Le système de gestion de projet de Swapna Krishna, rédactrice scientifique
En tant que rédactrice indépendante, Swapna Krishna passe ses journées à écrire des articles sur l’espace, la science, la technologie… et parfois même Star Trek ! En plus de rédiger jusqu’à 7 articles par semaine, elle doit gérer les différents aspects de son métier : prise de notes, échéances, clients, factures, déplacements. Le système de gestion de projet qu’elle a conçu dans Notion lui permet d’organiser efficacement toutes ses tâches.
Témoignage de
Swapna Krishna
Freelance writer
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Suivre l’état de chaque mission freelance en un clin d’œil
À côté de son travail à temps plein en marketing, de nouvelles missions freelance peuvent à tout moment s’ajouter au planning bien chargé de Swapna. Connaître l’état de chaque projet est devenu un travail en tant que tel. Cette présentation a-t-elle été validée par l’équipe éditoriale ? Les modifications apportées à cet article ont-elles été corrigées ? La facture a-t-elle été envoyée ? Avant Notion, Swapna perdait un temps fou à chercher les réponses à ces questions dans ses e-mails ou diverses applications.
Swapna utilise un tableau kanban Notion pour organiser toutes ses missions freelance.
Un tableau kanban unique qui contient l’ensemble de son travail
Swapna utilise désormais un seul tableau kanban Notion pour organiser tous ses projets. Chaque colonne représente une phase du processus, et chaque carte une mission freelance, classée selon l’état du projet. Une fois qu’un article est envoyé à son éditeur, la tâche glisse dans la colonne correspondante. Une vérification des faits est requise ? Une colonne est également prévue à cet effet. En utilisant Notion, Swapna bénéficie d’une vue d’ensemble, ce qui lui permet de consulter les tâches réalisées et les tâches à venir.
Notion a vraiment révolutionné ma façon de travailler, car je peux visualiser tous mes projets d’un simple coup d’œil, et savoir ce que je dois faire au quotidien.
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Tâches, contexte et déplacements : tout est à portée de main
Chaque mission freelance vient avec son lot de tâches et d’informations. Pour Swapna, cela va du groupe de scientifiques à interviewer à la lecture d’une série d’articles sur un sujet spécifique. Sans un outil conçu pour agréger toutes ces ressources, elle avait tendance à perdre les informations nécessaires pour transformer ses ébauches en publications.
Swapna regroupe toutes les informations requises pour chaque article.
Des notes détaillées associées à chaque tâche
Swapna présente désormais chaque projet sous forme de page Notion, qui vient s’ajouter au tableau kanban de suivi de tous ses projets. Ce système est particulièrement utile lorsqu’elle voyage, par exemple lorsqu’elle a assisté à la conférence de presse et à la première de « Star Trek: Picard ». À cette occasion, elle a pu conserver sa réservation d’hôtel, ses billets d’avion et d’entrée aux événements au même endroit, plutôt que d’avoir à parcourir ses e-mails et applications habituelles pour les retrouver. Compte tenu des conditions de circulation difficiles à Los Angeles, elle a même créé une sous-page indiquant le temps de trajet estimé pour se rendre d’une réunion à une autre. Terminé la chasse au trésor numérique, Swapna retrouve désormais toutes ses informations en un clic.
Si je ne suis pas parfaitement organisée, certaines tâches risquent de passer à la trappe. Les pages Notion regroupent tout ce dont j’ai besoin pour chacun de mes projets.
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Différents espaces pour organiser son travail et sa vie de famille
La vie professionnelle peut rapidement prendre le pas sur la vie privée. Swapna parvient à concilier ses rôles de jeune maman (un travail à temps plein en soi), de rédactrice indépendante, d’épouse et de créatrice de contenu à temps plein. Cette année, elle s’est engagée à privilégier sa vie de famille, ce qui signifie respecter des horaires de travail bien définis.
Swapna utilise deux espaces de travail afin de dissocier vie professionnelle et vie privée.
Une page pour la maison, et une autre pour l’écriture
Swapna dispose de deux espaces de travail Notion. En dehors du travail, elle utilise Notion pour maximiser sa productivité dans sa vie familiale. Elle y note par exemple des informations telles que « La baby-sitter a bien été payée ce week-end », tout en priorisant sa famille en dehors de ses obligations professionnelles. Lorsqu’elle doit effectuer des déplacements pour rédiger un article, elle crée une page Notion contenant une liste de contrôle, de façon à aider son mari à gérer les tâches familiales. Les deux mondes de Swapna se retrouvent dans Notion, tout en étant suffisamment distincts pour lui permettre de gérer ses tâches sereinement.
Notion a la flexibilité pour s’adapter à tous vos besoins, tout en restant très simple d’utilisation.
