Quem deve ser membro do espaço de trabalho e quem deve ser convidado?

Um espaço de trabalho colaborativo em que todos têm o acesso apropriado ao conteúdo é a maneira moderna de trabalhar. No entanto, como administrador, você deseja alocar o orçamento da sua equipe de forma responsável e evitar o uso de mais licenças pagas do que o necessário, enquanto garante que todos tenham as ferramentas certas para trabalhar.

Entender a diferença entre membros e convidados ajudará você a decidir quem convidar para participar do seu espaço de trabalho.

Este guia explica:

• As principais diferenças entre membros e convidados em espaços de trabalho

• Quem deve ser membro e quem deve ser convidado

• Como gerenciar as configurações de membros e convidados

É mais provável que os membros sejam pessoas da sua organização com acesso à maior parte do conteúdo do espaço de trabalho.

Seus colegas de empresa precisam se tornar membros do espaço de trabalho para que possam colaborar de forma eficaz, compartilhar conteúdo, criar e editar páginas, bem como acessar todas as informações relevantes para as suas funções.

Os membros podem:

• Ter acesso a todo o espaço de trabalho: eles terão algum nível de acesso à maioria do conteúdo, mesmo que seja apenas para ler ou comentar, exceto conteúdo privado e páginas que tenham sido restritas.

• Pertencer a grupos e espaços de equipe: você pode adicionar membros do espaço de trabalho a grupos e convidá-los para os espaços de equipe. Os membros também podem entrar em qualquer espaço de equipe aberto. Dentro de um espaço de equipe, os membros podem encontrar facilmente informações relevantes para a função e criar documentos com colegas de equipe.

• Criar páginas e espaços de equipe: os membros podem criar páginas em qualquer área à qual tenham acesso e adicionar novos espaços de equipe.

• Trabalhar em páginas privadas: os membros têm uma seção Particular na barra lateral em que podem criar páginas privadas. Quando precisarem compartilhar de forma mais ampla, basta que movam essas páginas para o devido espaço de equipe.

• Compartilhar páginas e ajustar configurações de página: membros com acesso completo podem compartilhar páginas com pessoas ou grupos e publicar páginas na web.

Existem diferentes tipos de membro de espaço de trabalho no Notion:

1. Proprietários do espaço de trabalho podem gerenciar as configurações do espaço de trabalho, excluir um espaço de trabalho e gerenciar administradores, membros e convidados.

2. Administradores de membros existem apenas nos Planos Enterprise. Eles podem adicionar ou remover membros do espaço de trabalho ou de grupos, mas não têm acesso às configurações do espaço de trabalho.

3. Membros são todos os outros colegas, que podem criar e editar páginas do Notion, mas não têm acesso às configurações do espaço de trabalho.

Alguns aspectos precisam ser considerados ao decidir se alguém deve se tornar membro de um espaço de trabalho.

Em primeiro lugar, o acesso é cobrado por cada membro nos planos pagos. Portanto, não é ideal você pagar uma licença para alguém que só trabalha com você em curto prazo ou por projeto.

Os membros devem ser pessoas que precisarão fazer login regularmente e acessar muito conteúdo do espaço de trabalho.

Exemplos de membros do espaço de trabalho incluem:

• Todos na sua equipe: faça com que todos da sua equipe sejam membros para que possam acessar wikis, tarefas e trabalhar de forma colaborativa no planejamento e execução de projetos.

• Seu gerente e o gerente dele: os gerentes devem ser membros do espaço de trabalho para que possam ter total visibilidade do trabalho da equipe e das metas e iniciativas mais amplas da empresa.

• Seus parceiros de agência: parceiros regulares podem se tornar membros, mas talvez precisem acessar apenas um espaço de equipe, não todo o espaço de trabalho.

• Fornecedores regulares: você pode convidar alguns prestadores de serviço e freelancers para se tornarem membros se eles trabalharem com você a longo prazo e precisarem de acesso a várias áreas diferentes do espaço de trabalho.

• Funcionários temporários e estagiários: dependendo do escopo de trabalho, funcionários temporários e estagiários podem precisar se tornar membros. Você poderá removê-los do espaço de trabalho quando o contrato deles terminar.

Os convidados provavelmente serão colaboradores externos que não são funcionários da sua organização e que trabalham com você em projetos específicos, muitas vezes por um curto período.

Você convidará as pessoas para o espaço de trabalho por página, e elas não terão acesso a todo o espaço de trabalho.

Quando você convida alguém para uma página, a pessoa pode visualizar as subpáginas automaticamente. No entanto, você pode ajustar as configurações dessas páginas para restringir o acesso, se necessário.

Os convidados não podem:

• Criar páginas fora do conteúdo para o qual foram convidados: as pessoas só podem criar subpáginas aninhadas na página compartilhada.

• Participar de espaços de equipe ou grupos: não é possível adicionar convidados a grupos ou convidá-los para um espaço de equipe.

Os convidados no seu espaço de trabalho podem incluir:

• Freelancers e prestadores de serviço: na maioria dos casos, você não precisará adicionar freelancers e prestadores de serviço como membros porque eles provavelmente só precisarão de acesso a um conteúdo limitado que você pode adicionar a uma página compartilhada.

• Clientesde sua agência: convidar clientes para seus espaços de trabalho é uma forma conveniente de compartilhar projetos e rascunhos. Você pode criar uma página inicial de portal de cliente com tudo o que será preciso revisar.

• Um mentor, instrutor ou familiar: se quiser feedback sobre um documento, como seu plano de desenvolvimento pessoal, você poderá convidar um amigo ou mentor para ver a página como convidado.

Se você quiser compartilhar uma página com um convidado, acesse o menu Compartilhar na página desejada.

Clique em Convidar, digite o endereço de e-mail da pessoa, escolha o nível de acesso dela e selecione Convidar.

O convidado receberá um e-mail com um link para a página.

Se quiser ajustar o nível de acesso do convidado, você poderá retornar ao menu Compartilhar e selecionar uma opção no menu suspenso.

Na seção Membros de Configurações e membros, você verá uma guia para Convidados.

Nela, você encontra todas as páginas às quais cada convidado tem acesso. Também é possível transformar convidados em membros e removê-los do espaço de trabalho.

Como seu plano limita o número de convidados, lembre-se de remover quem não precisa mais de acesso.

Os proprietários de espaço de trabalho podem ajustar as opções de convite na seção Segurança das configurações do espaço de trabalho. Nelas, você pode escolher se os membros podem convidar pessoas diretamente, por meio de solicitação de convidado ou desabilitar completamente convidados.

Se as solicitações de convidados estiverem habilitadas, os proprietários de espaço de trabalho poderão convidar pessoas diretamente, mas todos os outros usuários terão que criar uma solicitação de convidado e esperar que ela seja aprovada por um proprietário.

Os proprietários de espaço de trabalho podem habilitar solicitações de convidados para ter mais controle sobre quem visualiza o conteúdo da empresa e para garantir que o espaço de trabalho não ultrapasse o limite de convidados.