ワークスペースオーナーによる、組織のチームスペースの設定

チームスペースは、ワークスペースの中の、別の小さなワークスペースのように機能します。従ってこれまでよりも、コンテンツへのアクセスレベルをカスタマイズしやすくなります。社内の誰もが自分の役割に関連したチームスペースに参加して、サイドバーを自分のニーズに合うように構成することができます。管理者はセキュリティとプロビジョニングをどのように設定するか考えて、チームスペースごとにカスタマイズすることができます。

チームスペースに変換すると、これまで管理してきたワークスペースとはどのような点が変わるのでしょうか。ワークスペースセクションのページはすべて「一般」というチームスペースになります。オーナーは必要に応じてチームスペースを作成し、自由に追加したり移動したりすることができます。このガイドでは、この新しいチームスペースを作成する目的と方法を説明します。

ワークスペースオーナーとしてまず決めなければならないのは、誰がチームスペースを作成できるようにするかです。デフォルトでは、ワークスペースのメンバーなら誰でも（ゲストを除く）新規チームスペースを作成できるようになっています。この設定は、「チームスペースの作成をワークスペースオーナーのみに制限する」というトグルで変更できます。このオプションを切り替えても、既存のチームスペースに影響はありません。

チームスペースの作成をメンバーに許可するかどうかについては、会社がコンテンツ管理やプロビジョニングにどのようなアプローチをとっているかにより、配慮すべき事項が異なってきます。

以下はメンバー全員にチームスペースの作成を許可する場合の一般的な指標です。（デフォルトのままにする場合）

• 社員が動きやすく、自分たちで構造をセットアップできるようにしたい

• チームスペースの作成をワークスペースのオーナーのみに限定すると、ワークフローにボトルネックが生じることが予想される

次が当てはまる場合は、チームスペースの作成をワークスペースオーナーのみに限定した方がいいかもしれません。

• Notionのインスタンスの変更を、より詳細に監視したい

• チームスペースを一元的に計画したい

設定などに関する詳しい情報は、設定メニューの チームスペース タブで確認できます。ここでは、デフォルトで新しいメンバーが参加するチームスペースを確認、更新することができます。デフォルトのチームスペースは社員全員が本当に必要なコンテンツだけに限定し、3つ以内にとどめることをお勧めします。作成したチームスペースに関するチーム情報のリストも、ここで確認できます。

チームスペースは、ワークスペースの個々のメンバーにコンテンツをプロビショニングするための、新しいアクセスレイヤーをとして機能します。これにより、社内の誰がどのような権限でNotionのコンテンツにアクセスできるかを、より詳細に設定することができます。個々のチームスペースには最低でもひとりのオーナーとメンバーのリストがあり、オーナーはチームスペースごとに、コンテンツへのアクセス権限レベルを設定できます。

使い方はワークスペースによって異なりますが、たとえばこのように使えます。マーケティングのチームスペースを作成して、マーケティングのメンバー全員に 編集権限 のアクセスを、その他のワークスペースメンバーには 読み取り権限 のアクセスを付与することができます。デフォルトでは、チームオーナーはそのチームスペース内の全コンテンツに フルアクセス権限 を持ちます。マーケティングのチームスペースに追加されるコンテンツはこうした権限管理設定を引き継ぐため、個別の手続きや設定は不要です。

チームスペースは、これまでにNotionの管理者として経験した疑問を解決してくれるかもしれません。権限を細かく管理するメリットを、ここにいくつかあげます。

• 新入社員向けコンテンツを自動的にプロビジョニング： SCIM設定を済ませると、自動的に新入社員をグループを介して関連チームスペースに追加できるようになります。初日から必要なコンテンツを見つけてもらえます。

• 「共有ページ」の増え過ぎを解消： 機微な内容を含む場合、広く共有することができないため、その都度共有したページが増えてシェアセクションに溜まっていってしまいます。こうしたコンテンツには、関係者のみのクローズドまたはプライベートのチームスペースが使えます。組織の構造を維持しながら、境界線を引いて機密性の高いコンテンツを守ります。

• 重要情報への閲覧のみのアクセス数をアップ： ツールがあまりにサイロ化されていると、別のチームが持っている必要な情報を見つけるのは不可能に等しいでしょう。さまざまな権限レベルをもつチームの作業ドキュメントを、オープンなチームスペースに変換することで、誰もがコンテンツを見つけて閲覧できるようになります。それにより編集者や管理者の自由度に影響が出ることもありません。

