Este sistema de gestión de proyectos ayuda a tu equipo de desarrollo a hacer un seguimiento de cada iniciativa

El mejor sistema de gestión de proyectos es aquel que lo abarca todo: comunica quién es responsable de qué, muestra dónde está todo y presenta las dependencias y los casos extremos.

Esto es especialmente cierto en los proyectos de desarrollo de software, ya que afectan directamente a toda la empresa. Es vital contar con un sistema probado y escalable para ejecutar estas iniciativas complejas y llenas de matices. A medida que tu equipo crezca, los desarrolladores se centrarán en su trabajo individual, pero deberán conocer al detalle las asignaciones, los plazos, las etapas de desarrollo y el alcance.

Aquí te enseñaremos a crear un sistema de hoja de ruta y gestión de proyectos adaptado específicamente a los desarrolladores (como el que usamos en Notion). Montones de equipos de desarrollo web lo usan para supervisar sus proyectos y asegurarse de que todos están en sintonía. También proporciona visibilidad sobre el trabajo para toda la empresa.

Muy pronto podrás crear una hoja de ruta como esta para tus proyectos de desarrollo:

Los proyectos de desarrollo afectan a toda la empresa y, lo que es más importante, afectan a los usuarios. Tu equipo trabaja en un entorno de alto riesgo. Si lanzas un producto defectuoso o fuera de plazo, las consecuencias, tanto internas como externas, serán importantes.

Con Notion, el sistema de hoja de ruta y gestión de proyectos de tu equipo es capaz de...

• Supervisar el estado de cada proyecto: Los errores, tareas, sprints y grandes proyectos se pueden trasladar fácilmente de una etapa a otra con total visibilidad.

• Organizar todos los materiales relevantes del proyecto en un único lugar: Todos los fragmentos de código, notas, imágenes o prototipos asociados a un proyecto se unifican en un solo lugar para que tu equipo pueda acceder a ellos fácilmente.

• Presentar la información importante de múltiples maneras: Configura la hoja de ruta de distintas formas para que muestre solo lo que quieres ver. Por ejemplo, qué proyectos están asignados a una desarrolladora o qué correcciones de errores van a entregarse esta semana.

¿Cómo ayudaría esto a tu equipo?

• Entrega más rápido, entrega calidad, ahorra tiempo: La agilidad es una ventaja competitiva. Necesitas un sistema que te permita mantener la velocidad (y la calidad) sin tener que preocuparte de la logística de la gestión de proyectos.

• Amplía las capacidades de tu equipo: Al crear un proceso escalable, tu equipo puede trabajar en más proyectos y ampliar su impacto. La hoja de ruta personalizable te permite adaptar el flujo de trabajo a las necesidades específicas de tu equipo.

• Aumenta la transparencia en tu equipo y en toda la empresa: Con una hoja de ruta compartida, tus desarrolladores pueden ver en qué trabaja cada persona, y toda la empresa puede comprobar el estado de los proyectos relacionados con su trabajo.

El sistema de hoja de ruta y gestión de proyectos te permite ver tanto los proyectos a gran escala como las pequeñas tareas y materiales asociados a esos proyectos. Te vamos a enseñar a crearlo y te daremos recomendaciones para que tu equipo de desarrollo pueda aprovecharlo al máximo.

Notion te permite crear distintas bases de datos: tablas, listas, tableros, calendarios, etc. Aquí usaremos el tablero: es una colección de páginas individuales de proyecto que puedes trasladar de una etapa a otra de tu proceso.

• Pulsa / para ver el menú completo de opciones con todo lo que puedes hacer en una página de Notion. Este es el «comando de barra».

• Para crear un tablero, escribe /tablero y, en el menú, selecciona Tablero - Página completa. Se creará una nueva página: es tu tablero.

• Verás que comenzamos con unas cuantas columnas. Puedes personalizarlas para adaptarlas al flujo de trabajo de tu equipo. Haz clic en cada una de ellas para cambiar el título. Si quieres crear una nueva columna, pulsa + Añadir un grupo en la parte derecha de la pantalla.

• Verás que comenzamos con unas cuantas páginas en blanco: serán tus proyectos. Haz clic en una de ellas y, en la parte superior, verás sus propiedades.

