O guia definitivo para centros de conhecimento com tecnologia de IA no Notion

Os funcionários muitas vezes têm dificuldade para encontrar as informações de que precisam, o que gera ineficiências no seu trabalho e no trabalho deles — além de gerar grandes custos para a sua empresa.

Junto com os nossos clientes, idealizamos uma maneira melhor de criar e encontrar seu conhecimento e ela é chamada de Centro de Conhecimento de IA. Esses centros podem ajudar você a capacitar os funcionários a encontrar e entender as informações de que precisam para realizar seu trabalho.

Independentemente de você estar fazendo a integração de novos funcionários, criando uma única fonte de verdade para a documentação de engenharia, dando suporte a uma equipe de experiência do cliente em escala ou procurando uma maneira simples de desviar chamados internos de TI, um centro de conhecimento de IA com o Notion Responde ajudará você a fazer isso.

Neste guia, abordaremos tudo o que você precisa saber para criar, implementar e manter o seu centro de conhecimento.

Embora você possa estar ansioso para mergulhar na construção do seu centro de conhecimento (assim como nós), é importante começar com um plano. Uma implementação bem-sucedida de IA inclui um objetivo estratégico claro, identificando quem usará o seu centro de conhecimento, quais informações serão encontradas e por que você está investindo na criação de um centro de conhecimento.

Considere a seguinte tarefa antes de começar a criar o seu centro de conhecimento no Notion:

• Identifique quem usará o seu centro de conhecimento — Determine os principais usuários do seu centro de conhecimento. Isso pode incluir funcionários, departamentos ou equipes específicas que dependerão do centro de conhecimento para obter informações.

• Determine as principais partes interessadas — Identifique as pessoas que terão uma influência significativa no desenvolvimento e no sucesso de seu centro de conhecimento. É provável que seja um grupo de pessoas que inclua um defensor do Notion, um gerente de conhecimento, um administrador de TI e outras pessoas que façam sentido no contexto da sua organização (como bizops ou um chefe de equipe, se for o caso).

• Avalie o estado atual e obtenha feedback do usuário — Colete informações de possíveis usuários para entender as suas necessidades e expectativas para o centro de conhecimento. Saiba onde o seu público-alvo encontra (ou não encontra) as respostas para suas perguntas e determine quanto tempo estão levando para fazer isso. O seu objetivo ao longo deste projeto será reduzir esse tempo de busca.

• Encontre a sua documentação e crie um mapa de conteúdo para o status futuro — Em seguida, aprofunde-se nos seus documentos. Que perguntas podem ser respondidas com a documentação atual? Você precisa redigir novos documentos?? Atualizar os antigos? Anote tudo isso. Você voltará a esse assunto mais adiante.

• Defina uma meta de ROI mensurável — Neste ponto, esperamos que você tenha uma noção dos problemas nos seus fluxos de trabalho atuais. Isso significa que é hora de definir uma meta tangível para o seu próximo projeto! A IA do Notion pode ajudar as equipes a economizar muito tempo na busca de informações e aumentar a produtividade geral e a satisfação no trabalho. Use a calculadora de ROI da IA do Notion para definir uma meta para a sua equipe.

O restante deste guia guiará você pelas etapas de que sua equipe precisa seguir para fazer a transição do estado atual para novo centro de conhecimento do Notion. Bom trabalho!

A sua equipe trabalha melhor quando todos têm acesso às informações de que precisam para fazer seu trabalho e quando precisam. Assim como a entrada do seu escritório físico prepara o cenário para um dia de trabalho produtivo, a base do seu centro de conhecimento estabelece (adequadamente) altas expectativas para o que os usuários encontrarão no Notion.

Comece configurando um espaço de equipe dedicado para o seu centro de conhecimento. Esse espaço servirá como local central onde todos os modelos e recursos do centro de conhecimento serão armazenados. Certifique-se de que ele seja facilmente acessível a todos os membros da equipe que contribuirão ou usarão o centro de conhecimento, tornando-o um espaço de equipe "padrão" (para que os membros sejam adicionados automaticamente) ou definindo a autorização como "aberta" para que qualquer pessoa possa participar.

Depois que o espaço da equipe estiver configurado, você poderá começar a criar a arquitetura do seu centro de conhecimento. Por enquanto, concentre-se apenas em como os usuários navegarão no centro de conhecimento. No mínimo, o modelo do seu centro de conhecimento incluirá os seguintes componentes.

