¿Quién debería ser miembro del espacio de trabajo y quién debería ser invitado?

Un espacio de trabajo colaborativo en el que todos tengan el acceso adecuado al contenido es la forma moderna de trabajar. Sin embargo, como administrador, quieres asignar el presupuesto de tu equipo de manera responsable y evitar usar tener más usuarios de pago de los que necesitas a la vez que asegurar que todos tengan las herramientas adecuadas para hacer su trabajo.

Comprender la diferencia entre miembros e invitados te ayudará a decidir a quién debes invitar a unirse a tu espacio de trabajo.

Esta guía explicará:

• Diferencias clave entre miembros e invitados en tu espacio de trabajo

• Quién debería ser miembro y quién debería ser invitado

• Cómo administrar la configuración de miembros e invitados

Lo más probable es que los miembros sean personas de tu organización que tendrán acceso a la mayor parte del contenido del espacio de trabajo.

Las personas de tu empresa deben convertirse en miembros del espacio de trabajo para que puedan colaborar de manera efectiva, compartir contenido, crear y editar páginas y acceder a toda la información relevante para su función.

Los miembros pueden:

• Tener acceso a todo el espacio de trabajo: Tendrán cierto nivel de acceso a la mayoría del contenido, incluso si es solo para leer o comentar, excepto el contenido privado y las páginas que hayan sido restringidas.

• Pertenecer a grupos y espacios de equipo: Puedes añadir miembros del espacio de trabajo a los grupos e invitarlos a los espacios de equipo. Los miembros también pueden unirse a cualquier espacio de equipo abierto. Dentro de un espacio de equipo, los miembros pueden encontrar fácilmente información relevante para su función y crear documentos junto con sus compañeros de equipo.

• Crear nuevas páginas y espacios de equipo: Los miembros pueden crear páginas en cualquier área a la que tengan acceso y añadir nuevos espacios de equipo.

• Trabajar en páginas privadas: Los miembros tienen una sección Privada en la barra lateral donde pueden crear páginas privadas. Cuando estén listos para compartir el contenido, solo tendrán que mover estas páginas al espacio de equipo pertinente.

• Compartir páginas y ajustar la configuración de la página: Es posible compartir páginas con personas o grupos y publicar páginas en la web para los miembros con acceso completo.

Hay diferentes tipos de miembros del espacio de trabajo de Notion:

1. Los propietarios del espacio de trabajo pueden administrar la configuración del espacio de trabajo, eliminar un espacio de trabajo y gestionar a otros administradores, miembros e invitados.

2. Los administradores de miembros solo existen en los planes Enterprise. Pueden añadir o eliminar miembros del espacio de trabajo o de los grupos, pero no tienen acceso a la configuración del espacio de trabajo.

3. Los miembros son aquellos compañeros de trabajo que pueden crear y editar páginas de Notion, pero no tienen acceso a la configuración del espacio de trabajo.

Hay algunas cosas que debes tener en cuenta a la hora de decidir si quieres convertir a alguien en miembro del espacio de trabajo.

En primer lugar, se te facturará por cada miembro en los planes de pago. Por lo tanto, no querrás pagar por un puesto de miembro a alguien que solo trabaja contigo a corto plazo o por proyectos.

Los miembros deben ser personas que necesiten entrar al espacio con frecuencia y acceder a una gran cantidad de contenido en él.

A continuación, algunos ejemplos de miembros del espacio de trabajo:

• Todos los miembros de tu equipo: Convierte en miembros a todas las personas de tu equipo para que puedan acceder a wikis, tareas y trabajar en colaboración para planificar y ejecutar proyectos.

• Tu manager y, a su vez, su manager: Los managers deben ser miembros del espacio de trabajo para que puedan tener una visibilidad total del trabajo de su equipo y de los objetivos e iniciativas más amplios de la empresa.

• Tus socios de agencia: Los socios a largo plazo pueden convertirse en miembros, aunque posible que solo necesiten acceso a un espacio de equipo y no a todo el espacio de trabajo.

• Profesionales que colaboran a largo plazo: Quizá quieras invitar a algunos profesionales autónomos a convertirse en miembros si trabajan contigo a largo plazo y necesitan acceso a varias áreas diferentes del espacio de trabajo.

• Personal temporal y becarios: Dependiendo de su alcance de trabajo, es posible que el personal temporal y los becarios deban convertirse en miembros. Puedes eliminarlos del espacio de trabajo cuando finalice su contrato.

Es probable que tus invitados sean colaboradores externos que no sean empleados de tu organización y que trabajen contigo en proyectos específicos, a menudo a corto plazo.

Estos han de recibir invitaciones al espacio de trabajo página por página, y no tendrán acceso a la totalidad del mismo.

Cuando invitas a alguien a una página, puede ver las subpáginas automáticamente. Sin embargo, puedes ajustar la configuración de estas páginas para restringir el acceso si es necesario.

Los invitados no pueden:

• Crear páginas fuera del contenido al que se les invita: Solo pueden crear subpáginas anidadas en la página compartida.

• Unirse a espacios de equipo o grupos: No puedes añadir invitados a grupos ni invitarlos a un espacio de equipo.

Entre los invitados a tu espacio de trabajo podrían figurar:

• Profesionales autónomos: En la mayoría de los casos, no te hará falta añadirlos como miembros, porque probablemente solo necesitarán acceso a contenido limitado que puedes añadir a una página compartida.

• Clientesde tu agencia: Invitar clientes a tus espacios de trabajo es una buena forma de compartir proyectos y borradores. Puedes crear una página como portal del cliente que contenga todo lo que este deba revisar.

• Un mentor, coach o familiar: Si quieres recibir comentarios sobre un documento, como tu plan de desarrollo personal, puedes invitar a un amigo o mentor a ver la página como invitado.

Si quieres compartir una página con un invitado, ve al menú Compartir de la página elegida y

haz clic en Invitar. Introduce la dirección de correo electrónico de la persona que deseas invitar, elige su nivel de acceso y selecciona Invitar.

El invitado recibirá entonces un correo electrónico con un enlace a la página.

Si quieres ajustar el nivel de acceso del invitado, puedes volver al menú Compartir y seleccionar una opción en el menú desplegable.

En la sección Miembros de Configuración y miembros verás una pestaña para Invitados,

donde encontrarás todas las páginas a las que tiene acceso cada invitado. Puedes convertir invitados en miembros y eliminarlos del espacio de trabajo aquí.

Tu plan limita el número de invitados que puedes añadir, así que recuerda eliminar a los invitados que ya no necesiten acceso.

Los propietarios del espacio de trabajo pueden ajustar la configuración de las invitaciones en la sección Seguridad de la configuración del espacio de trabajo. Aquí puedes elegir si los miembros pueden añadir invitados directamente, a través de una solicitud de invitación, o inhabilitarlos por completo.

Si las solicitudes de invitados están habilitadas, los propietarios del espacio de trabajo podrán añadir a los invitados directamente, pero todos los demás tendrán que enviar una solicitud de invitación y esperar a que el propietario del espacio de trabajo la apruebe.

Los propietarios del espacio de trabajo pueden habilitar las solicitudes de invitación para tener más control sobre quién ve el contenido de la empresa y asegurarse de que el espacio de trabajo no supere su límite de invitados.