• 権限管理のミスやアクシデントを防止： チームスペースの中には、メンバーにWeb公開ページの作成を許可するものもあれば、許可しないものもあるでしょう。機密性の高い情報を、社内では閲覧できるようにしつつ、あやまってWebでの公開をオンに切り替えられないように防ぐことができます。

エンタープライズプランのワークスペースではチームスペースごとに、ページの公開、ゲストの許可、エクスポートの許可をカスタム設定することができます。デフォルトでは、各チームスペースは所属するワークスペースの設定トグルと一致するようになっています。チームスペースでワークスペースの設定を変更したい場合、その権限をもつのはオーナーのみです。

チームスペースレベルの「ゲストを無効にする」と「エクスポートを無効にする」は、ワークスペース設定の対応するトグルと一致しています。ヘルプテキストには ワークスペース設定に基づく と表示されます。これに対し、「ページのWeb公開を無効にする」のヘルプテキストは ワークスペース設定のオーバーライド となっており、ワークスペース設定の対応するのトグルとは一致していません。

セキュリティ設定を理解したら、会社のチームスペースを設定してみましょう！

部門や支社、社員のグループなど、トップレベルページがすでにある場合は、そこから始めるといいでしょう。個々のトップレベルページは、チームスペースに変換することができます。サイドバーのページの上にカーソルを乗せ、「...」アイコンをクリックすると、 チームスペースに変換 という新しいオプションが表示されます。フルページのデータベースやデータベース内のページは、チームスペースに変換できないので注意してください。

チームスペースを作成したら、コンテンツを中に移動していきます。ページはチームスペース内にドラッグできます。または 別ページへ移動 メニューも使えます。サイドバーの任意のページの横にある ••• アイコンをクリックして、 別ページへ移動 を選択します。ポップアップメニューに、チームスペースの名前が移動先としてリストアップされます。ページを移動するには、ページへの フルアクセス権限 が必要です。

チームスペースを作成したら、適切なメンバーが揃っているか確認しましょう。SCIMをチームスペースと組み合わせて使うことにより、適切なコンテンツを適切な人に、自動的にプロビジョニングすることができます。

チームスペースのメンバー管理には、権限グループを使うのが一番です。権限グループは、サイドバーにある 設定 メニューの メンバー タブで編集できます。エンタープライズプランをお使いの場合は、IDプロバイダですでに構成されているグループとSCIMを使用することをお勧めします。チームスペースを作成したら、権限グループをまるごと追加できます。これで完了です！

チームスペースにグループを追加する時は、事前にチームやグループのリーダーに必ず確認してください。リーダーは、コンテンツがチームスペースに移動することを把握している必要があります。また、リーダーに チームオーナー の役割が割り当てられることも連携してください。

SCIMをグループ管理に使用している場合は、いくつか追加の手順を踏む必要があります。これにより確実に、新入社員も常にグループの最新のコンテンツにアクセスできるようになります。

1. IDプロバイダで設定したグループを確認し、どのグループをどのチームスペースに追加するかを決めます。

2. IDプロバイダに明確に定義されたグループがない状態で、チームスペースの候補が多数ある場合は、そこまでの細分化が必要かどうかを見極めてください。

3. 新しい社員をIDプロバイダの関連グループに追加すると、対応しているNotionのチームスペースにも自動的に追加されます。

チームスペースを使いはじめる準備はできましたか？以下はできるだけスムーズに始めるためのチェックリストです。

• ワークスペースの設定を再確認して、エクスポート、ゲスト、ページのWeb公開が希望どおりに設定されていることを確認する

• メンバーリストを再確認して、ワークスペースオーナーが正しいことを確認する

• 新しいチームスペースの作成をメンバー全員ができるようにするか、ワークスペースのオーナーのみにするかを決める

• どのページをチームスペースに変換し、他のどのコンテンツを新しいチームスペースに移動するかを決める

• このプロセスで移動が必要な可能性のあるページの フルアクセス権限 をリクエストする

• クローズドまたはプライベートのチームスペースを設けるかどうかを決める

• ワークスペースに加える変更点について、新しいチームスペースオーナーと話し合う

• SCIM APIトークンが最新版であり、SCIM構成が正しく機能していることを確認する