Use a IA do Notion para dar às equipes uma memória perfeita e economizar tempo

Ferramentas de gestão do conhecimento tradicionais podem ser difíceis de usar e ainda mais difíceis de configurar. Como gerente de conhecimento, você passa horas elaborando a estrutura perfeita para permitir que sua equipe acesse às informações de que precisa. Então, por que você tem a impressão de que ninguém consegue encontrar o conteúdo que você disponibiliza?

Com o Notion, você pode criar facilmente uma base de conhecimento para suas equipes internas. Além disso, quando os membros da equipe precisarem tirar uma dúvida, é só perguntar à IA do Notion.

Alimentado por tecnologia de inteligência artificial, o recurso Notion Responde pesquisa em todos os artigos relevantes da sua base de conhecimento e fornece uma resposta concisa, citando até as fontes. E, diferente de um chatbot genérico, se não for possível encontrar uma resposta, o Notion Responde não vai inventar uma.

Neste guia, você vai descobrir:

1. Como as equipes podem usar o Notion Responde para obter informações por conta própria

2. Como criar um wiki e gerenciar bases de conhecimento

3. Como configurar permissões e integrar membros da equipe à sua base de conhecimento do Notion

Quando todas as suas informações estiverem no Notion, tudo o que seus colegas de equipe precisarão fazer é perguntar naturalmente, e a IA do Notion fornecerá uma resposta, citando todas as páginas em que essas informações estiverem.

Confira algumas maneiras práticas de usar esse recurso:

• Solução de problemas de software ou suporte técnico para equipes de TI: se um membro da equipe estiver resolvendo um problema de software, poderá perguntar à IA do Notion, "Quais são as etapas mais comuns para resolução de problemas com o nosso software de CRM?" Se esse conhecimento existir no seu wiki, a IA do Notion fornecerá uma lista de possíveis soluções, ajudando o membro da equipe a resolver o problema, sem precisar abrir um ticket para o suporte de TI.

• Suporte no atendimento ao cliente: um atendente de experiência do cliente pode perguntar à IA do Notion, "Qual é a nossa política de reembolso para serviços de assinatura?" A IA do Notion vai extrair as informações específicas da sua base de conhecimento, ajudando os atendentes a responderem às perguntas dos clientes com precisão e eficiência.

• Adesão de novos colaboradores para RH e gestores: uma nova pessoa contratada poderia perguntar, "Quais são os procedimentos de integração do departamento de marketing?" A IA do Notion vai apresentar uma visão geral dos procedimentos relevantes, ajudando os novos membros da equipe a se familiarizarem rapidamente.

• Políticas corporativas para as equipes de RH: para entender "Qual é a política de trabalho remoto da empresa?", um membro da equipe pode fazer essa pergunta à IA do Notion e obter as informações necessárias, sem precisar pesquisar no manual da empresa ou perguntar no Slack.

• Processamento de objeções em tempo real para equipes GTM: quando o pessoal de vendas ou suporte está atendendo clientes, precisam ter acesso rápido ao conhecimento contido em cartões de batalha, análise competitiva, roadmap etc. Com a IA do Notion, tudo o que eles precisam fazer é perguntar para receber uma resposta imediata.

Fazer perguntas usando linguagem natural pode economizar até 5 minutos de tempo de pesquisa por consulta, melhorando enormemente a eficiência da organização à medida que ela cresce. Por onde começar?

A primeira etapa na utilização do Notion como ponto de apoio para sua equipe de suporte é centralizar todos os documentos existentes no Notion. Recomendamos usar o recurso de wiki para isso, porque você pode contar com propriedades extras para gerenciar o conhecimento, como a verificação.

Cada página do wiki pode ter um proprietário e um status de verificação, além de outras tags relevantes para a sua organização. Para criar um wiki, siga os passos abaixo:

1. Prepare o conteúdo: comece criando ou identificando as páginas que você deseja incluir na sua base de conhecimento Essas podem ser páginas que já existem no Notion, contendo informações sobre processos, políticas ou qualquer outro conteúdo relevante da sua equipe, ou conteúdo extraído de outra ferramenta.

2. Crie a página principal: reúna todo o conteúdo que você identificou em uma página com subpáginas. Se for sua primeira vez usando o Notion, confira como criar páginas e subpáginas aqui.

