Partage et autorisations

Partage et autorisations
Dans cet article

Notion est pensé pour la collaboration. Vous avez plusieurs façons de partager les contenus que vous créez avec d’autres personnes. Nos niveaux d’autorisation vous donnent toute la liberté de choisir qui peut accéder à quel contenu. 📣

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Il existe plusieurs façons de partager les pages et bases de données que vous créez dans Notion avec des personnes membres (ou non) de votre espace de travail. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des différents moyens de partager votre contenu.

Voyons d’abord ce que permet le menu Partager (en haut à droite de votre page), sur lequel vous pouvez cliquer. Sur mobile, appuyez sur l’icône en forme de flèche (en haut à droite) pour retrouver les mêmes options.

  • Le menu Partager est divisé en plusieurs sections. La liste déroulante sur la droite indique le niveau d’accès.

  • Pour reprendre l’exemple ci-dessus :

    • Tous les membres de Ingénierie indique le niveau d’accès auquel ont accès les membres de l’espace d’équipe « Ingénierie ».

    • Autres personnes ayant accès à cette page liste les membres et invités ayant un accès pour d'autres raisons, comme le fait d'appartenir à un groupe spécifique.

    • [email protected] est un exemple d'Invité sur la page qui n’est pas membre de l’espace de travail. Elle peut uniquement consulter cette page.

  • En bas à droite du menu Partager, cliquez sur Copier le lien pour copier l’URL de la page dans votre presse-papiers et la partager avec la personne de votre choix. Vous pouvez également contrôler qui a accès à la page :

    • Sur invitation uniquement

    • Toute personne disposant d’un lien vers [espace de travail]

    • Tous les membres de [espace de travail]

  • Inviter vous permet d’ajouter des personnes (membres de votre espace de travail ou non) à une page, à l’aide de leur adresse e‑mail.

    • Les personnes non-membres seront ajoutées en tant qu’invités.

    • Vous pouvez attribuer un niveau d’accès aux invités et autres membres de l’espace de travail, à l’aide des menus déroulants :

Partager avec tous les membres de votre espace de travail

Vous pouvez travailler avec d’autres personnes dans Notion en les ajoutant comme membres de votre espace de travail. Il peut s’agir de collègues de travail, des amis, ou toute personne avec qui vous souhaitez travailler sur des pages. Il existe plusieurs manières de partager des pages Notion avec tous les membres de votre espace de travail :

  • Créez une page dans n’importe quel espace d’équipe par défaut de votre barre latérale. Survolez le nom de l’espace d’équipe par défaut, et cliquez sur le bouton + qui apparaît.

  • Faites glisser une page dans un espace d’équipe par défaut de votre barre latérale. Cette action la partage automatiquement avec tous les membres.

  • Dans le menu Partager, partagez une page avec tous les membres de l'espace de travail ou tous les membres de l'espace de travail disposant d’un lien vers la page.

Remarque : si vous choisissez de partager avec toute personne disposant du lien, la page peut être visible par d'autres membres de l'espace de travail dans les cas suivants :

  • La page est mentionnée dans une autre page partagée plus largement ou fait l'objet d'un lien à partir de celle-ci.

  • La page utilise une relation bidirectionnelle qui renvoie vers une autre page partagée plus largement.

  • La page est imbriquée dans une autre page partagée plus largement.

Partager avec un espace d’équipe

Les espaces d’équipe sont un endroit réservé à chaque équipe de votre organisation ou votre entreprise. Chaque espace d’équipe comprend ses propres membres, autorisations et paramètres de sécurité. Tout est personnalisable par les propriétaires de l’espace. En savoir plus sur l’ajout de membres et l’attribution d’autorisations dans les espaces d’équipe →

Vous pouvez partager des pages Notion avec tout espace d’équipe dont vous êtes membre :

  • Créez une page dans un espace d’équipe de votre barre latérale. Survolez le nom de la page et cliquez sur le bouton + qui apparaît.

  • Faites glisser une page dans un espace d’équipe de votre barre latérale. Elle est alors automatiquement partagée avec les membres de cet espace.

Partager avec des coéquipiers

Parfois, vous souhaiterez partager une page uniquement avec certains membres de votre espace de travail. Par exemple, un document de réunion avec votre responsable, ou des notes avec une petite équipe projet.

  • Cliquez sur Partager en haut à droite d’une page privée que vous souhaitez partager avec ces membres.

  • Ajoutez les membres en tapant leur adresse e‑mail et en cliquant sur Inviter. Définissez leurs niveaux d’accès dans le menu déroulant de la fenêtre d’invitation.

