社内のドキュメントツールとしてNotionを全社導入するスマートニュース株式会社では、Notion AIをいち早く導入し、従業員がさまざまな用途に活用しています。仕事の現場でNotion AIを利用するメソッドとメリットとは？ 4人の方のリアルエピソードを紹介します。(2023年10月時点)
提案資料の作成が2時間→15分に
営業提案書を作成するためには、クライアントの会社概要や決算情報などを調べる必要がありますが、企業のホームページ上でIR情報が掲載されている場所や掲載方法はバラバラです。クライアントごとにそれらの見つけ出して読み込むのはとても時間がかかるため、NotionAIの要約機能を使って必要な情報を素早く収集しています。具体的には、IR情報にある文章をコピーしてNotionにペーストし、それをNotion AIに要約してもらいます。
例えば、IR情報の中で将来の展望や経営計画について書いてあることを要約してもらえば、その企業が私たちの事業と親和性があるかどうかをすぐに判断できます。「情報を読んでまとめること」が苦手だったのですが、この方法を使えば1社あたり10~15分程度で情報をまとめられるので、とても気持ちが楽になりました。そして、自分の強みである「考えること」に時間を割けるようになり、提案資料の質を高めることができました。
“企業のIR情報をNotion AIに要約してもらえば、提案書作成時間を数時間も短縮できます。”
今津 友里
営業部
1on1ミーティングの叩き台もNotionにおまかせ
Notion AIは、上司や部下と円滑に意思疎通を図るために利用しています。例えば、部下と1on1ミーティングを行う際は事前にアジェンダを作成していますが、そのときにNotion AIに頼んでアジェンダの構成を作成してもらっています。駆け出しのピープルマネージャーということもあり、さまざまな本を参考にしたのですが、果たして本当に自分の考えが正しいのかに自信を持てませんでした。
Notion AIにアジェンダの叩き台を作ってもらい、壁打ち相手になってもらうことで、自分の構成を客観的にレビューすることができ、本当に助かっています。また、外国人の上司とのミーティングの際も決められた時間内に上手にコミュニケーションを取れるよう、英語に変更する前のレポートの叩き台をNotion AIに作成してもらっています。そのほか、営業提案書を作成する際に、クライアントの会社情報をNotion AIに要約してもらうことで効率性を高めています。
“1on1のアジェンダをNotion AIに作ってもらい、自分の構成が正しいかを確認しています。”
河輪 一也
広告部 セールスマネージャー
文章推敲の工数を最小限に
プロジェクトの概要や要求仕様、プロジェクトチャーターなどはドキュメントをベースに社内で議論を進んでいくため、正確性が重要です。英語で書いた文章が曖昧性を持っていると、Notion AIの「文章を改善する」機能を使ったときに意図しない形で出力されますので、そのまま利用して認識や会社の齟齬が生じることを防げます。また、より伝わりやすい表現に変換してくれるため、文章を推敲するうえで欠かすことができません。社内用語などは手直しすることはあるものの変換精度には十分満足しています。
これまでは英語で書いて自分で推敲を繰り返すか、翻訳サービスを利用して日→英または英→日にして意図通りになっているかを確認していましたが、それと比べるとNotion AIはNotion上で作業が完結するので文章作成の工数を1割未満削減できます。ただし、そうした定量的な面よりも、文章の正確性やクオリティを担保できるという定性的な効果に大きな魅力を感じています。
“Notion AIで英語の文章を改善してもらったら、認識や解釈に齟齬が発生しにくくなりました。”
角田 真一
Chief Strategy Office / データストラテジープロジェクトマネージャー
文章の翻訳をシームレスに
Notion AIは、ソフトウェアの設計やガイドラインなどの資料を作成する際の翻訳に主に利用しています。当社のエンジニア部門では英語で資料を作成するのが基本なのですが、これまでは自分でいちから英語で書いたり、うまい表現が見つからないときは別の生成AIや翻訳サービスを使って日本語を英訳していました。
しかし、Notion AIはNotionに組み込まれているので翻訳の際に文章をコピー＆ペーストする必要がなく、「Cmd/ctrl + J」キーのショートカットを押して「翻訳する」を選択、そして言語を選べばすぐに翻訳してくれます。とても操作が楽ですし、仕事の流れを止めることがありません。翻訳精度に関しては主語がおかしかったり、言い回しが好みでないときに修正することはあるものの、それは1段階で1~2つ程度なのでまったく問題ありません。また、Notion AIは英語の文章の要約や、自分で書いた英語の文章の改善にも利用しています。
