Vue « table »

Il existe différents moyens d’ajouter une base de données sous forme de vue « table » dans Notion :

• Créez une page dans votre espace de travail.

• Sous le titre Base de données, cliquez sur Table dans le menu grisé qui s’affiche.

• Pour créer une table à l’intérieur d’une page :

  • Sur une nouvelle ligne, tapez /vue table et appuyez sur la touche Entrée.

Vous pouvez ajouter une table à une base de données existante, afin d’afficher les données dans ce format. 

• En haut à gauche de la base de données, cliquez sur + Ajouter une vue ou sur le nom de la vue actuelle.

• Sélectionnez Table dans le menu qui s’affiche et donnez-lui un nom dans la zone de texte.

• Cliquez sur Créer pour afficher votre nouvelle table.

• Vous pouvez naviguer parmi les différentes vues depuis le menu déroulant en haut à gauche.

Chaque ligne d’une table Notion est une page individuelle dans laquelle vous pouvez ajouter du contenu.

• Survolez la ligne et cliquez sur le bouton OUVRIR.

• Elle s’ouvrira toujours en mode aperçu. Cliquez sur Ouvrir en tant que page en haut à gauche pour passer en pleine page.

• Toutes vos propriétés seront affichées en haut de la page.

  • Pour modifier le nom ou le type d’une propriété, cliquez dessus.

  • Pour modifier le contenu d’une propriété, cliquez sur son champ.

  • Pour réorganiser les propriétés, faites-les glisser avec l’icône ⋮⋮ qui s’affiche au survol.

• Vous pouvez également ajouter une nouvelle propriété à votre chronologie en cliquant sur •••, puis sur Propriétés et + Nouvelle propriété.

• Sous les propriétés, un espace est prévu pour les commentaires qui vous seront destinés. Vous pouvez notamment y @-mentionner des personnes ou des pages.

• Le corps de la page est modifiable comme dans n’importe quelle autre page Notion. Vous pouvez y ajouter tous les types de blocs, y compris d’autres bases de données.

Vous pouvez modifier l’apparence d’une page, en allant plus loin que changer simplement la police ou la taille du texte.

• Cliquez sur ••• en haut à droite d’un projet ouvert en tant que page, puis sur Personnaliser la page.

• Ce menu vous permettra de changer l’aspect des Liens entrants , des Commentaires, et des Propriétés.

  • Liens entrants : vous pouvez afficher la liste des liens en entier (avec le nom complet des pages), dans le corps de la page, au clic, ou ne pas les afficher du tout.

  • Commentaires : vous pouvez les afficher en entier dans le corps de la page, ou les masquer.

  • Pour les propriétés : réorganisez-les à l’aide de l’icône ⋮⋮ et choisissez de toujours les afficher, de toujours les masquer, ou de les afficher uniquement si elles sont utilisées.

Il existe différents moyens d’ajouter un élément à une table.

• Cliquez sur le + qui apparaît lorsque vous survolez une ligne, pour créer une nouvelle ligne en dessous.

• Cliquez sur le bouton bleu Nouvelle page en haut à droite. Vous créez ainsi une ligne en haut de la table, et l’ouvrez immédiatement en tant que page.

• Cliquez sur + Nouvelle page en bas de la table pour ajouter une nouvelle ligne à cet endroit.

• Depuis la dernière ligne de votre table, appuyez sur Maj + Entrée. Une nouvelle ligne s’affichera.

Cliquez sur l’icône ⋮⋮ qui apparaît à gauche de chaque ligne que vous survolez (ou faites un clic droit dessus) pour afficher ce menu d’options :

• Supprimer : supprime la ligne de la liste.

• Dupliquer : crée une copie exacte (juste en dessous) de la ligne.

• Copier le lien : Copie dans le presse-papiers l’URL du lien vers cette ligne.

• Renommer : Permet de renommer la page de la ligne sans l’ouvrir.

• Déplacer : permet de déplacer la ligne vers un autre espace de travail, ou dans une autre page (où elle apparaîtra en tant que sous-page).

• Modifier la propriété : affiche un menu de toutes les propriétés de la table. Cliquez sur celle qui vous intéresse, puis modifiez sa valeur.

Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes pour modifier leurs propriétés d’un seul coup.

1. Cochez la case à gauche de n'importe quelle ligne (survolez l’extrémité gauche de la ligne pour faire apparaître la case à cocher).

   1. Pour tout sélectionner, cochez la case située tout en haut à gauche de la base de données, à côté de la propriété Titre.

2. Sélectionnez une propriété dans le menu qui apparaît pour modifier toutes les lignes sélectionnées.

Dans les tables, chaque colonne est une propriété de l’élément situé dans la première colonne. Supposons, par exemple, qu’il s’agisse d’une table d’articles à lire. Le titre de l’article ira dans la première colonne, tandis que les colonnes de propriété pourront indiquer les dates, l’état, les étiquettes et les URL. Pour modifier les propriétés d’une table :

• Cliquez sur le + tout à droite de la dernière colonne.

• Ou alors, cliquez sur Propriétés (en haut à droite de la table), puis sur + Ajouter une propriété.

• Donnez un nom à la colonne et sélectionnez son type dans le menu Type de propriété.

• Cliquez sur un titre de colonne pour modifier son nom et le type de propriété qu’il contient.

• Pour masquer les colonnes de la table, cliquez sur Propriétés, puis désactivez celles que vous ne souhaitez pas afficher. Même principe si vous souhaitez les réactiver.

Pour réorganiser une table, vous pouvez déplacer les lignes avec un simple glisser-déposer.

• Pour déplacer une ligne, cliquez sur l’icône ⋮⋮ à gauche de son nom, et faites-la glisser vers le haut ou vers le bas.

