ステータスプロパティでタスクの進捗を可視化する

Notionデータベースに、プロジェクトやタスクへのステータス割り当てに活用できるステータスプロパティが追加されました。すべてのプロジェクトで、未着手・完了・別タスクの完了待ちなどのステータスを明確に把握することができます。

未着手・進行中・完了の3つのカテゴリから1つを選択し、サブカテゴリは必要なだけ作成できます。このガイドでは、プロジェクトマネージャーがチームの作業効率を阻害することなく、明確な管理に必要な要素が定義されたカスタムワークフローを設計する方法について説明します。

複数の人がプロジェクトに参加している場合、全員が同じ考えを共有するための標準的なステータス定義が必要です。似たようなカテゴリーが多すぎたり、プロジェクトごとに異なるカテゴリーがあったり、カテゴリー間でクロスオーバーしていたりすると、実際に何が起こっているのかが分かりにくくなります。

メンバーがそれぞれの定義を使っていると、正確性が失われます。「進行中」のプロジェクトと「開始済み」のプロジェクトの違いを理解するのに、時間がかかってしまいます。では、「待機中」というタグがついたプロジェクトは、開始待ちを意味しているのでしょうか？それとも別のプロジェクトに依存しているのでしょうか？

Notionのステータス専用プロパティでは、この混乱を解消し、チームのために標準化されたシステムを簡単にセットアップすることが可能です。ほんの数クリックで、プロジェクトマネージャーは現在進行中の仕事の進捗状況を簡単に確認できるように設定できます。すべてのプロジェクトは、未着手・進行中・完了の3つのカテゴリーに分類されます。また、独自のサブカテゴリーを作成することで、より詳細なコンテキストや情報を提供することができます。

プロジェクトマネージャーとして、プロジェクトのデータベースの詳細を熟慮している時間はありません。Notionでは、機能的なプロジェクトデータベースをゼロから作成し、わずか数クリックで稼働させることができます。もっとも重要な情報を記録するプロパティを追加し、必要に応じてデータベースをカスタマイズしましょう。

ステータスプロパティには、もっとも重要な3つのステータスタグがプリセットされています。そして、チームの仕事をより効果的に管理するための詳細を追加しながら、カスタマイズしていくことができます。

プロジェクトのステータスに関しては、標準的なオプションを事前に作成しておくことで、プロジェクトの正確な状況をより明確にすることができます。

これまで、ほとんどのNotionユーザーは セレクト プロパティを使用して、さまざまなプロジェクトのステータスオプションを作成していました。 マルチセレクト を使ってより具体的な情報を与えることで、プロジェクトに「進行中」と「更新待ち」の両方のタグをつけることも、可能ではありました。

ここで問題なのは、同様のカテゴリーがすでに存在することを知らずに、誰でもまったく新しいカテゴリーを入力できてしまうことです。自由度が高すぎるとすぐに混乱し、矛盾も生じてしまいます。

不要なカテゴリーを何度も作成すると時間を浪費し、重複するカテゴリーは解釈の幅を広げることになります。さらにデータベースのフィルタリングは、すべての定義を含めるために複数のフィルタが必要なため、より厄介です。1つでも欠けると、プロジェクトの状況を把握することができなくなります。

ステータスプロパティは、制約を強化することにより、この混乱を削減します。

チームで使うシンプルなプロジェクトワークフローは、ほんの数ステップで設定できます。複数のタグを作成することで、プロジェクトを「進行中」から「完了」まで、さまざまな段階に分けてラベル付けすることが可能です。

また、現在進行中のプロジェクトがどれだけあるか、何が準備中か、どのプロジェクトが完了したかを正確に把握できるため、全体像を見失うことはありません。

プロジェクトデータベースにステータスプロパティを追加するには、以下の手順で操作します。

• プロジェクトデータベースに移動します。

• データベースオプションを表示するには、 ... をクリックします。

• プロパティ に移動し、+ 新しいプロパティ をクリックします。

• プロパティの種類 で、ステータス を選択します。

• 独自のカスタムステータスタグを追加するには、未着手、進行中、または完了の下にある ステータスの追加 を選択し、新しいサブカテゴリーを入力します。3つのメインカテゴリーは変更できません。

• ステータスをセレクトプロパティのように表示するか、チェックボックスとして表示するかを選択できます。チェックボックスの場合には、「未着手」のステータスがチェック無しとして表示されます。

ステータスプロパティには、一般的なカテゴリがあらかじめ用意されていますが、以下のように独自のサブカテゴリを追加すると便利でしょう。

• 検討段階： 将来的に進む可能性はあるものの、優先順位は高くないアイデアや提案

• 次に着手： 未着手ステータスのプロジェクトの中でも優先度が高めのもの

• 保留： 問題が修正されるまでプロジェクトを進めることは不可

• 承認待ち： プロジェクトを開始するための手続きで承認を待っているもの

• 第一稿、第二稿、編集中など： コンテンツ作成のさまざまな段階を表す

• （担当者名）担当： 現在プロジェクトで作業しているユーザーを示す

• 待機中： 必要な承認や詳細情報を得るまで進行できないプロジェクト

• 最終化済み： プロジェクトの最終化が完了しており、例えば製品などを公開する準備ができたもの

• 公開済み： 公開が完了したすべてのプロジェクト

データベースのフィルタリングは、文脈に応じた情報を表示し、多くの情報に圧倒されることを避けるための最良の方法です。ステータスプロパティは、プロジェクトデータベースのフィルタリングをこれまで以上に簡単かつ効率的に行うことができます。

現在進行中のすべてのプロジェクトを表示するデータベースビューを作成するには、以下の手順で操作します。

• データベースに移動し、＋ビューを追加 をクリックします。

• ビューに 進行中 などの名前を付けます。

• 新しいビューで フィルター をクリックし、ステータスプロパティを選択します。

• ステータス 進行中 で絞り込みます。

これで、進行中のすべてのプロジェクトを表示するデータベースビューができました。

また、進行中のすべてのプロジェクトをサブカテゴリー別にグループ化したボードを作成することもできます。

• 新規のデータベースビューを作成します。今回は、ボード を選択します。

• データベースをステータスでフィルタリングし、前と同じように 進行中 を選択します。

• オプションに移動し、( ... ) グループ 、 グループ化 の順に選択し、ステータスを選択します。次に、並べ替え をクリックして 手動 を選択し、カテゴリーを目的の順序にドラッグします。

• 空のグループを非表示 をオンに切り替えて、データベースビューの見た目を整理することができます。

これで、進行中のプロジェクトがステータスのサブカテゴリーでグループ化して表示されるボードが完成しました。完成間近のプロジェクトと、まだ完成していないプロジェクトが一目瞭然です。