Qui doit être membre de l’espace de travail et qui doit être invité ?
Comprendre la différence entre les membres et les invités vous aidera à mieux gérer le bugdeg et l’accès au connaissances de votre entreprise.
- Les membres font partie de votre organisation
- Qui doit avoir le rôle de membre dans un espace de travail ?
- Les invités sont des collaborateurs qui travaillent sur des projets spécifiques
- Invitez des personnes dans votre espace de travail en partageant des pages avec elles
- Gérer les autorisations des invités
- Qui peut inviter une personne ?
Pour travailler correctement dans un espace de travail collaboratif, tout le monde doit avoir les bons accès. En tant qu’administrateur, vous devez gérer le budget de votre équipe de manière responsable et éviter d’acheter plus que nécessaire, tout en veillant à ce que chacun dispose des bons outils pour faire son travail.
Comprendre la différence entre membres et invités vous aidera à décider qui vous devez inviter à rejoindre votre espace de travail.
Ce guide explique :
les principales différences entre les membres et les invités d’un espace de travail ;
qui doit être membre et qui doit être invité ;
comment gérer les paramètres des membres et des invités.
Les membres font partie de votre organisation
Les membres sont généralement des personnes de votre organisation qui auront accès à la majorité du contenu de l’espace de travail.
Les employés de votre entreprise doivent devenir membres de l’espace de travail afin de pouvoir collaborer efficacement, partager du contenu, créer et modifier des pages, et accéder à toutes les informations pertinentes pour leur rôle.
Les membres peuvent :
Accéder à l’ensemble de l’espace de travail. Ils disposeront d’un certain niveau d’accès à la majorité du contenu, même s’il s’agit uniquement de lire ou de commenter, à l’exception du contenu privé et des pages dont l’accès a été restreint.
Appartenir à des groupes et à des espaces d’équipe. Vous pouvez ajouter des membres de l’espace de travail à des groupes et les inviter à rejoindre des espaces d’équipe. Ils peuvent également rejoindre n’importe quel espace d’équipe ouvert. Dans un espace d’équipe, les membres peuvent facilement trouver des informations relatives à leur rôle et créer des documents avec les autres membres de leur équipe.
Créer de nouvelles pages et de nouveaux espaces d’équipe. Les membres peuvent créer des pages dans les endroits auxquels ils ont accès et ajouter de nouveaux espaces d’équipe.
Travailler sur des pages privées. Les membres disposent d’une section
Pages privées
dans la barre latérale, où ils peuvent créer des pages privées. Lorsqu’ils sont prêts à partager leurs pages avec d’autres, il leur suffit de déplacer ces pages dans le bon espace d’équipe.Partager des pages et modifier les paramètres de la page. Les membres disposant d’un accès complet ont la possibilité de partager des pages avec des personnes ou des groupes et de publier des pages sur le Web.
Il existe différents types de membres dans un espace de travail Notion :
Les propriétaires d’espace de travail peuvent gérer les paramètres d’un espace de travail, supprimer cet espace et gérer les autres administrateurs, les membres et les invités.
Les administrateurs d’utilisateurs existent uniquement avec les forfaits Entreprise. Ils peuvent ajouter ou supprimer des membres de l’espace de travail ou des groupes, mais n’ont pas accès aux paramètres de l’espace de travail.
Les membres sont généralement vos autres collègues ; qui peuvent créer et modifier des pages Notion, mais n’ont pas accès aux paramètres de l’espace de travail.
Les espaces d’équipe permettent aux équipes d’organiser leur travail important
Qui doit avoir le rôle de membre dans un espace de travail ?
Il y a quelques éléments à prendre en compte lorsque vous décidez de nommer une personne membre de l’espace de travail.
Tout d’abord, gardez à l’esprit que la facturation (des forfaits payants) dépend du nombre de membres. Vous n’avez donc pas intérêt à payer une place pour quelqu’un qui ne travaille avec vous qu’à court terme, ou de façon ponctuelle sur un projet.
Les membres doivent plutôt être des personnes qui auront besoin de se connecter régulièrement et d’accéder à de nombreux contenus de l’espace de travail.
Les membres de l’espace de travail sont par exemple :
Tous les membres de votre équipe. Intégrez tous les membres de votre équipe afin qu’ils puissent accéder aux wikis, aux tâches et travailler en collaboration pour planifier et exécuter des projets.
Votre manager (et son ou sa manager). Les managers doivent être membres d’un espace de travail afin d’avoir une visibilité totale sur le travail de leur équipe et sur les initiatives et objectifs plus généraux de l’entreprise.
