Suivez ces trois étapes avant d’inviter votre équipe sur Notion

Quand une équipe essaye de tordre un outil trop rigide pour y faire rentrer son processus, quelque chose se casse, inlassablement. Certaines informations sont incorrectes, manquent de nuance ou sont simplement perdues, des tâches automatisées deviennent manuelles et répétitives. Tout le monde perd du temps. Si l’outil est suffisamment flexible, en revanche, il peut s’adapter aux besoins de différentes équipes, et permet de travailler en équipe plus efficacement.

Nous le constatons tous les jours : les différentes équipes d'une même entreprise utilisent chacune Notion différemment. Que ce soit pour mettre à jour une feuille de route produit ou le calendrier d'un contenu marketing. Chaque espace de travail est unique et entièrement modelé en fonction des besoins de l'équipe qui l'utilise.

Mais avant de créer immédiatement des pages, les équipes les plus performantes prennent le temps de réfléchir à ce que Notion peut leur apporter. C'est en partant de la vision que vous avez en tête, et en utilisant Notion pour la construire, que vous pourrez créer les meilleurs systèmes de travail.

Notion est extrêmement polyvalent. Nous avons observé que les meilleures implémentations résultaient de réponses précises à deux questions : comment utiliser Notion, et dans quel but.

• Dans quel but utiliser Notion : qu’il s’agisse d’un outil complètement nouveau pour tous, ou d’étendre son utilisation, il est fondamental que tout le monde soit aligné sur le « pourquoi ». Par exemple, peut-être que certaines équipes manquent de visibilité sur les objectifs de l’entreprise. Notion intervient dans ce cas pour les clarifier. Ce qui nous amène au point suivant.

• Comment arriver à ce but, en expliquant ce que vous souhaitez créer avec Notion : une fois les objectifs fixés, pensez au système qui vous permettra de les atteindre. Pas besoin d'entrer dans les détails des fonctionnalités de Notion. Vous pouvez simplement parler de « créer un espace de travail commun où tous les employés pourront suivre les objectifs de l'entreprise trimestre par trimestre. » Connaître précisément votre destination vous aidera à l’atteindre.

• Réfléchissez également à la façon dont vos coéquipiers vont l'utiliser : la force de Notion réside dans la collaboration. Combien d’équipes vont participer au projet ? Combien de personnes dans chaque équipe ? Utiliserez-vous Notion comme une plateforme transversale à plusieurs équipes ? Les réponses à ces questions vous aideront à mieux cerner comment construire votre système, et ce que vous pouvez accomplir. Réfléchissez au rôle que prendra Notion dans votre organisation, et pour les personnes qui l’utiliseront.

Besoin d’inspiration ? Voici un exemple de déploiement interne de Notion.

Vous utilisez probablement de nombreux outils différents pour travailler. Une entreprise en utilise en moyenne 88. Mieux vous connaîtrez vos outils et la manière dont ils sont utilisés par les différentes équipes, mieux vous pourrez y intégrer Notion.

Voici quelques éléments à garder en tête pendant que vous réfléchissez à la place de Notion dans votre suite d’outils :

• La vraie force de Notion réside dans sa capacité à centraliser tous les outils de votre écosystème : utilisez votre espace de travail comme source de vérité. Structurez votre base de connaissances interne, reliez du contenu à son contexte, et fournissez à chaque équipe un espace attitré pour réfléchir, planifier et créer tout en restant alignés.

• Notion peut améliorer de nombreux outils existants : par exemple, pour un projet géré sur Notion, vous pouvez publier dans Slack des notifications sur ses étapes importantes, et intégrer une vidéo Loom dans le texte de la description du projet pour le présenter rapidement.

• Notion peut faire le lien entre des outils disparates : l'API de Notion et les intégrations vous permettent de rassembler dans Notion des informations de sources diverses. Cela facilite le travail d'équipe ; tout le monde peut se rendre au même endroit pour obtenir des informations sur un projet au lieu de passer du temps à demander des accès ou apprendre à utiliser différents outils.

Vous trouverez ici comment intégrer Notion à votre écosystème d'outils.

Vous pouvez faire beaucoup de choses avec Notion, mais quelques principes simples peuvent suffire pour comprendre une grande partie des fonctionnalités. Si vous prenez le temps de former vos équipes à quelques compétences de base, vous leur donnerez les outils pour être autonomes et explorer par eux-mêmes.

• Dans Notion, tout se construit avec des blocs. Les textes, les titres, les puces, les images, les vidéos... chaque élément est un bloc. Vous pouvez les déplacer partout sur la page, d'un simple glisser-déposer.

• Il est important de le rappeler : il n'y a pas une unique bonne façon d'utiliser Notion. Il existe souvent de multiples chemins pour arriver à un but. Explorez toutes les possibilités, testez de nouvelles techniques, faites ce qui vous semble le plus naturel.

• Prenez un cas d’usage fréquent en exemple. Voici tous nos modèles. Choisissez-en un (par exemple : ce système de gestion de projet), et montrez à votre équipe comment déplacer les cartes dans un tableau kanban.

• Demandez à votre équipe de suivre le Cours d'introduction à Notion, qui leur fera découvrir les fonctionnalités essentielles (et quelques techniques bonus !).

Nous avons à cœur de transformer votre transition vers Notion en voyage le plus agréable et le plus inspirant possible.

• Notre équipe organise régulièrement des webinaires pour Découvrir Notion et les principes de base de la gestion de projet.

• Nous proposons également une série de vidéos d'introduction à Notion pour les utilisateurs qui préfèrent apprendre seuls, à leur rythme.

Si vous avez souscrit au forfait Entreprise, vous pouvez également parler directement avec notre équipe Customer Success.

• Le rôle de nos Customer Success Managers est de vous aider à utiliser Notion d’une manière adaptée à la taille de votre entreprise, identifier rapidement les situations qui peuvent vous faire gagner du temps — et rendre toutes ces étapes agréables !

• Voyez-les comme des coachs experts de Notion, qui passent leur temps à chercher des solutions pour personnaliser leurs espaces de travail.

• Contactez-les, ils sont là pour vous aider !