O que são reuniões Nível 10 e por que a sua equipe deve adotá-las?

Na rotina das start-ups, empreendedores, facilitadores e equipes de liderança têm pelo menos uma coisa em comum: a necessidade de superar limites para promover o sucesso. E, em um mercado de ritmo acelerado, atingir metas tem tudo a ver com eficiência. O tempo de todos é mais valioso do que nunca, e processos tediosos simplesmente não vão ajudar. 

Reuniões devem estimular conversas úteis, apresentar percepções imperativas e incentivar resultados impactantes. Tudo isso sem perda de tempo. Com o esforço certo, você pode ajudar as reuniões da sua start-up a cumprir com o objetivo e se tornarem super produtivas, ou seja, serem reuniões Nível 10.

A Entrepreneurial Operating System (EOS), uma organização que ajuda as empresas a atingirem seus objetivos, criou o conceito e as diretrizes gerais do que são reuniões Nível 10. A empresa constatou que, em média, os líderes davam uma nota 4 (de 0 a 10) às suas reuniões, não exatamente uma média de aprovação. Para resolver o problema, a EOS desenvolveu uma nova maneira de fazer reuniões, que fossem sempre nota 10. 

As reuniões Nível 10 têm tudo a ver com manter uma agenda consistente e rigorosa. Elas devem ser realizadas semanalmente e durar 90 minutos, começando com alguns minutos de apresentação, em seguida, com uma visão geral do progresso da equipe e, por fim, devem aprofundar-se nos três problemas mais urgentes. Cada seção tem um limite de tempo para que a conversa permaneça no caminho certo.

Esses parâmetros pré-estabelecidos ajudam todos a saber o que esperar e a se prepararem de modo adequado. As reuniões da EOS começam e terminam no horário, não importa o que aconteça, incentivando a equipe contribuir com ideias focadas e informações importantes. 

A pontuação é uma característica essencial de uma reunião Nível 10 de excelência. No final, todos avaliam a eficácia da sessão e fazem anotações para aprimoramento (se houver). Se a reunião de uma semana não atingir a pontuação, a equipe poderá analisar em que parte a discussão ficou aquém do esperado e se esforçar para obter uma pontuação perfeita da próxima vez.

Uma reunião de 90 minutos pode parecer longa, mas com uma agenda ambiciosa, o cronograma é mais apertado do que você imagina. Limitações rígidas mantêm a conversa em andamento sem digressões, mas podem interromper antes que você atinja todos os pontos a serem discutidos.

Aqui estão alguns prós e contras que você pode esperar do sistema Nível 10:

• Respeito ao tempo — Reuniões Nível 10 têm um limite de tempo rigoroso, o que incentiva o pico de produtividade e garante que todos os envolvidos possam retornar rapidamente a outras prioridades.

• Foco nas metas — Como as reuniões Nível 10 tratam apenas das três questões mais importantes da semana, elas têm um foco nítido, o que ajuda a atingir os objetivos mais rapidamente, em vez de girar em círculos. 

• Solução de problemas — Enquanto outras reuniões analíticas abordam os pontos altos e baixos, as reuniões Nível 10 se concentram na solução de problemas, com apenas uma rápida menção às boas notícias. Isso permite que você se concentre em ações concretas.

• Discussão restrita — Em uma reunião Nível 10, os membros da equipe não podem abordar todas as preocupações ou lançar mão de associações de ideias, à medida que elas surgem. A pauta da reunião exige que você permaneça com foco na tarefa, e você pode vir a perder discussões secundárias produtivas.

• Trabalho preparatório — Para que essas reuniões ocorram sem problemas, todos precisam se preparar. Esse trabalho de preparação leva tempo. Portanto, mesmo que a reunião seja de apenas 90 minutos, ela consome mais tempo do seu dia. 

Uma pauta infalível é a base para uma reunião Nível 10. Isso reforça cada limite de tempo e garante que você não deixe nenhum ponto de discussão para trás, aumentando a produtividade e a consistência.

Veja a seguir um modelo de pauta de reunião produtiva Nível 10 e qual é o papel de cada uma das sete seções.

Embora reuniões Nível 10 se concentrem principalmente na solução de problemas, a agenda permite 5 minutos de comemoração. No pontapé inicial, cada participante compartilha uma boa notícia, seja ela pessoal ou profissional. Essa rodada é considerada como um "quebra-gelo" da reunião.

