O sistema de gerenciamento de projetos que ajuda a Engenharia a acompanhar todas as iniciativas

O melhor sistema de gerenciamento de projetos abrange tudo – ele informa quem é responsável pelo quê, mostra o status de tudo, e evidencia as dependências e os casos-limite.

Isso vale especialmente para os projetos de engenharia, pois eles têm impacto direto em toda a empresa. É fundamental ter um sistema comprovado e escalável para executar iniciativas cheias de nuances e complexidade como essas. E quando a equipe aumentar e os engenheiros estiverem concentrados no seu próprio trabalho, eles também precisarão ter conhecimento total sobre atribuições, cronogramas, estágios de desenvolvimento e escopo.

Aqui, vamos mostrar a você a construção de um sistema de gerenciamento de projetos e roadmap feito sob medida para engenheiros (usamos um assim no Notion). Como já vimos em dezenas de equipes de engenharia, isso ajudará você a acompanhar projetos, garantindo que todos estejam na mesma página e dando visibilidade sobre seu trabalho a toda a empresa.

Em breve, você poderá criar um roadmap para seus projetos de engenharia parecido com este:

Os projetos de engenharia não impactam apenas a empresa – mais do que isso, eles impactam os usuários. Sua equipe está operando em um ambiente de alto risco. Se você escorrega nos prazos ou lança produtos com bugs, as consequências internas e externas são enormes.

Com o Notion, o sistema de gerenciamento de projetos e roadmap da sua equipe pode:

• Acompanhar o status de cada projeto – bugs, tarefas, sprints e grandes projetos podem ser facilmente movidos de um estágio para o seguinte com total visibilidade.

• Organizar todos os materiais relevantes para esse projeto em um único lugar – todos os trechos de código, notas, imagens ou protótipos associados a um projeto ficam em um único lugar com fácil acesso para sua equipe.

• Ter várias visualizações e evidenciar informações importantes – faça diferentes cortes do seu roadmap para mostrar apenas o que você quer ver, como os projetos designados a um engenheiro ou todas as correções de bugs programadas para a semana.

Como isso ajuda a sua equipe?

• Lance rápido, com qualidade e economize tempo – velocidade é uma vantagem competitiva, então, tenha um sistema que permita a você manter a velocidade (e a qualidade) sem se preocupar com a logística do gerenciamento do projeto.

• Amplie as capacidades de sua equipe – criar um processo escalável permite que sua equipe trabalhe em mais projetos de maior impacto. E com um roadmap personalizável, você pode adequar o fluxo de trabalho às necessidades específicas da sua equipe.

• Transparência para sua equipe e para a empresa – um roadmap compartilhado dá a seus engenheiros visibilidade sobre o trabalho de todos, e a empresa toda pode ver o status dos projetos relacionados ao trabalho deles.

Seu sistema de roadmap e gerenciamento de projetos é a maneira de visualizar projetos de grande escala e todas as pequenas tarefas e materiais associados a eles. Saiba como você pode criá-lo, com dicas para que os engenheiros o aproveitem ao máximo.

Com o Notion, você pode criar tipos diferentes de bases de dados: tabelas, listas, quadros, calendários etc. Aqui, vamos usar um quadro – uma coleção de diferentes páginas de projetos que você pode mover de uma etapa de seu processo para a próxima.

• Clique / para mostrar o menu completo de opções do que você pode fazer em uma página do Notion. Esse é o chamado "comando de barra".

• Para criar um quadro, digite /quadro e selecione Quadro - Página inteira no menu. Você criará uma nova página que é nada menos que o seu quadro.

• Você também verá que já incluímos algumas colunas. Você pode personalizá-las de acordo com o fluxo de trabalho de sua equipe. Clique em cada uma para mudar o título, e vá para a direita e clique + Adicionar um grupo para criar uma nova coluna.

• Você também verá que nós começamos com algumas páginas em branco. Estes serão seus projetos. Clique em um deles para ver as propriedades associadas a ele no topo.

• Pegue um desses cartões e mova-o ao longo do processo. E aí, não é uma sensação boa?

