Ajouter des membres, des administrateurs, des invités et des groupes
Vous pouvez facilement travailler avec d’autres personnes dans Notion. Ajoutez des membres pour travailler ensemble dans un espace de travail. Si des personnes ne font pas partie de votre équipe, vous pouvez les inviter sur des pages. 💌
Aller directement aux questions fréquentesNote : si vous avez souscrit un forfait Entreprise, les images de cet article ne correspondent pas toujours exactement à ce que vous voyez dans Notion. Merci de votre compréhension !
En savoir plus
Il existe trois principales catégories d’utilisateurs dans un espace de travail :
Membres : personnes de votre entreprise ou organisation qui peuvent créer et modifier des pages Notion, mais pas changer les paramètres. Il s’agit généralement de collègues ou de personnes avec qui vous travaillez.
Invités : personnes extérieures à votre entreprise ou organisation, qui peuvent être invitées sur des pages Notion individuelles, mais pas sur un espace de travail entier. Ce sont des personnes extérieures qui ne font pas partie de votre équipe et avec qui vous souhaitez travailler sur des pages spécifiques.
Propriétaires d’espace de travail : administrateurs pouvant gérer les paramètres de l’espace de travail, supprimer l’espace, gérer les autres propriétaires, les administrateurs, les membres et les invités.
Administrateurs d’utilisateurs (forfait Entreprise seulement) : personnes qui peuvent ajouter ou supprimer des membres d’espaces de travail ou de groupes. Ils n’ont pas accès aux paramètres de l’espace de travail.
Note : selon les paramètres de sécurité définis par le propriétaire de votre espace de travail, les membres peuvent ou non demander l’ajout d’invités ou de membres. De même, les utilisateurs peuvent ou non demander à être ajoutés à un espace de travail en tant que membre.
Les membres sont des personnes appartenant à votre entreprise ou organisation. Il peut s’agir de collègues de la même organisation ou de personnes qui lisent, modifient et commentent souvent les mêmes pages dans un espace de travail.
Pour gérer les membres de votre espace de travail, allez dans Paramètres
→ Personnes
ou Membres
(en fonction de votre forfait). Dans cet onglet, vous pouvez voir :
la liste des membres actifs de votre espace de travail ;
les espaces d’équipe et les groupes auxquels ils appartiennent ;
le rôle de chaque membre dans l’espace de travail.
Ajouter un membre
Note : si vous avez souscrit un forfait payant, chaque membre de votre espace de travail vous est facturé. Pour en savoir plus sur les forfaits, cliquez ici →
Avec un e‑mail
Allez dans
Paramètres
→Personnes
ouMembres
(en fonction de votre forfait).Cliquez sur l’onglet
Membres
.Sélectionnez
Ajouter des membres
et entrez l’adresse e‑mail de la personne à ajouter. Si vous n’avez pas l’autorisation d’envoyer des invitations, vous pourrez demander l’ajout d’un membre.Cliquez sur le menu déroulant pour choisir son rôle (
Propriétaire d’espace de travail
,Administrateur d’utilisateurs
, ouMembre
), puis cliquez surInviter
.Les personnes ajoutées recevront par e‑mail un lien leur permettant de se connecter et de rejoindre l’espace de travail.
Avec un lien
Allez dans
Paramètres
→Personnes
ouMembres
(en fonction de votre forfait).Cliquez sur l’onglet
Membres
.Cliquez sur
Copier le lien
pour copier le lien secret dans votre presse-papiers et le partager avec les personnes que vous souhaitez inviter à travailler avec vous.Lorsqu’un utilisateur invité clique sur le lien secret, il pourra rejoindre votre espace de travail automatiquement en tant que membre payant, sans que vous ayez à ajouter manuellement son adresse e‑mail.
Si vous ne souhaitez pas inviter des personnes avec un lien, désactivez cette option en cliquant sur le bouton à droite de
Lien d’invitation
.
Modifier le rôle d’un membre
Allez dans
Paramètres
→Personnes
ouMembres
(en fonction de votre forfait).Cliquez sur l’onglet
Membres
.Dans la liste déroulante permettant de sélectionner le rôle d’un membre, sélectionnez
Propriétaire de l’espace de travail
,Administrateur d’utilisateurs
ouMembre
.
