Générez automatiquement des blocs, pages, ou autres éléments en un clic

Si vous lisez ceci, vous passez sûrement beaucoup de temps à créer ou modifier des pages dans Notion, à ajouter du texte, des listes, enrichir des bases de données, modifier les propriétés, et plus encore. Vous prenez peut-être même le temps de préparer des modèles, puis former votre équipe à leur utilisation.

Maintenant, imaginez que vous puissiez automatiser et simplifier tous les aspects répétitifs de ces tâches, et les lancer en parallèle, en un seul clic !

C’est désormais possible grâce aux boutons. Au lieu de vous lancer dans une configuration complexe avec des outils d’automatisation externes, vous pouvez placer des boutons n’importe où dans votre espace de travail : pour générer du contenu, créer des pages, modifier des entrées de base de données, ou générer des fenêtres de confirmation.

En utilisant des boutons pour vos processus de communication (comme l’envoi de demandes formalisées, ou d’autres tâches complexes), vous pouvez faire gagner du temps à tout le monde, qu’il s’agisse de nouveaux utilisateurs ou de vétérans de Notion.

Dans ce guide, nous vous expliquons comment créer et configurer des boutons, avec des exemples concrets d’utilisation.

Pour créer un bouton, ouvrez le menu / et sélectionnez Bouton. La fenêtre de configuration vous permettra de choisir les actions que vous souhaitez associer à votre bouton.

Si vous souhaitez l’utiliser pour insérer des blocs dans la page, choisissez Insérer des blocs, puis ajoutez du contenu dans la zone de texte en tapant / pour choisir les blocs à ajouter (texte, listes, images, éléments intégrés, bases de données, etc.).

Une fois vos blocs ajoutés, cliquez sur Terminé, et votre bouton apparaîtra sur la page. Vous pouvez ensuite cliquer dessus pour reproduire les blocs choisis, à chaque fois que vous en avez besoin.

Assez pratique, n'est-ce pas ? Mais votre bouton peut faire bien plus : vous pouvez lui attribuer une combinaison d’actions.

Si vous souhaitez modifier l’action du bouton ou y ajouter des étapes, cliquez sur ⚙️ Modifier le bouton à côté du bouton, puis sur ... à côté de l’action existante, ou sur + Ajouter une étape en dessous.

Voyons comment utiliser chacune de ces fonctions.

L’action Insérer des blocs ajoutera du contenu dans la page où vous avez créé le bouton. Vous pouvez ajouter autant de blocs que vous le souhaitez, qu’il s’agisse de simples menus dépliants ou de modèles de page complets, et pré-remplir les informations dont votre équipe a besoin pour une tâche récurrente.

Ce bouton peut vous être utile pour :

• Créer une liste de vérification pour votre équipe : par exemple, insérez une liste de tâches avec tous les éléments à compléter pour rédiger un document de spécifications, ou pour livrer un projet.

• Rédiger un brief de contenu en quelques minutes : configurez votre bouton pour définir un plan d’article clair et générer des instructions, des en-têtes, des notes, des consignes de rédaction et même des emplacements prédéfinis pour les images. Vous pourrez ensuite le personnaliser et l’attribuer à un membre de votre équipe.

• Développer votre wiki d’équipe et votre espace de travail : un bouton « Créer une nouvelle page » pour ajouter rapidement une page à votre wiki, avec le bon format et au bon endroit, et enrichir votre base de connaissances. Vous pouvez pré-remplir les parties obligatoires de la page pour les rendres plus facile à remplir.

Vous pouvez utiliser des boutons pour ajouter des éléments dans une base de données et modifier les propriétés des éléments existants. Cela peut vous aider à rendre les processus plus simples pour vos nouveaux utilisateurs Notion, et intégrer directement des étapes actionnables dans un document.

Imaginons que vous souhaitiez créer un bouton « Ajouter une nouvelle tâche » dans la page d’accueil de votre équipe, pour ajouter rapidement des tâches dans la base de données des tâches de l’équipe, mais sans quitter la page d’accueil.

Tout d’abord, créez un bouton et sélectionnez l’action Ajouter une page à…. Cliquez sur Choisir une base de données pour sélectionner la base de données à laquelle vous souhaitez ajouter des données : ici, la base de données Tâches.

Ensuite, allez dans le menu déroulant Modifier une autre propriété et choisissez une ou plusieurs propriétés à modifier automatiquement. Comme il s’agit d’une nouvelle tâche, vous pouvez définir automatiquement la propriété « État » sur « À faire » ou « Pas commencé ». Vous pouvez également attribuer par défaut la tâche à une personne, ou fixer une date d’échéance, par exemple « Dans une semaine ».

Vous pouvez utiliser cette approche pour créer de nouvelles pages dans n’importe quelle base de données, qu’il s’agisse de vos notes de réunion, de vos documents, de vos projets ou de votre base de données clients.

Autres exemples d’utilisation de ce bouton :

• Signaler un bug à l’équipe d’ingénierie : votre équipe de déploiement peut signaler des bugs ou des problèmes à l’équipe d’ingénierie en un clic, sans passer par la base de données de suivi des bugs.

