Crie fluxos de trabalho simplificados de gerenciamento de projetos usando automações de base de dados

Se você é gerente de projetos (ou qualquer pessoa que gerencie trabalho), pode ser inundado com tarefas repetitivas – atualizar status de projetos, adicionar e atribuir novas tarefas, enviar lembretes e muito mais, do início ao fim do projeto.

O trabalho manual aumenta junto com a sua equipe, mas com o Notion, você pode transformar essas tarefas chatas em automações da base de dados que você configura uma vez e esquece.

Neste guia, vamos mostrar como usar automações de base de dados para configurar fluxos de trabalho customizados para agilizar seus processos e garantir que nada escape do seu controle.

As automações de base de dados são feitas de sequências de ações iniciadas por eventos gatilhos. Você configura os gatilhos e as ações que se seguem, baseadas em mudanças nas propriedades da base de dados. A automação se estrutura assim: “Quando algo assim ocorrer (um gatilho), faça isto (uma ação)."

[vídeo - mostrar opções do menu de automações]

Por exemplo, o seu gatilho pode ser quando uma nova página é adicionada à base de dados, e as ações resultantes podem preencher algumas propriedades com as respostas que você escolheu.

As automações de base de dados podem completar ou atualizar propriedades, adicionar ou editar páginas em outra base de dados, enviar notificações do Slack e muito mais.Você pode customizar as automações, se precisar, e ter várias delas rodando na mesma base de dados para cenários diferentes.

Esse recurso está disponível em qualquer base de dados do Notion, mas ele brilha mesmo no gerenciamento de projetos, em que fluxos de trabalho precisam ser exatos, sem que nada seja perdido ou esquecido.

Ao criar automações de base de dados, você consegue:

• Reduzir a perda de tempo entre tarefas — em vez de esperarem para receber o próximo projeto, os membros da sua equipe serão notificados sempre que algo novo cair nos seus colos.

• Evitar erros humanos — quando sua equipe lida com vários projetos, as tarefas manuais (como reatribuir uma tarefa) são as mais esquecidas. Com as automações, você reduz a carga cognitiva da sua equipe e evita que algo se perca no caminho.

• Consolidar o gerenciamento de projetos — como as automações de base de dados são nativas do Notion, você não precisa criar fluxos de trabalho complexos usando ferramentas de terceiros. Você pode fazer todo o gerenciamento de projetos no Notion para manter sua equipe focada, sem pular de contexto em contexto.

É bem fácil configurar automações de bases de dados.

Em sua base de dados de projetos ou tarefas:

1. Vá ao menu de opções … e selecione Automações ou apenas clique no ícone de raio.

2. Escolha Nova automação e dê outro nome a ela se quiser.

3. Em seguida, selecione seus gatilhos, que podem ocorrer quando uma nova página for adicionada, uma determinada propriedade (ou propriedades) for editada ou Qualquer propriedade for editada. Os gatilhos são formatados como instruções do tipo “ou”. Assim, se qualquer um dos gatilhos ocorrer, a automação será acionada.

4. Escolha as ações resultantes, como adicionar uma nova página a essa ou outra base de dados, editar uma propriedade (nessa ou em outra base de dados), ou enviar uma notificação pelo Slack.

5. Clique em Criar para salvar a automação.

[vídeo - criar uma automação]

Sempre que quiser editar suas automações, volte ao menu e faça as alterações.

Pronto para começar a criar as suas automações?

Aqui vão alguns exemplos úteis para você testar nas suas bases de dados de projetos e tarefas.

Sempre que adicionar uma nova tarefa à sua base de dados, você pode atribuir essa tarefa a alguém, enviar uma notificação e dar a ela o status correto.

Para fazer isso, crie uma nova tarefa e a chame de, por exemplo, “Novo fluxo de tarefas”. Vá para + Adicionar gatilho e selecione + Página adicionada.

No menu + Adicionar ação, atribua a todas as novas páginas o status Não iniciado e selecione um membro da equipe para atribuí-las. Por último, clique em "Enviar notificação do Slack para" e escolha quem você deseja notificar.

Agora, sempre que você adicionar uma nova tarefa, verá que todas essas propriedades foram concluídas e uma notificação do Slack será enviada.

[vídeo - criar novo fluxo de tarefas]

Para simplificar o início do seu projeto, você pode criar uma automação de Início de projeto em sua base de dados de Projetos.

O gatilho ocorrerá quando o status de um projeto for alterado de Não iniciado para A seguir. As ações que se seguem agendarão uma reunião de início do projeto automaticamente e notificarão o gerente do projeto.

No menu de Ações, selecione Adicionar página e encontre a base de dados das anotações de reunião. Chame a nova página de Início de projeto e clique em Editar outra propriedade para marcar todos os membros da equipe e definir a data da reunião como Hoje, que será a data atual sempre que o fluxo de trabalho for acionado. Para terminar, pode-se enviar uma notificação no Slack ao gerente de projeto para alertá-lo de que o projeto está prestes a começar.

[vídeo - rode automação para iniciar um projeto]

Os gerentes de projeto podem finalizar um projeto com um clique usando esta automação.

Primeiro, adicione uma propriedade de caixa de seleção à base de dados do seu projeto e chame-a de algo como Finalização. Depois, crie uma automação em que o gatilho seja uma atualização da propriedade de finalização.

Ao marcar a caixa de seleção, você pode alterar o status de todas as tarefas relacionadas a serem concluídas, notificar o canal de Slack da sua equipe e atualizar a Data de conclusão para Hoje.

[vídeo - marque a caixa de seleção para finalizar um projeto]

Existem infinitas maneiras de criar fluxos de trabalho eficientes em todo o seu espaço de trabalho com automações de base de dados.

Quer mais inspiração?

Aqui vão mais sugestões para você usar automações de base de dados tanto na vida profissional quanto na pessoal – com modelos úteis para começar.

• Adicione datas de fechamento ao seu canal de vendas — ao marcar um negócio como Concluído em seu pipeline de vendas, defina automaticamente a propriedade Data de conclusão como hoje e envie uma notificação para seu canal #vendasfechadas do Slack.

• Atribua um entrevistador para novos candidatos — no Rastreador de candidatos da sua empresa, uma automação marcará o líder da equipe de Engenharia como Entrevistador sempre que você adicionar um novo candidato para a equipe de Engenharia. Você pode criar automações semelhantes para outras equipes.

• Marque cursos nos quais você está matriculado — quando você adiciona um novo curso à base de dados de Cursos no seu Rastreador de tarefas, a propriedade Inscrito agora será marcada automaticamente.

• Crie um lembrete para provisão de impostos — sempre que você criar um novo item marcado como Freelance, Trabalho autônomo ou outra categoria de sua escolha em sua base de dados de finanças pessoais, você receberá uma notificação no Slack lembrando você de reservar dinheiro para impostos.

• Marque datas de início e fim na sua lista de leitura — complete as datas de início e conclusão de todos os livros que você leu e organize-as em sua lista de leitura.