“英語のドキュメントは自分で書くよりも、Notion AIによる翻訳のほうが遥かに楽です。”
千葉 史哉
モバイルファウンデーションチーム iOSエンジニア
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Notion AI はどなたでも無料でお試しいただけるため、アドオンのサブスクリプションを購入する前に機能を検証できます。
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よくあるご質問
Notion AIはどうやって呼び出しますか？
Notion AIはどうやって呼び出しますか？
Notion AIはすべてのユーザーが利用できます。スペースキーを押してAIを呼び出したり、テキストを選択して「AIに依頼」したり、アプリの右下またはサイドバーのNotion AIボタンをクリックしたり、データベースに自動入力プロパティを追加したり、またスラッシュコマンドから利用することも可能です。AIを使用するには、このようなアクションが必要となります。
上記のいずれかのアクションを実行しない限り、コンテンツは生成されません。
Notion AIは他のAIツールとどう違うのですか？
Notion AIは他のAIツールとどう違うのですか？
仕事をするのにたくさんのアプリを使うのは大変ですし、何よりコストが嵩みます。昨今はそこに、AIを使った検索ツールや文章作成アシスタント、チャットボットなども加わり、さらにブラウザタブを増やしています。そこで私たちは、Notion AIを "オールインワン" のAIツールとしてデザインしました。
Notion AIによるワークスペースやその他のアプリの検索、独自のスタイルでのコンテンツの生成、PDFや画像の分析、あらゆるトピックについてのチャットはすべて、ワークスペース全体にシームレスに統合されています。
Notion AIは、NotionのほかにもSlack、Googleドキュメント、Googleスライド、Googleスプレッドシート、そしてGPT-4やClaudeなどの最先端の言語モデルによるAIの知識など、複数のナレッジソースに接続されています。
他ののAIツールよりも使いやすく、プロンプトをすべて自分で書く必要はありません。ドキュメントの別の言語への翻訳、要約の生成、専門用語の説明などをワンクリックで行えるため、作業環境と別のAIツールとの間でコピー＆ペーストをする必要がありません。
人工知能は急速に変化しており、私たちはNotion AIをより知識豊富で最先端のAIツールにするために尽力し続けています。最高の品質を保つために常にテストと調整をおこなっていますので、ぜひフィードバックをお寄せください。
Notion AIはデータをどのように使用しますか？
Notion AIはデータをどのように使用しますか？
私たちは標準的なデータ保護対策に従い、お客様のデータを暗号化し、プライバシーの保護に努めています。Notion AIは、お客様がデータの共有に同意しない限り、モデルのトレーニングにお客様のデータを使用しません。
Notion AIを活用するために使用される情報は、Notion AI機能を提供することのみを目的として、AIサブプロセッサーと共有されます。Notionは、AIサブプロセッサーと契約を締結し、ユーザーデータをモデルの学習に使用することを禁止しています。Notion AIのセキュリティとプライバシー対策の詳細については、こちらをご覧ください。
Notion AIアドオンプランでは、どのくらいAIを使用できますか？
Notion AIアドオンプランでは、どのくらいAIを使用できますか？
Notion AIアドオンを購入すると、ゲストを除くワークスペース内のすべてのユーザーがNotion AIを無制限に使用できるようになります。
すべてのNotion AIユーザーに対して最適なパフォーマンスと公平な使用頻度を確保するために、ユーザーの使用状況に応じてAI機能へのアクセスが制限されることがあります。
Notion AIの無料トライアルはありますか？
Notion AIの無料トライアルはありますか？
Notion AIはどなたでも無料でお試しいただけるため、アドオンのサブスクリプションを購入する前にほとんどの機能を検証できます。AIコネクター ベータ版 、データベースの一括自動入力、自動入力されたデータベースプロパティの自動更新など、一部機能は無料トライアルではご利用いただけない点にご留意ください。
無料でご利用いただけるAI応答の数は、ワークスペース全体で共有されます。無料のAI応答をすべて使い切ると、AI機能を引き続き使用するにはNotion AIアドオンのサブスクリプションが必要である旨のメッセージが表示されます。プランへのNotion AIの追加は、ワークスペースオーナーがデスクトップから行う必要があります。
