Cómo migrar al sistema de gestión de proyectos de Notion

La gestión de proyectos en Notion conecta de manera eficiente los proyectos con sus documentos, notas y wikis para mantenerlo todo organizado en un único lugar. Aunque existen muchas herramientas independientes que necesitan de flujos de trabajo específicos, Notion te da la flexibilidad de personalizar los proyectos según tus necesidades.

En esta guía te mostramos cómo funciona la gestión de proyectos en Notion, sus principales funciones y las prácticas recomendadas para mantener un espacio de trabajo lo más productivo y conectado posible.

La gestión de proyectos de Notion incluye dos áreas principales interconectadas entre sí: Proyectos y Tareas. Ambas se sustentan en bases de datos preconfiguradas y especializadas que te permiten enlazar tus proyectos y tareas con páginas de Notion.

Este sistema, al igual que el resto de tu trabajo en Notion, puede personalizarse en función de las necesidades de tu equipo. Puedes, por ejemplo, crear vistas filtradas según una propiedad específica o añadir etiquetas para ayudar a tu equipo a organizarse. Notion Projects te da toda la flexibilidad que necesitas para trabajar con más agilidad y claridad.

Antes de que empieces a gestionar tus proyectos en Notion, repasemos algunas de las funciones fundamentales que conforman las bases de la gestión de proyectos.

• Bloques de contenido sin código: Notion otorga a los usuarios más control sobre su espacio de trabajo con multitud de opciones de personalización. Todas las páginas de Notion pueden crearse usando distintos bloques (como texto, listas de tareas pendientes, imágenes, fragmentos de código, inserciones y más) para componer un espacio de trabajo que se adapte a la perfección al flujo de trabajo de tu equipo.

• Bases de datos: Las bases de datos son una de las funciones principales de Notion y las que te ayudan a gestionar y organizar las páginas. Pueden usarse para cualquier cosa: como archivador de notas de reunión, como base de datos principal de proyectos y tareas, como sistema de almacenamiento de documentos, etc. La información de tus bases de datos puede visualizarse de múltiples maneras: desde una lista hasta un calendario o un tablero Kanban.

• Colaboración en documentos: Además de colaborar en las tareas, también puedes trabajar junto con tu equipo en los documentos y notas. Es una función genial para lluvias de ideas, actas de reunión, propuestas, resúmenes y escritura colaborativa.

• Páginas anidadas: Notion te permite crear una página dentro de otra (es lo que llamamos subpágina) para organizar proyectos complejos y mantener el contenido relacionado en un único lugar.

• Plantillas:Notion cuenta con gran variedad de plantillas para diferentes usos, desde gestión de proyectos y órdenes del día hasta wikis de equipo y CRM. Con las plantillas es mucho más fácil configurarlo todo a tu gusto y tenerlo listo en cuestión de minutos.

Es recomendable que asignes a unos cuantos representantes de tu equipo la gestión del proceso de migración y configuración antes de invitar al resto del equipo a tu espacio de trabajo de Notion.

Si necesitas ayuda para resolver cualquier problema, contacta con el equipo de Soporte de Notion. ¿Necesitas que te echemos un cable para llevar a cabo la migración? Puedes trabajar junto a un consultor certificado de Notion. Para ello, accede a notion.so/consultants.

Migrar de una herramienta a otra puede ser una iniciativa de gran envergadura. Para facilitar el proceso de gestionar el cambio, hemos reunido una lista de recursos que pueden ayudarte a realizar la transición de la manera más sencilla posible.

Plantillas de correo electrónico

Comunicar este cambio en tu organización puede suponer todo un reto. Por ello, hemos creado unas cuantas plantillas de correo electrónico que te ayudarán a comunicar esta transición de tu herramienta anterior a Notion.

Tu equipo puede ponerse al día rápidamente y descubrir todas las funciones y capacidades que ofrece Notion con estas guías básicas de Fundamentos de Notion.

• Te damos la bienvenida a Notion

• Escribir y editar texto

• Usar la barra lateral

• Compartir páginas e información

• Introducción a las bases de datos

• Uso de las vistas de la base de datos

• Crear bases de datos enlazadas

• Prácticas recomendadas para mantener un espacio de trabajo organizado

Antes de adentrarnos en las funciones de gestión de proyectos de Notion, es importante definir cómo se traducen al sistema las funciones que usas ahora. A continuación te mostramos las jerarquías de unas cuantas herramientas de gestión de proyectos populares y la traducción de sus términos a Notion:

Jira

Asana

Linear

Monday

Tu espacio de trabajo de Notion es muy flexible en lo que respecta a administración, seguridad, aprovisionamiento y más. Como admin o propietario del espacio de trabajo, es importante que mantengas un entorno limpio, productivo y seguro en Notion activando y desactivando sus funciones según tus necesidades.

Estas son algunas de las prácticas recomendadas:

• Comprueba tu configuración de admin para asegurar que solo las personas adecuadas puedan cambiar ajustes y añadir usuarios.

• Actualiza los permisos de los espacios de equipo para que todos los miembros de tu espacio de trabajo puedan editar lo que necesiten.

