Vues, filtres et tris

Vous pouvez visualiser le contenu d’une base de données de six façons différentes. Voici un aperçu de chaque disposition :

• Table : les tables permettent d’afficher les pages de bases de données sous forme de lignes, avec une colonne par propriété.

• Tableau kanban : cette vue groupe vos éléments par propriété. Par exemple, vous pouvez utiliser un tableau kanban pour déplacer des tâches d’un état à un autre, à mesure de la progression.

• Chronologie : utilisez votre base de données pour inscrire les étapes du projet sur une chronologie afin de savoir quand elles auront lieu et combien de temps il faudra pour les mener à bien.

• Calendrier : la vue calendrier affiche vos éléments en fonction de leur propriété Date.

• Liste : les listes permettent de présenter les éléments de vos bases de données de manière claire et minimaliste.

• Galerie : cette vue permet de mettre en évidence les images. Vous pouvez modifier votre galerie pour afficher les images contenues dans la propriété Fichiers et médias — sinon, la galerie affichera tout le contenu de la page de la base de données.

• Graphique : cette vue permet de visualiser les éléments de votre base de données sous forme de graphique à barres, linéaire ou circulaire afin de faciliter l’analyse de données et la génération de rapports.

Lorsque vous créez une base de données, vous devez choisir une disposition pour la vue par défaut. Vous pourrez ensuite créer de nouvelles vues en sélectionnant + à côté des vues existantes. Selon la taille de votre écran, vous devrez peut-être ouvrir la liste déroulante à côté de votre vue actuelle et sélectionner Ajouter une vue.

Vous pouvez également fournir des informations à d’autres personnes en ajoutant une description à votre vue. Pour cela :

1. Sélectionnez une vue → Modifier la vue.

2. Sélectionnez ⓘ à côté du nom de votre vue, puis saisissez votre description.

3. La description s’affichera au survol du nom de la vue.

Vous pouvez réorganiser vos vues en les faisant glisser. Si vous avez beaucoup de vues, vous pouvez sélectionner {#} de plus… à côté de vos vues.

Dans la barre latérale, les vues s’affichent comme des pages imbriquées dans une base de données en page entière. Le symbole • à gauche de leur nom indique qu’il s’agit de vues. Cliquez sur le nom d’une vue dans la barre latérale pour l’ouvrir directement.

Lorsque vous avez une vue sous les yeux, cliquez sur son nom pour la renommer, modifier, dupliquer, supprimer, ou copier son lien. Vous pouvez également modifier les paramètres d’une vue en cliquant sur l’icône  ••• , en haut à droite de la base de données.

Vous pouvez personnaliser une vue de plusieurs manières :

• Mise en page : choisissez la façon dont vous souhaitez organiser visuellement votre base de données.

• Propriétés : pour afficher ou masquer les propriétés de la base de données dans chaque vue.

• Filtres : pour afficher uniquement certains éléments de la base de données dans la vue, en fonction des valeurs des propriétés.

• Tris : pour modifier l’ordre d’affichage des éléments dans la vue, en fonction des valeurs de leurs propriétés.

• Grouper : pour regrouper les éléments en fonction des valeurs d’une propriété.

Vous pouvez copier un lien d’ancrage vers une vue spécifique de votre base de données afin de pouvoir le partager ailleurs.

1. Cliquez sur l’icône ••• en haut à droite de votre table.

2. Cliquez sur Copier le lien de cette vue. L’URL sera alors copiée dans votre presse-papiers pour que vous puissiez la coller.

Dans chaque vue, vous pouvez choisir de quelle manière les pages de la base de données doivent s’ouvrir. Vous avez trois options :

• Aperçu latéral : les pages s’ouvrent sur le côté droit de la base de données. La base de données reste affichée (et utilisable !) sur le côté gauche.

• Aperçu centré : ouvre les pages dans une fenêtre contextuelle centrée.

• Pleine page : ouvre les pages directement en mode pleine page.

1. Pour modifier ce paramétrage vue par vue, cliquez sur l’icône ••• (en haut à droite de la base de données) et ouvrez le menu « Disposition ».

