Q&Aで仕事に関する回答をすばやく得る

会社のNotionワークスペースには、プロダクトロードマップ、有給休暇規程、オンボーディング資料など、チームや個人が頼りにするあらゆる情報が保存されています。

重要な質問の答えはこうしたページ内に存在しています。でも重要な情報を探すのには、思ったよりも時間をとられることが多いものです。

Q&Aは質問の答えを即座に探し出すため、Notionワークスペース内の全情報を活かすことができます。

Remote（グローバル人事プラットフォームを提供する企業で）の従業員の場合、以前はひとつの質問への答えを見つけるのに5〜10分かかり、それを一日に何度も行っていました。今ではワークスペース全体でQ&Aを使用して、たった数秒で回答を得ています。

情報の掘り起こしや、ツールや画面の切り替えで時間を無駄にすることなく、集中力を維持することができるのです。

このガイドでは、Q&Aがどのように作業のスピードアップに貢献し、個人で作業を進めるのに役立つかを解説します。

役割や部署、会社の規模などに関わらず、あなたは仕事に必要な情報を探すことに、かなりの時間を費やしているかもしれません。

たとえNotionに包括的なナレッジ集があっても、チームメンバーは必要な情報をどこでどうやって見つけたらいいか、わからないことがあります。情報が仕事をしている場所とは別のところにあったり、自分が理解できるような形で存在していないこともよくあります。そんなときは、同僚にDMやメールを送り、返事が来るのを待つことになります。

その結果、返事が来るまで仕事が中断することになり、集中力はそこで途切れてしまいます。チームメンバーは答えをもらうまで作業が進められず、会社のナレッジ集の担当者は次々に届く質問への対応に追われ、より重要な仕事を中断せざるを得なくなります。

でもQ&Aなら、チームメンバーひとりひとりのパーソナルアシスタントとして機能するため、情報を探すことに時間をとられずに済むようになります。

Q&Aには何千ものドキュメントを数秒で検索できる優れた性能があり、DMを送って同僚から返信をもらうまでの時間とは比較にならないほどの短時間で、チームメンバーに必要な情報を提供します。

仕事上の質問が生じたらまずQ&Aに相談して、その答えがすでにNotion内に文書化されているかを調べてもらいましょう。

Q&Aを開くには、Notionウィンドウの右下にあるスパークルアイコンをクリックし、自然な言葉遣いで質問をテキストボックスに入力します。

Q&Aは、あなたがアクセス可能なページから関係のあるコンテンツを取り出して表示したり、単一あるいは複数のページから要点をまとめたりすることができます。また、そのコンテンツが意味することについて、さらに複雑で具体的な質問に答えることもできます。

• ワークスペース全体から特定のトピックについての記載を検索する： たとえばQ&A に「新規ユーザー教育計画に関する情報を検索する」ように依頼すると、従業員研修の資料といった情報が表示されます。

• オンボーディングに関する質問に答える： これ以上ないほど充実したオンボーディングページであっても、質問は発生するものです。Q&A は、確定拠出年金制度の利用方法から、オフィスの鍵が開かない時の対処法まで、何でも尋ねることができる、頼りになるオンボーディングの相棒です。

• 出席できなかった会議の内容をまとめる： 進捗会議に出られなかった時も、Q&Aが助けてくれます。話し合われた内容を要約し、自分に割り当てられたタスクを見つけるよう、会議の後にQ&Aに依頼しましょう。

• キャンペーン結果の解釈を提案する： 特定の市場で異常な急成長が見られたような場合は、Q&Aがなぜそうした結果が出たのかを解明するお手伝いをします。たとえば「なぜ韓国でこれほどの有機的成長が見られたのでしょう？」と問いかけてください。韓国に関連したマーケティングキャンペーン、有料広告、ユーザー調査、クライアントのフィードバックなどの結果を総合して、考え得る説明を提案することができます。

Q&Aはあなたのワークスペースに保存されているすべての情報にアクセスできるため、OKR、スプリントのコミットメント、キャンペーンの目標など、Notionを使って行われている仕事はすべて理解することができます。質問をするだけで、会社として構築した数々の情報源から正確な回答が得られます。

