Configurer des espaces d’équipe pour votre organisation

Les espaces d’équipe offrent plus d’options de personnalisation et de contrôle sur les niveaux d’accès : ils fonctionnent comme de petites unités autonomes de votre espace de travail. Tous les membres de votre entreprise pourront rejoindre des espaces d’équipe pertinents en fonction de leur rôle, et structurer leur barre latérale pour qu’elle réponde au mieux à leurs besoins individuels. En tant qu’administrateur, vous pourrez aussi personnaliser d’autres paramètres (sécurité, provisionnement) pour chaque espace d’équipe.

Si vous utilisiez déjà un espace de travail sans espace d’équipe, toutes les pages se retrouveront dans l’espace d’équipe par défaut (« Général ») lorsque la nouvelle fonctionnalité sera activée. Vous pourrez alors créer des espaces d’équipe supplémentaires, et déplacer vos contenus comme bon vous semble. Dans ce guide, nous vous expliquons pourquoi et comment créer de nouveaux espaces d’équipe.

En tant qu’administrateur d’espace de travail, la première chose que vous aurez à faire sera de décider qui pourra créer des espaces d’équipe. Par défaut, tous les membres de votre espace de travail (pas les invités) peuvent créer des espaces d’équipe. Vous pouvez modifier ce paramètre en activant l’option « Restreindre la création d’espace d’équipe aux administrateurs d’espace de travail ». Cette option ne modifie pas les paramètres des espaces d’équipe existants.

Selon les exigences de votre organisation en matière de gestion et de provisionnement de contenu, vous pouvez choisir d’autoriser ou non les membres de l’espace de travail à créer des espaces d’équipe.

Voici quelques arguments en faveur de l’autorisation (conservation des paramètres par défaut) :

• Vous préférez laisser carte blanche à vos employés pour qu’ils puissent créer leurs propres structures.

• Limiter la création d’espaces d’équipe aux seuls administrateurs de l’espace de travail risquerait d’alourdir vos processus internes.

Vous pouvez au contraire envisager de restreindre la création aux administrateurs d’espace de travail. Voici quelques bonnes raisons de le faire :

• Vous voulez avoir plus de contrôle sur les tous changements effectués dans votre espace de travail Notion.

• Vous souhaitez organiser vos espaces d’équipe d’une certaine manière, en suivant une structure prédéfinie.

Vous trouverez ces paramètres et leur description dans « Paramètres et membres », puis Espaces d’équipe. Dans ce menu, vous pourrez consulter et mettre à jour la configuration des espaces d’équipe que les nouveaux membres rejoindront par défaut. Nous vous conseillons de ne garder qu’un à trois espaces d’équipe par défaut, et de n’y intégrer que les contenus auxquels tous les employés de votre entreprise doivent absolument pouvoir accéder. Lorsque vous ajouterez de nouveaux espaces d’équipe, vous trouverez dans ce menu une liste d’informations sur chacun d’entre eux.

Les espaces d’équipe créent une nouvelle couche d’accès. Ils vous permettent de fournir des contenus à des membres spécifiques de votre espace de travail. Vous pouvez ainsi définir plus précisément qui peut accéder aux contenus Notion, et avec quel niveau d’autorisation. Chaque espace d’équipe est associé à une liste de membres et à au moins un administrateur. Vous pouvez configurer différents niveaux d’accès au contenu pour chaque espace d’équipe.

La structure sera différente pour chaque espace de travail, mais prenons un exemple : si vous créez un espace d’équipe « Marketing », vous pouvez attribuer à tous ses membres un accès Peut modifier, et attribuer à tous les autres membres de l’espace de travail un accès Peut voir. Par défaut, les administrateurs de l’espace d’équipe disposent d’un Accès complet à tous les contenus de l’espace. Avec cette configuration, tous les contenus que vous ajouterez à l’espace d’équipe « Marketing » hériteront de ces paramètres d’autorisation, sans nécessiter d’autre action de votre part.

Les espaces d’équipe peuvent vous aider à résoudre certains problèmes que vous avez peut-être déjà rencontrés en tant qu’administrateur Notion. Voici quelques cas de figure dans lesquels la personnalisation des autorisations peut s’avérer utile :

• Pour afficher automatiquement les contenus destinés aux nouveaux employés : une fois la synchronisation SCIM configurée, elle permet d’ajouter automatiquement vos nouvelles recrues aux bons espaces d’équipe (via les groupes). Vos employés trouveront ainsi les contenus dont ils ont besoin dès leur premier jour.

• Pour éviter l’accumulation des « Pages partagées » : certaines tâches sont trop sensibles pour être partagées à grande échelle. Cela entraîne une surcharge de la section « Pages partagées », qui se retrouve saturée de pages uniques désordonnées. Créer un espace d’équipe fermé ou privé, qui ne réunit que les personnes concernées, est un bon moyen d’assurer la confidentialité du contenu sensible, tout en conservant une bonne structure organisationnelle.

• Pour augmenter l’accès aux informations importantes de l’entreprise en lecture seule : des outils trop cloisonnés peuvent entraver l’échange d’informations d’une équipe à l’autre. Si vous convertissez les documents de travail de votre équipe aux niveaux d’accès variés en espaces d’équipe ouverts, tout le monde pourra rechercher et consulter leur contenu, sans pour autant gêner le travail des éditeurs et des responsables.