Supprimer un membre
Allez dans
Paramètres
→Personnes
ouMembres
(en fonction de votre forfait).Cliquez sur l’onglet
Membres
.Selon votre forfait :
Dans la liste déroulante permettant de sélectionner le rôle d’un membre, sélectionnez
Supprimer de l’espace de travail
.Sélectionnez
•••
à côté du nom d’un membre, puis cliquez surSupprimer de l’espace de travail
.
Les propriétaires d’un espace de travail peuvent supprimer les autres propriétaires de l’espace.
Remarque :
Lorsque vous supprimez un membre d’un espace de travail, cette personne perdra instantanément l’accès à l’espace de travail et les pages de la section
Privé
de sa barre latérale gauche seront masquées. Si vous réinvitez ce membre à revenir dans l’espace de travail, il aura de nouveau accès à ses pages privées.Si un utilisateur a quitté et rejoint un espace de travail au cours des 30 derniers jours, ses pages privées, ses pages partagées, son appartenance à un groupe et son appartenance à un espace d’équipe seront restaurées lors de sa réintégration dans l’espace de travail.
Domaines autorisés et création automatique de comptes
Si vous utilisez Notion dans votre entreprise, vous pouvez autoriser l’inscription automatique de nouveaux membres lorsqu’ils tentent de se connecter avec leur adresse e‑mail professionnelle.
Allez dans
Paramètres
→Paramètres
.Sous
Domaines de messagerie autorisés
, saisissez le domaine de messagerie auquel vous souhaitez accorder un accès automatique, comme le domaine de messagerie de votre entreprise. Vous pouvez ajouter plusieurs domaines de messagerie dans ce champ, mais chaque domaine doit être utilisé par au moins un membre existant.
Désormais, chaque fois qu’une personne se connectera à Notion avec une adresse e‑mail appartenant à l’un de ces domaines, elle verra s’afficher une option lui proposant de rejoindre votre espace de travail. Si cet utilisateur rejoint votre espace de travail, il en deviendra membre et vous sera facturé en conséquence.
Note : contrairement aux membres, les invités peuvent accéder gratuitement à votre espace de travail tant que vous ne dépassez pas le nombre maximum d’invités autorisé par votre forfait. Si votre espace de travail a atteint le nombre maximum d’invités, tous les nouveaux utilisateurs avec lesquels vous partagez du contenu seront automatiquement ajoutés en tant que membres et non en tant qu’invités si leur domaine de messagerie correspond à celui de votre organisation.
Pour vous assurer d’ajouter des utilisateurs en tant qu’invités et non en tant que membres, vous devez supprimer des invités existants, passer à un forfait supérieur ou contacter notre équipe commerciale (pour les clients concernés).
Les invités sont des personnes extérieures à votre entreprise ou organisation que vous invitez dans votre espace de travail sur la base d’une autorisation page par page. Par exemple, les invités peuvent être :
Personnes dont le domaine de messagerie n’est pas celui de votre organisation.
Les prestataires ou stagiaires qui travaillent avec vous de façon temporaire.
des clients auxquels vous souhaitez montrer votre travail pour avoir leur avis ;
des amis, des membres de votre famille ou des mentors à qui vous souhaitez montrer votre travail ou demander une relecture ;
Les invités ont les mêmes droits que les membres, sauf pour les cas suivants :
Ils ne peuvent pas accéder à la totalité de l’espace de travail. Ils doivent être invités sur chaque page individuellement. L’accès à une page donne un accès automatique à ses sous-pages.
Ils ne peuvent pas créer de pages en dehors de celles auxquelles ils ont accès.
Ils ne peuvent pas être ajoutés à des groupes de membres.
Ils ne peuvent pas modifier les paramètres de l’espace de travail ou les informations de facturation.
Ils ne peuvent pas ajouter de membres dans votre espace de travail.
Ils ne peuvent pas ajouter d’intégrations dans votre espace de travail.