• Pour les colonnes, faites glisser leurs titres vers la gauche ou la droite (comme ci-dessous).

  • Pour redimensionner les colonnes, survolez leur extrémité et faites-les glisser vers la droite ou vers la gauche.

Si vos cellules contiennent beaucoup de contenu, vous pouvez répartir ce contenu sur plusieurs lignes.

• Cliquez sur l’icône ••• (en haut à droite de la table), puis cliquez sur Disposition et activez Toujours renvoyer à la ligne.

  • Ou pour renvoyer une seule propriété à la ligne, cliquez en haut d'une colonne spécifique et activez Renvoyer à la ligne dans cette colonne.

Au bas de chaque colonne de la table, vous pouvez utiliser la fonction de calcul automatique pour afficher des informations sur les données qu’elle contient.

En dessous de la dernière ligne de la table, cliquez sur Calculer :

• Vous verrez un menu déroulant qui contient ces différentes options de calcul :

  • Tout compter : nombre total de lignes dans la colonne.

  • Compter les valeurs : nombre de lignes où la propriété correspondante contient une valeur.

  • Valeurs uniques : nombre de valeurs uniques de la propriété (c’est-à-dire sans compter les doublons) parmi les lignes de la colonne.

  • Cellules vides : nombre de lignes sans valeur dans la colonne.

  • Cellules non vides : nombre de lignes avec une valeur dans la colonne.

  • % de cellules vides : pourcentage de lignes sans valeur dans la colonne.

  • % de cellules non vides : pourcentage de lignes avec une valeur dans la colonne.

  • Date la plus ancienne : si la propriété est une date (par exemple Dernière modification ou Date de création), affiche directement la date la plus ancienne parmi les valeurs des lignes de la colonne.

  • Date la plus récente : date de dernière modification (ou de création) la plus récente sur une ligne de la colonne.

  • Intervalle de temps : écart de temps entre l’heure de modification (ou de création) la plus ancienne et la plus récente.

• Si vous utilisez une propriété Nombre dans votre table, vous débloquez plusieurs autres options de calcul :

  • Somme : somme des nombres de la colonne.

  • Moyenne : moyenne des nombres de la colonne.

  • Médiane : médiane des nombres de la colonne.

  • Minimum : le plus petit nombre de la colonne.

  • Maximum : le plus grand nombre de la colonne.

  • Intervalle : différence entre le plus petit nombre et le plus grand.

Vous pouvez regrouper les lignes de la table selon leurs propriétés, pour les afficher de différentes façons.

• Cliquez sur le menu ••• et recherchez la section Grouper par. Vous pouvez regrouper par pratiquement n’importe quel type de propriété : sélection, sélection multiple, personne, texte, nombre, date, etc.

• La table sera désormais regroupée en fonction des valeurs de cette propriété. À gauche de chaque groupe, un menu dépliant vous permet de masquer/montrer rapidement les groupes, de façon à afficher uniquement ce qui vous intéresse.

• Vous pouvez également masquer les groupes vides de la vue, avec l’option « Masquer les groupes vides ».

Lorsque vous affichez la table dans une vue chronologique, cliquez sur l’icône ⋮⋮ à gauche au survol d’une ligne (ou, si vous n’affichez aucune table, faites un clic droit sur un projet) pour faire apparaître ce menu d’options :

• Supprimer : supprime la ligne de la chronologie.

• Dupliquer : crée une copie exacte (juste en dessous) de la ligne.

• Copier le lien : Copie dans le presse-papiers l’URL du lien vers cette ligne.

• Renommer : Permet de renommer la page de la ligne sans l’ouvrir.

• Déplacer : permet de déplacer la ligne vers un autre espace de travail ou une autre page, où elle sera imbriquée dans une sous-page.

• Modifier la propriété : Affiche un menu de toutes les propriétés de la chronologie. Cliquez sur une propriété, puis modifiez la valeur.

Selon vos besoins, vous pouvez afficher uniquement les lignes correspondant à certains critères.

• En haut à droite de la table, cliquez sur Filtrer.

• Dans le menu déroulant, choisissez la propriété par laquelle vous voulez filtrer.

• Choisissez la condition (par exemple : Contient, ou Ne contient pas).

• Définissez la valeur de la propriété, par exemple une date ou une étiquette spécifique.

• Vous pouvez ajouter plusieurs filtres à la fois !

• Pour supprimer les filtres, cliquez sur l’icône X située à côté de chaque filtre dans le menu Filtrer.

Si vous triez vos données par ordre Croissant ou Décroissant d’une propriété, toutes les données de cette ligne bougeront ensemble automatiquement.

• En haut à droite de la table, cliquez sur Trier.

• Choisissez la propriété par laquelle trier, puis Ordre croissant ou Ordre décroissant. La table se réorganisera en temps réel.

• Vous pouvez ajouter plusieurs critères de tri à une table, ils s’appliqueront l’un après l’autre, en commençant par le haut de la liste. (l’icône ⋮⋮ vous permet de les faire glisser vers le haut ou le bas).

• Pour supprimer des tris, cliquez sur l’icône X située à côté de chaque tri dans le menu Trier.

Vous pouvez rechercher un contenu qui fait partie d’une table.

• Cliquez sur Rechercher en haut à droite et tapez les mots que vous recherchez dans les titres de pages ou les propriétés.

• Le contenu de la table sera alors modifié en temps réel pour afficher uniquement les lignes qui correspondent aux termes que vous avez saisis.

Vous pouvez copier le lien vers une vue « table » spécifique.

• Cliquez sur l’icône ••• en haut à droite de la table.

• Cliquez sur Copier le lien de cette vue. L’URL sera alors copiée dans votre presse‑papiers pour que vous puissiez la coller.