• Ajouter un nouveau document de spécifications : votre équipe produit peut instantanément créer une nouvelle structure de document de spécifications, en cliquant sur un bouton. Créez un plan prérempli avec les principales informations sur le produit et ses responsables, avec @mention automatique de l’équipe produit.

• Faire une demande à l’équipe design : si vous avez besoin d’un nouveau graphique pour un article de blog, vous pouvez envoyer une demande directement à la base de données de projets de l’équipe design.

• Partager une info à toute l’entreprise : lorsque votre équipe RH a besoin de diffuser des informations à toutes les personnes de l’entreprise, elle peut créer une page en cliquant sur un bouton.

Un bouton peut vous aider à mettre à jour simultanément les propriétés de toutes les pages d’une base de données ou de toutes celles qui répondent à certains critères.
Après avoir choisi l’action Modifier des pages dans…, sélectionnez la base de données.

Vous pouvez ensuite utiliser un filtre pour sélectionner les types d’éléments que vous souhaitez modifier, puis choisir la propriété que vous souhaitez leur attribuer.

Par exemple, vous pouvez :

• Créer un bouton pour vous attribuer toutes les tâches en retard : filtrez la base de données pour afficher toutes les tâches dont la date d’échéance est au plus tard aujourd’hui. Ensuite, choisissez la propriété « Assigner » et remplacez-la par « Personne ayant cliqué sur le bouton ». Ce type de bouton peut aussi être utilisé par l’équipe ingénierie, pour faciliter l’assignation des bugs par exemple.

• Permettre à vos coéquipiers de marquer un document comme « lu » :  pour un article de la base de connaissances dont la lecture est obligatoire, vous pouvez ajouter une propriété de personne appelée « Lu ». Ajoutez un bouton à la fin du document pour que chacun puisse confirmer individuellement la lecture du document.

• Modifier l’état des tâches : vous pouvez utiliser un bouton pour modifier la propriété « État » d’une tâche, afin de pouvoir facilement passer une tâche ou un groupe de tâches de « À faire » à « En cours ».

Si vous ajoutez l’étape « Ouvrir la page », une autre page s’ouvrira lorsque vous cliquerez sur le bouton. Il peut s’agir d’une page créée à l’étape précédente ou d’une autre page de votre choix.

Par exemple, si vous avez créé le bouton « Ajouter une nouvelle tâche » mentionné précédemment, vous pouvez cliquer sur + Ajouter une étape, puis « Ouvrir la page ». Puis, sélectionnez Nouvelle page ajoutée pour ouvrir directement la nouvelle tâche que vous venez de créer.

Un bouton « Ajouter une page à… » peut également mener à une deuxième étape « Ouvrir la page », pour ouvrir la page qui vient d’être créée et écrire directement dedans.

Vous pouvez choisir de l’ouvrir en pleine page, en aperçu latéral ou en aperçu centré.

Votre bouton peut générer une fenêtre contextuelle offrant deux choix : poursuivre ou abandonner.

Ce choix peut s’avérer utile pour sensibiliser les membres de votre équipe au processus et les inciter à créer du contenu de manière réfléchie.

Par exemple, une fenêtre contextuelle peut s’afficher lorsque quelqu’un tente de s’attribuer des tâches, pour lui demander : « Voulez-vous vraiment vous attribuer toutes les tâches en attente ? »

Les boutons offrent des possibilités d’automatisation illimitées.

Ils peuvent vous aider à créer de nouveaux contenus à partir de modèles, ou modifier tous les éléments avec certaines caractéristiques, en un seul clic.

Rendre un processus plus efficace est toujours intéressant : cela vous permet de vous adapter plus facilement aux modifications (montée ou baisse) de charge, et garder vos systèmes à jour.

Besoin d’inspiration pour utiliser les boutons dans votre espace de travail ? Voici quelques suggestions :

• Créer un ordre du jour et des notes de réunion : si vous utilisez une page partagée pour vos échanges individuels avec un membre de l’équipe, vous pouvez créer un bouton « Nouvelle réunion » dans cette page. Placez les questions, les sections et les puces que vous souhaitez utiliser pour guider l’échange dans le module « Insérer des blocs ». Au moment de la réunion, vous n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton pour commencer à prendre des notes.

• Marquer un document comme terminé : utilisez l’action « Modifier des pages dans… » pour modifier l’état d’avancement d’un document dans votre base de données, et le marquer comme « Terminé ». Vous pouvez ajouter ce bouton directement dans le document, pour que les membres de votre équipe puissent mettre à jour plusieurs propriétés à la fois, par exemple l’état (Terminé) et la date de complétion (Aujourd’hui). Vous pouvez même ajouter à votre bouton une étape supplémentaire, qui créera une nouvelle tâche dans votre base de données de tâches, assignée au responsable chargé de la relecture du document.

• Créer plusieurs tâches avec un seul bouton : vous pouvez créer un bouton pour envoyer plusieurs demandes simultanément, lors du lancement d’un projet. Par exemple, vous pouvez configurer le bouton « Lancer le projet » pour ajouter automatiquement un rappel de création de publication dans calendrier des réseaux sociaux et une demande de contenu au calendrier de création de contenu, tout en faisant passer l’état du projet à « En cours ».