• Verifica la configuración de seguridad de tu espacio de trabajo para definir las restricciones de invitados y contenido compartido.

• Comprueba las conexiones para asegurarte de que todas las integraciones estén correctamente configuradas.

Para saber cómo empezar a configurar Notion, lee esta guía.

Con tal de implementar un espacio de trabajo de Notion que funcione para toda tu organización, te recomendamos tener una estrategia en mente para gestionar toda la información al migrar de plataforma. Más abajo te contamos cómo puedes elegir una estrategia que se ajuste a lo que necesitas y cómo organizar de forma óptima el espacio de trabajo.

Qué migrar a Notion

Como en cualquier migración, todo enfoque tiene sus pros y sus contras, así que es buena idea estudiar primero cómo tu equipo o empresa planea trabajar y lo que encaja mejor con vuestros flujos de trabajo.

• Empieza de cero: Al comenzar con una hoja en blanco, tu equipo y tú podéis personalizar Notion por completo según vuestras necesidades y aprovechar toda su flexibilidad y conectividad. De nuevo, puede que tengas que archivar tu antigua herramienta para conservar los datos con fines regulatorios o de auditoría. También puedes crear una importación personalizada para los usuarios que necesiten acceso.

• Migra todos los datos: Esta opción mantiene un registro en Notion de toda tu información anterior para que no necesites seguir usando la antigua herramienta. Sin embargo, en caso de que debas trasladar una gran cantidad de datos, tu espacio de trabajo podría desordenarse y sobrecargar tus procesos. Si eliges esta opción, es probable que necesites ayuda adicional de un equipo interno o externo de TI para llevar a cabo el proceso.

• Establece una fecha: Al migrar los datos producidos a partir de una fecha concreta, se reducirá la cantidad de información que debe desplazarse. Así, todo el mundo sabrá con exactitud qué información se migrará a a Notion. Al igual que en las estrategias anteriores, tendrás que archivar tu antigua herramienta con fines regulatorios y de auditoría.

• Migra solo los proyectos activos: Mover únicamente los proyectos en curso es una buena manera de evitar el desorden y la sobrecarga de datos, facilitando además el trabajo técnico. Esta opción te permite personalizar los nuevos flujos de trabajo en Notion y conservar la información actual. De nuevo, puede que tengas que archivar tu antigua herramienta para conservar los datos con fines regulatorios o de auditoría. También puedes crear una importación personalizada para los usuarios que necesiten acceso.

No existe una única estrategia que valga para todos los tipos de empresa, así que es importante trabajar con tu equipo y tus socios para averiguar cuál se adaptará mejor a vuestras necesidades. Una solución adecuada para la mayoría de los equipos es, bien migrar los proyectos a partir de una determinada fecha, bien migrar solo los proyectos activos para evitar el desorden en tu espacio de trabajo.

Cómo organizar el espacio de trabajo

Es importante que decidas cómo quieres organizar la información en el espacio de trabajo. Dentro del espacio de trabajo de tu empresa, puedes crear espacios de equipo específicos que cada equipo puede personalizar en función de sus necesidades.

Si tus equipos son reducidos, te recomendamos usar un espacio de equipo general con bases de datos de tareas, proyectos, documentos y reuniones. La información del espacio de equipo es accesible y está conectada de forma predeterminada, por lo que será fácil configurarlo y trabajar en un único lugar.

Si tus equipos son grandes, es recomendable crear espacios de equipo individuales para cada uno de ellos (por ejemplo, marketing, producto y desarrollo, finanzas, etc.). Así, cada equipo puede tener su propia wiki, tareas y proyectos. Con este sistema, los equipos pueden trabajar a su manera y mantener la conexión con el resto de espacios de equipo.

Hay dos formas de migrar tu información de gestión de proyectos a Notion.

1. Si realizas la migración desde Asana, usa nuestra herramienta de importación.Consulta nuestra guía de migración de Asana para comenzar.

2. Si la migración se lleva a cabo desde otra herramienta de gestión de proyectos, tendrás que trasladar la información de forma manual.

Para empezar a migrar tus proyectos a Notion, solo tienes que añadir la plantilla de Proyectosy tareas. Al seleccionarla, se añadirán las bases de datos de Proyectos y Tareas a tu espacio de equipo. Si gestionas tus proyectos con sprints, puedes usar la plantilla Proyectos, tareas y sprints para obtener funciones adicionales.

En cada espacio de equipo, dentro de las bases de datos de proyectos y tareas, crea proyectos y tareas que se correspondan con los que tenías en tu antigua plataforma. Las dos bases de datos ya estarán conectadas porque son bases de datos relacionadas.