Este quadro servirá de roadmap e de sistema de gerenciamento de projetos. Você pode ter tudo relacionado a um projeto dentro de cada página, enquanto acompanha seu progresso. Isso ajuda os engenheiros a economizarem tempo sem ficar pulando de um aplicativo para outro apenas para ver onde está o trabalho – o Notion mantém tudo em um só lugar.

Antes de ajudar você a organizar seus projetos, queremos mostrar um sistema que tem beneficiado bastante a nossa equipe de engenharia.

Nós organizamos nossos projetos em épicos, tarefas, sprints e bugs.

• ⛰️ Os épicos são iniciativas grandes e abrangentes.

• 🔨 As tarefas são ações que compõem os épicos.

• 🏃 Os sprints são esforços com prazos determinados para concluir um conjunto de tarefas.

• 🐞 Os bugs são tarefas específicas relacionadas a correções.

Estas vão ser as tags que conectarão tudo em que sua equipe de engenharia estiver trabalhando. Por exemplo, se um épico é "melhorar o tempo de inicialização em dispositivos móveis", essa página terá todas as tarefas associadas a ele, como a reconstrução do menu de compartilhamento no iOS e Android. Dessa forma, tudo o que estiver relacionado a um projeto específico fica em um só lugar e você não perde nada. Vamos falar mais sobre isso aqui embaixo.

Antes de mais nada, aqui vão algumas dicas para você montar seu sistema de gerenciamento de projetos e de roadmap.

• Adicione propriedades às suas páginas – dentro das páginas do seu quadro, você verá propriedades. Elas são atributos que você associa a cada página, como a data em que foi criada, o PM ou o tipo de projeto. Clique em uma propriedade e selecione Tipo de propriedade para ver as opções. Use uma propriedade de Seleção e a chame de "Tipo" para criar tags para "Épico", " Sprint", "Tarefas" e "Bugs." Use uma propriedade de Pessoa para marcar os engenheiros no projeto. Use uma propriedade de Data para selecionar uma data de lançamento. Use uma propriedade de Seleção múltipla para marcar diferentes sprints em que essas tarefas serão incluídas.

• Mostre propriedades na visualização do quadro – isso ajudar a ter uma visão panorâmica de tudo que há no quadro a partir de metadados. Perto da parte superior direita de seu quadro, selecione Propriedades. Você verá todas as propriedades que colocou em seus cartões. Ative cada um que você deseja exibir na visualização do quadro. Você pode até mesmo pegar o ícone ⋮⋮ para mudar a ordem em que elas aparecem nos cartões.

• Mude o agrupamento de seu quadro – na parte superior direita de seu quadro, você verá o botão Agrupar por. Com ele, você pode mudar as colunas em seu quadro para qualquer uma das propriedades de Seleção, Seleção múltipla ou Pessoa que adicionou aos cartões. Por exemplo, você pode agrupar por engenheiros para ver quem está trabalhando em quê. Você pode agrupar por sprint para ver as tarefas em cada sprint. Você pode agrupar por prioridade e ver qual é o próximo projeto na lista.

• Adicione visualizações – com o Notion, você pode exibir um conjunto de informações de várias maneiras diferentes. Talvez você queira um calendário de quando os épicos serão lançados, ou uma tabela de todos os bugs em que sua equipe está trabalhando. Para fazer isso, acesse + Adicionar visualização ao lado do título da sua tabela, selecione o tipo de base de dados desejada e clique em Criar. Depois, você poderá aplicar diferentes filtros e classificações para personalizá-la ainda mais. Digamos que você queira uma tabela de seus bugs prioritários. Crie uma visualização de tabela, depois selecione Filtrar e + Adicionar filtro. Você pode agora escolher a propriedade de tipo como bug, e somente bugs aparecerão na tabela. Para classificar, selecione Classificar, + Adicionar uma classificação, selecione a prioridade e defina como ascendente.

O Notion facilita a personalização das visualizações de todos os seus projetos. Seja uma informação para um projeto específico ou um calendário de suas maiores iniciativas, o Notion coloca o poder em suas mãos. Assim, você tem um acompanhamento granular ou de alto nível dos seus projetos, e ainda pode fazer um download completo de tudo num piscar de olhos.

