La guía definitiva de los centros de conocimiento impulsados por la IA en Notion

A menudo, al personal le cuesta encontrar la información que necesita, lo que se traduce en ineficiencias en su trabajo y en el de los demás, con el consiguiente coste para tu negocio.

Con nuestros clientes hemos ideado una forma mejor de crear y encontrar tus conocimientos, y se llama centro de conocimiento con IA. Con estos centros, el personal encontrará y entenderá la información que necesita para realizar su trabajo.

Tanto si estás incorporando personal nuevo, creando una única fuente de verdad para tu documentación de programación, dando soporte a un equipo de experiencia cliente a gran escala, o buscando una forma sencilla de desviar las incidencias de informática internas, un centro de conocimiento con IA de Q&A te ayudará a conseguirlo.

En esta guía, te contamos todo lo que necesitas saber para crear, lanzar y mantener tu centro de conocimiento.

Aunque tengas muchas ganas de lanzarte a crear tu centro de conocimiento (como nosotros), es importante que empieces teniendo un plan. Para lograr que la IA se implante con éxito hay que tener un objetivo estratégico claro, que identifique quién utilizará el centro de conocimiento, qué información encontrará y por qué estás invirtiendo para crear uno.

Antes de empezar a crear el centro de conocimiento en Notion, ten en cuenta lo siguiente:

• Identifica quién utilizará el centro: determina quiénes son los usuarios principales del centro de conocimiento. Pueden ser empleados, departamentos o equipos específicos que dependan del centro para obtener información.

• Determina quién son las partes interesadas clave: identifica a las personas que tendrán una influencia significativa en el desarrollo y el éxito del centro de conocimiento. Probablemente se trate de un grupo de personas que incluya un Champion de Notion, un gestor del conocimiento, un administrador de informática y otras personas relevantes en el contexto de tu organización (como bizops o un jefe de personal, si fuera necesario).

• Evalúa el estado actual y recoge las opiniones de los usuarios: obtén información de tus usuarios potenciales para saber qué necesitan y qué esperan del centro de conocimiento. Averigua en qué lugar encuentra (o no) tu público respuestas a sus preguntas, y calcula cuánto tiempo tarda en encontrarlas. Tu objetivo con este proyecto será reducir ese tiempo de búsqueda.

• Encuentra la documentación y crea un mapa de contenidos de cara al futuro: A continuación, profundiza en los documentos. ¿Qué preguntas pueden responderse con la documentación actual? ¿Necesitas escribir nuevos documentos? ¿Actualizar los antiguos? Anota todo esto, ya volverás a ello más adelante.

• Fija un objetivo de retorno de la inversión medible: Llegados a este punto, esperamos que sepas cuáles son los puntos débiles de tus flujos de trabajo actuales. ¡Significa que ha llegado el momento de fijar un objetivo tangible para tu próximo proyecto! La IA de Notion puede ahorrar mucho tiempo cuando los equipos buscan información. También aumenta su productividad y satisfacción general en el trabajo. Utiliza la calculadora de retorno de la inversión de la IA de Notion para establecer el objetivo de tu equipo.

A continuación, aprenderás los pasos que tu equipo debe dar para pasar del estado actual a tu nuevo centro de conocimiento en Notion. ¡Pásatelo muy bien creando!

Tu equipo trabaja mejor cuando todos los miembros tienen acceso a la información necesaria para desempeñar su trabajo siempre que la necesitan. Si la entrada a la oficina física marca el inicio de un día de trabajo productivo, tu base de conocimientos crea (acertadamente) grandes expectativas sobre lo que los usuarios encontrarán en Notion.

Empieza creando un espacio de equipo destinado a tu centro de conocimiento. Este espacio servirá como lugar central donde se almacenarán todas las plantillas y recursos del centro de conocimiento. Asegúrate de que todos los miembros del equipo que vayan a contribuir o utilizar el centro pueden acceder fácilmente a él. Puedes convertirlo en un espacio de equipo «predeterminado» (para que los miembros se añadan automáticamente) o establecer los permisos en abierto para que cualquiera pueda unirse.

Cuando hayas configurado tu espacio de equipo, puedes empezar a construir la arquitectura del centro. Por ahora, céntrate en cómo navegarán los usuarios por el centro. Tu plantilla de centro de conocimiento incluirá, como mínimo, los siguientes elementos.