    • Lorsque vous recherchez des personnes, vous verrez des noms sous Personnes dans la page ou Personnes hors de la page, indiquant s'ils disposent déjà d'un accès.

  • Les pages que vous partagez uniquement avec quelques membres (mais pas avec tous ceux de votre espace de travail) apparaîtront dans la section Pages partagées de votre barre latérale. Faites-les glisser dans un espace d'équipe pour les partager avec tous les membres de cet espace.

  • Si vous avez plus de 7 pages dans la section Pages partagées, vous pouvez choisir celles que vous souhaitez épingler dans la barre latérale.

Conseil : dans la fenêtre contextuelle de la section Pages partagées, vous pouvez aussi rechercher des pages partagées, trier par « Pertinence » ou « Dernière modification », et copier facilement les liens des pages.

Partager avec un groupe

Pour faciliter le partage avec des groupes couramment utilisés (par exemple l’équipe technique ou commerciale de votre entreprise), vous pouvez créer vos propres groupes de membres et leur attribuer l’autorisation d’accéder aux pages.

Voici quelques brèves instructions pour le partage de groupe :

  • Allez dans Paramètres et membres, et vous verrez la liste de tous vos membres et invités. Cliquez sur Groupes en haut de cette liste.

  • Cliquez sur Créer un groupe, donnez-lui un nom et ajoutez les membres de votre choix.

  • Pour partager une page avec un groupe particulier, cliquez sur Partager en haut à droite de cette page, puis sur le bouton Inviter. La liste de vos groupes apparaîtra dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche :

Conseil :dans [nom de l’espace de travail], chacun définit le niveau d’accès minimum sur une page pour chaque membre de votre équipe. Pour octroyer à certaines personnes ou groupes des niveaux d’accès supérieurs, donnez à Tous les membres de [nom de l’espace de travail] le niveau d’accès Peut consulter ou Peut commenter.

Partager avec des personnes extérieures à votre équipe

Vous pouvez inviter des personnes non-membres de votre espace de travail à rejoindre des pages en tant qu’invités. Admettons que vous souhaitez partager une page de Notion avec un sous‑traitant externe qui travaille avec vous. Ou encore que vous êtes vous-même le sous-traitant, et souhaitez partager une page avec un client. C’est une solution idéale.

Brèves instructions pour partager avec les invités :

  • Cliquez sur Partager en haut droite de la page Notion que vous voulez partager avec des personnes non-membres.

  • Ajoutez les membres en rentrant leur adresse e‑mail puis en cliquant sur Inviter. Vous pouvez définir leur niveau d’accès dans le menu déroulant de la fenêtre d’invitation.

  • Les personnes que vous invitez ainsi reçoivent un e-mail qui contient un lien vers la page que vous les avez invitées à consulter ou à modifier.

  • Pour voir la liste de tous les invités de votre espace de travail, ainsi que les pages auxquelles ils ont accès, allez dans la section Membres de Paramètres et Membres, puis dans l’onglet Invités.

  • Dans cette même fenêtre, vous pouvez supprimer des invités de votre espace de travail, modifier leurs niveaux d’accès, ou les convertir en membres à part entière.

Partager sur le Web

Pour publier une page Notion sur Internet ou la partager avec des personnes qui n’utilisent pas Notion, vous pouvez activer Partager sur le Web. Toute personne disposant du lien pourra y accéder. En savoir plus sur les pages publiques ici →

C’est ici que les options de partage de Notion deviennent plus nuancées, plus approfondies. Vous pouvez attribuer un niveau d’accès différent à chaque personne ou groupe avec qui vous partagez votre contenu. Par exemple, dans les cas suivants :

  • Vous souhaitez que seules quelques personnes puissent modifier une page, et que toutes les autres la lisent.

  • Vous souhaitez que certaines pages soient visibles uniquement par une certaine équipe.

  • Vous souhaitez recueillir des commentaires sur un texte en particulier.

Remarque : par défaut, lorsque vous invitez une personne sur une page, elle a automatiquement accès à ses sous-pages. Vous pouvez toutefois limiter ou étendre les autorisations des sous‑pages !

Comment modifier les autorisations

Remarque : si une personne a demandé à modifier ses autorisations sur une page dont vous êtes le propriétaire, vous pourrez voir, approuver et rejeter ces demandes à partir de votre boîte de réception.

Chaque fois que vous invitez une personne sur une page ou que vous cliquez sur Partager, des menus déroulants s’affichent à côté des personnes ou des groupes, pour vous permettre de sélectionner leur niveau d’accès : Accès complet, Peut modifier, Peut commenter et Peut afficher.