• Arrastra una de las tarjetas y trasládala a otra etapa del proceso. Da gusto ver lo fácil que es, ¿verdad?

Este tablero actúa como tu hoja de ruta y sistema de gestión de proyectos. En cada página puedes incluir todo lo relacionado con un proyecto y, además, supervisar su progreso. Así, tus desarrolladores dejarán de perder el tiempo pasando de una app a otra para saber qué tienen que hacer. Notion lo unifica todo en un solo lugar.

Antes de ayudarte a organizar tus proyectos, queremos presentarte un sistema que ha sido muy útil para nuestro equipo de desarrollo.

Organizamos nuestros proyectos en épicas, tareas, sprints y errores.

• ⛰️ Las épicas son las grandes iniciativas principales.

• 🔨 Las tareas son acciones que, juntas, conforman una épica.

• 🏃 Los sprints son esfuerzos con plazos específicos en los que completar una serie de tareas.

• 🐞 Los errores son tareas concretas cuyo objetivo es solucionar cosas.

Todos ellos se convertirán en etiquetas que conectarán todo el trabajo de tu equipo de desarrollo. Por ejemplo, si tienes una épica para mejorar el tiempo de inicio en móvil, en esa página puedes ver todas las tareas asociadas a la épica, como rediseñar la hoja compartida en iOS y Android. Todos los aspectos de un proyecto concreto se reúnen en un solo lugar para que nada se pase por alto. A continuación, mas información al respecto.

Pero, en primer lugar, aquí tienes unos cuantos consejos para configurar tu sistema de hoja de ruta y gestión de proyectos.

• Añade propiedades a tus páginas: Puedes ver las propiedades en el interior de las páginas de tu tablero. Las propiedades son atributos que asignas a cada página. Por ejemplo, su fecha de creación, el responsable o el tipo de proyecto. Haz clic en una propiedad y selecciona Tipo de propiedad para ver todas sus opciones. Usa una propiedad Seleccionar y llámala «Tipo» para crear etiquetas de «Épica», «Sprint», «Tareas» y «Errores». Usa la propiedad Persona para etiquetar a los desarrolladores del proyecto. Usa la propiedad Fecha para seleccionar la fecha de entrega. Usa la propiedad Selección múltiple para etiquetar los diferentes sprints en los que se llevarán a cabo las tareas.

• Muestra las propiedades en la vista de tablero: Los metadatos te permiten revisar todo tu tablero de un vistazo. En la parte superior derecha de tu tablero, selecciona Propiedades. Se mostrarán todas las propiedades que has definido en tus tarjetas. Marca todas las que desees ver en la vista de tablero. También puedes arrastrar el icono ⋮⋮ para reordenar las propiedades en las tarjetas.

• Cambia la agrupación de tu tablero: En la parte superior derecha de tu tablero, verás el botón Agrupar por. Este botón te permite cambiar las columnas de tu tablero y ordenarlas según las propiedades Seleccionar, Selección múltiple o Persona que hayas añadido a las tarjetas. Por ejemplo, puedes agrupar por desarrolladores para ver quién está trabajando en qué. También puedes agrupar por sprint para visualizar las tareas de cada sprint, y por prioridad para saber qué proyecto debes poner en marcha a continuación.

• Añade vistas: Con Notion puedes visualizar un mismo conjunto de datos de muchas formas diferentes. Quizá desees ver un calendario de entrega de las épicas, o bien una tabla con todos los errores en los que está trabajando tu equipo. Para crear una vista, pulsa + Añadir una vista junto al título de tu tabla, selecciona el tipo de base de datos que quieres crear y pulsa Crear. A continuación, podrás aplicar distintos filtros y clasificaciones para personalizarla aún más. Por ejemplo, imagina que quieres ver una tabla con los errores prioritarios. Crea una vista de tabla, selecciona Filtro y pulsa + Añadir un filtro. Ahora, si eliges la propiedad tipo Error, la tabla mostrará únicamente los errores. Para ordenarlos, selecciona Ordenar, pulsa + Añadir orden de clasificación y selecciona la prioridad ascendente.

