5 etapas para configurar o Notion para sua organização

Vamos ver sua equipe colaborando em um espaço de trabalho conectado do Notion?

À medida que você ou seus parceiros de TI estão começando a desenvolver seu plano de implementação do Notion, você deve estar se perguntando o que precisa fazer para colocar tudo em funcionamento.

Neste guia, vamos explicar as 5 etapas de configuração do Notion para sua organização — da configuração do espaço de trabalho, à manutenção cotidiana.Em cada seção, você terá uma visão geral do que fazer, além de links para um guia mais detalhado que lhe dará instruções passo a passo.

Este guia irá ajudar você a:

• Entenda como preparar sua empresa para adotar o Notion com sucesso

• Importe conteúdo para o Notion para uma experiência de trabalho consolidada

• Encontre todos os recursos de capacitação de equipe que você precisa em um só lugar

Dedicar um tempo para estabelecer a arquitetura do seu espaço de trabalho ajudará você a organizar suas informações de forma lógica, para que os membros da equipe possam encontrar o que procuram e saibam onde contribuir com seu trabalho.

Antes de tudo, você precisará criar seu espaço de trabalho do Notion. Com isso concluído, indique alguns membros da sua equipe para serem proprietários do espaço de trabalho. Eles serão responsáveis por se familiarizar com as configurações de segurança e autorização do Notion, entender os diferentes tipos de usuários (e como configurá-los) e o faturamento. Normalmente, será alguém do departamento de TI da sua empresa que está trabalhando com segurança e autorização, além dos líderes de sua equipe ou gerentes de conhecimento que ajudarão a adicionar conteúdo.

Com a configuração de TI em andamento, você pode começar a estruturar o espaço de trabalho, dividindo-o em espaços de equipe. Eles são seções do espaço de trabalho que fazem parte dos departamentos da sua empresa, que dão a cada equipe um local para trabalhar.

A maioria das organizações começa com um espaço de equipe “Geral” para todos e depois cria espaços diferentes para cada departamento. Seu espaço de equipe geral abrigará conhecimentos de toda a empresa, como documentos e anotações de reuniões, enquanto os espaços de equipe específicos da equipe tendem a abrigar rastreadores de projetos e fluxos de trabalho personalizados.

Confira estes exemplos de wiki que armazenam conhecimento da equipe e rastreadores de projetos personalizados, como este calendário de conteúdo ou roadmap de produto.

No entanto, para uma implementação de sucesso por toda a organização, é preciso pensar a fundo sobre como você e outras equipes vão trabalhar juntos. Considere quais casos de uso do Notion serão mais benéficos para sua equipe – acompanhamento de projetos, gerenciamento de conhecimento ou documentação – e comece a criar essas páginas. Se você não tiver certeza do que exatamente acontece no Notion, leia nosso guia sobre onde o Notion se encaixa no ecossistema de ferramentas da sua empresa.

Como proprietário do Notion em sua organização, geralmente recomendamos focar nos casos de uso geral e em toda a empresa e atribuir proprietários específicos para fluxos de trabalho baseados em equipe. Esta etapa é provavelmente o momento certo para começar a trazer essas pessoas para a conversa.

Há duas maneiras de começar rapidamente com esses casos de uso: importar conteúdo de outra ferramenta ou usar modelos.

Você pode importar conteúdo de outras ferramentas diretamente para o Notion, para poder continuar de onde parou.

Primeiramente, conecte e verifique sua conta no Menu Configurações, depois abra o Menu Importar na barra lateral, escolha a ferramenta da qual deseja importar e siga as instruções.

Além disso, explore nossa Galeria de Modelos para sistemas prontos para usar em qualquer necessidade — desde documentos genéricos e anotações até soluções sob medida para sua equipe.

Assim que encontrar o que deseja na Galeria de modelos, duplique a página no espaço de equipe e personalize-a da maneira mais adequada à sua equipe.

À medida que você começa a incluir os membros da sua equipe no Notion, você desejará tornar o processo de adaptação o mais tranquilo possível.

Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para ajudar sua equipe a aprender e se ajustar ao Notion:

• Explique como o Notion se encaixa em suas ferramentas – os membros da equipe precisarão entender como o Notion se conecta ao restante de suas ferramentas. Seu trabalho é mostrar a eles os casos de uso, o valor e por que isso é diferente e melhor do que eles fazem hoje.

• Crie uma página de onboarding — adicione os membros da sua equipe a uma página de integração que contém todos os recursos necessários para começar, como vídeo e guia para aprender o básico. Para começar, verifique os recursos abaixo.

• Incentive a experimentação em páginas particulares — as pessoas podem usar a seção Particular do espaço de trabalho para experimentar criar uma página, inserir blocos e brincar com base de dados.

• Introduza recursos colaborativos — convide outras pessoas para páginas e projetos. Comece marcando pessoas e comentando.Isto dará início a um ciclo de colaboração.Compartilhe coisas dentro e fora do Notion, nas suas ferramentas de mensagem.

Certifique-se de que a integração seja bem-sucedida fornecendo aos membros da equipe todas as informações necessárias para usar o Notion com confiança.

• Faça com que todos concluam a Universidade Notion – comece com o Básico do Notion e continue a partir daí.