Quer saber mais sobre filtros avançados de base de dados? Assista a este👇 vídeo de 4 minutos.

Usando uma propriedade de Relação, você mostra cada tarefa relacionada a um projeto dentro do cartão do projeto.

Digamos que você esteja adicionando emojis in-line ao seu produto. Você vai criar um épico para esse projeto. Depois, você vai criar as tarefas necessárias para concluir esse projeto – como autocompletar e as dicas de contexto dos emojis. No cartão do épico dos emojis in-line, você tem todas as tarefas, assim sua equipe consegue se organizar e render mais.

Veja aqui como criar isso:

• Crie um épico – este deve ser um grande projeto em que você está trabalhando, como "emojis in-line".

• Crie uma propriedade de Relação para o épico – nesse cartão, selecione + Adicionar propriedade e escolha Relação (não se esqueça de nomeá-la de "Épico"). Você verá uma lista de todas as suas bases de dados. Pesquise a base de dados em que você está no momento. Após selecioná-la, você terá duas opções para o tipo de relação que deseja criar. Selecione Criar uma nova propriedade. Isso torna a sua relação uma via de duas mãos: você pode atribuir uma tarefa a um épico, ou atribuir um épico a uma tarefa.

• Crie uma propriedade de Relação para a tarefa – seguindo os mesmos passos acima, crie outra propriedade de relação, conecte-a à mesma base de dados e dê o nome de "Tarefas".

• Conecte uma tarefa a um épico – agora está tudo pronto para você criar uma tarefa. Usando nosso exemplo acima, crie um cartão para "dicas de contexto de emojis". Usando a propriedade "Épico", selecione seu épico "emojis in-line."

• Abra o cartão para ver todas as tarefas – no cartão do seu épico "emojis in-line", você verá todas as tarefas que foram atribuídas a ele. Você pode acrescentar todas as tarefas necessárias para realizar o trabalho.

As propriedades de relação unem todo o seu trabalho. Assim, se o seu projeto for grande e complicado, exigindo muitas tarefas e engenheiros responsáveis por elas, você poderá coletar e organizar todas as tarefas em um único lugar para aumentar a eficiência.

Agora você tem a estrutura do seu sistema de gerenciamento de projetos e roadmap. E cada página deste quadro também abrigará todos os elementos de cada épico, tarefa ou bug.

Em vez de pular de software em software, seus engenheiros poderão trabalhar, dar feedback e conectar suas ferramentas em um só lugar com o Notion.

• Personalize cada página – cada projeto requer documentações diferentes, organizadas para facilitar a consulta e o uso. O Notion dá a você a estrutura para organizar as informações da forma mais adequada à sua tarefa do momento. Crie cabeçalhos dentro das páginas digitando /título. Em seguida, crie colunas pegando o ícone ⋮⋮ e arrastando o cabeçalho até a direita. Usando o ícone ⋮⋮, arraste e solte textos, imagens, vídeos e muito mais sob esses cabeçalhos para ter uma página limpa, organizada e fácil de entender.

• Integrações para engenheiros – os engenheiros usam um conjunto único de ferramentas para realizar seu trabalho. O Notion reúne todas elas. Digite /código para incluir um trecho de código diretamente na sua página. Isso é ótimo em situações como o lançamento de novos controles para dispositivos móveis e você quer saber de sua equipe se o código está certo. Ou você pode compartilhar um gist do GitHub digitando /gist. Você pode até incluir uma /imagem ou /vídeo para mostrar esses novos controles em ação diretamente na página.

Aprenda tudo o que você precisa saber sobre blocos de código neste vídeo de 3 minutos 👇

• Páginas dentro de páginas – você pode manter toda a documentação relacionada a um projeto dentro dele. Basta adicioná-la como subpáginas digitando /página. Adicione camadas infinitas de páginas e capture todas as informações necessárias para concluir qualquer coisa. Dessa forma, você e a sua têm uma rota certa para encontrar tudo em sua barra lateral, abrindo os alternantes.