Con Notion es fácil personalizar la visualización de todos tus proyectos. Tanto si quieres ver la información de un determinado proyecto como si deseas consultar un calendario de tus iniciativas, Notion pone todo el poder en tus manos. Tú eliges: comprueba todo el trabajo de tus proyectos de un vistazo o mantente al tanto de cada detalle.

Todo lo que necesitas saber sobre los filtros avanzados de base de datos está en este vídeo de 4 minutos 👇

La propiedad Relación te permite ver cada tarea de un proyecto en la tarjeta del mismo.

Digamos que quieres integrar emojis en tu producto. El primer paso es crear una épica para ese proyecto. Después, tendrás que crear las diversas tareas necesarias para completar el proyecto; por ejemplo, entrada predictiva de emojis y consejos para usarlos. En la tarjeta de la épica de emojis integrados verás todas las tareas. Así, tu equipo puede mantenerse organizado y ser más eficiente.

Sigue estos pasos para configurar la propiedad:

• Crea una épica: Este es el gran proyecto en el que estás trabajando, por ejemplo, «Emojis integrados».

• Crea una propiedad Relación de épica: En la tarjeta, selecciona + Añadir una propiedad y elige Relación (recuerda ponerle el nombre «Épica»). Aparecerá una lista con todas tus bases de datos. Busca la base de datos en la que estás trabajando. Cuando la selecciones, verás dos opciones para escoger el tipo de relación que quieres crear. Elige Crear una propiedad nueva. Así, la relación se sincroniza bidireccionalmente. Puedes asignar una tarea a una épica o bien asignar una épica a una tarea.

• Crea una propiedad Relación de tarea: Siguiendo los mismos pasos, crea otra propiedad de relación, conéctala a la misma base de datos y llámala «Tareas».

• Conecta una tarea a una épica: Ya puedes crear una tarea. Sigamos con el ejemplo anterior y crea una tarjeta de «Consejos para emojis». Con la propiedad «Épica», selecciona la épica «Emojis integrados».

• Abre la tarjeta para ver todas las tareas: En tu tarjeta de épica «Emojis integrados» verás todas las tareas asignadas a esa épica. Puedes añadir tantas tareas como sea necesario para llevar a cabo el trabajo.

Las propiedades de relación unen todo tu trabajo. Si tienes un proyecto grande y complicado que requiere de muchas tareas y muchos desarrolladores, puedes recopilarlas y organizarlas en un único lugar para conseguir la máxima eficiencia.

Ya tienes el marco de tu sistema de hoja de ruta y gestión de proyectos. Cada una de las páginas de este tablero alberga todos los elementos de cada épica, tarea o error.

En lugar de perder el tiempo pasando de un software a otro, tu equipo de desarrollo puede trabajar, comentar y conectar todas sus herramientas en un solo lugar con Notion.

• Personaliza cada página: Los distintos proyectos necesitan de diferente documentación, toda ella organizada para que sea fácil de encontrar. Notion te da la estructura que necesitas para organizar la información de cada tarea de forma óptima. Crea encabezados dentro de las páginas escribiendo /encabezado. Después, crea columnas arrastrando el icono ⋮⋮ a la derecha del todo. Con el icono ⋮⋮ puedes arrastrar y soltar texto, imágenes, vídeos y mucho más bajo los encabezados para componer páginas ordenadas y de fácil visualización.

• Inserciones específicas para desarrolladores: Los equipos de desarrollo usan herramientas específicas para hacer su trabajo. Notion las reúne todas. Escribe /código para incluir un fragmento de código directamente en la página. Resulta muy útil cuando, por ejemplo, vas a lanzar nuevos controles para móvil y tablet y quieres comprobar que tu equipo puede verlo bien. También puedes compartir un gist de GitHub escribiendo /gist. E incluso puedes añadir una /imagen o un /vídeo para mostrar esos nuevos controles en acción. Todo sin salir de la página.

Echa un vistazo a este vídeo de 3 minutos; en él te enseñamos todo lo que debes saber sobre bloques de código 👇

• Páginas dentro de páginas: Puedes mantener toda la información de un proyecto bien organizada dentro de su página. Para añadir subpáginas, solo tienes que escribir /página. Agrega infinitas capas de páginas para registrar toda la información necesaria del proyecto y organízalas en la barra lateral con desplegables para que el equipo pueda encontrarlas fácilmente.

