La guía definitiva para centros de conocimiento con IA en Notion

Al personal le suele costar dar con la información que necesitan y esto genera ineficiencias en tu trabajo y en el suyo; y esto se traduce en una carga para tu negocio.

Junto con nuestros clientes, nos pusimos a imaginar una mejor manera de crear y buscar conocimiento y la pusimos el nombre de centro de conocimiento con IA. Estos centros les brindan a tus empleados la capacidad de buscar y entender la información necesaria para hacer su trabajo.

Da igual qué estás haciendo: incorporar a recién llegados, crear una única fuente de la verdad para documentar tus procesos de programación, brindar apoyo a un equipo de experiencia del cliente a gran escala o buscar una manera sencilla de resolver incidencias internas en materia de IT. Un centro de conocimiento con Q&A de la IA te será de gran ayuda.

En esta guía abordaremos todo lo que necesitar saber para crear, implementar y mantener tu centro de conocimientos vigente.

Igual te mueres de ganas de empezar con el desarrollo tu centro de conocimiento (nosotros también), pero es muy importante que tengas un plan antes de iniciar. Una implementación exitosa de IA incluye un objetivo estratégico bien definido donde se identifica quiénes utilizarán tu centro de conocimiento, qué tipo de información se van a encontrar y por qué estás dedicando tantos esfuerzos a construirlo.

Contempla las tareas siguientes antes de lanzarte a construir tu centro de conocimiento en Notion:

• Identifica quiénes usarán tu centro: determina quiénes son los usuarios primarios de tu centro de conocimiento. Pueden ser empleados, departamentos o determinados equipos que recurrirán al centro para conseguir información.

• Determina quiénes son tus partes interesadas: identifica a las personas que tendrán un papel decisivo en el desarrollo y en el éxito de tu centro de conocimiento. Casi seguro esto grupo incluye un campeón de Notion, un gerente de conocimiento, un admin de TI y otras personas relevantes dentro del contexto de tu organización (como bizops o jefes de equipo, en su caso).

• Evalúa la situación actual y recopila opiniones y comentarios de usuarios: al pedirles su opinión a usuarios potenciales, entenderás mejor sus necesidades y qué esperan del centro de conocimiento. Averigua dónde tu audiencia está buscando (o no) las respuestas a sus preguntas y determina cuánto tiempo están tardando en encontrarlas. En el transcurso de este proyecto, tu meta será reducir este tiempo de búsqueda.

• Busca tu documentación y crea un mapa de contenidos para uso futuro: a continuación, sumérgete en tus documentos. ¿Cuáles preguntas se pueden contestar con la documentación disponible? ¿Necesitas elaborar nuevos documentos? ¿Actualizar documentos antiguos? Anótalo todo, te servirá más adelante.

• Establece un objetivo ROI medible: esperamos que ahora ya tengas una idea de cuáles son los puntos críticos en tus flujos de trabajo existentes. Es decir, llegó el momento de fijar un objetivo tangible para tu próximo proyecto. La IA de Notion puede ahorrarles a los equipos bastante tiempo a la hora de buscar información e incrementar su productividad y satisfacción laboral general. Utiliza la calculadora de ROI de la IA de Notion para establecer un objetivo para tu equipo.

El resto de esta guía te llevará por los distintos pasos que tu equipo deberá tomara para pasar de tu estado actual a tu nuevo centro de conocimiento en Notion. ¡Disfruta el proceso de desarrollo!

Tu equipo tendrá el mejor desempeño posible si cada miembro tiene acceso a la información necesaria para hacer su trabajo, en el momento que la necesitan. De la misma manera que la entrada a tus oficinas físicas crea un escenario para una jornada productiva, la página de inicio de tu centro de conocimiento genera (y así debe ser) altas expectativas con respecto a lo que tus usuarios encontrarán en Notion.

Inicia con la creación de un espacio de equipo específico para tu centro de conocimiento. Este espacio funcionará como el lugar central donde se almacenan todas las plantillas y recursos del centro de conocimiento. Asegúrate de que todos los miembros del equipo que contribuyan o usen el centro tengan fácil acceso, ya sea convirtiéndolo en el espacio de equipo "predeterminado" (para que los miembros se agreguen de manera automática) o configurando los permisos en estado "abierto" para que cualquier persona pueda unirse.

