Ajouter des membres, des administrateurs, des invités et des groupes

Ajouter des membres, des administrateurs et des invités
Dans cet article

Il est facile de travailler avec d’autres personnes dan Notion. Ajoutez des membres pour collaborer dans votre espace de travail. Si des personnes ne font pas partie de votre équipe, vous pouvez les ajouter en tant qu’invités sur des pages spécifiques. 💌

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Remarque : votre expérience Notion peut être légèrement différente de celle indiquée dans cet article. Merci de votre patience pendant que nous essayons de nouvelles manières d'améliorer Notion !

Il existe trois principales catégories d’utilisateurs dans un espace de travail :

  • Propriétaires d’espace de travail : ce sont les administrateurs qui peuvent gérer les paramètres d’un espace de travail, supprimer cet espace et gérer les autres administrateurs, les membres et les invités.

  • Administrateurs d’utilisateurs (forfait Entreprise seulement) : ils aident à gérer les membres en les ajoutant/retirant d’un espace de travail ou d’un groupe. Les administrateurs d’utilisateurs n’ont pas accès aux paramètres de l’espace de travail.

  • Membres : personnes appartenant à votre équipe et qui peuvent créer et modifier des pages dans Notion, mais ne peuvent pas changer les paramètres.

  • Invités : personnes extérieures à votre équipe avec lesquelles vous souhaitez travailler sur certaines pages. Elles peuvent être invitées sur des pages individuelles de Notion, mais pas dans un espace de travail entier.

Les membres sont des personnes appartenant à votre équipe. Les membres sont souvent :

  • Des collègues travaillant dans la même organisation que vous ou dont l’adresse e-mail est associée au même domaine de messagerie.

  • Des personnes avec lesquelles vous travaillez (pour lire, commenter et modifier des documents) sur une grande partie de votre espace de travail.

Ajouter un membre par e‑mail

  • En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

  • Cliquez sur Ajouter des membres et tapez l’adresse e‑mail de la personne à ajouter.

    • Si vous n’avez pas l’autorisation d’envoyer des invitations, vous pourrez demander l’ajout d’un membre.

  • À droite de l’adresse e‑mail, cliquez sur le menu déroulant pour choisir son rôle (Propriétaire ou Membre), puis cliquez sur Inviter.

    • Les propriétaires d’espace de travail peuvent modifier les paramètres et inviter des membres.

    • Les membres peuvent voir, modifier ou créer du contenu, mais ne peuvent pas modifier les paramètres de l’espace de travail, ni ajouter des membres.

  • Les personnes ajoutées recevront par e‑mail un lien leur permettant de se connecter et de rejoindre l’espace de travail.

Ajouter un membre grâce à un lien d’invitation

  • En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

  • Dans la section « Lien d’invitation », cliquez sur le bouton Copier le lien. Cela copiera le lien URL d’invitation dans votre presse-papiers. Vous pouvez le partager via Slack, e‑mail, SMS ou n’importe quel autre canal.

  • Cliquer sur le lien leur permettra de rejoindre l’espace de travail comme membre, sans avoir à rentrer manuellement leur adresse e‑mail.

  • Pour désactiver la création de comptes depuis le lien d’invitation, cliquez sur l’interrupteur à droite du Lien d’invitation.

Si vous avez souscrit un forfait payant, chaque membre de votre espace de travail vous est facturé. Pour en savoir plus sur les forfaits, cliquez ici →

Domaines autorisés et création automatique de comptes

Si vous utilisez Notion dans votre entreprise, vous pouvez autoriser l’inscription automatique de nouveaux membres lorsqu’ils tentent de se connecter avec leur adresse e‑mail professionnelle.

  • En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

  • Dans la colonne de gauche, cliquez sur Paramètres.

  • Faites défiler la page jusqu’à la section Domaines de messagerie autorisés.

  • Tapez un domaine de messagerie auquel vous voulez accorder un accès automatique (par exemple, le domaine de messagerie de votre entreprise). Appuyez sur Entrée.

  • Vous pouvez ajouter plusieurs domaines de messagerie dans ce champ, mais chaque domaine doit être utilisé par au moins un membre existant.

