データベースオートメーションでプロジェクト管理業務を効率化

プロジェクトマネージャーなど仕事を管理する立場の人は、プロジェクトのキックオフからサインオフまで、プロジェクトのステータスの更新や新しいタスクの追加と割り当て、リマインダーの送信など、繰り返しタスクの処理に追われがちです。

チームが成長するにつれ手動の作業量は増しますが、Notionではこれらの面倒なタスクをデータベースオートメーションに設定して任せることができます。

このガイドでは、データベースオートメーションを使用してカスタムワークフローを設定し、プロセスを効率化して見落としを防ぐ方法を紹介します。

データベースオートメーションは、トリガーとなるイベントとそれに続く一連のアクションで構成されます。データベースのプロパティ内の変更に基づくトリガーと、それに続くアクションを設定して使用します。オートメーションは、「これらのいずれかが発生したとき（トリガー）、これ（アクション）を実行する」といったように構成されます。

[video - show automations menu options]

たとえば、新しいページがデータベースに追加されることをトリガーに、その結果実行されるアクションとして一部のプロパティに値を入力するよう設定できます。

データベースオートメーションでは、プロパティの入力・更新、別のデータベースのページの追加・編集、Slack通知の送信などを行うことができます。必要に応じてカスタマイズし、同じデータベース内で異なるシナリオに対応する複数のオートメーションを実行することが可能です。

この機能はどのNotionデータベースでも利用できますが、情報の消失や見逃し、更新漏れなどのない正確な作業が必要なプロジェクト管理において、特に優れた力を発揮します。

データベースオートメーションにより、次のようなことが実現できます。

• タスク間の時間の無駄を減らす： 次のプロジェクトの割り当てが生じるたびにチームメンバーに通知を送付することができ、個々人が自発的に更新をチェックしなくてもよくなります。

• 人為的ミスを防ぐ： チームが複数のプロジェクトを同時にこなしている時、忘れられがちなのが手動タスク （タスクの再割り当てなど）です。オートメーションを設定すると人間に求められる認知負荷が軽減され、タスクが見逃されるのを防ぐことができます。

• プロジェクト管理の一元化： データベースオートメーションはNotion自体に備わっている機能であるため、サードパーティのツールを使用して複雑なワークフローを構築する必要はありません。Notionですべてのプロジェクト管理を行うことで、チームの集中力を維持し、ツールの切り替えを減らすことができます。

データベースオートメーションは、いくつかの簡単な手順で設定できます。

プロジェクトやタスクを管理するデータベースで、次の操作を行います。

1. データベース右上のオプションメニュー「...」をクリックし、オートメーション を選択するか、同じく右上にある稲妻型のアイコンをクリックします。

2. 新規オートメーション を選択し、必要に応じて名前を変更します。

3. 次にトリガーを選択します。新しいページが追加されたとき、特定のプロパティ（複数可）が編集されたとき、または いずれかのプロパティ が編集されたときなどの選択肢があります。トリガーはOR条件の形式をとるため、トリガーのいずれかが発生すると、オートメーションが実行されます。

4. その結果として実行したいアクションを選択します。このデータベースまたは別のデータベースへの新しいページの追加、このデータベースまたは別のデータベースのプロパティの編集、Slack通知の送信から選べます。

5. 作成 をクリックしてオートメーションを保存します。

[video - create an automation]

オートメーションを編集するときは、いつでもメニューに戻って変更を加えることができます。

オートメーションを構築するイメージが湧きましたでしょうか？

参考まで、プロジェクトやタスクのデータベースに役立つ例をいくつか紹介します。

データベースに新しいタスクを追加するたびに、そのタスクを誰かに割り当てて通知を送信し、適切なステータスをセットすることができます。

このような設定をするにはまず、新しいオートメーションを作成して「新規タスクフロー」といった名前をつけ、 ＋トリガーを追加 から ＋ページの追加 を選択します。

＋アクションを追加 メニューで、ステータスを 未着手 に設定し、ユーザープロパティには割り当てるチームメンバーを設定します。最後に、「Slack通知を送信」をクリックして、通知先を選択します。

こうすると、新しいタスクを追加するたびに、これらのプロパティがすべて設定され、Slack通知が送信されます。

[video - create new task flow]

プロジェクト開始するプロセスをシンプルにするために、プロジェクトデータベースに プロジェクトキックオフ のオートメーションを作成できます。

プロジェクトのステータスが 未着手 から 次に着手 に変更されることをトリガーとして、自動的にプロジェクトキックオフミーティングがスケジュールされ、プロジェクトマネージャーに通知されるアクションが実行されます。

アクションメニューで ページを追加… を選択し、議事録データベースを選択します。作成された新しいページに プロジェクトキックオフ というタイトルをつけ、 別のプロパティを編集 をクリックしてすべてのチームメンバーをタグ付け、会議の日付を 今日（ワークフローがトリガーされた時の日付）に設定します。最後に、プロジェクトマネージャーへのSlack通知を設定して、プロジェクトが間もなくキックオフすることを知らせるようにします。

[video - run automation to kick off a project]

プロジェクトマネージャーは、このオートメーションを使用することで、ワンクリックでプロジェクトの完了承認を実施できます。

まずプロジェクトデータベースにチェックボックスプロパティを追加し、完了承認 といった名前を付けます。次に、その完了プロパティの更新をトリガーとするオートメーションを作成します。

このチェックボックスを選択すると、関連するすべてのタスクの ステータス を完了に変更し、チームのSlackチャンネルに通知して、完了日 を 今日 に更新する、といった設定ができます。

[video - select the checkbox to sign off a project]

データベースオートメーションによって効率的なワークフローを構築する方法は、すべてのワークスペースに渡り無限にあります。

ここでは、さらにいくつかの活用例を紹介します。

プライベートや仕事におけるデータベースオートメーションの使い方を、便利なテンプレートとともに提案します。

• 営業パイプラインに完了日を追加する： 営業パイプライン で取引を 完了 としてマークすると、自動的に 完了日 プロパティが今日に設定され、#成約速報 Slack チャンネルに通知が送信されます。

• 新しい候補者に面接官を割り当てる： 会社の応募者管理 データベースでエンジニアリングチームに新しい候補者を追加すると、エンジニアリングチームの担当者が自動的に 面接官 としてタグ付けされます。他のチームにも同様のオートメーションを作成できます。

• 現在受講している科目をマークする： 課題トラッカーで科目データベースに新しい科目を追加すると、受講中 プロパティが自動的にチェックが入ります。

• 税金の予算のリマインダーを送る： フリーランス や 副業（または設定した別のカテゴリ）としてタグ付けされた新しいアイテムを パーソナルファイナンス管理 の収入データベースに作成するたびに、税金支払いのための予算を確保しておくよう促すSlack通知が届きます。

• 読書リストに開始日と終了日を入力する： 読書リストに読んだ本を全て整理し、 開始日 と 読了日 を記入します。