• Página de nivel superior: utiliza una única página de nivel superior para que actúe como lugar de llegada al centro de conocimiento. Es donde tu equipo puede ver a simple vista la información del centro y entender cómo pueden utilizarla. También es un buen lugar para mencionar páginas que quieres destacar, o para pedir opiniones (más adelante hablaremos de ello).

• Base de datos Wiki (parte de la página de nivel superior): Cuando hayas creado tu página de nivel superior, puedes utilizar el botón «Convertir en Wiki del menú ... en la parte superior izquierda de tu página Notion para crear una nueva vista con la que organizar las subpáginas. Si añades páginas a una base de datos, podrás organizar y ampliar a gran escala tu centro de conocimiento gracias a propiedades como las etiquetas y la verificación. Más información acerca de las bases de datos Wiki aquí →

• Preguntas frecuentes: la base de datos de preguntas frecuentes cumple dos propósitos esenciales conforme construyes el centro de conocimiento. Primero, crea un repositorio de información clave que, de otro modo, quedaría oculta en documentos larguísimos. Segundo, ayuda a la IA a encontrar más fácilmente las respuestas a las preguntas más frecuentes, garantizando que tu equipo obtiene lo que necesita lo antes posible.

• Q&A sobre la IA: comprueba que ves el icono de IA en la esquina inferior derecha de tu aplicación (si no es así, verifica que tienes la IA activada en «ajustes»). Aquí es donde acudiréis tanto tú como tus usuarios finales para hacer preguntas sobre el contenido del centro de conocimiento.

• Rastreadores específicos para cada caso de uso: están diseñados para satisfacer las necesidades específicas de los distintos equipos de tu organización, como un rastreador de opiniones sobre productos o un sistema de solicitudes informáticas. Ayudan a comprender los flujos de trabajo, a seguir el progreso y a garantizar que todo el mundo tenga acceso a la información necesaria.

La gestión del conocimiento en un espacio de trabajo moderno no se limita a la documentación de tu wiki. Tu personal también necesita encontrar respuestas a preguntas más dinámicas, por ejemplo, el estado de su solicitud de informática, si alguien ha dejado una opinión hace poco sobre un área específica del producto, y muchas otras cosas. Una base de conocimientos que hace las veces de rastreador de tu trabajo diario convierte este sueño en realidad.

Piensa en estos ejemplos. Cada uno de ellos aprovecha la estructura flexible de Notion para organizar la información de forma accesible y procesable, permitiendo que los equipos colaboren con mayor eficacia.

Antes de continuar, decide qué información adicional quieres añadir a tu centro y crea el marco inicial (o todavía mejor, utiliza una de nuestras plantillas anteriores).

Cuando hayas configurado la arquitectura del centro de conocimiento, ya podrás empezar a añadir el contenido de tu equipo. Probablemente éste sea el paso más largo del proceso, pero se traducirá en dividendos cuando pongas el centro a disposición de los usuarios finales. Recuerda que un centro de conocimiento es tan valioso como la calidad del conocimiento que alberga.

¿Recuerdas que te dijimos que escribieras los documentos que quieres tener en tu centro de conocimiento? Ha llegado el momento de volver a coger ese mapa de contenidos (o de terminarlo si aún no lo has hecho). Cuando conozcas a fondo todos los documentos y preguntas frecuentes que quieres añadir al centro, comenzarás el trabajo más duro. Hay tres formas principales de introducir contenido en el centro:

• Importar contenido de otras aplicaciones: incorpora contenido ya existente en herramientas como Google Docs, Confluence, Asana, o incluso PDF. Centraliza la información de tu equipo y hazla fácilmente accesible dentro de Notion colocando estas páginas en tu Wiki.

• UtilizaDesplazar apara recopilar contenido de tu espacio de trabajo Notion: unifica todas las páginas importantes de Notion en el centro de conocimiento utilizando la función Desplazar a y trasládalas a tu nueva base de datos wiki. Así mantendrás organizado tu espacio de trabajo y te asegurarás de que toda la información necesaria esté en el mismo sitio.