Una vez que tu espacio de equipo esté listo, puedes empezar a crear la arquitectura de tu centro. Por el momento, solo concéntrate en cómo los usuarios se moverán por el centro. Como mínimo, la plantilla de tu centro de conocimiento incluirá los siguientes componentes.

• Página principal: te sugerimos optar por una sola página principal que funcione como sito de llegada de tu centro de conocimiento. Aquí tu equipo tendrá una vista de pájaro de la información en tu centro de conocimiento y les quedará claro cómo pueden usarla. También es un buen lugar para mencionar páginas sobre las cuales quieres llamar la atención o solicitar opiniones y comentarios (más al respecto a continuación).

• Base de datos Wiki (parte de tu página principal): una vez establecida tu página principal, puedes usar el botón "Convertir en Wiki" en el menú ... en la parte superior izquierda de tu página Notion para crear una nueva vista que permite organizar subpáginas. Agregar páginas dentro de una base de datos será de gran ayuda conforme vayas organizando y ampliando tu centro de conocimiento mediante propiedades como etiquetas y verificaciones. Descubre más sobre las bases de datos Wiki aquí →

• Preguntas frecuentes: en el proceso de construcción de tu centro de conocimiento, tu base de datos de preguntas frecuentes cumple dos importantes objetivos. Primero, crea un repositorio para bits importantes de información que suelen quedar ocultos en documentos grandes. Segundo, ayuda a la IA a encontrar con mayor facilidad respuestas a preguntas frecuentes. Así tu equipo obtiene lo que quiere en el menor tiempo posible.

• Q&A de IA: confirma si ves el ícono de IA en la esquina derecha de tu app (si no es el caso, comprueba si activaste la IA en "configuración"). Aquí, tú y tus usuarios finales harán preguntas sobre los contenidos del centro de conocimiento.

• Rastreadores específicos para casos de uso: se personalizan para que puedan atender las necesidades de los distintos equipos dentro de tu organización; como por ejemplo un rastreador de opiniones y comentarios sobre productos o un sistema de solicitudes para IT. Ayudan a entender mejor flujos de trabajo, monitorear avances y a garantizar que cada persona tenga acceso a la información que necesita.

En un espacio de trabajo moderno, la gestión del conocimiento va más allá de la documentación que está en tu Wiki. Tus empleados también tienen que poder encontrar las respuestas a preguntas sobre temas más dinámicos: como el estado de su incidencia de IT, si recientemente, alguien dejó un comentario o una opinión sobre un área de producto específico y otras muchas cosas. Un base de conocimiento que a la vez funciona como registro o dispositivo de seguimiento para tu trabajo diario convierte este sueño en realidad.

Echa un vistazo a los ejemplos siguientes. En cada uno se aprovecha la flexibilidad estructural de Notion para organizar la información de tal manera que resulte tanto accesible como práctica, permitiendo así una colaboración más eficaz entre equipos.

Antes de avanzar, tendrás que decidir cuál información adicional quieres agregar a tu centro y si quieres ampliar el marco de trabajo inicial (o, mejor aún, usa una de nuestras plantillas mencionadas antes).

Una vez que tengas lista la arquitectura de tu centro de conocimiento, podrás empezar a agregar los contenidos de tu equipo. Suele ser la etapa más larga del proceso, pero termina pagando dividendos a la hora de desplegar tu centro conocimiento entre tus usuarios finales. Recuerda que el valor del centro de conocimiento depende completamente de la calidad de los conocimientos que contiene.

¿Recuerdas que te dijimos que anotaras los documentos que quieres tener en tu centro de conocimiento? Llegó el momento de retomar este mapa de contenidos (o de terminarlo si aún no lo hiciste). Cuando tengas claro cuáles documentos y preguntas frecuentas quieres agregar a tu centro, podrás empezar con el trabajo pesado. Hay tres formas principales de llevar contenido a tu centro de conocimiento:

• Importar contenido de otras apps: trae contenido ya existente de herramientas como Google Docs, Confluence, Asana o hasta archivos PDF. Centraliza la información de tu equipo y facilita su acceso dentro de Notion colocando estas páginas dentro de tu Wiki.

• Utilizar Mover a para recopilar contenido de espacio de trabajo de Notion: Consolida todas las páginas de Notion relevantes en tu centro de conocimiento con la función Mover a y llévalas a tu nueva base de datos Wiki. Así puedes mantener tu espacio de trabajo bien ordenado y todo la información necesario queda en un solo lugar.

