Comprender la configuración de uso compartido de Notion

Compartir páginas es la clave para trabajar con tu equipo en Notion, ya que permite que los diferentes equipos se comuniquen y colaboren juntos.

Pero hay diferentes maneras de compartir páginas dependiendo de lo que tú o tu equipo necesitéis. Puedes compartir páginas con particulares. Puedes compartir páginas con equipos o con empresas enteras. Incluso puedes compartir páginas con las agencias externas que te ayudan a trabajar. Entender estos matices es fundamental para la colaboración.

Aquí explicaremos las diferentes formas de compartir las páginas de Notion para que puedas conceder fácilmente el nivel de acceso adecuado a quienes lo necesiten, desde miembros del espacio de trabajo hasta invitados.

Hay cuatro tipos de personas que conviven dentro de un espacio de trabajo de Notion:

1. Propietarios del espacio de trabajo: Suelen ser las personas que supervisan el espacio de trabajo, como la adición de miembros, la creación de grupos de permisos y la configuración de los parámetros de seguridad avanzados.

2. Administradores de miembros: Son líderes que pueden añadir miembros y editar grupos de permisos, pero no pueden cambiar los parámetros del espacio de trabajo.

3. Miembros: El resto de tu equipo serán miembros del espacio de trabajo. Pueden crear páginas de Notion, compartirlas y editarlas, pero no pueden cambiar los parámetros del espacio de trabajo ni añadir nuevos miembros (aquí tienes más información sobre 

   miembros).

4. Invitados: Probablemente serán personas ajenas a tu organización con las que quieras colaborar, como clientes o proveedores externos. Puedes invitarlos a ver y editar páginas, pero no tendrán acceso a todo el espacio de trabajo.

El menú Configuración y miembros situado en la barra lateral es donde accederás para administrar los permisos.

Aquí, en la pestaña Miembros,  los administradores pueden añadir nuevos miembros al espacio de trabajo al hacer clic en Añadir miembros y, a continuación, buscar su nombre, introducir su dirección de correo electrónico o copiar el enlace de invitación y enviárselo. Cuando hayas añadido a alguien, puedes utilizar el desplegable situado junto a su nombre para decidir si lo conviertes en miembro o en administrador.

Si quieres obtener más información sobre los tipos de membresía, tenemos todo lo que necesitas.

Una de las formas más sencillas de empezar a trabajar con tu equipo en Notion es permitir que aquellos que tengan un correo electrónico de trabajo se unan automáticamente a tu espacio de trabajo.

Ve a Configuración y desplázate hasta la sección Dominios de correo electrónico permitidos. Aquí puedes escribir uno o varios dominios de correo electrónico (@tuempresa.com, por ejemplo) a los que deseas conceder acceso automáticamente.

Cuando alguien inicie sesión en Notion con una dirección de correo electrónico que pertenezca a alguno de estos dominios, verá la opción de unirse al espacio de trabajo. Si vas a la sección Dominios, puedes crear una URL personalizada para el espacio de trabajo. Puedes compartir esto con cualquier persona que tenga un dominio de correo electrónico permitido y podrá unirse al espacio de trabajo de inmediato.

Compartir páginas puede ser necesario en ciertas situaciones. Quizá quieras enviar rápidamente una especificación de producto a una diseñadora para que lo revise. O bien busques solicitar comentarios de toda la empresa sobre un nuevo documento de proceso. Es posible que incluso tengas que poner un enlace de una página de Notion en un correo electrónico.

Sea cual sea el caso, saber cómo compartir estas páginas te ayudará a asegurarte de que solo las personas adecuadas vean la página correcta. Abre el menú Compartir para ver (y editar) quién puede acceder a la página y qué nivel de acceso tiene.

Aquí te explicamos algunas de las maneras en que puedes compartir una página en Notion:

• Comparte con toda tu empresa: Querrás compartir algunas páginas con todos los miembros de tu empresa, incluso si solo pueden ver o comentar. En el menú desplegable Compartir, verás que puedes hacer clic para compartir con Todos los miembros de [tu empresa]. También puedes hacerlo desde la barra lateral arrastrando la página a la sección Espacio de trabajo.

• Compartir con un miembro de tu espacio de trabajo: Selecciona o escribe su nombre en el cuadro Añadir personas para compartir la página con un miembro de tu espacio de trabajo. Es ideal para una colaboración rápida o para las reuniones individuales entre un responsable y su subordinado directo.