• Crea contenido nuevo y utiliza la IA como ayuda: la IA puede servirte para empezar desde cero y crear un borrador en cuestión de segundos. Solo tendrás que añadir la información adicional que tu equipo necesite. Por ejemplo, archivos subidos, grabaciones de vídeo o incluso presentaciones de diapositivas. Además, si trabajas con documentos incompletos o traduciendo lenguaje muy técnico, prueba a utilizar la IA de Notion para ampliar y organizar tus ideas en contenidos completos y bien estructurados.

Las conexiones de IA amplían el alcance del centro de conocimientos de autoservicio, y permiten a los usuarios finales acceder a las respuestas más actualizadas a sus preguntas, aunque (todavía) no se hayan documentado. Más información sobre conexiones de IA aquí.

¡Ya casi estás listo para compartir tu centro de conocimiento con el mundo! Antes de hacerlo, asegúrate de que la información está bien clasificada y organizada. Aquí tienes algunas de nuestras recomendaciones:

• Mejora los iconos de página: te sorprendería saber lo bien que pueden funcionar un par de iconos de página elegidos intencionadamente para lanzar un centro de conocimiento bien estructurado. Si tienes dudas, elige una paleta de colores y dale a cada página un icono de ese color.

• Añade una llamada de atención de bienvenida: en tu página de nivel superior, añade una llamada de atención rápida que explique lo que los usuarios están viendo, cómo van a interactuar con ella y a quién dirigirse si tienen preguntas. Así se reduce la sobrecarga mental que supone utilizar una nueva herramienta.

• Etiqueta las páginas de tu wiki: utiliza etiquetas pertinentes para categorizar las páginas. Esto facilita la búsqueda y el filtrado rápido de la información.

¡Ha llegado el momento que estabas esperando! Lanzar el centro de conocimiento para tu equipo es un gran paso, pero no es el final del camino. Para asegurarte de que los usuarios finales obtienen valor de tu centro de conocimiento, tendrás que invertir tiempo en formarles sobre cómo utilizarlo, y reforzar continuamente su contenido.

Antes de lanzarte a formar a tu equipo, asegúrate de que las personas adecuadas tienen el acceso apropiado para mantener y actualizar eficazmente el centro de conocimientos. Gestionarás los permisos en el menú de configuración del espacio de equipo y tratarás con usuarios de dos grupos principales:

• Añade propietarios de espacios de equipo: los propietarios de espacios de equipo son los principales conservadores del conocimiento. Son responsables de la organización general, la estructura y el mantenimiento del centro de conocimiento. Dales acceso completo para que puedan crear, editar y eliminar todas las páginas del espacio de equipo. Como propietarios del espacio de equipo, también podrán ajustar la configuración del espacio de equipo, invitar/eliminar miembros y gestionar los permisos.

• Después, añade a los miembros del espacio de equipo : los miembros del espacio de equipo contribuyen a la base de conocimiento al añadir nueva información, actualizar el contenido existente e interactuar con las funciones potenciadas por la IA. Además, son los principales consumidores del conocimiento. Dales permisos de «Puede editar» para que editen las páginas existentes y creen páginas nuevas dentro del espacio de equipo.

Ahora todos tienen acceso al centro de conocimiento, ha llegado el momento de anunciarlo y formar a tu equipo. Ya sabrás qué canales de anuncios suelen funcionar mejor en tu empresa (¡también tenemos algunos consejos más abajo!). Sobre todo, no te olvides de enseñar a tu público a utilizar la nueva herramienta.

Para empezar, asegúrate de que los usuarios finales disponen de los recursos necesarios para navegar por el centro de conocimiento. En tus anuncios, céntrate que los usuarios aprendan cómo navegar utilizando la barra lateral y cómo obtener respuestas sobre el contenido de trabajo más rápidamente con Q&A.

Insiste en el valor de la IA de Notion. Puedes incluso hacer una demostración de algunas preguntas que los usuarios pueden responder con tu nuevo y mejorado centro de conocimiento.

Si se crea un recurso, pero nadie lo conoce, ¿acaso existe realmente? La comunicación interna es esencial para la estrategia de lanzamiento. Tendrás que pasar algunas semanas (o incluso meses) mostrando el nuevo centro. Estas son algunas ideas que han ayudado a nuestros clientes:

• Comienza con un grupo piloto: si quieres hacer un gran lanzamiento, plantéate empezar con una prueba piloto. Un grupo piloto diverso de distintos departamentos puede servir para poner a prueba el centro de conocimiento y recabar opiniones sobre la facilidad de uso, el contenido y la eficacia de la IA antes de hacer un gran lanzamiento.