• Crear nuevos contenidos con la ayuda de IA: la IA te puede ayudar a crear un borrador desde cero en unos segundos; solo tienes que agregar la información complementaria que tu equipo necesita, como archivos, grabaciones de video o incluso presentaciones con diapositivas. Además, si te topas con documentos a medio hacer o estás traduciendo lenguaje muy técnico, prueba la IA de Notion para ampliar y ordenar tus conocimientos y convertirlos en contenidos completos y bien estructurados.

Las conexiones de la IA amplían el alcance de tu centro de conocimiento propio y les brindan a tus usuarios finales las respuestas más actualizadas a sus preguntas, incluso si (aún) no se documentaron. Descubre más sobre las conexiones de la IA aquí.

Casi tienes todo listo para compartir tu centro de conocimiento con el mundo. Antes de avanzar, pon los puntos sobre las íes y comprueba si tu información está bien categorizada y ordenada. Te brindamos algunos consejos:

• Retoca tus íconos de página: te sorprendería el efecto positivo de unos pocos íconos de página bien elegidos a la hora de desplegar un centro de conocimiento bien presentado. En caso de duda, elige una paleta de colores y dale a cada página un ícono de este color.

• Agrega un destacado de bienvenida: incluye en tu página principal un breve destacado que explica qué los usuarios están viendo y cómo van a interactuar con esta información y a quién pueden contactar si tienen preguntas. Esto ayuda a reducir el esfuerzo mental que siempre implica utilizar una nueva herramienta.

• Etiqueta páginas en tu Wiki: utiliza etiquetas pertinentes para categorizar tus páginas. Esta facilita una búsqueda y un filtrado ágiles de la información.

¡Llegó el momento que tanto esperabas! Implementar tu centro de conocimiento para tu equipo es un gran logro, pero no es el final del camino. Para que tus usuarios finales saquen provecho de tu centro de conocimiento, tendrás que invertir tiempo en enseñarles cómo usarlo y no dejar de recordarles su existencia.

Antes de lanzarte a capacitar a tu equipo, debes asegurarte de que las personas adecuadas tengan el acceso adecuado para poder mantener y actualizar tu centro de conocimiento de manera efectiva. Puedes administrar los permisos en el menú de configuración del espacio de equipo y te sugerimos manejar dos grupos primarios de usuarios:

• Agrega a propietarios del espacio de equipo: los propietarios del espacio de equipo fungen como los curadores del conocimiento primario. Se encargan de la organización y estructura global y del mantenimiento del centro de conocimiento. De preferencia, les otorgas acceso completo para que puedan crear, editar y eliminar todas las páginas dentro del espacio de equipo. Como propietarios del espacio de equipo, también podrán modificar la configuración del espacio de equipo, invitar/borrar a miembros del espacio y administrar permisos.

• A continuación, agrega a miembros del espacio de equipo: los miembros del espacio de equipo contribuyen a la base de conocimiento agregando información nueva, actualizando contenidos existentes y interactuando de manera activa con las funciones con IA. También son los principales consumidores del conocimiento. Otórgales permisos "Puede editar" para editar páginas existentes y crear nuevas páginas dentro del espacio de equipo.

Ahora que todo el mundo cuenta con acceso a tu centro de conocimiento, llegó la hora de darlo a conocer y capacitar a tu equipo. Tu sabrás mejor cuáles canales suelen funcionar mejor en tu empresa para anunciar algo (por si acaso, más adelante te damos algunos consejos), pero no olvides enseñarle a tu audiencia cómo usar la nueva herramienta.

Ante todo, comprueba si tus usuarios finales tienen los recursos necesarios para navegar por el centro de conocimiento. Centra el contenido de tus mensajes en enseñarles a los usuarios a navegar con ayuda de la barra lateral y cómo obtener respuestas rápidas sobre contenido sobre el trabajo mediante Q&A.

Empieza por destacar el valor de la IA de Notion, incluso con demos donde se muestra cómo los usuarios pueden encontrar respuestas a algunas preguntas en tu centro de conocimiento nuevo y mejorado.

