データベースプロパティを使ってチームの情報を整理する方法

プロパティは、データベースの基幹部分です。プロパティは、あなたが決めた基準を元に、データベースを整理するのに役立ちます。

プロジェクトには必ず締切日があり、締切日を把握するためのプロパティがあります。プロジェクトマネージャーを割り当てたいですか？ そのためのプロパティもあります。プロジェクトの種類をタグ付けするのはどうでしょう？ その役割もプロパティが果たします。

プロパティを使えば、データベースの各ページに関連する情報の概略を得ることができ、さらに各プロパティに基づいてデータをフィルタリングできます。

プロパティを追加するにはいくつかの方法があります。データベースのページ内で追加する方法と、データベースの右上にある プロパティ を選択する方法があります。どちらの方法でも プロパティを追加をクリックし、名前を付け、プロパティの種類を選択してください。続いて、プロパティの使い方を説明します。

データベースには、開発のスプリントからコンテンツカレンダーまで、あらゆるものを格納できます。Notionデータベースは、必要になると予想されるプロパティを用意。これらのプロパティを使えば、いま何が起きているのか、誰が責任者なのか、いつが期限なのか（または、データベースのページについて知りたいこと）が分かります。

以下は、ほとんどのデータベースを整理する際に使用する基本的なプロパティの種類です。

• 名前 - テーブルデータベースでは、最初のカラム(列)の一番上に「名前」が表示されます。ここには、データベースに入るページ名を付けます。各ページには、そのページのすべてのプロパティが含まれており、下書き、画像、コードなどの情報を保存できます。

• セレクト - 優先度、プロジェクトタイプ、チーム、ステータスなど、データベース内のプロジェクトにタグを付けられます。例えば、人事部が応募者一覧データベースを作成したとしましょう。 セレクト プロパティを使えば、「面接」や 「採用内定」などの人事採用のステータスを把握できます。またプロパティのセルをクリックすれば、新しいタグが作成され、作成したタグは、ドロップダウンリストから選択可能です。

• マルチセレクト - これは セレクト プロパティと同じ使い方ですが、異なる点が複数のタグを割り当てられること。応募者一覧を例に説明すると、候補者の履歴書や面接から知った複数のスキルを記録するために、「スキル」という マルチセレクト プロパティを活用しています。

• ユーザー - プロジェクトオーナーであるか、それとも何らかの形で参加しているかに関わらず、このプロパティでタグ付けします。これにより、誰が何を担当しているのかを把握できるのです。

• 日付 - 締切りを設定したり、プロジェクトの開始日と終了日を設定できます。エンジニアリングチームでは、機能のリリースだけでなく、その機能を構築するための2週間のスプリントにも日付プロパティを利用できます。それぞれを個別に設定して、納入日と実行日で整理したタイムラインビューを作成することもできます。

• ボード - これは セレクト、マルチセレクト、 ユーザー プロパティに基づいてページを列にグループ化するもので、これは便利な機能です。例えば、プロジェクトマネージャー（ユーザープロパティ）ごとにボードをグループ化して、全員が何を担当しているかを確認できます。また、"未着手 "や "進行中 "などのステータス（セレクトプロパティ）によってページをグループ化もできます。このデータベースを使ってマルチデータベースビューを作ると、ニーズに合わせてプロジェクトの情報を抽出できます。

これらのプロパティを組み合わせれば、チームの膨大な情報を簡単に整理できます。

作業で必要な資料を格納し、各プロパティの特性を活かしましょう。

• ファイル&メディア - このプロパティには、関連するファイルをアップロードできます。例えば、ブログ記事やSNSのコンテンツの画像を格納し、ギャラリービューで表示可能です。また、ファイルをプロパティ内に格納することで、ページ本文から欲しいファイルを探す必要はなくなり、簡単にダウンロードできます。

• テキスト - ページの内容を要約したり、詳細情報を提供するためにテキストプロパティを使用します。各ページを開くことなく、瞬時にデータベースの重要な情報を把握することができます。営業チームは、電話営業をかける際、テキストプロパティに書かれた競合他社の情報を参照するといいかもしれません。

• チェックボックス - プロジェクトオーナーが特定の業務を完了する時に便利なプロパティです。SEO対策をしたコンテンツを制作する際、作成者がターゲットキーワードにヒットしているか、内部リンクを使用しているか、その他ページの最適化を行っているかを確認するためにチェックボックスを使います。そして、フィルターを使えば、チェックされていない項目がデータベースに表示しないよう設定できます。これにより、作業すべきコンテンツが何かがすぐに把握できます。

• URL、メール、電話 - すべてのリード顧客の連絡先情報をCRMデータベースに登録することで、見込み客に素早いアプローチができます（ここにCRMテンプレートがありますので、ご利用ください！）。

アドバンストプロパティは、2つのデータベースを繋げたり、データベース内のページが最後にいつ更新されたかを確認したりできるため、データベースを最大限に活用するのに役立ちます。

• リレーション - リレーションを使って2つのデータベースを接続し、作業の全体像を把握することができます。例えば、製品チームが新機能のリリースを予定しており、そのすべての情報がロードマップデータベースのページに格納されているとします。リレーションを使用して、ロードマップをチームの議事録のデータベースに接続すれば、そのプロジェクトに関するすべての関連ミーティングに、そのプロジェクトのページからアクセス可能です。

• ロールアップ - 関係性に基づいてデータを集約することができるアドバンストプロパティです。例えば、新機能をリリースする前に完了しなければならないタスクのデータベースを作成しており、各タスクにはチェックボックスが付いているとします。これらのタスクをロールアップすれば、リリースに向けての進捗状況を確認できます。ロールアップについて詳細はこちらをご覧ください。

• 作成日時 - ページが作成されるとすぐに、日付と時刻が自動入力されます。これは、データベースを整理する際に、古いプロジェクトの仕様書やリサーチガイドラインを削除するために役立ちます。

• 作成者 - 誰がページを作成したかがわかるため、作成者に基づいてページを整理するときに役立ちます。例えば、このプロパティを使えば、自分が提案したものに基づいて議事録を抽出できます。

• 最終更新日時＆最終更新者 - ページが最後に編集された日時と、誰によって編集されたかが自動入力されます。多くの人が共有しているページでプロジェクト管理している場合、これは特に役立ちます。

• 関数 - データベースに関数を挿入することで、プロジェクトの進捗状況を表示したり、次の全社会議での質問に対する投票を集めたり、税金を計算したりできます。これにより、他のプロパティに基づいて計算や関数を実行することができます。

お気に入りのジャケットのように、データベースに特定のプロパティを常に表示しておく必要はないかもしれませんが、効果的に使いたいものです。

なおデータベースの上部にある プロパティ をクリックすれば、表示するプロパティを切り替えることができます。例えば、プロジェクトロードマップでは、責任者とリリース予定日のプロパティだけを表示したり、カレンダービューで、プロジェクトタイプだけを表示するなど、各ビューで表示変更できます。

さらにプロパティをカスタマイズするために、どのプロパティを表示または非表示にするかを選択することができます。データベースのプロジェクトページで、プロパティの左にある ⋮⋮ を押して、 プロパティを非表示にするをクリック。するとプロパティを常に表示するか、常に隠すか、未入力時は非表示にするかを選択できます。