Una vez hayas añadido tus proyectos y tareas, puedes añadir también información sobre cada uno de ellos (como estado, responsable o comentarios) como propiedades en la base de datos y personalizar su configuración. Aquí tienes algunas funciones clave para darte ideas:

• Añade detalles de tareas y proyectos: Además de las propiedades y vistas preconfiguradas que incluyen estas plantillas, puedes añadir campos personalizados y bases de datos relacionadas para adaptar Notion a tus flujos de trabajo existentes. Para añadir nuevos campos de propiedad, ve al menú de tu base de datos, haz clic en Propiedades y pulsa + Nueva propiedad. En la parte superior verás sugerencias de propiedades que pueden ser útiles para tu equipo, como estimaciones o ID única.

• Vistas: Cada base de datos puede visualizarse de muchas formas diferentes; las llamamos «vistas». Además de la vista de tabla, el contenido de una base de datos se puede mostrar como una lista, un tablero, un calendario, una galería o un cronograma, según qué información te resulte más útil en cada caso. Para obtener más información sobre las vistas de base de datos, accede al curso .

• Seguimiento de errores: La plantilla Proyectos, tareas y sprints incluye una ID única para cada tarea e integración con GitHub que te permite vincular las solicitudes de extracción relevantes con tus tareas y visualizar el trabajo pendiente con facilidad.

• Sprints: La configuración de la plantilla Proyectos, tareas y sprints te ayuda a gestionar las tareas mediante sprints temporales. También cuenta con un botón de «Completar sprint» que te ayuda a pasar las tareas de un sprint a otro y cierra los trabajos ya completados.

• Automatización de flujos de trabajo: Crea Botones personalizados para completar varios pasos con un solo clic, como añadir una nueva tarea, asignarla a un miembro del equipo y establecer un estado. Si tu equipo trabaja en sprints, lee más información sobre las automatizaciones de sprints aquí.

• Portafolios, establecimiento de objetivos y OKR: Si tienes proyectos que se agrupan en torno a temas más amplios (como portafolios u objetivos), puedes vincularlos con tus proyectos creando una base de datos adicional en tu espacio de equipo que te permita extraer los proyectos. Puedes hacerlo fácilmente abriendo la galería de Plantillas y duplicando las plantillas de OKR y establecimiento de objetivos en tu espacio de trabajo. Luego crea una propiedad de relación en la base de datos que supervise esos hitos u objetivos. Obtén más información sobre las relaciones aquí.

La gestión de proyectos es solo una parte de tu espacio de trabajo de Notion. Crea lo que quieras con bloques sin código, consolida tu trabajo y consigue hacer mucho más con la IA de Notion.

La propiedad de Estado de Notion tiene tres categorías principales: Pendiente, En curso y Listo. Como cada equipo opera de manera diferente y requiere estados diferentes para trabajar bien (como Por revisar o En edición), puedes crear estados personalizados que abarquen todos los pasos de vuestro proceso de gestión de proyectos y tareas.

Utilizar y personalizar la propiedad de Estado le añade mucha flexibilidad a tu trabajo. Algunos ejemplos de lo que puedes hacer:

• Filtrar la base de datos para que solo muestre proyectos que estén en curso.

• Usar la vista de calendario para mostrar los proyectos publicados.

• Establecer flujos de trabajo para cada equipo mediante estados específicos para marketing, producto, diseño, etc.

Puedes crear páginas de Notion con todo tipo de bloques: texto, imágenes, listas con viñetas, de tareas y mucho más. Incluso puedes insertar contenido de otras herramientas, diseñar tablas y crear un enlace entre contenidos de varias páginas para que se actualicen automáticamente. Esto quiere decir que las páginas de proyecto ya no son solo un enlace para ir a donde está tu trabajo: son tu trabajo.

Con todas estas funciones (y más), puedes crear un espacio de trabajo que se ajuste a tus necesidades actuales y actualizarlo si esas necesidades cambian. Prueba estos ejemplos:

• Estandariza los procesos usando plantillas para mejorar la consistencia de los proyectos y llegar a los plazos.

• Utiliza la IA de Notion para escribir los primeros borradores y briefs de proyectos y ahorrarle tiempo a tu equipo.

• Asegúrate de que tu equipo y tus socios están siempre al día gracias a insertar contenido de herramientas especializadas como Figma, Miro, Github, Jira y muchos más.

La IA de Notion puede ayudarte a redactar, editar y crear nuevas ideas sin salir de tu espacio de trabajo.

Con esta potente herramienta de IA integrada llevarás a cabo tu trabajo en mucho menos tiempo de lo que solías tardar, y sin perder en calidad. Aquí tienes unos ejemplos de lo que puede hacer la IA de Notion:

• Convertir una lista de unas pocas ideas en un documento completo en minutos, después extraer los elementos de acción y crear una lista de tareas.

• Crear un resumen de cada proyecto y tareas utilizando el autocompletado de la IA, dándote una vista panorámica de todo tu trabajo.

• Hacer una lluvia de ideas sobre nuevas funciones y e inspirar formas novedosas de pensar en el futuro.

  

  Discover Notion AI

  Visit Notion Academy to learn how to get started with Notion AI.

  

  All about Notion Projects

  • This course will guide you from creating your project plan, to customizing views and layouts.

  • Learn how to import tasks to Notion from Asana, or get general migration tips for other tools.

  • Add sprints to your Project workflow, learn more here.