データベース刷新： 新機能の概要

アクセスできない情報は役に立ちません。タスクやメモ、個人や仕事の目標などの情報は、見つけやすく、複数の場所で閲覧でき、生産性の向上に役立つ方法で可視化されるべきです。Notionのデータベースならそれが可能です。しかし改善の余地は常にあります。そこで私たちは、データベースの抜本的な見直しを行い、今までに以上にパワフルなデータベースを作りました。

皆さんも私たちと同じように、議事録やプロジェクト管理、ドキュメント管理など、データベースをあらゆる作業に活用しているのではないでしょうか。このガイドでは、データベースの新機能の概要と、個人やチームで最大限に活用する方法をご紹介します。

データベースの新機能

1. クイックフィルター： データベースビューで表示する項目を簡単に絞り込むことができます。共有のデータベースビューのフィルターや並べ替えに加えた変更は、このフィルターを保存をクリックするまで、チームの他の人のビューには影響を与えません。

2. データソースの選択： 新しいデータベースやビューを作成すると、データソースを選択するオプションが表示されます。これにより、他のデータベースから同期したコンテンツをワークスペースに簡単に取り込むことができます。

3. 合理的なデザイン： 一か所のビューのオプションメニューに、フィルター、並べ替え、グループ化などのカスタマイズオプションが集約されました。さらに、データベース上部のタブを切り替えることで各ビューに素早くアクセスでき、少ないクリック数で求める形式の情報を表示できるようになりました。

Notionのエキスパートは以前からリンクドデータベースを有効活用してきましたが、私たちはその魅力を誰もが認識し、利用できるようにしたいと考えました。

新しいデータベースやビューを作成するたびに、ワークスペースから既存のデータソースを選択するオプションが表示されるようになります。仕事や生活などの日々の業務には、細々としたデータベースをたくさん使うのではなく、主要ないくつかのデータベースに絞って使用することが推奨されます。チームでは、まずは議事録、タスク、ドキュメントなどから始めるのがよいでしょう。その後、その情報をワークスペースの他の場所で閲覧したり、他の場所に追加したい場合は、既存のデータベースの新規ビューを作成するだけです。

ゼロからデータベースを作成することに慣れている方は、どのような場合に既存のデータソースを活用すると良いのか疑問に思うかもしれません。そこで、この機能を利用する目安をいくつか紹介します。一般的に、既存データを同期させるのに適しているのは、以下のようなケースです。

• 様々な情報を統合したい場合： 同様の情報が既にワークスペースのどこかに存在している場合でも、チーム用に新しいデータベースを作成するケースを私たちはよく目にします。しかし、「議事録」という名前の会社全体のデータベースを1つだけ用意して、各チームのページにそのビューを作成するようにすれば、先週のプロジェクト開始会議の議事録がマーケティングのデータベースにあるのか、エンジニアリングのデータベースにあるのか、記憶に頼る必要がなくなります。また、こうすることで組織内の上下左右すべてのレベルで透明性と相乗効果が得られます。

• 別のデータベースと同じプロパティを使用したい場合： 参加者、日付などを含む会議のリストを整理したい場合に、少し異なる名前をつけた同一の「議事録」データベースをいくつも設定するのは無駄なことです。そこで役立つのがタグとフィルターです。議事録のソースを1つにまとめ、タグやビューを活用して特定のチームやプロジェクトベースの会議を表示させます。こうすることですべての議事録の情報が一か所に整理された状態を維持でき、より大規模なグループでも必要のない重複業務を明確化できます。

• ワークスペースの別の場所にある既存のビューを活用したい場合： 新たにリンクドビューを作成する際に、既存のほかのビューを再利用できるようになりました。これにより、新しいリンクドビューを作成するたびに、フィルターや並べ替え、その他のカスタマイズを手動で作り直す必要がなくなります。ビューの構造を作り直したくなった場合は、元のデータソースを活用して、新しいプロジェクト向けにプロパティをいくつか追加するのが最適です。