• Página de nível superior — Você deverá utilizar uma única página de nível superior para atuar como ponto de chegada do seu centro de conhecimento. Este é um local para a sua equipe obter uma visualização panorâmica das informações no seu centro de conhecimento e entender como elas podem ser usadas. Também é um ótimo lugar para mencionar as páginas para as quais você deseja chamar a atenção ou solicitar feedback (mais informações sobre isso adiante).

• Wiki base de dados (parte da sua página de nível superior) — Depois que a sua página de nível superior estiver estabelecida, você poderá usar o botão "Transformar em Wiki" no menu ..., localizado no canto superior esquerdo da sua página do Notion para criar uma nova visualização para organizar as subpáginas. Adicionar página a uma base de dados ajudará você imensamente a organizar e dimensionar o seu centro de conhecimento graças a propriedades como tags e verificação. Saiba mais sobre bases de dados da Wiki aqui →

• Perguntas frequentes — A base de dados de perguntas frequentes serve a dois propósitos importantes à medida que você cria o seu centro de conhecimento. Em primeiro lugar, ela cria um repositório de informações importantes que, de outra forma, ficariam escondidas em documentos longos. Em segundo lugar, ela ajuda a IA a encontrar mais facilmente as respostas para as perguntas mais frequentes, garantindo que a sua equipe obtenha o que precisa o mais rápido possível.

• Notion Responde da IA — Verifique se você consegue visualizar o ícone da IA no canto inferior direito do app (caso contrário, verifique se a IA está ativada nas "configurações"). É aqui que você e seus usuários finais farão perguntas sobre o conteúdo do centro de conhecimento.

• Rastreadores específicos para casos de uso — Esses rastreadores são adaptados para atender às necessidades específicas de diferentes equipes da sua organização, como um rastreador de feedback de produto ou um sistema de solicitação de TI. Eles ajudam a obter insights sobre os fluxos de trabalho, acompanhar o progresso e garantir que todos tenham acesso às informações necessárias.

A gestão do conhecimento em um espaço de trabalho moderno vai além da documentação da sua Wiki. Os seus funcionários também precisam encontrar respostas para perguntas mais dinâmicas — como o status do chamado de TI, se alguém deixou recentemente um feedback sobre uma área específica do produto e muito mais. Uma base de conhecimento que funciona como um rastreador para o seu trabalho diário torna esse sonho uma realidade.

Vamos analisar os exemplos a seguir. Cada um deles aproveita a estrutura flexível do Notion para organizar as informações de forma acessível e acionável, permitindo que as equipes colaborem com mais eficiência.

Antes de prosseguir, decida quais informações adicionais você deseja adicionar ao seu centro de conhecimento e crie a estrutura inicial (ou, melhor ainda, use um dos nossos modelos acima).

Após configurar a arquitetura do seu centro de conhecimento, você estará pronto para começar a adicionar o conteúdo da sua equipe. Essa provavelmente será a etapa mais longa do seu processo, mas renderá dividendos quando chegar a hora de distribuir o centro de conhecimento para os usuários finais. Lembre-se de que um centro de conhecimento é tão valioso quanto a qualidade do conhecimento nele armazenado.

Lembra que dissemos para você anotar os documentos que deseja ter no seu centro de conhecimento? É hora de pegar o mapa de conteúdo mais uma vez (ou terminá-lo, caso ainda não o tenha feito). Depois de ter uma compreensão de alto nível de todos os documentos e perguntas frequentes que você deseja adicionar ao seu centro de conhecimento, começará o trabalho pesado. Há três maneiras principais de trazer conteúdo para seu centro de conhecimento:

• Importar conteúdo de outro app— Traga o conteúdo existente de ferramentas como Google Docs, Confluence, Asana ou até mesmo PDFs. Centralize as informações da sua equipe e torne-as facilmente acessíveis no Notion, colocando essas páginas na sua Wiki.

• Use a função Transferir para coletar conteúdo do espaço de trabalho do seu Notion — Consolide todas as páginas do Notion no seu centro de conhecimento usando a função Transferir para transferi-las para a sua nova base de dados da Wiki. Isso ajuda a manter o seu espaço de trabalho organizado e a garantir que todas as informações necessárias estejam em um só lugar.