Ajouter des membres ─ domaines de messagerie autorisés

Désormais, chaque fois qu’une personne se connectera à Notion avec une adresse e‑mail appartenant à l’un de ces domaines, elle verra s’afficher une option lui proposant de rejoindre votre espace de travail. Si cet utilisateur rejoint votre espace de travail, il en deviendra membre et vous sera facturé en conséquence.

Si vous avez souscrit un forfait payant, chaque membre de votre espace de travail vous est facturé. Pour en savoir plus sur les forfaits, cliquez ici →

Convertir un membre en propriétaire d’espace de travail

En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

  • À droite du nom de l’utilisateur, dans la colonne Niveau d’accès, cliquez sur le menu déroulant et choisissez Propriétaire.

  • Cette personne aura immédiatement les droits de propriétaire. Elle pourra modifier les paramètres et ajouter des membres.

  • Procédez de la même manière pour convertir un propriétaire en membre.

Partager une page avec des membres

Sur chaque page, vous pouvez donner aux membres des droits de lecture, commentaire, modification et partage.

  • En haut de la page, cliquez sur Partager, puis sur Inviter.

  • Recherchez un membre, puis choisissez son niveau d’accès dans le menu déroulant (à gauche du bouton « Inviter ») :

    • Accès complet : les membres du groupe peuvent lire, commenter, modifier et partager la page.

    • Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager. (Cette option est disponible uniquement avec les forfaits payants).

    • Peut commenter : les membres du groupe peuvent lire et commenter, mais pas modifier ou partager la page.

    • Peut afficher : les membres du groupe peuvent lire le contenu de la page, mais pas la commenter, la modifier, ni la partager.

    • Supprimer : révoque l’accès à la page.

Les espaces d’équipe sont des zones réservées à chaque équipe de votre organisation ou entreprise, qui disposent de leurs propres paramètres personnalisables. En savoir plus sur les espaces d’équipe →

Pour partager un espace d’équipe avec des membres de votre espace de travail :

  • Survolez le nom de l’espace d’équipe dans votre barre latérale.

  • Cliquez sur le bouton •••, puis sur Paramètres de l’espace d’équipe.

  • C’est ici que vous allez pouvoir ajouter des membres à l’espace d’équipe à l’aide du bouton bleu Ajouter des membres.

  • Pour ajouter automatiquement tous les membres de l’espace de travail à l’espace d’équipe, activez l’option Définir comme espace d’équipe par défaut.

Remarque : créer un espace d’équipe par défaut ajoutera automatiquement tous les membres de l’espace de travail à cet espace.

Cette action n’est pas réversible ! Si vous décidez par la suite que cet espace d’équipe ne doit plus être par défaut, vous devrez retirer ses membres manuellement. Vérifiez bien que c’est ce que vous souhaitez faire !

Remarque : lorsque vous supprimez un membre d’un espace de travail, cette personne perdra instantanément l’accès à l’espace de travail et les pages de la section Privé de sa barre latérale gauche seront masquées. Vous pouvez prévenir les personnes que vous allez supprimer afin qu’elles puissent enregistrer leurs pages privées avant leur suppression.

Si vous réinvitez ce membre à revenir dans l’espace de travail, il aura de nouveau accès à ses pages privées.

Pour supprimer un membre :

  • Allez dans Paramètres et membres → Membres.

  • Ouvrez le menu déroulant Niveau d’accès à côté du nom de la personne et sélectionnez Supprimer de l’espace de travail.

Invités ou membres

Les invités sont des personnes extérieures à votre équipe que vous invitez sur des pages spécifiques de votre espace de travail. Voici quelques exemples d’utilisateurs qui font d’excellents invités :

  • Personnes dont le domaine de messagerie n’est pas celui de votre organisation.

  • Les prestataires ou stagiaires qui travaillent avec vous de façon temporaire.

  • À l’inverse, si vous êtes prestataire, certains de vos clients (pour collaborer sur des pages spécifiques).

  • Les amis, la famille, les mentors, etc., à qui vous souhaitez montrer votre travail, ou demander une relecture.

Voici en quoi l’expérience Notion diffère pour les invités :

  • Ils ne peuvent pas accéder à la totalité de l’espace de travail. Ils doivent être invités sur chaque page individuellement. L’accès à une page donne un accès automatique à ses sous-pages.

  • Ils ne peuvent pas créer de pages en dehors de celles auxquelles ils ont accès.