• Comparte la página con un invitado: en el cuadro Añadir personas, escribe la dirección de correo electrónico de la persona con la que quieres compartir la página. Es probable que estos sean los socios externos con los que trabajas, donde todo lo que necesitas es su información en una sola página (o en un pequeño grupo de páginas).

• Publicar la página en la web: Si quieres que cualquiera pueda ver la página, puedes publicarla en la web; para ello, accede a la pestaña Publicar y haz clic en Publicar en la web. Puedes hacer que la página sea visible para los motores de búsqueda si activas la Indexación de motor de búsqueda. Esto es muy útil si quieres utilizar Notion para ampliar tu sitio web, usándolo como un centro de ayuda o de preguntas frecuentes para los clientes. Aquí tienes un tutorial para publicar páginas en la web.

• Enviar a través de un enlace: Puedes compartir rápidamente una página interna o externamente si copias el enlace de la página y lo envías. Haz clic en Mostrar opciones de enlace para ver el nivel de acceso de las personas que reciben el enlace; también puedes soltar el enlace en una conversación de Slack o en un correo electrónico.

Además de compartir páginas, puedes cambiar los permisos de personas o grupos, ya sean miembros o invitados del espacio de trabajo. Esto garantiza que, al compartir páginas, las personas con acceso a ellas tengan el nivel de acceso adecuado.

En el menú para compartir, haz clic en el menú desplegable junto a un nombre o grupo. Verás que puedes elegir entre 4 opciones: Acceso completo, que otorga permisos de edición completos, además de la capacidad de compartir la página; Puede editar; Puede comentar o Puede ver.

Puedes hacer clic en Eliminar para eliminar el acceso de alguien a la página y dejará de estar visible para esa persona.

Cuando publicas una página en la web, puedes hacer clic en el menú desplegable Mostrar opciones de enlace y establecer si las personas pueden comentar, ver o editar la página. Al igual que en el ejemplo que vimos anteriormente, probablemente no querrás que nadie que esté en la web edite la página de preguntas frecuentes de tu empresa.

Si eres propietario de un espacio de trabajo de una cuenta Enterprise , puedes restringir la forma en que se comparte el contenido. En Configuración y miembros y miembros, en la pestaña Seguridad e identidad, encontrarás algunas opciones que puedes activar y desactivar para evitar que los miembros compartan páginas públicamente, añadan invitados, muevan páginas a otros espacios de trabajo o exporten contenido.

Hemos visto que las empresas comparten información de diferentes maneras, dependiendo de quién necesite verla o editarla. Estos son algunos ejemplos comunes de formas en las que tu equipo puede usar la configuración de uso compartido de Notion para mejorar las colaboraciones:

• La información sobre los beneficios o la misión de la compañía: Para los documentos que todos los miembros de tu empresa necesitan ver, puedes utilizar Compartir con todos en [tu empresa]. Puedes dar a ciertos miembros del equipo, como a los responsables de RR. HH., Acceso completo, y limitar la página a Puede ver para todos los demás.

• Un borrador de diseño o una especificación de proyecto: Cuando necesites que todo el equipo de diseño o desarrollo vea o colabore en algo, puedes usar los grupos de permisos para compartirlo con todos a la vez. Esto viene muy bien cuando dos equipos, como el de desarrollo y el de producto, necesitan trabajar juntos. Configura grupos de permisos para cada equipo y, a continuación, podrás compartir la página con todo el equipo a la vez.

• Un documento en el que estás trabajando con una o dos personas más: Cuando necesitas compartir algo con una sola persona, como una base de datos entre un responsable y un miembro del equipo, puedes compartir las páginas con esa persona individualmente. Puedes crear la base de datos en la sección privada de tu barra lateral para que nadie más tenga acceso a ella. A continuación, compártela con personas concretas escribiendo sus nombres en Añadir personas.

• La solicitud de comentarios a un cliente: las agencias que trabajan con clientes externos podrían tener que compartir simulaciones o propuestas y pedirles comentarios a los clientes en esas páginas. Dales la bienvenida a la página como invitados escribiendo su dirección de correo electrónico y otorgándoles permiso para comentar.

• Las preguntas frecuentes o el centro de ayuda de tu empresa: cualquier cosa que quieras compartir con el mundo, como las preguntas frecuentes o tu centro de ayuda, puede publicarse en la web. Activa Compartir en la web y alterna diferentes opciones dependiendo de si quieres que la gente pueda editar, comentar o duplicar la página.