  • Accès complet : les personnes ayant un accès complet à une page peuvent modifier tout son contenu et la partager librement par tous les moyens présentés dans ce guide.

  • Peut modifier: donnez ce niveau d’accès aux personnes ou groupes qui peuvent modifier le contenu de la page, mais pas la partager.

  • Peut modifier le contenu : cette autorisation est disponible uniquement pour les pages de base de données. Elle permet aux personnes ou groupes de créer et modifier des pages dans la base de données, ainsi que les valeurs de leurs propriétés. Cependant, ils ne peuvent pas changer la structure de la base de données, ni ses propriétés, vues, tris ou filtres. En savoir plus sur les bases de données →

  • Peut commenter: donnez ce niveau d’accès aux personnes ou groupes qui peuvent uniquement commenter le contenu d’une page, sans pouvoir la modifier. Ils ne peuvent pas non plus partager la page avec d’autres personnes.

  • Peut afficher : les personnes ayant ce niveau d’accès peuvent lire le contenu de la page, mais pas le commenter ni le modifier. Elles ne peuvent pas non plus partager la page avec d’autres personnes.

Comment restreindre, élargir et restaurer les autorisations de sous-page

Par défaut, toute page imbriquée dans une autre page (page enfant) hérite des mêmes autorisations que celle dans laquelle elle se trouve (page parent). Selon vos besoins, vous pouvez cependant attribuer des niveaux d’autorisation plus ou moins élevés pour les sous-pages.

Par exemple : dans la capture d’écran ci-dessous, tous les membres d’Acme Inc. disposent de l’accès Peut commenter sur le wiki ingénierie et toutes ses sous-pages. Fig est le seul membre de l’équipe qui peut apporter des modifications ou partager avec plus de personnes.

  • Dans une sous-page telle que « Lignes directrices d’ingénierie », vous avez peut-être envie d’étendre les autorisations pour attribuer — à un membre, un invité, un groupe d’autorisations ou tout l’espace de travail — un niveau d’accès supérieur à Peut commenter. Dans la liste des autorisations de cet exemple, vous sélectionneriez Peut modifier ou Accès complet.

    • Notez que le niveau d’autorisation de la page « Lignes directrices d’ingénierie » est déterminé par la page parent « Wiki ingénierie », mais cela peut être remplacé.

  • Dans une sous-page, vous pouvez restreindre les autorisations pour empêcher — les membres, invités, groupes d’autorisations ou tout l’espace de travail — de commenter, ou même de afficher la page. Dans la liste déroulante des autorisations de cet exemple, vous sélectionneriez Peut commenter ou Aucun accès.

    • Notez qu’une fois l’accès supprimé pour Tous les membres d’Acme Inc, la sous-page « Backend » sera visible et modifiable uniquement par Fig et Lauren. Considérez‑la comme une « page secrète ». 🔮

  • Lorsque vous restreignez les niveaux d’autorisation d’une sous-page, un bouton Restaurer s’affichera en haut du menu Partager. Utilisez-le pour rétablir les autorisations par défaut, et faire en sorte d’hériter de celles de la page parente.

Conseil : vous pouvez créer des « pages secrètes » que seules certaines personnes ou groupes peuvent voir. Pour cela, il suffit de définir le niveau d’autorisation d’une sous-page comme n’offrant Aucun accès aux personnes ou groupes pour lesquels vous souhaitez masquer la page.

Mettre fin au partage

Si vous disposez d’un accès complet à une page, vous pouvez à tout moment désactiver le partage avec toute personne.

  • Le moyen le plus rapide est de transférer la page de la section Espace de travail ou Pages partagées de votre barre latérale vers la section Pages privées. Assurez-vous que c’est bien ce que vous souhaitez faire, car plus personne n’y aura accès.

  • Cliquez sur Partager en haut à droite de la page et désactivez l’accès pour votre espace de travail, des personnes, des groupes ou au public. Vous pouvez également sélectionner Supprimer dans le menu déroulant près de leur nom.

  • Pour les invités, cliquez sur Partager, puis sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant près de leur nom. Vous pouvez également aller dans Paramètres et membres, faire défiler l’écran pour trouver les invités dans la liste, cliquer sur le menu déroulant à droite de leur nom, et cliquer sur le bouton Supprimer.

Remarque : les personnes qui n’ont pas accès à une page ne la voient pas dans leur espace de travail. Elle s’affichera peut-être dans votre barre latérale, mais pas dans la leur.

Vous pouvez savoir quels autres membres ont accès à une page, car leurs avatars ou photos de profil sont visibles dans la barre tout en haut de la page.