  • Ils ne peuvent pas être ajoutés à des groupes de membres.

  • Ils ne peuvent pas modifier les paramètres de l’espace de travail ou les informations de facturation.

  • Ils ne peuvent pas ajouter de membres dans votre espace de travail.

  • Ils ne peuvent pas ajouter d’intégrations dans votre espace de travail.

Tout cela mis à part, ils ont les mêmes possibilités que les autres membres.

Limites d’invités

Si votre espace de travail a atteint le nombre maximum d’invités autorisés par votre forfait, tout nouvel utilisateur avec lequel vous partagez du contenu sera automatiquement ajouté en tant que membre (plutôt qu’invité) s’il relève des domaines de messagerie associés à votre espace de travail. C’est le cas par exemple lorsqu’un utilisateur a un domaine de messagerie autorisé, un domaine de messagerie identique au domaine du propriétaire de l’espace de travail, ou un domaine de messagerie faisant partie des domaines vérifiés de l’espace de travail.

Consultez la limite d’invités de votre forfait ici →

Remarque : seuls les membres vous sont facturés. Pas les invités.

Ajouter un invité

Sur une page que vous souhaitez partager avec un invité :

  • En haut à droite de la page, cliquez sur Partager, puis sur le bouton Inviter.

  • Tapez l’adresse e‑mail de la personne que vous souhaitez inviter.

  • À droite de l’adresse e‑mail, cliquez sur le menu déroulant pour choisir son niveau d’accès, puis cliquez sur Inviter.

  • Nous lui envoyons alors un e‑mail contenant un lien vers la page.

  • Si elle n’utilise pas encore Notion, elle pourra s’inscrire pour accéder à votre page.

Remarque : par défaut, lorsque vous invitez une personne sur une page, elle a automatiquement accès à ses sous-pages. Vous pouvez toutefois limiter ou étendre les autorisations des sous‑pages !

Demandes d’invités

Les demandes d’invités permettent aux propriétaires d’espaces de travail de contrôler les personnes que leurs membres invitent en tant qu’invités. Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec les forfaits Entreprise, et seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent l’activer ou la désactiver.

Activer les demandes d’invités

  • Sélectionnez Paramètres et membresSécurité.

  • Assurez-vous que l’option Désactiver les invités est activée, puis activez l’option Les membres peuvent demander l’ajout d’invités.

    • Les propriétaires de l’espace de travail peuvent désactiver les invités sans supprimer les invités existants de l’espace de travail. Ils ont toujours la possibilité de supprimer tous les invités existants s’ils le souhaitent.

Une fois cette option activée, les membres devront soumettre une demande avant de pouvoir inviter un invité. Les propriétaires de l’espace de travail sont exemptés et peuvent continuer à inviter des invités directement.

 Remarque : Les membres peuvent demander l’ajout d’invités est un paramètre au niveau de l’espace de travail, qui remplace le paramétrage correspondant au niveau de l’espace d’équipe. Cela signifie que si un espace d’équipe autorise les invités, mais que l’espace de travail a activé les demandes d’invités, les membres devront soumettre des demandes d’invitation d’invité pour ajouter des invités aux pages de l’espace d’équipe.

Demande d’invitation d’un invité

Si vous êtes propriétaire d’un espace de travail, vous pouvezinviter des invités directement.

Si vous êtes membre :

  • Accédez à la page sur laquelle vous souhaitez inviter un invité. Comme pour le partage régulier, vous devez disposer d’autorisations d’accès complètes sur la page pour demander à inviter un invité.

  • Sélectionnez Partager et saisissez le nom de l’invité que vous souhaitez inviter.

  • Sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer à l’invité.

  • Cliquez sur Inviter.

  • Une notification sera envoyée au propriétaire de votre espace de travail concernant votre demande, ainsi que la page, le rôle et l’adresse e‑mail de l’invité que vous avez demandé. Vous recevrez également une confirmation que le propriétaire de votre espace de travail a été informé.

Approuver un invité

Les demandes d’invitation d’invité doivent être approuvées par page et par invité. Seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent afficher et approuver des demandes des invités. Chaque demande comportera l’adresse e‑mail de l’invité, le nom du membre qui l’a demandée, le rôle demandé et le nom de la page.

