共有と権限設定

Notionで作成したページやデータベースを、ワークスペース内外のユーザーと共有するにはいくつかの方法があります。すべての方法の概要を以下で紹介します。

任意のページで上部にある 共有 を選択すると、共有メニューが表示されます。ここでは、次のようなことができます。

• 他のユーザーをページに招待する。

• ページにアクセスできるユーザーとその権限レベルを確認し、変更する。

• ページのリンクをコピーして、他のユーザーと共有する。

• ページをWeb上で共有するには、公開タブを開きます。詳しくはこちら →

ページ上部の共有をクリックし、一般的なアクセス許可を設定すると、ページへの一般的なアクセス権限を管理できます。ここでは、ページを共有する相手を選択できます：

• 招待されたユーザーのみ：あなたとあなたが招待したユーザーのみが、あなたのページにアクセスできます。

• {ワークスペース}のリンクを知っているメンバー：リンクを知っているワークスペースの他のメンバーが、あなたのページにアクセスできます。

• {ワークスペース}の全てのメンバー：他のワークスペースのメンバーが、検索またはリンクを使用して、あなたのページにアクセスできます。

チームスペースは、組織や会社内の各チームの専用スペースです。各チームスペースにはそれぞれ固有のメンバー、権限レベルがあり、チームスペースオーナーがカスタマイズできます。チームスペースへのメンバー追加やアクセス許可設定についての詳細はこちらをご覧ください →

参加している任意のチームスペースに対してNotionページを共有するには、2つの方法があります。

• サイドバーで対象のチームスペースの名前にポインターを合わせて、表示される ＋ をクリックして、チームスペース内に新しいページを作成する。

• サイドバーで、ページを対象のチームスペースにドラッグで移動する。

上司との1-on-1ミーティング用の資料を共有したり、プロジェクトメンバーにだけメモを共有したりするなど、ワークスペース内の限られたメンバーに対してページを共有することがあります。特定のメンバーにページを共有するには、次の手順で操作します。

1. 対象のページで、上部にある 共有 をクリックします。

2. ページを共有したいワークスペースのメンバーまたはグループの名前を見つけて選択します。また、メールアドレスを入力して、ワークスペースにいないユーザーをゲストとして招待することもできます。

3. 招待するメンバーの名前の横にあるドロップダウンを開き、権限レベルを選択します。

4. 招待 を選択します。

特定のワークスペースのメンバーとページを共有すると、そのページはサイドバーの共有セクションに表示されます。サイドバーのセクションについて詳しくはこちら →

ゲストは、あなたのNotionワークスペースに属していないユーザーです。これには、業務委託先や顧客などが該当します。ゲストについての詳細はこちら →

ゲストとしてページに招待すると、招待された人にページへのリンクが記載されたメールが送付されます。ゲストがあなたのページにアクセスするには、ゲスト自身のNotionアカウントが必要です。

共有するつもりのないページで他のユーザーを見かけた場合や、ページをプライベートに設定する場合、共有を取り消す方法がいくつかあります。

• 自分だけが閲覧できるように、サイドバーでページを プライベート セクションにドラッグして移動します。

• ページ上部の共有をクリックします。次に、現在アクセスできるワークスペース、グループ、または個人の横にあるドロップダウンを開き、削除を選択します。

ページを共有するすべての個人やグループ、チームスペースに対し、異なる権限レベルを割り当てることができます。これにより、プライベート情報をプライベートに保ち、業務を詳細かつ正確に制御できるようになります。

Notionで設定できる権限レベルは以下のとおりです。

• フルアクセス権限： フルアクセス権限を持つユーザーは、ページのすべてのコンテンツを編集でき、誰とでもページを共有できます。

• 編集権限： このアクセスレベルが割り当てられたユーザーは、ページの編集はできますが、他のメンバーにページを共有することはできません。

• コンテンツ編集権限： この権限レベルはデータベースページだけで設定できます。このアクセスレベルを持つユーザーは、データベース内でのページ作成や編集、ページのプロパティ値の編集ができます。ただし、データベースの構造やプロパティの設定やビュー、並べ替えやフィルターの条件は変更できません。データベースについて詳しくはこちら →