  • Un avatar apparaît sous forme estompée si la personne concernée n’est pas en train de consulter la page.

  • Au contraire, si la personne est actuellement sur la page, son avatar est clairement visible.

  • Le survol d’un avatar vous révèle le nom de la personne, son adresse e-mail, et la date à laquelle elle a consulté la page pour la dernière fois.

  • Cliquez sur un avatar actif pour accéder à la partie de la page qu’elle est en train de lire ou de modifier.

  • Lorsque plusieurs personnes collaborent simultanément sur la même page, vous voyez leurs avatars se déplacer près des blocs qu’elles consultent ou modifient.

  • Cliquez sur ••• (en haut à droite de n’importe quelle page) et regardez en bas du menu qui s’affiche. Vous verrez qui a modifié la page en dernier, et quand cette modification a eu lieu.

Demande d’accès à une page

Si vous ouvrez une page à laquelle vous n’avez pas accès, vous pouvez sélectionner Aucun accès sur la page pour envoyer une demande. Cette action avertira les créateurs et éditeurs de la page, qui pourront choisir d’accepter ou de refuser votre demande d’accès.

Demander un accès en écriture

Si vous disposez d’un accès en lecture ou en commentaire d’une page et que vous souhaitez y accéder en écriture :

  • Ouvrez la page et sélectionnez Partager.

  • Dans l’onglet Partager, vous verrez le niveau d’autorisation dont vous disposez actuellement. Ouvrez la liste déroulante à côté de cette information.

  • Sélectionnez Demander l’accès en écriture.

Cette demande sera transmise au créateur de la page, qui pourra l’accepter ou l’ignorer. Vous serez averti une fois que votre demande aura été acceptée. Essayez d’actualiser la page si vous ne parvenez pas à la modifier.

Si vous disposez d’un forfait Entreprise et êtes propriétaire d’un espace de travail, vous pouvez activer certains paramètres de sécurité pour empêcher le partage de contenu. Pour en savoir plus sur notre forfait Entreprise, contactez notre équipe commerciale.

  • En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

  • Dans la barre latérale de la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur Paramètres.

  • Faites défiler l’écran jusqu’à la section Sécurité et identité, où vous trouverez ces boutons d’activation :


Questions fréquentes

J’ai voulu ajouter une personne comme invité, mais elle a été automatiquement transformée en membre. Comment éviter cela ?

Si votre espace de travail a atteint le nombre maximum d’invités autorisés par votre forfait, tout nouvel utilisateur avec lequel vous partagez du contenu sera automatiquement ajouté en tant que membre (plutôt qu’invité), à condition que son domaine de messagerie corresponde à celui de votre organisation.

Pour qu’un nouvel utilisateur utilisant le domaine de messagerie de votre organisation puisse être ajouté en tant qu’invité, vous devrez supprimer des invités existants, passer à un forfait supérieur ou vous adresser à notre équipe commerciale (pour les clients concernés).

Si votre espace de travail a atteint le nombre maximum d’invités autorisés par votre forfait, il se peut que le paramètre Domaines de messagerie autorisés soit activé. Cette fonctionnalité permet aux personnes associées à ce domaine de messagerie de rejoindre automatiquement votre espace de travail en tant que membre. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité dans l’onglet « Paramètres » du menu « Paramètres et Membres » situé dans la barre latérale gauche.

J’aimerais partager une page avec un client, mais il n’utilise pas Notion.

Vous pouvez activer l’option « Partager sur le Web » du menu « Partager », puis donner à votre client l’URL de la page en question. Tant que le paramètre d’indexation sur les moteurs de recherche est désactivé (il l’est toujours par défaut), seules les personnes disposant de cette URL pourront accéder à la page — même si elles n’ont pas de compte Notion. Par contre, elles ne pourront pas modifier la page, laisser des commentaires ou trier/filtrer une base de données.

Le bouton « Exporter » n’apparaît dans aucun menu.

Il est possible que l’option Désactiver l’exportation soit activée. Vous la trouverez dans l’onglet Paramètres du menu Paramètres et membres de votre barre latérale de gauche. Pour activer cette option, vous devez être l’administrateur de votre espace de travail et effectuer la modification depuis un ordinateur.

Puis-je limiter l’accès à certaines parties d’une base de données ? Peut-on faire en sorte que certaines personnes puissent voir certaines vues (ou propriétés d’une base de données), mais pas d’autres ?

Malheureusement, les autorisations de bases de données ne sont pas encore si approfondies. 😓 Mais c’est un excellent cas d’usage auquel nous aimerions nous attaquer à l’avenir. Restez à l’affût !

D’autres questions ? Envoyez un message au service client

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