• Criar novo conteúdo e usar a IA para ajudar — A IA pode ajudar você a começar do zero para criar um rascunho em segundos, de modo que tudo o que você precisa fazer é adicionar as informações extras de que sua equipe precisa. Como, por exemplo, os arquivos carregados, gravações de vídeo ou até mesmo apresentações de slides. Além disso, se você estiver trabalhando com documentos incompletos ou traduzindo uma linguagem muito técnica, experimente usar a IA do Notion para expandir e organizar os seus pensamentos em um conteúdo abrangente e bem estruturado.

Os conectores de IA ampliam o alcance do seu centro de conhecimento de autoatendimento, permitindo que os usuários finais acessem as respostas mais atualizadas para as suas perguntas, mesmo que elas não tenham sido documentadas (ainda). Saiba mais sobre os conectores de IA aqui.

Você está quase pronto para compartilhar o seu centro de conhecimento com o mundo! Antes disso, coloque os pingos nos "i" e cruze os "t" de modo metafórico, certificando-se de que as suas informações estejam bem categorizadas e organizadas. Aqui estão algumas recomendações:

• Limpe os ícones da sua página — Você ficaria surpreso com a distância que alguns ícones de páginas selecionados intencionalmente podem percorrer quando se trata de implementar um centro de conhecimento bem organizado. Em caso de dúvida, escolha uma paleta de cores e dê a cada página um ícone dessa cor.

• Adicione uma frase de destaque de boas-vindas — Na sua página de nível superior, adicione uma frase de destaque rápida explicando o que os usuários estão vendo, como irão interagir com ela e com quem entrar em contato em caso de dúvidas. Isso ajuda a reduzir a sobrecarga mental necessária para interagir com uma nova ferramenta.

• Marque as páginas na sua wiki — Use tags relevantes para categorizar as suas páginas. Isso ajuda a pesquisar e filtrar informações rapidamente.

Chegou o momento pelo qual você estava esperando! A implantação do centro de conhecimento para a sua equipe é uma grande conquista, mas não é o fim da estrada. Para garantir que os usuários finais tirem proveito do seu centro de conhecimento, você precisará investir tempo para treiná-los para que aprendam a usá-lo e reforçar continuamente a sua existência.

Antes de começar a treinar a sua equipe, certifique-se de que as pessoas certas tenham o acesso certo para manter e atualizar o seu centro de conhecimento de forma eficaz. Você gerenciará as autorizações no menu de configurações do espaço de equipe e deverá lidar com usuários em dois grupos principais:

• Adicionar proprietários de espaços de equipe — Os proprietários de espaços de equipe atuam como os principais curadores de conhecimento. Eles são responsáveis pela organização, estrutura e manutenção gerais do centro de conhecimento. Você deverá dar a eles acesso completo para que possam criar, editar e excluir todas páginas dentro do espaço da equipe. Como proprietários do espaço de equipe, eles também poderão ajustar as configurações do espaço de equipe, convidar e remover membros e gerenciar autorizações.

• Em seguida, adicione membros do espaço de equipe — Os membros do espaço de equipe contribuem para a base de conhecimento adicionando novas informações, atualizando o conteúdo existente e interagindo ativamente com os recursos alimentados por IA. Eles também são os principais consumidores do conhecimento. Dê a eles a autorização "Pode editar" para editar as páginas existente e criar novas páginas dentro do espaço de equipe.

Agora que todos têm acesso ao seu centro de conhecimento, é hora de anunciá-lo e treinar a sua equipe. Você saberá quais canais de anúncios tendem a funcionar melhor para sua empresa (e também temos algumas dicas abaixo!), mas não se esqueça de ensinar o seu público a usar a sua nova ferramenta.

Para começar, certifique-se de que os usuários finais tenham os recursos necessários para navegar no centro de conhecimento. Nas comunicações do anúncio, concentre-se em ajudar os usuários a aprender como navegar usando a barra lateral e como obter respostas sobre o conteúdo do trabalho mais rapidamente com o Notion Responde.

Comece a enfatizar o valor da IA do Notion, demonstrando algumas perguntas para as quais os usuários podem encontrar as respostas no seu centro de conhecimento novo e aprimorado.

Se um recurso for criado e ninguém souber dele, será que ele sequer existe? As comunicações internas são um componente fundamental da sua estratégia de implementação, e você deve esperar passar algumas semanas (ou até alguns meses) exibindo o seu novo centro de conhecimento. Aqui estão apenas algumas ideias que ajudaram os nossos clientes:

• Comece com um grupo piloto — Para uma implementação mais ampla, considere começar com um piloto. Um grupo piloto diversificado em todos os departamentos pode ajudar a testar o centro de conhecimento e obter feedback sobre a usabilidade, o conteúdo e a eficácia da IA antes de um lançamento maior.