Vos agences partenaires. Les partenaires de longue date peuvent devenir membres, mais ils n’auront probablement besoin d’accéder qu’à un espace d’équipe et non à l’ensemble de l’espace de travail.
Prestataire sur le long terme. Vous pouvez inviter certains sous-traitants et indépendants à devenir membres s’ils travaillent avec vous sur de longues périodes et ont besoin d’accéder à plusieurs endroits de l’espace de travail.
Personnel temporaire et stagiaires. En fonction du travail à accomplir, le personnel temporaire et les stagiaires peuvent avoir besoin de devenir membres. Vous pouvez les supprimer de l’espace de travail à la fin de leur contrat.
Comment ajouter des membres à votre espace de travail
Les invités sont des collaborateurs qui travaillent sur des projets spécifiques
Les invités sont généralement des collaborateurs externes qui ne sont pas employés par votre organisation et qui travaillent avec vous sur des projets spécifiques, souvent sur du court terme.
Les invités n’auront accès qu’aux pages que vous partagerez explicitement avec eux dans votre espace de travail.
Lorsque vous invitez quelqu’un à accéder à une page, il peut automatiquement en consulter les sous-pages. Vous pouvez toutefois modifier les paramètres de ces pages pour en restreindre l’accès si nécessaire.
Les invités ne peuvent pas :
Créer de nouvelles pages en dehors du contenu qu’ils ont été invités à consulter. Ils peuvent uniquement créer des sous-pages imbriquées dans la page partagée.
Rejoindre des espaces d’équipe ou des groupes. Vous ne pouvez pas ajouter un invité dans un groupe ou l’inviter à rejoindre un espace d’équipe.
Les invités de votre espace de travail peuvent être :
Des indépendants et des sous-traitants. Dans la plupart des cas, vous n’aurez pas besoin d’ajouter des indépendants et des sous-traitants en tant que membres, car ils n’auront probablement besoin d’accéder qu’à un contenu limité que vous pourrez ajouter à une page partagée.
Des clientsde votre agence. Inviter des clients dans votre espace de travail est un moyen pratique de partager des projets et des brouillons. Vous pouvez créer une page d’accueil de portail client contenant tout ce que le client aura besoin de consulter.
Un mentor, un coach ou un membre de la famille. Si vous souhaitez un avis sur un document, tel que votre plan de développement personnel, vous pouvez inviter un ami ou un mentor à consulter la page en tant qu’invité.
Invitez des personnes dans votre espace de travail en partageant des pages avec elles
Vous pouvez partager une page avec un invité en cliquant sur le menu Partager
en haut à droite de la page.
Cliquez sur Inviter
, saisissez l’adresse e‑mail de la personne que vous souhaitez inviter, choisissez son niveau d’accès et sélectionnez Inviter
.
La personne invitée recevra un e‑mail avec un lien vers la page.
Vous pouvez modifier le niveau d’accès de votre invité en ouvrant le menu Partager
, puis en cliquant sur le menu déroulant à droite de son nom.
Gérer les autorisations des invités
Dans la section Membres
de Paramètres et membres
, vous verrez un onglet Invités
.
Vous y trouverez toutes les pages auxquelles chaque invité a accès. Vous pourrez également convertir des invités en membres et les supprimer de l’espace de travail.
Votre forfait limite le nombre de personnes que vous pouvez inviter, n’oubliez donc pas de supprimer les invités qui n’ont plus besoin d’accès.
Qui peut inviter une personne ?
Les propriétaires d’espaces de travail peuvent modifier les paramètres d’invitation dans la section Sécurité des paramètres de l’espace de travail. Vous pouvez choisir d’autoriser les membres à inviter des personnes directement ou via une demande, ou bien désactiver les invitations.
Si les demandes d’invités sont activées, uniquement les propriétaires d’espaces de travail pourront inviter des invités directement, et tous les autres utilisateurs devront créer une demande d’invité et attendre que leur demande soit approuvée par un propriétaire de l’espace de travail.
Les propriétaires d’espaces de travail peuvent activer les demandes d’invités pour mieux contrôler les personnes qui consultent le contenu de l’entreprise et pour s’assurer de ne pas dépasser pas le nombre maximum d’invités de l’espace de travail.
Autres ressources sur le partage
Pour en savoir plus sur le partage et les autorisations, cliquez ici.
En savoir plus sur les membres, les administrateurs, les invités et les groupes ici.
Découvrez les différentes façons de collaborer au sein d’un espace de travail.
Modèles de collaboration
Une page d’accueil d’entreprise pour organiser vos informations
Un endroit pour prendre des notes de tous vos entretiens individuels
Un système de gestion des projets et des tâches
Une feuille de route pour votre équipe produit
Des questions ?