• Revisa tu centro de conocimiento en una reunión de equipo o con todo el mundo: programa una sesión dedicada a recorrer el centro de conocimiento, destacar las funciones clave y hacer una demostración de cómo utilizarlo eficazmente. Así te aseguras de que todo el mundo está familiarizado con el nuevo recurso.

• Envía comunicaciones escritas sobre el centro: redacta un correo electrónico o una nota interna que describa el propósito del centro de conocimiento, proporcione instrucciones de uso e incluya un enlace para acceder a él. Así quedará más clara la importancia y utilidad del centro.

• Deja de responder preguntas: se trata de la parte más difícil e importante del éxito de lanzamiento de un centro de conocimiento. Para crear nuevos hábitos, redirige constantemente a los compañeros que tienen preguntas a tu nuevo y mejorado centro de conocimiento. Recuérdales con amabilidad que formulen su pregunta a la IA de Notion antes de preguntar en el canal de Slack o en los mensajes directos privados.

Piensa que tu wiki es un jardín. Al igual que un jardín necesita cuidados regulares para florecer, tu centro de conocimiento requiere actualizaciones y cuidados continuos. Plantea nuevas ideas, poda la información obsoleta y nutre el contenido para que siga siendo dinámico y útil para todos los que lo visitan.

El contenido obsoleto o anticuado es uno de los principales enemigos para el buen funcionamiento a largo plazo del centro de conocimiento. Por eso es importante configurar sistemas para mantener el contenido actualizado.

Te recomendamos que empieces por lo siguiente:

• Añade propiedades verificadas: las propiedades verificadas garantizan que la información del centro de conocimiento es precisa y fiable. Pon en marcha un proceso en el que los expertos en la materia revisen y aprueben los contenidos con regularidad. Recibirán notificaciones cuando el contenido esté a punto de vencer.

• Crea una vista «admin»: una vista «admin» permite que los administradores supervisen y gestionen el contenido de forma más eficaz. Esta vista puede incluir filtros y opciones de clasificación para identificar rápidamente la información obsoleta o inexacta.

• Conserva el contenido en una única base de datos: centralizar el contenido en una base de datos evita la dispersión de la información y facilita su mantenimiento. Gracias a esta estructura, el centro de conocimiento está organizado y los usuarios pueden encontrar la información rápidamente. Obtén más información sobre cómo la IA de Notion obtiene respuestas aquí.

• Utiliza el autorrelleno de la IA: la IA puede resumir o extraer información de todas tus entradas wiki a la vez a partir de una sola indicación. Así ahorrarás tiempo al generar respuestas basadas en el texto de una página, sin que tengas que leer cada una de ellas por tu cuenta.

• Añade un botón de votación: anima a los usuarios a interactuar con el contenido dándole una votación positiva. Esto ayuda a priorizar información valiosa. Más información sobre los botones de base de datos aquí.

• Crea una base de datos de opiniones: monta una base de datos para recopilar y gestionar las opiniones de los usuarios sobre el centro de conocimiento y así tendrás una mejora continua.

• Utilizalas estadísticas de página:te servirán para ver qué contenido se utiliza más y priorizar las actualizaciones en consecuencia.

• Programa revisiones periódicas del contenido: define un calendario para revisar y actualizar la información del centro de conocimiento de forma periódica. Así te aseguras de que el contenido siga siendo relevante y preciso con el paso del tiempo.

Construir y mantener un centro de conocimiento impulsado por la IA en Notion es un proceso continuo que exige una cuidadosa planificación, organización y mejora continua. Si sigues los pasos descritos en esta guía, podrás crear un recurso valioso con el que además de ayudar a tu equipo a acceder a la información que necesita, aprovecharás el poder de la IA para mantener tu documentación actualizada y facilitar las búsquedas. Recuerda que la clave del éxito de un centro de conocimiento es la participación y los comentarios de los usuarios. Por eso, asegúrate de fomentar la interacción y de perfeccionar continuamente los contenidos en función de sus necesidades.