Ajouter un invité
Sur une page que vous souhaitez partager avec un invité :
En haut à droite de la page, cliquez sur
Partager
.Tapez l’adresse e‑mail de la personne que vous souhaitez inviter.
À droite de l’adresse e‑mail, cliquez sur le menu déroulant pour choisir son niveau d’accès, puis cliquez sur
Inviter
.Sélectionnez
Ignorer pour l’instant
pour l’ajouter en tant qu’invité et non en tant que membre.Nous lui envoyons alors un e‑mail contenant un lien vers la page.
Si elle n’utilise pas encore Notion, elle pourra s’inscrire pour accéder à votre page.
Remarque :
Si vous bénéficiez du forfait Enterprise et que le propriétaire n’autorise pas les invités, toutes les personnes que vous invitez à rejoindre des pages seront automatiquement ajoutées en tant que membres. Avant de sélectionner
Inviter
dans les étapes ci-dessus, passez votre curseur sur le nom ou l’adresse e-mail de la personne invitée pour savoir sous quel statut elle sera ajoutée à la page.Si vous ne pouvez pas partager une page avec un invité, c’est peut-être parce que... :
Vous avez atteint le nombre maximal d’invités dans l’espace de travail.
Les paramètres de votre espace de travail ou de votre espace d’équipe ne permettent pas d’ajouter des invités à la page.
Le domaine de messagerie de l’invité avec lequel vous essayez de partager la page ne fait pas partie des domaines de messageries autorisés pour votre espace de travail.
Autoriser et approuver les demandes d’accès d’invités
Pour faciliter l’ajout d’invités à votre espace de travail, Notion permet également aux personnes extérieures à votre espace de travail de demander d’accéder à certaines pages de votre espace de travail. Cette fonctionnalité est disponible et activée par défaut pour tous les forfaits sauf Entreprise.
Si vous disposez d’un forfait Personal Pro, Plus ou Business, vous pouvez désactiver ce paramètre. Malheureusement, si vous disposez d’un accès gratuit, il est impossible de désactiver cette fonctionnalité. Pour cela :
Ouvrez
Paramètres
→Sécurité
.Désactivez l’option
Activer les demandes d’accès aux pages des non-membres
.
Une fois que l’invité a formulé une demande d’accès à une page, une notification est envoyée dans la boîte de réception du créateur de la page. Le créateur de la page peut approuver la demande et ajuster le niveau d’accès de cet invité, ou ignorer sa demande.
Remarque : par défaut, lorsque vous ajoutez une personne à une page, elle a automatiquement accès à ses sous-pages. Vous pouvez toutefois limiter ou étendre les autorisations des sous-pages.
Demande d’ajout d’invités
Les membres d’un espace de travail peuvent demander à y ajouter des invités. Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec les forfaits Entreprise, et seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent l’activer ou la désactiver.
Activer les demandes d’invités
Allez dans
Paramètres
→Sécurité
.Assurez-vous que l’option
Empêcher les membres d’ajouter des invités aux pages
est activée, puis activez l’optionAutoriser les membres à demander l’ajout d’invités
. Les propriétaires de l’espace de travail peuventDésactiver les invités
sans supprimer les invités existants de l’espace de travail. Ils ont toujours la possibilité de supprimer tous les invités existants s’ils le souhaitent.
Une fois cette option activée, les membres devront soumettre une demande avant de pouvoir inviter un invité. Les propriétaires de l’espace de travail sont exemptés et peuvent continuer à inviter des invités directement.
Remarque : Les membres peuvent demander l’ajout d’invités
est un paramètre au niveau de l’espace de travail, qui remplace le paramétrage correspondant au niveau de l’espace d’équipe. Cela signifie que si un espace d’équipe autorise les invités, mais que l’espace de travail a activé les demandes d’invités, les membres devront soumettre des demandes d’invitation d’invité pour ajouter des invités aux pages de l’espace d’équipe.
Demande d’invitation d’un invité
Si vous êtes propriétaire d’un espace de travail, vous pouvezinviter des invités directement.
Si vous êtes membre :
Accédez à la page sur laquelle vous souhaitez inviter un invité. Comme pour le partage régulier, vous devez disposer d’autorisations d’accès complètes sur la page pour demander à inviter un invité.
