Formo verbessert seine geschäftliche Agilität mithilfe von Notion
Formo ist ein FoodTech-Unternehmen, das sich zur Aufgabe gemacht hat, ganz neue Wege bei der Käseherstellung zu beschreiten. Und während das Unternehmen die Art und Weise revolutioniert, wie in Zukunft Käse produziert wird – mit Mikroorganismen anstelle von Kühen –, wächst es zugleich schnell und arbeitet an der Weiterentwicklung seiner geschäftlichen Agilität. Um mit sich ändernden Strategien, dem Onboarding von neuen Mitarbeitenden und der Verwaltung von OKRs Schritt zu halten, entschied sich Formo für Notion als Tool, das eine einheitliche Lösung bietet.
Emmanuel "Kojo" Afoakwah
Strategy & Business Operations
Die Einführung einer All-in-One-Lösung führt zur Steigerung der geschäftlichen Agilität
Als Formo erstmals nach einer Lösung für seine isolierten Datenbanken und Projekte sowie nach einer Möglichkeit suchte, die vielen Ideen des Start-ups zu dokumentieren, konnten die bekannteren, auf nur einen Anwendungszweck ausgelegten Tools wie Asana oder Google Docs nicht überzeugen. Das Unternehmen wollte einen transparenten und kollaborativen vernetzten Workspace, der es ihm ermöglicht, seine von Scrum inspirierten Frameworks an einer zentralen Stelle zusammenzuführen.
Für Formo besteht geschäftliche Agilität in der Fähigkeit, Geschäftsideen zu entwickeln, sie auf die erfolgversprechendsten Ansätze einzugrenzen und zu priorisieren, sie umzusetzen, zu scheitern, den Vorgang zu wiederholen und den eigenen Fokus immer wieder neu auszurichten. Es geht darum, Ideen, die nicht von Nutzen sind, zu überdenken und auszusortieren. Als die Führungskräfte von Formo auf Notion stießen, waren sie von seinen vielfältigen Funktionen angetan. Damit konnten sie nicht nur ihre geschäftliche Agilität steigern, sondern auch das Onboarding sowie Schulungen durchführen und Unternehmensinformationen in Form von Wikis organisieren.
Für Notion sprachen jedoch vor allem die Kanban-Boards und Datenbanken mit untergeordneten Aufgaben, die es Formo ermöglichten, seine strategischen Ziele in überschaubare Schritte zu unterteilen. Kojo dazu: „Mithilfe unserer Kanban-Boards verknüpfen wir unsere OKRs mit den Aufgaben der einzelnen Teams. Und da alles an einer zentralen Stelle zusammengeführt wird, können wir all diese verschiedenen Tools für geschäftliche Agilität in Notion kombinieren.“ Notion unterstützt Formo dabei, für Transparenz zu sorgen. Mitarbeitende können Informationen und Ressourcen aus allen Unternehmensbereichen einsehen, einschließlich der Unternehmensroadmap sowie Risiken, und gleichzeitig ihre tägliche Arbeit an den übergeordneten Zielen ausrichten.
Wir sind sehr von der Datenbank mit den untergeordneten Aufgaben begeistert, weil es so eine Datenbank für alles gibt, an dem du arbeitest. Dies vereinfacht die Dinge, ermöglicht es dir, dich auf einige wenige Punkte zu konzentrieren, und gibt dir ein Tool an die Hand, mit dem du gleichzeitig an verschiedenen Aufgaben arbeiten kannst.
Strategy & Business Operations
Mehr Effizienz durch Straffung des Onboarding-Prozesses
Als Formo noch kleiner war, gestaltete sich das Onboarding einfacher. Doch die Mitarbeiterzahl wuchs innerhalb eines Jahres von 25 auf 90 an. Also musste der Prozess optimiert werden, um Zeit zu sparen und effizienter zu werden.
Mit der Erstellung eines Onboarding-Prozesses in Notion verfolgte das Unternehmen mehrere Ziele: Fragen beantworten, detaillierte Team-Informationen zur Verfügung stellen, die Nutzung von Kanban-Boards vermitteln und neue Mitarbeitende in das Thema geschäftliche Agilität einführen. Als effektiv erwies sich für Formo die Erstellung von Aufgaben, bei denen die Mitarbeitenden Kanban-Boards verwenden mussten, ebenso wie der Einsatz von Videos. Der Onboarding-Prozess, den Formo innerhalb von Notion entwickelt hat, erzielte eine enorme Wirkung. Kojo hierzu: „Wir brauchen für das Onboarding nur noch halb so viel Zeit wie zu Beginn.“
Mit dem Onboarding-Prozess werden neue Nutzende zudem mit Notion vertraut gemacht und ihnen wird eine Grundlage für die Verwendung des Produkts während ihrer Zeit bei Formo vermittelt.
Möglichkeit zur schnellen und effektiven Anpassung von Strategien
Da das Unternehmen schnell wuchs, musste es sich auch schnell anpassen können. In seiner Anfangszeit optimierte Formo seine wichtigen strategischen Annahmen ständig. Diese Änderungen konnten durch Notion schnell in den Betriebsabläufen umgesetzt werden. Notion ermöglichte es dem Unternehmen, seine GTM-Strategien schnell und effektiv anzupassen.
Kojo erklärt: „Wir müssen so schnell wie möglich auf Marktveränderungen oder wichtige Ergebnisse reagieren können. Notion hat uns dabei mit seinen Kanban-Boards, einem Ort für unsere OKRs sowie einer zentralen Informationsquelle unterstützt.“ Formo definiert vierteljährlich OKRs, mit denen das Unternehmen Ziele für seine Teams festlegt. Einzelne Aspekte der OKRs ändern sich alle paar Monate. Entsprechend wird darauf immer wieder zurückgegriffen, um sie zu überprüfen und alles in den Notion-Datenbanken zu dokumentieren.
Formo kann die wichtigsten Ergebnisse heranziehen, um sich umzuorientieren und neue Ziele und untergeordnete Aufgaben zu erstellen.
Mit Notion können wir Post-Mortem-Meetings dokumentieren, die wir zur Fehleraufarbeitung abhalten. Dies sind Retrospektiven, in denen wir unsere Arbeit überdenken und neue Aktionselemente generieren können. Diese Aktionselemente landen dann auf im Kanban-Board.
Strategy & Business Operations
Transparente Zusammenarbeit im Hinblick auf gemeinsame OKRs bei gleichzeitigem Freiraum für Kreativität
Formo nutzt OKRs, um sein Geschäft voranzubringen. Sie dienen als Agilitätstool, das entscheidende Änderungen, Verbesserungen und Wachstum misst. Sie helfen beim Festlegen vierteljährlicher Prioritäten. Formo nutzt Kanban-Boards für Teams als zentralen Bestandteil seines Projektmanagements. Diese Kanban-Team-Prozesse vermitteln geschäftliche Schwerpunkte, Fristen und Akzeptanzkriterien.
Für Kojo ist Notion ein Kreativ-Tool. Die Benutzeroberfläche fördert die Kreativität und ermöglicht es den Nutzenden, Informationen auf einzigartige Weise zu präsentieren. Es erleichtert die Zusammenarbeit in und zwischen Teams. Es ist außerdem ein Tool, mit dem alle ihre Ideen beisteuern können, die zur Erstellung neuer OKRs führen.