• Feedback en tiempo real: Usa el símbolo @ para mencionar a tus compañeros y solicitar comentarios sobre el proyecto. Los desarrolladores pueden dejar notas en tu código y los diseñadores pueden comentar los archivos de Figma que hayas insertado en el nuevo menú desplegable. Normalmente, los diseñadores y los desarrolladores trabajan aislados en sus propias herramientas. Notion, por el contrario, conecta a los equipos multidisciplinares para cerrar los ciclos de retroalimentación.

• Contexto completo para tomar decisiones: En las páginas puedes ver el proceso mental de cada aspecto de un proyecto. Incluye notas para indicar por qué se ha restado prioridad a una tarea, o por qué tu equipo ha cambiado las directrices del código para móviles. También puedes incluir en las páginas los resultados de las pruebas para fundamentar con datos las decisiones tomadas. Notion te brinda total claridad de lo que ha ocurrido hasta ahora y de lo que debe ocurrir a continuación.

Cuando el trabajo y la gestión del proyecto se llevan a cabo en un mismo lugar, no tienes que preocuparte de que a nadie se le escape nada, porque un único sistema lo reúne todo.

Todo lo que necesitas saber sobre comentarios y discusiones en solo 4 minutos.

En tu sistema de gestión de proyectos puedes crear plantillas específicas para cada problema al que se puede enfrentar un desarrollador o desarrolladora.

Las plantillas ayudan a los desarrolladores a abordar los problemas siempre de la misma manera. Este enfoque aporta coherencia al proceso de resolución de problemas, ahorra tiempo y fortalece el conocimiento organizativo. Por ejemplo, en un informe de error, puedes tener encabezados indicando a los desarrolladores que tomen capturas de pantalla y repliquen el error. Esto ayuda a encontrar toda la información necesaria para llegar a la solución más rápido.

Para añadir una plantilla a tu tablero, haz clic en la flecha hacia abajo que está junto al botón azul Nuevo, en la parte derecha de tu base de datos, y selecciona + Nueva plantilla. Se abrirá una página en blanco. Ahora puedes crear la plantilla una vez y usarla siempre que la necesites.

Si le preguntas a nuestra desarrolladora Sarah Lim sobre el sistema de hoja de ruta y gestión de proyectos de nuestro equipo, te dirá que «Un buen sistema de gestión de tareas se adapta a los conocimientos y procesos del equipo».

Indica, además, que «Las relaciones nos permiten asociar entidades heterogéneas. Un conjunto de tareas puede relacionarse con un proyecto que, a su vez, se relaciona con las notas de reunión y los documentos de diseño. El resultado es un sistema que registra todo lo importante y encaja todas las piezas que lo componen».

Aquí tienes unos cuantos consejos que nos han ayudado a implementar nuestro sistema de gestión para proyectos de desarrollo de software:

• Crea una versión enlazada de tu base de datos para subequipos de desarrollo: Si tienes subequipos, es buena idea crear una vista de base de datos que contenga solo sus tareas y proyectos. En tu wiki de desarrollo, cada equipo puede tener su propia página. Por ejemplo, una para el equipo de infraestructura y otra para el de plataforma. En la parte superior de la página puedes añadir una versión del sistema de gestión de proyectos y hoja de ruta filtrada para mostrar solo las épicas del equipo correspondiente. Así, todos se centran en su labor y a su vez siguen pudiendo ver el trabajo de todo el equipo.

• Enlaza tus notas de reunión con el sistema de gestión de proyectos: Al igual que enlazas las tareas, también puedes vincular todas las notas de reunión a tus épicas. Crea otra propiedad Relación y enlázala a la base de datos de notas de reunión. Así, todos los debates sobre un proyecto están catalogados junto con sus tareas. Este tipo de comunicación asíncrona ayuda a fomentar la transparencia y mantiene a todo el equipo informado, también a aquellos que no asisten a la reunión.

• Asigna un propietario claro a cada épica y tarea: Crea dos propiedades Persona en tus épicas y tareas: una para el propietario del proyecto y otra para el equipo responsable de llevarlas a cabo. Cuando existe un propietario claro, cualquiera que tenga dudas o preguntas sabe a quién debe acudir. Este sistema es un paso más para una comunicación clara, ágil y multifuncional.