Sélectionnez
Partager
et saisissez le nom de l’invité que vous souhaitez inviter.Sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer à l’invité.
Cliquez sur
Inviter
.Une notification sera envoyée au propriétaire de votre espace de travail concernant votre demande, ainsi que la page, le rôle et l’adresse e‑mail de l’invité que vous avez demandé. Vous recevrez également une confirmation que le propriétaire de votre espace de travail a été informé.
Approuver un invité
Les demandes d’invitation d’invité doivent être approuvées par page et par invité. Seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent afficher et approuver des demandes des invités. Chaque demande comportera l’adresse e‑mail de l’invité, le nom du membre qui l’a demandée, le rôle demandé et le nom de la page.
Un propriétaire d’espace de travail peut approuver ou rejeter une demande d’invitation d’invité directement à partir de la notification qu’il reçoit, ou en allant dans Paramètres
→ Membres
→ Invités
et en cherchant les demandes en haut de la page. Lorsqu’un propriétaire d’espace de travail répond à une demande, le membre qui l’a soumise est informé de la décision.
Changer le niveau d’accès d’un invité
Vous pouvez modifier le niveau d’accès d’un utilisateur après l’avoir invité sur une page. Pour modifier le niveau d’accès d’un invité :
En haut à droite de la page, cliquez sur
Partager
. La liste des invités de la page s’affiche en bas du menu.Cliquez sur le menu déroulant à droite du nom de l’invité. Choisissez le niveau d’accès que vous souhaitez donner à cet invité parmi les options suivantes :
Accès complet : les membres du groupe peuvent lire, commenter, modifier et partager la page.
Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager. Ce niveau n’est pas accessible pour les invités d’un espace de travail en accès gratuit.
Peut modifier le contenu : niveau accessible uniquement pour les pages de base de données. Les invités peuvent créer et modifier des pages dans la base de données, mais ne peuvent pas changer la structure de la base de données, ni ses propriétés, vues, tris ou filtres. En savoir plus sur les bases de données →
Peut commenter : les invités peuvent lire et commenter la page, mais pas la modifier ni la partager.
Peut voir : peut consulter le contenu, mais pas le partager.
Supprimer : révoque l’accès à la page.
Voir les invités et les autorisations
Vous pouvez voir une liste de tous les invités de votre espace de travail et des pages auxquelles ils ont accès en allant dans Paramètres
→ Personnes
ou Membres
(en fonction de votre forfait) → Invités
.
La liste des invités se trouve sous la liste des membres.
À droite du nom de l’invité, dans la colonne « Niveau d’accès », vous pouvez voir le nombre de pages sur lesquelles l’utilisateur a été invité. Cliquez sur le nombre de pages pour voir le détail. Vous pouvez cliquer sur la page dans le menu déroulant pour l’ouvrir directement.
Ouvrez le menu « Partager » d’une de ces pages pour modifier le niveau d’accès de l’invité, ou supprimer son accès.
Convertir un invité en membre
Si vous souhaitez permettre à des invités d’accéder à l’intégralité de votre espace de travail, convertissez-les en membres. Si vous avez souscrit un forfait payant, chaque membre supplémentaire vous sera facturé. Pour convertir un invité en membre :
Allez dans
Paramètres
→Personnes
ouMembres
(en fonction de votre forfait) →Invités
.Cochez la case à côté des invités à transformer en membres.
Sélectionnez
Attribuer le rôle de membre à {#} invité(s)
.Une fois l’invité devenu membre, vous pouvez le retrouver dans votre liste de membres et modifier son rôle.
Si vous ne disposez pas du forfait Enterprise, nous vous proposerons une liste de personnes qui bénéficient actuellement du statut d’invité, mais qui gagneraient à devenir membres de votre espace de travail. Pour accéder à cette liste, allez dans Paramètres
→ Membres
→ Suggestions
. Vous pouvez sélectionner Mettre à niveau
pour donner à une personne le statut de membre de l’espace de travail.