2. Faites défiler l’écran vers le bas et choisissez le mode d’ouverture des pages que vous préférez.

Vous pouvez facilement filtrer une base de données dans Notion, de façon à afficher uniquement les éléments qui correspondent à des critères spécifiques, au niveau de leurs propriétés. Ces filtres peuvent être aussi simples ou complexes que vous le souhaitez !

Pour filtrer une vue dans une base de données :

1. Cliquez sur Filtre en haut de votre base de données.

2. Dans la liste déroulante qui apparaît, choisissez une propriété.

3. Ce filtre apparaîtra désormais en haut de votre base de données. Cliquez sur l'icône du filtre pour afficher et modifier tous les filtres appliqués à votre base de données.

4. Ajoutez un autre filtre en cliquant sur l’icône de filtre. Vous pouvez ajouter autant de filtres que vous le souhaitez !

Vous pouvez créer des vues de base de données plus spécifiques, et combiner des logiques ET et OU  avec les groupes de filtres, qui peuvent être imbriqués jusqu’à trois niveaux de profondeur. Voici comment faire :

1. Cliquez sur l’icône de filtre en haut de votre base de données → Ajouter un filtre avancé.

2. Un nouveau menu apparaîtra. Choisissez les propriétés par lesquelles vous souhaitez filtrer, et personnalisez la logique ET et OU du filtre avancé.

3. Dans l’exemple ci-dessous, nous filtrons l’affichage du tableau de notre feuille de route de manière à ce que toutes les entrées répondent aux critères qui incluent à la fois la logique ET et la logique OU.

Vous pouvez modifier l’ordre d’affichage des éléments dans une base de données, en appliquant un tri ascendant ou descendant sur les valeurs de leurs propriétés.

Par exemple, vous pouvez trier les éléments en fonction de leur priorité, de leur date de dernière modification, ou simplement par ordre alphabétique.

1. Cliquez sur ⇅ en haut de votre base de données.

2. Dans la liste déroulante qui apparaît, choisissez une propriété.

3. Ce tri apparaîtra désormais en haut de votre base de données. Cliquez pour le modifier.

4. Vous pouvez ajouter ou supprimer autant de tris que vous le souhaitez. Il suffit de cliquer sur le bouton X situé à leur droite.

5. Pour modifier l’ordre dans lequel les tris multiples sont appliqués, faites-les glisser vers le haut ou vers le bas à l’aide de l’icône ⋮⋮.

Vous pouvez regrouper vos bases de données selon différentes propriétés, pour les afficher de différentes façons.

1. Cliquez sur le menu ••• et recherchez Grouper par. Vous pouvez grouper par presque tous les types de propriétés.

2. La base de données sera alors groupée en fonction des valeurs de cette propriété. Chaque groupe comprend un 👁️ sur la gauche, ce qui permet de masquer rapidement les groupes, de façon à afficher uniquement ce qui vous intéresse.

3. Vous pouvez trier les groupes de votre base de données en sélectionnant Trier et en choisissant de trier manuellement ou de trier selon les options proposées (par ordre alphabétique, par ordre croissant, etc.).

4. Vous pouvez également masquer les groupes vides de la vue à l’aide de l’option Masquer les groupes vides dans le menu dépliant.

Vous pouvez rechercher un contenu spécifique dans votre base de données.

1. Cliquez sur 🔎 en haut à droite et effectuez votre recherche dans les titres de pages ou les propriétés.

2. Le contenu de la base de données sera alors modifié en temps réel pour afficher uniquement les éléments qui correspondent aux termes que vous avez saisis.

Si vous avez une base de données volumineuse, naviguer d'une propriété à l'autre pour comparer les données est sûrement fastidieux.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez figer une colonne afin de la garder visible à gauche lorsque vous faites défiler à droite pour consulter d’autres colonnes.

1. Pour figer une colonne, cliquez sur son nom, puis sur Figer jusqu’à la colonne.

2. Pour libérer une colonne, cliquez sur son nom et cliquez sur Ne plus figer les colonnes.