• Pour empêcher toute modification accidentelle des autorisations : un espace d’équipe peut autoriser ses membres à créer des pages publiques, tandis qu’un autre l’interdit. Vous pouvez ainsi empêcher le partage accidentel d’informations sensibles, tout en les gardant visibles pour l’ensemble des membres de votre organisation.

Si votre espace de travail est associé à un forfait Entreprise, vous pouvez configurer des paramètres personnalisés pour le partage public de pages, autoriser le partage par les invités, et autoriser les exportations dans chaque espace d’équipe. Par défaut, les options sélectionnées pour l’espace de travail s’appliquent aux espaces d’équipe. Si vous souhaitez contourner un paramètre d’espace de travail pour un espace d’équipe, vous devez être administrateur de l’espace de travail pour pouvoir le faire.

Au niveau de l’espace d’équipe, vous verrez que les options « Désactiver les invités » et « Désactiver l’exportation » reflètent la configuration de ces mêmes options au niveau de l’espace de travail. Leur texte d’aide indique Provient des paramètres de l’espace de travail. À l’inverse, le texte d’aide de l’option « Empêcher les membres de partager des pages publiquement » indique Remplacement des paramètres de l’espace de travail, et vous verrez que sa configuration ne correspond pas à celle de l’espace de travail.

Une fois que vous aurez bien compris les nouveaux paramètres de sécurité, vous pourrez commencer à créer des espaces d’équipe pour votre entreprise !

Les pages qui se trouvaient à la racine de votre espace de travail (relatives à vos différentes activités, vos équipes ou vos bureaux physiques, par exemple) seront sans doute idéales pour commencer. Vous pouvez transformer chacune de ces pages en espace d’équipe. Dans la barre latérale, placez simplement votre curseur sur la page voulue, et cliquez sur l’icône ••• pour afficher une nouvelle option : Convertir en espace d’équipe. Attention : ni les bases de données pleine page, ni les pages provenant de bases de données ne pourront être transformées en espaces d’équipe.

Une fois votre espace d’équipe créé, c’est le moment d’y placer le bon contenu. Vous pouvez faire glisser les pages directement dans vos espaces d’équipe, ou utiliser le menu Déplacer vers. Cliquez sur l’icône ••• de n’importe quelle page de la barre latérale et choisissez Déplacer vers. Dans le menu contextuel, vous verrez les noms des espaces d’équipe dans la liste de destinations. Sachez que vous devez disposer d’un Accès complet à une page pour pouvoir la déplacer.

Maintenant que vous avez vos espaces d’équipe, vous allez pouvoir y ajouter les bonnes personnes. Qui plus est, vous pourrez automatiquement provisionner les bons contenus aux bonnes personnes en utilisant SCIM pour vos espaces d’équipe.

La meilleure façon de gérer les listes de membres de vos espaces d’équipe consiste à utiliser des groupes d’autorisation. Vous pouvez les configurer dans Paramètres et membres, menu Membres. Si vous avez un forfait Entreprise, nous vous conseillons vivement d’utiliser la synchronisation SCIM et d’utiliser les groupes que vous avez déjà configurés dans votre fournisseur d’identité. Une fois votre espace d’équipe créé, vous pourrez y ajouter l’ensemble d’un groupe d’autorisation. Pratique !

Avant d’ajouter un groupe à un espace d’équipe, assurez-vous de consulter le responsable de l’équipe ou du groupe en question. Il doit être informé du partage de son contenu sur un espace d’équipe, et n’oubliez pas de lui attribuer le rôle Propriétaire de l’espace d’équipe.

Si vous utilisez SCIM pour contrôler vos groupes, vous devrez suivre quelques étapes supplémentaires pour que vos groupes reflètent toujours l’intégration des nouveaux employés :

1. Passez en revue les groupes que vous avez configurés dans votre fournisseur d’identité. Déterminez quels groupes doivent être ajoutés à quels espaces d’équipe.

2. Si vous avez des tas d’idées d’espaces d’équipe, mais pas vraiment de groupes bien définis dans votre fournisseur d’identité, revoyez votre segmentation pour déterminer si elle est vraiment nécessaire.

3. Ajoutez de nouveaux employés au groupe approprié dans votre fournisseur d’identité. Ils seront automatiquement ajoutés aux espaces d’équipe correspondants dans Notion.

Prêt·e à profiter pleinement des espaces d’équipe ? Voici quelques conseils à suivre pour un déploiement fluide :

• Vérifiez les paramètres de votre espace de travail pour vous assurer que l’exportation, les invités et le partage de pages publiques sont configurés comme vous le souhaitez.

• Passez en revue votre liste de membres pour vous assurer de la pertinence des propriétaires de votre espace de travail.

• Décidez si vous souhaitez autoriser tous les membres à créer de nouveaux espaces d’équipe, ou uniquement les propriétaires de l’espace de travail.

• Choisissez quelles pages seront transformées en espaces d’équipe et quels autres contenus seront déplacés vers ces nouveaux espaces d’équipe.

• Demandez un Accès complet à toutes les pages que vous pourriez avoir besoin de déplacer.

• Déterminez si vous avez besoin d’espaces d’équipe fermés ou privés.

• Informez tous les nouveaux propriétaires d’espace d’équipe des changements qui seront apportés à l’espace de travail.

• Vérifiez que vous disposez d’un jeton d’API SCIM valide et que votre configuration SCIM fonctionne correctement.