• Avalie o progresso com listas de onboarding — dê às pessoas um incentivo para ler todos os materiais de integração e medir seu progresso.

• Abuse da interatividade — em vez de uma página de texto, sua página de onboarding pode incluir vídeos, uma galeria de recursos e até mesmo seu próprio vídeo tutorial mostrando como usar seu espaço de trabalho.

A colaboração é o coração do Notion e é importante garantir que todos tenham acesso ao conteúdo que necessitam e possam contribuir com o trabalho de sua equipe.Além disso, você vai querer limitar o número de pessoas que podem fazer alterações significativas no espaço de trabalho, como adicionar novos membros e alterar as configurações de segurança.

Existem quatro tipos de usuários no Notion - proprietários do espaço de trabalho (que possuem acesso completo ao espaço e às configurações de segurança), administradores de membros (somente no Plano Enterprise), membros e convidados.

Os proprietários do espaço de trabalho serão responsáveis pelo gerenciamento de usuários e pelo fornecimento de acesso ao conteúdo.O acesso também pode ser ajustado ao nível da página. Existem quatro níveis de acesso à página:  Acesso completo, Pode editar, Pode comentar e Pode visualizar.

O Notion oferece a funcionalidade Single Sign-On (SSO) para usuários Business e Enterprise, aumentando a segurança e simplificando o gerenciamento de acesso.

A autenticação SAML está disponível para espaços de trabalho nos planos Business ou Enterprise.

Lembra-se dos proprietários do espaço de equipe que você atribuiu no passo 2? Esta é a hora deles brilharem. Depois que suas equipes estiverem formadas, você pode começar o processo de construção de fluxos de trabalho específicos para equipes e conectar ferramentas especializadas para aproveitar ao máximo seu espaço de trabalho.

Existem inúmeras maneiras de as equipes usarem o Notion, mas estes são alguns dos casos de uso mais comuns:

• Gerencie projetos e tarefas — com o sistema integrado de Projetos e tarefas do Notion, as equipes podem acompanhar o trabalho diário e projetos maiores sem esforço.

• Conecte documentos e anotações de reunião — use as bases de dados do Notion para criar e organizar sua documentação e levar suas anotações para cada reunião. Você pode então conectar as informações relevantes ao projeto certo.

• Aumente a base de conhecimento da sua equipe — construa uma base de conhecimento onde os membros da equipe possam encontrar todas as informações necessárias sobre a empresa e sua função.

Há chances que, mesmo que você tenha vários casos de uso para o Notion, você queira continuar usando outras ferramentas — seja porque algumas equipes precisam de ferramentas especializadas para seu trabalho ou porque você está planejando migrar para o Notion mais tarde.

O bom é que você pode continuar usando qualquer ferramenta para especialistas e, ao mesmo tempo, conectar todo o seu trabalho ao Notion.

Por exemplo:

• Adicione a pré-visualização do link para dar contexto — ao colar um link no Notion, você tem a opção de Colar como prévia, que dá uma visualização do conteúdo da URL, fornecendo contexto.

• Crie bases de dados sincronizadas com informações atualizadas — puxe uma base de dados inteira de conteúdo de ferramentas como Github e Jira para uma base de dados sincronizada do Notion atualizada em tempo real.

• Use propriedades conectadas em sua base de dados — conecte arquivos do Google Drive e do Figma e puxe requisições do GitHub em sua base de dados por meio de propriedades especiais de conexão.

• Integre com o Slack para facilitar a comunicação da equipe – se sua equipe usa o Slack para se comunicar, você pode integrar o Slack com o Notion para enviar notificações automáticas e colar mensagens do Slack na sua página.

Agora que sua equipe já sabe usar o Notion, aqui estão algumas práticas recomendadas para garantir que todos aproveitem ao máximo a ferramenta.

Evite que o espaço de trabalho fique bagunçado e certifique-se de que o conteúdo permaneça atualizado e relevante.

• Atribuir proprietários de páginas e usar verificação — você pode transformar a base de conhecimento da sua empresa em um wiki que lhe dá recursos extras, como a verificação de páginas. Os proprietários de páginas podem marcar uma página como verificada para sinalizar que o conteúdo é recente.

• Organize a barra lateral — uma barra lateral bagunçada dificulta que os membros da equipe encontrem o que precisam. Certifique-se de que a barra lateral esteja organizada e que as páginas de cada equipe estejam contidas em seus espaços de equipe.

• Use o recursoPesquisar — os membros da equipe podem usar a função Pesquisar para encontrar páginas e informações facilmente.

• Onboarding contínuo — quando novos colegas de equipe ingressarem na sua empresa, convide-os para o seu espaço de trabalho do Notion e faça um tour usando os recursos acima

• Confira novos recursos — fique de olho em nossa página “Novidades” para incorporar novos recursos e conexões à medida que são lançados e compartilhe recursos-chave com seus colegas de equipe para incentivar o uso mais profundo do Notion.

• Ajuste as configurações da equipe e do espaço de trabalho — é melhor começar com uma autorização simples e, à medida que você cresce, usar as configurações de autorização para evitar edições indesejadas no conteúdo e garantir que as informações sejam protegidas. Confira nosso curso de como dimensionar sua equipe para saber mais.