この度初めて、単一のブロック内で様々なデータソースのビューを使用できるようになりました。つまり、ページ内のスペースをデータソースごとに用意することなく、膨大な量の情報を一か所に表示できるようになるほか、一緒に作業する人にとっても、バラバラの情報をまとめて閲覧しやすくなります。さらに、これらのビューをタブとして表示できるようになったため、必要な情報を簡単に見つけることができます。

• 複数のデータソースを一か所でつなげる： たとえば、営業チームが連絡を取っている「会社」のデータベースが1つと、その会社の「連絡先」のデータベースが1つあるとします。これまでは、各データベースを個別に（おそらくページにインラインで）表示する必要がありました。これからは、それらの情報すべてを一か所にまとめることができるようになり、重要な情報に簡単にアクセスできます。

• ソースからビューをコピーする： 誰でも自分のニーズに最適なお気に入りのデータベースビューがあるものです。新しいビューの作成時にNotionワークスペース内のデータソースを選択すると、元のデータベースのビューを選択するオプションが表示され、そこで選択したビューのオプションがすべて自動的に適用されます。

• タブで情報を簡単に見つける： 知らない間に有益な情報を見逃してしまうことはよくあります。ドロップダウンメニュー内の様々なレイアウト、ソート、フィルターで表示を隠してしまう代わりに、タブを利用することで最も重要なビューに注意を向けられるようにしました。

フィルター、並べ替え、グループ化など人気のデータベースのカスタマイズオプションが一か所のビューのオプションメニューにまとまりました。データベースに機能を追加する際に、私たちは全面的にメニューを見直す必要があることに気づきました。そして、このメニューが生まれました。メニューには、レイアウト、プロパティ、フィルター、並べ替えなどのデータベースの上部に表示されるオプションが含まれます。

• レイアウトでデータの表示方法を指定： Notionでは、テーブル、カレンダー、タイムライン、リスト、ボード、ギャラリーなど様々な形式でデータを可視化できます。

• プロパティで詳細情報を追加： テーブルなどのビュー内にすべてのプロパティを一度に表示したい場合があります。しかし、特に重要な一部の情報だけをまとめて表示できると役立つこともあります。プロパティオプションを使うと、プロパティのデータベース上での表示・非表示の切り替えができるので、重要な項目のみに集中できます。例えば、個人用のボードビューでは優先度を表示するように設定し、リリースカレンダーのビューでは非表示にする、といったことも可能です。

• フィルターで必要な情報を絞り込み： 日々の業務の管理に少数の集中型データベースを使用するようになると、フィルターが非常に役立ちます。タグやユーザーなど、あらゆる種類のプロパティに基づいて情報を絞り込むことができ、その時に必要な情報のみを閲覧できます。たとえば、ステータスが「公開済み」のブログ投稿のみを表示する、といった絞り込みが可能です。

• 並べ替えとグループ化による管理の最適化： 情報を表示するためにビューを次々と切り替えるのが不都合な場合もあります。その場合、公開ステータスや作成者などでコンテンツをグループ化することで、全員が取り組んでいる作業を三次元で俯瞰的に見ることができます。

最後に、フィルターがより少ないクリック数で、簡単に素早く作成できるようになりました。ちょっとした情報を見つけるために自分専用の新規ビューを作成する必要がなくなり、「このフィルターを保存」をクリックするまで自分にしか表示されない「クイックフィルター」を追加できます。

またこの変更により、日常的には使いにくいことが多いフィルターグループがデフォルトではなくなりました。フィルターグループは、「高度な」フィルターオプションの下に置かれ、引き続き必要な時には使用できますが、必要のない時は表示されません。

私たちはよく、データベースは知能を持った「ファイルキャビネット」のようだと言っています。自宅で埃をかぶっているファイルキャビネットとは異なり、Notionのデータベースは改善し続けます。こうしたデータベースの改善により、仕事や日常生活において細々とした情報の管理がしやすくなることを願っています。