく見つけられるようにします。Notion AIで回答を見つける方法について詳しくはこちらをご覧ください。

• AI自動入力を活用する： AIにより、1つのプロンプトに基づいて、すべてのWikiエントリから情報を即座に要約または抽出できます。ページ内のテキストに基づいて回答が生成されるため、各テキストを読んで手動でまとめる必要がなくなり、時間を節約できます。

• 投票ボタンを追加する： 投票することで、コンテンツについてやり取りするようユーザーに促します。これにより、価値のある情報に優先順位を付けることができます。データベースボタンについて詳しくはこちらをご覧ください。

• フィードバックデータベースを作成する： 継続的な改善をサポートするために、ナレッジハブ自体に関するユーザーからのフィードバックを収集および管理するためのデータベースを設定します。

• ページ分析を使用する： どのコンテンツが最も使用されているかを把握し、それに応じて更新の優先順位を決めることができます。

• 定期的なコンテンツレビューをスケジュールする： ナレッジハブ内の情報を確認して更新するための定期的なスケジュールを設定します。これにより、時間が経過してもコンテンツの関連性と正確性を維持できるようになります。

NotionでAIを活用したナレッジハブを構築して維持することは、慎重な計画、整理、継続的な改善を伴う継続的なプロセスです。このガイドで説明した手順に従うことで、チームが必要な情報にアクセスできるようにするだけでなく、AIの力を活用してドキュメントを最新に保ち、簡単に検索できるようにする貴重なリソースを作成できます。ナレッジハブを成功させる鍵は、ユーザーとの関わりとフィードバックです。そのため、ユーザーとのやり取りを促進し、ユーザーのニーズに基づいてコンテンツを継続的に改善するようにします。