Supprimer un invité
Pour supprimer l’accès d’un invité à votre espace de travail :
Allez dans
Paramètres
→Personnes
ouMembres
(en fonction de votre forfait) →Invités
.Cochez la case à côté des invités à supprimer de votre espace de travail.
Sélectionnez
Supprimer de l’espace de travail
.
Pour supprimer un invité de certaines pages spécifiques, ouvrez le menu Partager
de chaque page et cliquez sur Supprimer
à côté de son nom.
Vous pouvez définir des permissions granulaires par équipe sans avoir à créer plusieurs espaces de travail ! Créez plutôt des groupes, et donnez-leur des niveaux d’accès différents, page par page. Voici comment faire.
Remarque : uniquement les membres de votre espace de travail peuvent être ajoutés à des groupes. Cette fonction n’est pas disponible pour les invités !
Créer et modifier des groupes
Les propriétaires d’espace de travail et administrateurs d’utilisateurs peuvent créer et modifier des groupes. Voici comment faire :
Allez dans
Paramètres
→Personnes
ouMembres
(en fonction de votre forfait) →Groupes
.Sélectionnez
Créer un groupe
et donnez-lui un nom. Pour ajouter une icône à votre groupe, cliquez sur l’émoji qui apparaît au survol du nom du groupe.Ouvrez votre nouveau groupe et sélectionnez
Ajouter des membres
.Ajoutez autant de membres que vous le souhaitez.
Pour enlever un membre du groupe, cliquez sur
Supprimer
à droite de son nom dans le groupe.Sélectionnez
•••
à droite d’un groupe pour lerenommer
,créer un espace d’équipe à partir du groupe
ou lesupprimer
.Vous pouvez rechercher un groupe de votre liste en rentrant son nom dans le champ en haut à droite.
Partager une page avec des groupes
Sur n’importe quelle page, vous pouvez donner à un groupe des droits de lecture, commentaire, édition et partage. Pour partager une page avec un groupe :
En haut de la page, cliquez sur
Partager
, puis surInviter
. Tous les groupes apparaîtront en bas de la fenêtre contextuelle.Cliquez sur un groupe, puis choisissez son niveau d’accès dans le menu déroulant (à gauche du bouton « Inviter ») :
Accès complet : les membres du groupe peuvent lire, commenter, modifier et partager la page.
Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager. (Cette option est disponible uniquement avec les forfaits payants).
Peut commenter : les membres du groupe peuvent lire et commenter, mais pas modifier ou partager la page.
Peut afficher : les membres du groupe peuvent lire le contenu de la page, mais pas la commenter, la modifier, ni la partager.
Supprimer : révoque l’accès à la page.
Une fois qu’un groupe est ajouté, vous pouvez le voir dans le menu
Partager
et modifier son niveau d’accès dans le menu déroulant.Vous pouvez accorder n’importe quel niveau d’accès à plusieurs groupes sur la même page.
Les autorisations accordées sur une page s’appliquent à toutes ses sous-pages.
Partager un espace d’équipe avec des groupes
Les espaces d’équipe sont des zones réservées à chaque équipe de votre organisation ou entreprise, qui disposent de leurs propres paramètres personnalisables. En savoir plus sur les espaces d’équipe →
Pour partager un espace d’équipe avec des groupes de votre espace de travail :
Survolez le nom de l’espace d’équipe dans votre barre latérale.
Cliquez sur le bouton
•••
, puis surParamètres de l’espace d’équipe
.C’est ici que vous allez pouvoir rechercher et ajouter des groupes à l’espace d’équipe.
Questions fréquentes
Combien de personnes puis-je ajouter comme invités dans mon espace ?
Combien de personnes puis-je ajouter comme invités dans mon espace ?
Consultez la limite d’invités de votre forfait ici →
Si votre espace de travail a atteint le nombre maximum d’invités autorisés par votre forfait, tout nouvel utilisateur avec lequel vous partagez du contenu peut uniquement être ajouté en tant que membre (plutôt qu’invité) s’il relève des domaines de messagerie associés à votre espace de travail. C’est le cas par exemple lorsqu’un utilisateur a un domaine de messagerie autorisé, un domaine de messagerie identique au domaine du propriétaire de l’espace de travail, ou un domaine de messagerie faisant partie des domaines vérifiés de l’espace de travail.