Q&AはAIをすべての人にとって便利なツールにし、日々の仕事に実質的な影響を与えることができます。

Q&Aは所属部門に関わらず使用できます。活用例を見てみましょう。

エンジニアとして最も避けたいのは、複雑なバグの修正中に作業が中断されることです。

業務手順を確認する必要が生じた場合は、上司に聞いたり、長い手順書を読んだりしなくとも、Q&Aを開いて質問すれば即座に答えが得られます。

Remote社でバックエンドエンジニアを務めるAndrew Pett氏は、Q&Aが重要な情報を取り出すのに役立っていると語ります。

「私にとってのQ&Aを使用するメリットは、そのスピードと効率性です。よく知らないキーワードや状況に出くわした時、私の最初の頼みの綱となるのがQ&Aです。関連文書を検索し、さっと短く要約して情報を提示してくれます。」

顧客が最も求めている機能を知りたい場合は、Q&Aを開いてこんな質問をすることができます。

第4四半期に法人顧客からのリクエストが最も多かった機能は何でしたか？

Q&Aは、ページを見つけるのはもちろん、法人顧客から最もリクエストが多かった機能を計算します。

また、プロジェクトの状況や進捗阻害要因、ロードマップの今後の予定など、具体的な情報を求めることもできます。

たとえ急ぎのプロジェクトでも、品質を犠牲にしたり、ブランドの美観を損なうわけにはいきません。

Q&Aに質問して、すべてがきちんとデザインされているか確認してみましょう。

Webサイト全体でのフォントと色の使用に関するガイドラインを教えてください。

Q&Aはガイドラインを提示し、重要なポイントをまとめます。あなたはそれに沿って、プロジェクトがガイドラインに添っているかを確認できます。

毎週のマーケティング定例会議で、キャンペーンの進捗状況について報告するよう求められるとしましょう。プロジェクトマネージャーが特に知りたいのは、あるひとつのイニシアチブの結果です。

要求された特定の情報を取得するには、次のような質問をQ&Aに入力します。

先週のTikTokブーストキャンペーンで、インプレッション数はいくつまで上がりましたか？

その場で結果が表示されるので、早速来週の数字を改善するための戦略を話し合うことができます。

Q&Aは、自然言語を使用してさまざまなドキュメントから情報を取得し、統合するために使用されます。あなたのワークスペース全体のデータを使用して質問に答えたり、あなたのナレッジライブラリからコンセプトをまとめたりできます。ただし、より広範な知識にアクセスすることはできません。

Q&Aに加えて、NotionのAIパッケージには「ライター」と「自動入力」も含まれています。

任意のページでスペースキーを押してライターを呼び出すと、テキストの下書きや編集、アイデアの生成、トピックの調査などを実施できます。

ライターはコンテンツの下書きに役立つ知識を、Notionの外の世界から探し出します。また、表示中のページについてはその内容を理解するため、そのページのコンテンツについてアクション（要約など）を実行するように要求できます。ただし、より広範なワークスペース情報をアウトプットに取り込むとは限りません。

自動入力は、データベースエントリの要約や情報の抽出、コンテンツの翻訳を行うことができるデータベースプロパティです。

プロジェクト管理においては、プロジェクトやタスクの進捗状況を要約できます。新規タスクが追加されたり、状況に変化があるたびに、アウトプットは更新されます。

これにより、データベース全体からの重要ポイントが一目で把握できるようになります。

Q&Aから最大の価値を得るには、チームメンバーが仕事に取り組み、自分の役割を理解するために必要なすべての情報が、会社のNotionワークスペースに含まれている必要があります。

組織のワークスペースをまだ構築中の場合は、次のヒントを参考にしてください。

• 会社の重要な情報を含むトップページやWikiを作成する： 会社のWikiには、業務手順書や会社の規程、ミッションやバリューについての解説、全体目標などが含まれます。

• 各チームのWikiを構築する： 会社のWikiに加えて、各チームは関連情報が簡単に見つけられる独自のトップページを持つ必要があります。

• Notionのプロジェクト&タスク管理システムを使用する： Notionのプロジェクト&タスクテンプレートを、ご自身のワークスペースに複製して使うことができます。プロジェクトとタスクのデータベースが接続されると、Q&Aはプロジェクトの状況や作業量に関する質問に答えられるようになります。

• 他のツールからコンテンツをインポートする： 別のツールからNotionに移行した場合は、ConfluenceやAsanaからコンテンツをインポートできます。数回クリックするだけで、Notionに直接インポートできます。また、

  同期データベースを作成して、GitHubやJiraなどの他のツールから情報を取得することも可能です。