• Feedback em tempo real – use o símbolo @ para marcar um colega de equipe e obter feedback sobre um projeto. Um colega engenheiro pode fazer algumas anotações no seu código. Um designer pode comentar um arquivo Figma que você integrou no novo menu suspenso. Normalmente, os designers e engenheiros ficariam isolados com as suas próprias ferramentas. Em vez disso, o Notion conecta equipes multifuncionais para proporcionar feedbacks precisos.

• Contexto total para tomar decisões – dentro das páginas, você pode ter um processo contínuo de pensamento para cada aspecto de um projeto. Inclua notas sobre por que uma tarefa deixou de ser prioridade, ou por que sua equipe mudou as diretrizes do código para dispositivos móveis. Você pode até incluir resultados de testes dentro dessas páginas, usando a força dos dados para respaldar a sua tomada de decisão. O Notion dá clareza total sobre o que aconteceu e o que precisa acontecer na sequência.

Quando o trabalho e o gerenciamento do projeto acontecem no mesmo lugar, você não precisa se preocupar em perder coisas pelo caminho – você tem apenas um sistema, então o seu controle é total.

Tudo o que você precisa saber sobre comentários e discussões em 4 minutos.

Em seu sistema de gerenciamento de projetos, você pode criar modelos exclusivos para cada problema a ser resolvido por um engenheiro.

Os modelos ajudam os engenheiros a lidarem com os problemas sempre da mesma maneira. Isso permite uma abordagem consistente para resolver problemas, economizando tempo e criando um conhecimento institucional robusto. Por exemplo, em um relatório de bug, você terá cabeçalhos pedindo que seus engenheiros façam capturas de tela e reproduzam o bug, permitindo evidenciar as informações necessárias para encontrar uma resposta rápida.

Para adicionar um modelo ao seu quadro, clique na seta para baixo ao lado do botão azul Novo no lado direito da sua base de dados e selecione + Novo modelo. Uma página em branco se abre para você criar o modelo uma vez e usá-lo sempre que quiser.

Para a engenheira Sarah Lim, membro da nossa equipe de engenharia, "um bom sistema de gerenciamento de tarefas se adapta ao conhecimento e aos processos da equipe".

Ela continua: "as relações nos permitem associar entidades heterogêneas. Um conjunto de tarefas pode estar relacionado a um projeto que, por sua vez, está relacionado a anotações de reunião e documentação de design. O resultado é um sistema que retrata o que está acontecendo e como todos os componentes se encaixam."

Aqui vão algumas dicas que aprendemos com o nosso próprio sistema de gerenciamento de projetos de engenharia:

• Crie uma versão vinculada da sua base de dados para subequipes de engenharia – se você tiver subequipes, vale criar uma visualização da base de dados que tenha apenas as tarefas e os projetos delas. Dentro da sua wiki de engenharia, cada equipe pode ter sua própria página – por exemplo, uma para suas equipes de infraestrutura e de plataforma. No topo da página, pode ficar uma versão do sistema de gerenciamento de projetos e roadmap, filtrada apenas para mostrar os épicos da equipe de infraestrutura. Isso ajuda a aumentar o foco sem perder a transparência sobre o trabalho da equipe de engenharia como um todo.

• Vincule suas anotações de reunião ao sistema de gerenciamento de projetos – assim como as tarefas estão vinculadas a épicos, você também pode vincular as anotações de reunião a seus épicos. Crie outra propriedade de Relação e a vincule a uma base de dados de anotações de reunião. Assim, você tem todas as discussões sobre um projeto catalogadas junto com suas respectivas tarefas. Essa comunicação assíncrona ajuda a promover transparência e a manter todos por dentro, mesmo os engenheiros que não estavam na reunião.

• Designe um proprietário claro para cada épico e tarefa – crie duas propriedades de Pessoa em seus épicos e tarefas, uma para o proprietário do projeto e outra para a equipe responsável por executá-lo. Com um proprietário claro para cada projeto, todo mundo saberá com quem tirar dúvidas. Assim a comunicação fica mais clara, simplificada e multifuncional.