• コメント権限： ページへのコメントのみを認めるユーザーに対しては、このアクセスレベルを選択します。コンテンツの編集および共有はできません。

• 閲覧可能： このアクセスレベルを持つユーザーは、ページの閲覧はできますが、コメント、編集、共有はできません。

ワークスペースでのロールに応じて、ユーザーがワークスペースで実行できるアクションも異なります。詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

特定のページに対するユーザーの権限レベルを変更するには、次の手順で操作します。

1. 対象のページで、上部にある 共有 をクリックします。

2. ページを共有しているユーザー、グループ、またはチームスペースの名前の横にあるドロップダウンを開きます。

3. 権限レベルを選択します。

ページ内にサブページを作成すると、そのサブページには親ページの権限設定が引き継がれます。これを変更するには、対象のサブページを開いて権限設定を更新します。

チームスペースオーナーは、チームスペース内のコンテンツに対してデフォルトのアクセス権限を設定できます。この設定は、チームスペース内に作成されるすべての新しいページに適用されます。設定を変更する場合は、ページレベルで個別に変更する必要があります。

Notionでは、ユーザーに付与されている最も上位のアクセス権限を尊重します。たとえば、メンバーAに 閲覧権限 を付与したとします。そのあとでワークスペースの全員に フルアクセス権限 を付与した場合、メンバーAはワークスペースのメンバーであるため、メンバーAにもフルアクセス権限が付与されることになります。

また、共有したページをサイドバーの プライベート セクションに移動すると、そのページに対するほかのユーザーのアクセス権限がすべて削除されます。注： このオーバーライドは親ページにのみ適用され、サブページに対して付与された権限は変わらないことにご注意ください。

ページへのアクセス権限が リンクを知る全ユーザー に設定されている場合、以下のようなケースで、直接リンクを知らないユーザーがページにアクセスする可能性があります。

• そのページが、より広く共有されている別のページでメンションされているか、そこからリンクされている場合。

• そのページが、より広く共有されている別のページにリンクする双方向リレーションを使用している場合。

• そのページが、より広い範囲で共有されている別のページの中にネストされている場合。

ページ上部のバーにプロフィール画像が表示されるため、誰がそのページにアクセスできるのかを確認できます。

• その人がページを見ていないときは、アバターは薄く表示されます。

• その人がページ上にいるときは、アバターが濃く表示されます。

• アバターにカーソルを合わせると、そのユーザーの名前、メールアドレス、最後にページを訪れたタイミングを見ることができます。

• 濃く表示されているアバターをクリックすると、ページ内でそのユーザーが閲覧したり入力したりしている場所までジャンプします。

• 複数人が同じページ上で同じ時に作業していると、他の人が確認もしくは編集しているブロックの横にリアルタイムでアバターが表示されます。

• ページ右上の ••• をクリックして表示されるメニューの最下部で、ページの最終編集者と最終編集日時を確認できます。

アクセス権のないページを開く場合は、ページの アクセス不可 を選択してリクエストを送信できます。これにより、ページの作成者または編集者に通知が送付され、あなたのアクセスリクエストが承認または却下されます。

ページで閲覧権限またはコメント権限を持っていて、編集アクセス権が必要な場合、以下の手順でリクエストができます。

1. ページを開き、共有 をクリックします。

2. 共有 タブで、現在の自分の権限レベルを確認できます。この情報の横にあるドロップダウンを開きます。

3. 編集権限をリクエスト を選択します。

ページ作成者はこのリクエストを受け取り、承認または無視できます。リクエストが受理されると通知が届きます。編集ができない場合はページの再読み込みをお試しください。

エンタープライズプランのワークスペースオーナーは、追加のセキュリティ設定によりコンテンツの共有を制御できます。これらの機能について詳しくはこちら →

これらの設定を確認するには、サイドバーの設定からセキュリティとデータを選択します。