サブタスクと依存関係を使ってタスクを管理可能なステップに分割

忙しいチームを管理するのは大変です。タスクデータベースが乱雑になってしまうこともあるでしょう。手早く簡単に片付くタスクもあれば、作業範囲が広くたくさんのステップが必要なタスクもあります。すべてのタスクを横並びにすると、混乱してどこから手を付けたらいいのか分からなくなってしまいます。

タスクデータベースのテーブルに50行以上ある場合は、サブタスクと依存関係を使用しましょう。大きなタスクを小さなアクションに分解すると、やるべきことが明確になるので、業務の全体像を把握することできます。

タスクを終わらせるためのステップを手早く確認し、チームメンバーに各ステップを割り当ててワークロードを共有し、タスクを「完了」させるために必要な作業を定義しましょう。

タスクの進捗を妨げるブロッカーを特定しやすくなり、優先的に取り組むタスクを決められます。

Notionのリレーションプロパティを使用して、サブタスクと依存関係を作成できます。このガイドでは、サブタスクと依存関係を設定してタスク管理に活用する方法を説明します。

ブログ投稿などのコンテンツ発信は簡単なタスクのように聞こえるかもしれませんが、実際はそうではありません。マーケティングチームなら知っていることですが、初期リサーチ、アウトライン、下書き、最終稿、レビューなど複数のステップがあります。何人かのチームメンバーからアドバイスをもらうこともあるでしょう。投稿後も配信やプロモーションでやることは山ほどあります。

仮に「『マーケティングにAIを活用する10の方法』というブログ投稿を配信する」というタスクをデータベースに追加するとしましょう。データベースではこれが親タスクとなり、サブタスクとしてトピックの調査、投稿のアウトライン作成、下書き、編集、レビュー、配信などを追加します。

さらに下位のタスクがある場合もあります。例えば、投稿にあたり、最終レビューやSEOチェック、フォーマット、画像追加、メタディスクリプション作成、CMSへのアップロードなどの下位タスクが考えられます。

タスクデータベースにサブアイテムプロパティを作成する方法は以下のとおりです。

• データベースの右上の … メニューをクリックして、 サブアイテム を選択します。

• サブアイテム ウィンドウで、自己リレーションプロパティを作成します。プロパティの名称を「サブタスク」や「親タスク」に変更できます。

• 作成 をクリックします。

データベースに「親タスク」と「サブタスク」の2つのプロパティが新たに表示されます。

データベースにあるどのタスクも、サブタスクやさらに小さいサブタスクに分解することができます。

データベースのアイテムにサブタスクを追加するには、アイテムの上に移動し、ドロップダウンをクリックして、必要なだけサブタスクを追加します。サブタスクはテーブルとタイムラインビューの両方に表示されます。

依存関係を使用して、あるタスクが他のタスクに依存していることを表示できます。

例えば、新機能のローンチを行うとします。タスクを実行する順番が重要となり、UIを決定するまではガイドやメールコンテンツを配信することができません。

タイムラインビューで依存関係を使用すると、次のタスクに進む前に完了しておく必要があるタスクにフラグを立てることができます。このやり方はサブアイテムを使用するのとまったく同じであり、どちらも視覚的にタスクを結びつけます。

タイムラインビューで依存関係を追加する方法は以下のとおりです。

• … メニューで 依存関係 を選択します。

• データベースにリレーションプロパティがない場合は、新たに作成するようにプロンプトが表示されます。デフォルトでは、 依存関係 の自己リレーションになります。

• 依存関係を親タスクとサブタスクのどちらで表示するか選択できます。

• 新規リレーションを作成 をクリックします。

タイムライン上でデータベースアイテムの上に移動すると、右側に矢印が表示されます。矢印をクリック＆ドラッグしてタスクとタスクを結びつけると、タイムラインビューでのみ表示可能な依存関係が作成されます。

テンポの速いチームを管理する場合、各メンバーの作業の優先順位付けやトラッキングは大変です。サブタスクと依存関係を使用すると、チームの日常業務をうまくこなしながら、より大きな目標に向かって進むことができます。

サブタスクと依存関係でできることの例を挙げてみます。

• タスクを複数のサブタスクに分割する：タスクデータベースにある多くのタスクは、ワンステップで実行するのが難しい大きなタスクで、複数のチームメンバーによる複数のアクションが必要です。大きなタスクを細分化することで、すぐにやるべきことから手をつけて終わらせることができるようになります。

• チームのメンバーと協力して仕事を終わらせる：タスクを複数のサブタスクに分割すれば、メンバーそれぞれに小さなタスクを割り当てることができます。こうすることで、全体目標の達成に向けてチーム全員が自分の役割を果たすことができます。

• 進捗阻害要因を特定する：あるタスクが終わらないと次のタスクに進めない場合があります。依存関係はこれがいつ起きるのか明確に示すので、タスクに優先順位をつけて進めることができます。

データベースのページを開くと、ページの上部にサブアイテムと依存関係がリレーションとして表示されます。

サブアイテムはページセクションとして表示することもできます。この場合、タスクページを開くと、すべてのサブタスクが一覧表示されます。サブアイテムセクションでは、オプションメニュー … をクリックして、表示したいプロパティ（ステータス、担当者、期限など）を選択することができます。また、サブタスクをページセクションとして表示すると、新しいタスクをページに簡単に追加できます。

Sub-tasks and dependencies are primarily designed with task and project management in mind.

ただし、これらのプロパティは何にでも使用できます。

以下に例を記載します。

• OKRを小さな目標に分割する：企業のOKRデータベースにサブアイテムプロパティを作成し、「下位目標」または「サブゴール」などの名前に変更します。このようにすると、月次・四半期・年間の目標に下位目標を追加することができます。

• 組織図で親チームと子チームを作成する：サブアイテムプロパティを使用して、組織図データベースを作成することができます。各部署が複数の小さなチームに分かれていることがひと目でわかります。

• 文書データベースに週次と月次の更新を記録する：月次更新ドキュメントを親アイテムに、その月の週次更新ドキュメントをサブアイテムにします。