Le propriétaire d’un espace de travail peut approuver ou rejeter une demande d’invitation d’invité directement à partir de la notification qu’il reçoit, ou en accédant à la boîte de réception des demandes dans Paramètres et membresPersonnesDemandes. Lorsqu’un propriétaire d’espace de travail répond à une demande, le membre qui l’a soumise est informé de la décision.

Changer le niveau d’accès d’un invité

Vous pouvez modifier le niveau d’accès d’un invité sur une page à tout moment. 🔒

  • En haut à droite de la page, cliquez sur Partager. La liste des invités de la page s’affiche en bas du menu.

  • Cliquez sur le menu déroulant à droite du nom de l’invité. Choisissez le niveau d’accès que vous souhaitez donner à cet invité parmi les options suivantes :

    • Accès complet : les invités peuvent lire, commenter, modifier et partager la page. Ce niveau n’est pas accessible pour les invités d’un espace de travail en accès gratuit.

    • Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager.

    • Peut modifier le contenu : niveau accessible uniquement pour les pages de base de données. Les invités peuvent créer et modifier des pages dans la base de données, mais ne peuvent pas changer la structure de la base de données, ni ses propriétés, vues, tris ou filtres. En savoir plus sur les bases de données →

    • Peut commenter : les invités peuvent lire et commenter la page, mais pas la modifier ni la partager.

    • Peut lire : les invités peuvent lire le contenu de la page, mais pas la commenter, la modifier, ni la partager.

    • Supprimer : révoque l’accès à la page.

Voir les invités et les autorisations

Vous pouvez voir la liste de tous les invités de votre espace de travail, avec le détail des pages auxquelles ils ont accès, en cliquant sur Paramètres et membres en haut de la barre latérale de gauche, puis sur Membres. En haut de la page, cliquez sur la section Invités.

  • La liste des invités se trouve sous la liste des membres.

  • À droite du nom de l’invité, dans la colonne « Niveau d’accès », vous pouvez voir le nombre de pages sur lesquelles l’utilisateur a été invité. Cliquez sur le nombre de pages pour voir le détail. Vous pouvez cliquer sur la page dans le menu déroulant pour l’ouvrir directement.

  • Ouvrez le menu « Partager » d’une de ces pages pour modifier le niveau d’accès de l’invité, ou supprimer son accès.

Convertir un invité en membre

Si vous souhaitez permettre à des invités d’accéder à l’intégralité de votre espace de travail, convertissez-les en membres. Si vous avez souscrit un forfait payant, chaque membre supplémentaire vous sera facturé.

  • En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

  • En haut, cliquez sur la section Invités.

  • À droite du nom de l’utilisateur, dans la colonne « Niveau d’accès », cliquez sur le menu déroulant puis sur Convertir en membre. Le compte utilisateur sera alors déplacé dans la liste des membres de l’espace.

  • Depuis la liste des membres, vous pouvez ensuite lui donner le rôle de Propriétaire ou le retirer de votre espace de travail.

    • Seuls les propriétaires peuvent modifier les paramètres de l’espace de travail et inviter des membres.

Supprimer un invité

Pour enlever l’accès d’un invité à une page spécifique (mais conserver l’accès à d’autres pages) :

  • En haut à droite de la page, cliquez sur Partager, puis sur le menu déroulant à droite du nom de l’invité, et sélectionnez Supprimer.

Pour enlever l’accès d’un invité à toutes les pages de votre espace de travail :

  • En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres, puis sur la section Invités en haut. Cliquez sur le menu déroulant à droite de son nom.

  • Cliquez sur Supprimer. Le compte ne pourra plus accéder à aucune page de l’espace de travail.

Vous pouvez définir des permissions granulaires par équipe sans avoir à créer plusieurs espaces de travail ! Créez plutôt des groupes, et donnez-leur des niveaux d’accès différents, page par page. Voici comment faire.

Remarque : uniquement les membres de votre espace de travail peuvent être ajoutés à des groupes. Cette fonction n’est pas disponible pour les invités !

Créer un groupe

N’oubliez pas que seuls les propriétaires d’espace de travail peuvent créer et modifier des groupes, tandis que les administrateurs d’utilisateurs (avec un forfait Entreprise) peuvent uniquement modifier des groupes existants. Si c’est votre cas, voici comment faire :

  • En haut de la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres.

