Notionワークスペースの設定方法

Notionのワークスペースを整えるには、情報へのアクセス、プロジェクトの管理、部門を超えたコラボレーションを可能にする一元化されたシステムを構築することから始めましょう。

構築した後は、チームのニーズに合わせてワークフローをカスタマイズします。エンジニアリングの開発ロードマップからマーケティングチームのWikiまで、Notionを使ったシステムは、チームの成長と彼らの仕事をサポートします。

Notionのワークスペースを作るにあたり、まずサイドバーから始めましょう。ここには会社のプロジェクトや情報が集約されているので、整理しておくことで、情報を見つけやすく、使いやすくできます。情報にアクセスできなければ、その情報は存在しないも同然です。

まず、トップページを設定します。これらのページは、サイドバーの ワークスペース のセクションに表示されます。

• トップページは、会社のホームページのようなもので、大まかに分類すると良いでしょう。

• マーケティング用やエンジニアリング用など、特定のチーム用のトップページを作成します。

• また、製品のロードマップや全てのミーティングノートなど、全社員に共有したいものについてもトップページを作成することをおすすめします。

• サイドバーをすっきりと整理するために、トップページを10個以下にすることを推奨します。

• トップページを作成する一番早い方法は、Notionのテンプレートを使うことです。テンプレートを複製し、チームのワークスペースに追加してください。

ワークスペース セクションに新しいトップページを追加するには、すぐ右にある + をクリックします。空のページが表示されるので、データベースを作成するか、空のページを作成するか、情報をインポートするか、既存のテンプレートを利用するかを選択。

もしチームメイトがトップページを変更して欲しくない場合、サイドバーの 設定 セクションで、セキュリティと認証に進んでください。ここでは、チームメイトがサイドバーを編集する機能をオフにできます。ただし、この機能はエンタープライズプランでのみご利用いただけます。また、この機能を有効にするには管理者である必要があります。

サイドバーをロックした後は、トップページの中に関連する入れ子ページを作りましょう。例えば、会社のトップページには、福利厚生や有給休暇の申請方法などの入れ子になったページを作ると、これらはサブページとなり、情報が整理され、アクセスしやすくなります。

忘れてはいけないのが、チームは自分たちのページをカスタマイズできるということです。ヘッダーやコラムから、Figmaファイルやコード スニペットまで、各チームのWikiは業務内容に合わせてカスタマイズできます。作成と編集の基本を学び、スタイルとカスタマイズに取り組みましょう。

最初のトップページが完成したら、チームをワークスペースに招待します。サイドバーで 設定をクリックします。 ワークスペースにあるメンバー選択します。そして、 メンバーを追加する ボタンをタップします。そしてメンバーのメールアドレスを入力してください。

チームメイトを招待する前に、ワークスペースに招待する人を以下のように設定することができます。

• メンバー - ワークスペースの設定を変更したり、ワークスペースに新しいメンバーを招待することはできません。

• 管理者 - ワークスペースの設定を変更でき、ワークスペースに新しいメンバーを招待できます。

次に、招待をクリックします。

もっと早くチームメイトを追加したい場合は、サイドバーの 設定 セクションで、以下のことができます。

• 自分の会社のメールアドレスドメインを持つ人が自動的にワークスペースに参加できるようにします。これは 許可されたメールドメインで行います。

• シークレットリンクを使ってチームメイトを一斉に招待し、メールやSlackメッセージで送信したリンクをクリックすると自動的に参加できるようにする。

チームが大きくなると、ワークスペースに参加している人たちの権限設定を更新する必要があるかもしれません。共有と権限ゲストアクセス、権限グループを作成することで、社内のチームに素早く簡単にページ共有できます。

Notionのワークスペースを上手く設定し、すべてのチームメイトを招待した後は、コラボレーションを促進することができます。

チームで作業するには、状況に応じていくつかの方法があります。例えば、Notionのワークスペース内のいくつかの場所で@メンションを使用して、チームメイトをタグ付けしたり、リマインダーを設定できます。

• ページの更新担当を設定します。（Notionページを最新に保つためのガイドはこちら）

• チームメイトが最もよく使うページを把握できるようします。ページの上部（ページコメントとして）に備考・コメントやディスカッションを開始するためのタグを付けることができます。

• チームメイトをインラインでタグ付けして、画像や動画、テキストなどに コメント を入力すると、フィードバックや質問を受けることができます。

• リマインダーを設定すれば、チームメイトが必要に応じてコメントしたり、フォローアップしたりすることができます。

ここではチーム横断型コラボレーションのためのコメントの使い方についてご紹介します。

エンジニアチームのタスクであれ、全社的なロードマップであれ、プロジェクトを実行し、迅速かつ正確に遂行するためには、Notionのデータベースは不可欠です。以下のような共有データベースを（トップページとして）作成することをお勧めします。

• プロジェクト / ロードマップ

• ミーティングノート

• ドキュメント

共有されるドキュメントについては、可能な限り1つの大きなデータベースを使用してください。

その理由は、プロパティ、フィルタ、ビューなどを使って、チームが必要な情報を自由に切り取ることができるからです。1つの大きなデータベースを持つことで、会社全体の透明性と学習効果を高めることができ、個人はどの情報をどのように見るかをカスタマイズすることができます。

チームのデータベースを最大限に活用するためのヒントをいくつかご紹介します。

テンプレートを使用することで、プロセスを一貫して実行することができます。また、チームが成長すれば、これらのプロセスも拡張できます。

質問、プロンプト、エッジケースなどを含むカスタマイズされたテンプレートをいくつでも作成して、すぐに起動することができます。テンプレートはカスタマイズ可能なので、プロジェクトの進め方に変更が場合は、テンプレートを更新することができます。このようにして、チーム全体での学習を促進し、その学習内容をすべての活動に反映させることができるのです。

以下のようなデータベースも作成することができます。

• さまざまなタイプのミーティングノートのテンプレート - 1対1のミーティングからスタンドアップまで、テンプレートのすべてを準備しておけば、ミーティングを即座に開始することができます。リモートチーム用（スタンドアップや全社員ミーティング）や1対1用など、最初に使用できるミーティングノートのテンプレートをご用意しています。

• 定期的なプロジェクト用テンプレート - 定期的にサポート記事を増やしたり、ユーザーリサーチセッションを完了させる必要があるかもしれません。それぞれのプロジェクトが同じ基準で始まることを確認し、一貫して実行できるようにしましょう。製品仕様書やデザイン仕様書などのテンプレートをご用意しております。

Notionのデータベースはページ内に構成され、実際の作業が行われています。しかし、チームの作業に関する重要な情報を明示する方法が必要です。

データベースのプロパティの使い方や使うタイミングについては、ガイドをご用意しております。もちろん、あなたの作業やプロセスに応じて、あなたのチームのニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

データベースビューもカスタマイズ可能です。これはデータベースの関連情報を表示するのに役立ちます。

例えば、会社全体のロードマップがあるとします。すべてのプロジェクトをステータスごとに表示したいですか？ そのためのビューを作成します。プロジェクトの優先順位で表示したいですか？ そのためのビューを作ることもできます。すべての発売日のカレンダーを見たいですか？ はい、そのためのビューも作成できます。

Notionデータベースのさまざまなビューを使用しての、プロジェクトの状況や期限などを確認する方法については、別にガイドご用意しております。