• Visualize o seu centro de conhecimento em uma reunião de equipe ou com todos os participantes — Programe uma sessão dedicada para percorrer o centro de conhecimento, destacar os principais recursos e demonstrar como usá-lo de forma eficaz. Isso garante que todos estejam familiarizados com este novo recurso.

• Envie comunicações por escrito sobre seu centro de conhecimento — Elabore um e-mail ou memorando interno que descreva o objetivo do centro de conhecimento, forneça instruções de uso e inclua um link para acessá-lo. Isso ajuda a reforçar a importância e a utilidade do centro de conhecimento.

• Pare de responder às perguntas — Esse é o componente mais difícil e mais importante de uma implementação bem-sucedida do centro de conhecimento. Para criar novos hábitos, você deverá redirecionar continuamente os seus colegas que fazem perguntas para o seu mais novo e aprimorado centro de conhecimento. Lembre-os gentilmente de fazer a pergunta à IA do Notion antes de perguntar no seu canal do Slack ou nas mensagens diretas.

Pense na sua wiki como um jardim. Assim como um jardim precisa de cuidados regulares para florescer, o seu centro de conhecimento requer atualizações e cuidados contínuos. Plante novas ideias, corte informações desatualizadas e cuide do conteúdo para mantê-lo vibrante e útil para todos que o acessam.

Um dos piores detratores da saúde de longo prazo do seu centro de conhecimento é o conteúdo obsoleto ou desatualizado. Por isso, é importante estabelecer sistemas para manter o seu conteúdo atualizado.

Recomendamos começar com o seguinte:

• Adicione propriedade verificadas — A propriedade verificada garante que as informações no seu centro de conhecimento sejam precisas e confiáveis. Implemente um processo em que os especialistas no assunto revisem e aprovem o conteúdo em uma cadência regular. Eles receberão notificações quando o seu conteúdo estiver prestes a expirar.

• Crie uma visualização de "administrador" — Uma visualização de administrador permite que os administradores supervisionem e gerenciem o conteúdo com mais eficiência. Essa visualização pode incluir filtros e opções de classificação para identificar rapidamente informações desatualizadas ou imprecisas.

• Mantenha o conteúdo em uma única base de dados — A centralização do conteúdo em uma única base de dados evita a dispersão de informações e facilita a manutenção. Essa estrutura ajuda a manter o centro de conhecimento organizado e garante que os usuários possam encontrar informações rapidamente. Saiba mais sobre como a IA do Notion encontra respostas aqui.

• Utilize o preenchimento automático de IA — A IA pode resumir ou extrair informações de todas as entradas da Wiki de uma só vez com base em um único prompt. Isso pode ajudar a economizar tempo, gerando respostas com base no texto em uma página, sem que você tenha que ler cada uma delas manualmente.

• Adicione um botão upvote — Incentive os usuários a interagir com o conteúdo dando um upvote. Isso ajuda a priorizar informações valiosas. Saiba mais sobre os botões de base de dados aqui.

• Crie uma base de dados de feedback — Crie uma base de dados para coletar e gerenciar o feedback dos usuários sobre o próprio centro de conhecimento para ajudar no aprimoramento contínuo.

• Use as métricas da página - As métricas da página podem ajudar você a visualizar qual conteúdo está sendo mais usado e a priorizar as atualizações de acordo.

• Agende revisões regulares de conteúdo — Defina um cronograma recorrente para revisar e atualizar as informações no seu centro de conhecimento. Isso garante que o conteúdo permaneça relevante e preciso ao longo do tempo.

Criar e manter um centro de conhecimento alimentado pela IA do Notion é um processo contínuo que exige planejamento cuidadoso, organização e melhoria contínua. Ao seguir as etapas descritas neste guia, você poderá criar um recurso valioso que não apenas ajudará a sua equipe a acessar as informações de que precisa, mas também aproveitará o poder da IA para manter a sua documentação atualizada e poderá ser facilmente encontrada. Lembre-se de que a chave para um centro de conhecimento bem-sucedido é o envolvimento e o feedback dos usuários. Portanto, incentive a interação e refine continuamente o conteúdo com base nas necessidades deles.