3. Transforme a página em um wiki: depois que o conteúdo estiver pronto, você poderá convertê-lo em um wiki para ativar propriedades adicionais que ajudarão a gerenciar esse conhecimento. Para isso, acesse a página principal do conteúdo, clique nos três pontos no canto superior direito para abrir o menu de opções da página e selecione "Transformar em wiki".

4. Atualize e mantenha o wiki: lembre-se de que uma base de conhecimento é um recurso dinâmico. No wiki recém-criado, você pode atribuir proprietários a cada artigo e definir datas de expiração no conteúdo. Saiba mais sobre como montar um wiki no Notion aqui.

Quando chegar a hora de começar a convidar membros da equipe para o Notion, é bom se informar sobre as permissões.

Como gerente de conhecimento, é provável que sua preocupação seja quem pode editar o conteúdo. É importante encontrar o equilíbrio entre proteger a integridade das informações e permitir a criação colaborativa de conhecimento. Por isso, os espaços de equipe permitem configurar níveis de permissão com especificações que atendam às suas necessidades.

Nas configurações do espaço de equipe, você pode definir o nível de permissão padrão como "pode visualizar" para a maioria dos membros. Depois, pode conceder níveis mais elevados de acesso individualmente aos gerentes de conteúdo necessários.

Dessa forma, ao começar a adicionar membros, esses terão acesso a tudo o que precisam, mas sem o risco de alterações acidentais.

Por último, é hora de adicionar os membros da equipe e concluir a implementação da base de conhecimento do Notion.

Para usar o Notion Responde, é necessário adicionar seus colegas de equipe como "membros" (não como convidados) ao espaço de trabalho. O Notion facilita a inclusão de usuários, dependendo do tamanho da sua equipe e das necessidades da sua organização. Você pode:

• Adicionar membros por e-mail: se souber os endereços de e-mail de todos que precisarão acessar sua base de conhecimento, poderá adicioná-los manualmente em "Membros". Essa opção é ideal para equipes menores ou para começar a testar o wiki com os colaboradores mais próximos.

• Adicionar membros via link de convite: na guia Configurações e membros, você pode gerar um link de convite que adicionará automaticamente novos membros. Para ter um sistema de gerenciamento descomplicado, você pode incluir essa opção na integração de membros da equipe.

• Adicionar membros via SSO: clientes do Plano Enterprise podem usar SSO para adicionar colaboradores via SCIM. Isso permite aos administradores de TI gerenciarem melhor o acesso da equipe e a manterem as informações mais seguras, automatizando o desligamento via SCIM.

Adotar o Notion para o gerenciamento interno da base de conhecimento ajudará a melhorar a eficiência da sua equipe e o acesso às informações. Assista a seguir como a Remote.com alcançou uma economia de US$ 485 mil por ano.

Quando você adiciona a IA do Notion ao seu plano, obtém acesso a todas as habilidades dela, não apenas ao Notion Responde. Isso significa que você pode usá-la para melhorar a escrita, simplificar tarefas, ampliar o trabalho diário e muito mais. Veja algumas maneiras de começar:

• Escreva artigos da base de conhecimento mais rápido: basta fornecer um resumo ou uma lista de pontos-chave para a IA do Notion gerar um rascunho detalhado e coerente, permitindo que você se concentre em refinar e personalizar o conteúdo.

• Torne os conceitos técnicos mais fáceis de entender: como membro da equipe técnica ou de TI, você pode pedir à IA do Notion que reescreva a documentação confusa de uma forma que facilite a compreensão das partes interessadas não técnicas. Isso economiza seu tempo e reduz a confusão geral para seus colegas.

• Prepare respostas para um cliente: uma resposta cuidadosa pode ajudar muito na solução do problema de um usuário. Com o Redator IA, você pode formular alguns tópicos e pedir à IA do Notion para criar uma resposta atenciosa e direta à pergunta do cliente.

• Resuma as anotações de reunião e encontre itens de ação: após uma reunião, basta pedir à IA do Notion para resumir os principais pontos e destacar qualquer item de ação. Isso pode ser particularmente útil em reuniões longas ou quando você precisa compartilhar as conclusões com membros da equipe que não puderam comparecer.