  • Dans la colonne de gauche, cliquez sur Membres.

  • La liste de tous vos membres s’affiche en bas. En haut, cliquez sur la section Groupes.

  • Cliquez sur Créer un groupe et donnez-lui un nom.

    • Pour ajouter une icône à votre groupe, cliquez sur l’émoji qui apparaît au survol du nom du groupe.

  • Dépliez-le en cliquant sur la flèche à gauche de son nom, puis cliquez sur + Ajouter des membres.

  • Ajoutez autant de membres que vous le souhaitez.

  • Pour enlever un membre du groupe, cliquez sur Supprimer à droite de son nom dans le groupe.

  • Pour renommer ou supprimer un groupe, cliquez sur ••• à droite de son nom.

  • Vous pouvez rechercher un groupe de votre liste en rentrant son nom dans le champ en haut à droite.

Partager une page avec des groupes

Sur n’importe quelle page, vous pouvez donner à un groupe des droits de lecture, commentaire, édition et partage.

  • En haut de la page, cliquez sur Partager, puis sur Inviter. Tous les groupes apparaîtront en bas de la fenêtre contextuelle.

  • Cliquez sur un groupe, puis choisissez son niveau d’accès dans le menu déroulant (à gauche du bouton « Inviter ») :

    • Accès complet : les membres du groupe peuvent lire, commenter, modifier et partager la page.

    • Peut modifier : les membres du groupe peuvent lire, commenter et modifier le contenu de la page, mais pas la partager. (Cette option est disponible uniquement avec les forfaits payants).

    • Peut commenter : les membres du groupe peuvent lire et commenter, mais pas modifier ou partager la page.

    • Peut afficher : les membres du groupe peuvent lire le contenu de la page, mais pas la commenter, la modifier, ni la partager.

    • Supprimer : révoque l’accès à la page.

  • Une fois qu’un groupe est ajouté, vous pouvez le voir dans le menu Partager et modifier son niveau d’accès dans le menu déroulant.

    • Vous pouvez accorder n’importe quel niveau d’accès à plusieurs groupes sur la même page.

    • Les autorisations accordées sur une page s’appliquent à toutes ses sous-pages.

Partager un espace d’équipe avec des groupes

Les espaces d’équipe sont des zones réservées à chaque équipe de votre organisation ou entreprise, qui disposent de leurs propres paramètres personnalisables. En savoir plus sur les espaces d’équipe →

Pour partager un espace d’équipe avec des groupes de votre espace de travail :

  • Survolez le nom de l’espace d’équipe dans votre barre latérale.

  • Cliquez sur le bouton •••, puis sur Paramètres de l’espace d’équipe.

  • C’est ici que vous allez pouvoir rechercher et ajouter des groupes à l’espace d’équipe.


Questions fréquentes

J’ai voulu ajouter une personne comme invité, mais elle a été automatiquement transformée en membre. Comment éviter cela ?

Si votre espace de travail a atteint le nombre maximum d’invités autorisés par votre forfait, tout nouvel utilisateur avec lequel vous partagez du contenu sera automatiquement ajouté en tant que membre (plutôt qu’invité), à condition que son domaine de messagerie corresponde à celui de votre organisation.

Pour qu’un nouvel utilisateur utilisant le domaine de messagerie de votre organisation puisse être ajouté en tant qu’invité, vous devrez supprimer des invités existants, passer à un forfait supérieur ou vous adresser à notre équipe commerciale (pour les clients concernés).

Si votre espace de travail a atteint le nombre maximum d’invités autorisés par votre forfait, il se peut que le paramètre Domaines de messagerie autorisés soit activé. Cette fonctionnalité permet aux personnes associées à ce domaine de messagerie de rejoindre automatiquement votre espace de travail en tant que membre. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité dans l’onglet « Paramètres » du menu « Paramètres et Membres » situé dans la barre latérale gauche.

Combien de personnes puis-je ajouter comme invités dans mon espace ?

Oui, il existe des limites en fonction du type de forfait.

Si votre espace de travail a atteint le nombre maximum d’invités autorisés par votre forfait, tout nouvel utilisateur avec lequel vous partagez du contenu sera automatiquement ajouté en tant que membre (plutôt qu’invité), à condition que son domaine de messagerie corresponde à celui de votre organisation.