Na seção de indicadores-chave de desempenho (KPI) da reunião, você terá 5 minutos para obter uma visão geral holística das métricas essenciais que a empresa está acompanhando. Essas métricas podem incluir receita, rotatividade de clientes ou crescimento, qualquer indicador dos pontos de dados mais importantes da sua empresa. Faça com que os membros relevantes da equipe apresentem os dados correspondentes com uma breve explicação.

Use esse espaço de cinco minutos para revisar algumas metas trimestrais essenciais. A EOS chama essas metas de "pilares": prioridades que preenchem o cerne das operações. Aumentar a receita em 10% até o final do trimestre é um "pilar", enquanto um item de ação como o agendamento de uma sessão de treinamento sobre o novo software não é.

Na seção de informes todos compartilham uma atualização de status sobre um cliente ou funcionário. Essas atualizações devem ser tão concisas e superficiais quanto uma frase: "Fechamos um novo negócio com o cliente X". Não entre em muitos detalhes nesse ponto. Se o informe trouxer um problema, guarde para discutir mais adiante na reunião.

Essa lista é feita para itens de ação menores que não se qualificam como "pilares", como marcar uma ligação com um investidor ou aprovar um projeto. O uso de uma checklist nesse ponto permite que você saiba o que a sua equipe concluiu e o que ainda está em aberto. Se a ação demorar mais de uma ou duas semanas ou estiver relacionada às metas trimestrais, transfira-a para a seção de pilares. 

A seção de IDR de uma agenda Nível 10 é a mais longa por um motivo: é a sua oportunidade de falar sobre problemas maiores e o que todos estão fazendo para resolvê-los.

Comece colocando em pauta e classificando os problemas em ordem de prioridade. Analise apenas os três problemas mais importantes que você precisa resolver naquela semana. O ideal é escrevê-los com antecedência para que todos saibam o que você planeja discutir e possam fornecer atualizações, se necessário. 

Em seguida, abra para discussão. Incentive a discussão e o brainstorming, decifrando o problema e extraindo o máximo de informações possível para que todos o entendam profundamente. Use a conversa para explorar maneiras de avançar e começar a elaborar itens de ação para a solução de problemas da lista de tarefas. 

Digamos que um cliente importante da sua agência de marketing informou que talvez não renove o contrato. A seção de IDR pode ajudar você a analisar por que esse cliente está em dúvida. Talvez o cliente não esteja obtendo os resultados que esperava. Por que isso está acontecendo? A campanha da equipe não foi direcionada para o público certo? A mensagem não está sendo bem recebida? Levante hipóteses sobre a raiz do problema e comece a fazer um brainstorming de soluções. Você pode decidir que a solução é mudar o estilo de campanhas futuras. 

Quando a reunião atingir a marca de 85 minutos, é hora de encerrar. Sim, mesmo que você não tenha abordado todas as questões que queria. Uma reunião produtiva Nível 10 tem tudo a ver com consistência e deve terminar no mesmo horário toda semana. 

Use esses últimos 5 minutos para recapitular a lista de tarefas, identificar quais informações (se houver) você deve compartilhar com as pessoas fora da reunião e pedir à equipe que avalie a sessão. Com o tempo, as avaliações devem subir até chegar à nota 10 para todos.

É praticamente impossível organizar uma reunião Nota 10 sem uma agenda clara. Definir cada seção e os limites de tempo é o que mantém a conversa no caminho certo. 

O modelo de agenda de reunião Nota 10 do Notion é a sua melhor plataforma para um sistema Nota 10. Com uma documentação organizada, você abordará tudo o que precisa, promoverá discussões produtivas e terá em mente todos os itens de ação. 

Este modelo orienta você em cada uma das principais seções da reunião e inclui: 

• Campos para anúncios individuais de boas notícias 

• Tagss e rótulos de status para a lista de tarefas

• Tags de proprietário e de equipe para metas trimestrais 

• Campos para anúncios individuais sobre clientes

• Uma checklist para itens de ação passados e futuros

• Um scorecard com campos para avaliações individuais 

Se você é líder de equipe, nunca tem tempo sobrando. Não há chance e nem espaço para memorizar todos os pontos de cada reunião, ninguém consegue. Usar um modelo de pauta reunião que mantém cada encontro consistente garante que a sua equipe não perca nada.

Explore a base de dados de modelos do Notion e comece a realizar reuniões mais produtivas, não importa se seguindo o padrão Nota 10 ou uma agenda personalizada que se encaixa perfeitamente nas necessidades da sua start-up. Use o modelo de pauta de reunião sistema de reunião para incrementar suas anotações, aprenda a criar um cronograma de projeto funcional e acompanhe as metas anuais com mais eficiência.