J’ai cliqué sur le bouton « Rejoindre ou créer un espace de travail », mais cela me permet uniquement de créer un espace de travail. Comment rejoindre un espace de travail ?
J’ai cliqué sur le bouton « Rejoindre ou créer un espace de travail », mais cela me permet uniquement de créer un espace de travail. Comment rejoindre un espace de travail ?
Vous pouvez rejoindre un espace de travail via le bouton Rejoindre ou créer un espace de travail
uniquement si le paramètre Domaines de messagerie autorisés
est activé pour cet espace, afin de permettre aux utilisateurs ayant le même domaine de messagerie que vous d’y accéder automatiquement.
Si ce n’est pas le cas, demandez à un administrateur de cet espace de vous inviter.
Pourquoi dois-je désactiver l’accès défini au niveau de l’espace de travail ?
Pourquoi dois-je désactiver l’accès défini au niveau de l’espace de travail ?
Ce n’est pas nécessaire. Souvenez-vous juste que le niveau d’accès Tous les membres de [espace de travail]
correspond au niveau d’accès minimum sur cette page pour tous les membres de l’espace de travail. Si vous souhaitez que certaines pages ne soient pas visibles par tous les membres de votre espace, nous vous conseillons de le désactiver. Vous pouvez ensuite accorder un niveau d’accès plus élevé à certains groupes ou personnes.
Comment utiliser des groupes pour contrôler l’accès au contenu, plutôt que de créer plusieurs espaces de travail ?
Comment utiliser des groupes pour contrôler l’accès au contenu, plutôt que de créer plusieurs espaces de travail ?
Au lieu de créer des groupes, certaines personnes créent plusieurs espaces de travail pour attribuer des niveaux d’autorisation spécifiques. Par exemple, elles créent un espace de travail pour le design, un pour le marketing et un pour leur équipe de direction. Le but étant d’empêcher chacun de voir ou modifier le travail des autres équipes. Vous pouvez arriver à ce résultat plus facilement à l’aide des groupes :
Dans le menu « Partager » en haut à droite des pages à la racine de l’espace de travail, sélectionnez
Aucun accès
pour le groupe « Tous les membres de [votre espace] ». Cela masquera la page pour toutes les personnes et groupes qui ne possèdent pas un accès spécifique dessus.Sur chaque page, définissez un niveau d’accès spécifique pour chaque groupe. Ces niveaux d’accès s’appliqueront automatiquement à toutes les sous-pages.
Par exemple, vous pouvez ainsi réserver une section de votre espace de travail à l’équipe d’ingénierie. Créez un groupe avec tous vos ingénieurs, puis sur la page racine de cette équipe, activez
Accès complet
pour ce groupe seulement. Cette page et toutes ses sous-pages seront uniquement accessibles par l’équipe d’ingénierie.
Puis-je créer une page privée partagée avec les groupes ?
Puis-je créer une page privée partagée avec les groupes ?
Oui. Créez une page dans la section PAGES PRIVÉES
de votre barre latérale, puis cliquez sur le menu Partager
en haut à droite, et activez l’accès pour un groupe de votre espace de travail. Choisissez leur niveau d’accès, comme pour n’importe quelle autre page. La page se déplacera automatiquement dans la section PAGES PARTAGÉES
de votre barre latérale. Elle sera visible uniquement de vous et des membres du groupe que vous avez sélectionné.
Comment puis-je autoriser les membres de mon espace de travail à demander des autorisations ponctuelles pour ajouter des invités à une page ?
Comment puis-je autoriser les membres de mon espace de travail à demander des autorisations ponctuelles pour ajouter des invités à une page ?
Le propriétaire d’un espace de travail peut désactiver les invités dans les paramètres de sécurité de son espace de travail, tout en autorisant les membres à envoyer des demandes d’invitation, qui seront validées par les propriétaires de l’espace de travail. Cette méthode permet d’unifier l’accès au contenu de votre espace de travail par les invités sans pour autant imposer un fonctionnement trop restrictif.