Si se creó un recurso y nadie lo sabe, ¿será que este recurso existe? La comunicación interna es un componente esencial de tu estrategia de implementación y vas a necesitar unas semanas (hasta unos pocos meses) para presumir tu nuevo centro de conocimiento. Las siguientes ideas fueron de gran ayuda para nuestros clientes:

• Empieza con un grupo piloto: para una implementación extensa, es buen idea empezar con un grupo piloto. Un grupo piloto donde están representados todos los departamentos es de gran ayuda para probar el centro de conocimiento y recopilar comentarios y opiniones sobre usabilidad, contenidos y la efectividad de la IA antes de hacer un lanzamiento más amplio.

• Enseña el centro de conocimiento en una reunión con el equipo: organiza una sesión especial para mostrar todo el centro de conocimiento, destacar funciones clave y enseñar cómo usarlo de manera efectiva. De esta manera, todos conocerán esta nueva herramienta.

• Envía mensajes escritos sobre tu centro de conocimiento: redacta un correo o nota interna que explica el objetivo del centro de conocimiento, da instrucciones de uso e incluye un enlace de acceso. Es una manera de destacar la importancia y la utilidad del centro de conocimiento.

• Ya no contestes preguntas: es la parte más difícil y más importante de una exitosa implementación de un centro de conocimiento. Para generar nuevos hábitos, no dejes de redireccionar a tus colegas preguntones a tu flamante y mejorado centro de conocimiento. Recuérdales de manera muy amable que pueden formular su pregunta a la IA de Notion antes de preguntarte en tu canal de Slack o por mensaje directo.

Trata a tu Wiki como si fuera un jardín de flores. De la misma manera que para que florezca un jardín, hay que cuidarlo, tu centro de conocimiento requiere actualizaciones y cuidados continuos. Siembra nuevas ideas, poda la información desactualizada y nutre los contenidos para que mantengan su atractivo y utilidad para cada visitante.

Uno de los peores enemigos de la salud a largo plazo de tu centro de conocimiento es contenido viejo o desactualizado. Por esto es tan importante crear sistemas que mantienen tus contenidos al día.

Te recomendamos empezar con lo siguiente:

• Agrega propiedades verificadas: las propiedades verificadas te garantizan que la información en tu centro de conocimiento es precisa y fiable. Implementa un proceso en el que expertos en la materia revisan y aprueban contenidos con cierta regularidad. Les llegarán notificaciones cuando sus contenidos estén a punto de caducar.

• Crea una vista de “admin”: una vista de admin les permite a los administradores supervisar y gestionar los contenidos con mayor eficacia. Esta vista puede incluir filtros y parámetros para ordenar datos que permiten detectar con rapidez información desactualizada o inexacta.

• Mantén el contenido en una única base de datos: al centralizar tus contenidos en un sola base de datos evitas que se disperse la información y resulta más fácil darle mantenimiento. Esta estructura mantiene el centro de conocimiento bien organizado y garantiza que los usuarios encuentren la información con facilidad. Descubre más sobre cómo la IA de Notion busca respuestas aquí.

• Utiliza el autocompletado con IA: la IA puede sintetizar o extraer información de todas tus entradas de Wiki a la vez a partir de una sola indicación. Así se ahorra tiempo generando respuestas a partir del texto en una página, sin que tú tengas leer cada entrada.

• Agrega un botón para votar: anima a los usuarios a interactuar con los contenidos a través de un voto positivo. Esto te será de ayuda a la hora de priorizar información valiosa. Descubre más sobre los botones de base de datos aquí.

• Crea una base de datos con opiniones y comentarios: una base de datos donde recopilas y gestionas opiniones de usuarios sobre el centro de conocimiento contribuirá a su mejor continua.

• Aprovecha las estadísticas de la página : estos datos te indicarán cuáles contenidos se usan más y por lo tanto, priorizar su actualización en consecuencia.–

• Programa revisiones periódicas de los contenidos: establece un plan con revisiones y actualizaciones recurrentes de la información en tu centro de conocimiento. Así los contenidos mantendrán su relevancia y exactitud a lo largo del tiempo.

Construir y dar mantenimiento a un centro de conocimiento con IA en Notion es un proceso continuo que además de una cuidadosa planeación y organización, requiere mejora continua. Si sigues los pasos descritos en esta guía, podrás crear un recurso valioso que no solo le brinda a tu equipo acceso a la información que necesita, sino que también aprovecha el poder de la IA para mantener la documentación actualizada y facilitar las búsquedas. Recuerda que la participación y los comentarios y opiniones de los usuarios son la clave del éxito de un centro de conocimiento. Por esto es importante que fomentes la interacción y no dejes de adaptar los contenidos a sus necesidades.