Pour qu’un nouvel utilisateur utilisant le domaine de messagerie de votre organisation puisse être ajouté en tant qu’invité, vous devrez supprimer des invités existants, passer à un forfait supérieur ou vous adresser à notre équipe commerciale (pour les clients concernés).

Par ailleurs, l’équipe Notion pourra vous contacter afin de vous aider à optimiser votre utilisation des membres et invités, ou à supprimer des invités de votre espace de travail de façon à respecter les limites permises par votre forfait.

Comment convertir un membre en invité ?

  • Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Paramètres et membres, et faites défiler l’écran jusqu’au membre en question, et cliquez sur le menu déroulant à droite de son nom.

  • Cliquez sur Supprimer de l’espace de travail. Le compte perdra alors l’accès à toutes ses pages privées dans cet espace de travail. Vérifiez que la personne en question les a bien sauvegardées ailleurs avant de faire cette action.

     

  • Une fois cette personne supprimée de la liste des membres, vous pouvez l’ajouter en tant qu’invité depuis le menu Partager en haut à droite de n’importe quelle page.

J’ai cliqué sur le bouton « Rejoindre ou créer un espace de travail », mais cela me permet uniquement de créer un espace de travail. Comment rejoindre un espace de travail ?

Vous pouvez rejoindre un espace de travail via le bouton Rejoindre ou créer un espace de travail uniquement si le paramètre Domaines de messagerie autorisés est activé pour cet espace, afin de permettre aux utilisateurs ayant le même domaine de messagerie que vous d’y accéder automatiquement.

Si ce n’est pas le cas, demandez à un administrateur de cet espace de vous inviter.

Comment partager une page avec des personnes plutôt que des groupes ?

Vous pouvez partager une page privée avec certains membres de votre espace de travail, en cliquant sur Partager en haut à droite, puis sur Inviter. Recherchez leur nom, définissez leur niveau d’accès et cliquez sur Inviter.

Vous pouvez aussi partager une page privée avec un invité de la même manière, mais au lieu de rechercher son nom et de cliquer sur Inviter, tapez son adresse e‑mail.

Pourquoi dois-je désactiver l’accès défini au niveau de l’espace de travail ?

Ce n’est pas nécessaire. Souvenez-vous juste que le niveau d’accès Tous les membres de [espace de travail] correspond au niveau d’accès minimum sur cette page pour tous les membres de l’espace de travail. Si vous souhaitez que certaines pages ne soient pas visibles par tous les membres de votre espace, nous vous conseillons de le désactiver. Vous pouvez ensuite accorder un niveau d’accès plus élevé à certains groupes ou personnes.

Pourquoi ces pages se trouvent-elles dans la section « Pages partagées » de ma barre latérale ?

Ces pages sont partagées uniquement avec des groupes ou personnes spécifiques. Les autres membres de votre espace de travail ne peuvent pas les voir. Pour que les pages partagées avec des groupes s’affichent dans cette partie de votre barre latérale, sélectionnez le niveau d’accès « Aucun accès » pour la ligne Tous les membres de [espace de travail] dans le menu de partage. Sinon, tous les membres de votre espace de travail les verront.

Pour rappel, toutes les membres de votre espace de travail peuvent voir les pages de la section ESPACE DE TRAVAIL de votre barre latérale. Symétriquement, vous êtes la seule personne à voir les pages de la section PAGES PRIVÉES.

Si je déplace une page de la section Pages partagées vers la section Espace de travail de ma barre latérale, quels seront les changements en termes de permissions ?

Tout d’abord, l’ensemble des membres de votre espace de travail pourront voir votre page et la modifier ou la partager librement. Vous pouvez changer cette option en cliquant sur Partager en haut à droite, puis en modifiant la permission dans le menu déroulant à droite de la ligne commençant par Tous les membres de [espace de travail].

Les personnes ou les groupes avec lesquels vous aviez partagé cette page conserveront leur niveau d’accès sur la page, mais le paramètre Tous les membres de [espace de travail] le remplacera s’il est défini à un niveau supérieur. Par exemple, si la valeur définie pour Tous les membres de [espace de travail est Accès complet, les groupes qui pouvaient jusque là uniquement lire votre page peuvent désormais la modifier et la partager. Si vous désactivez Tous les membres de [espace de travail], l’accès pour ces groupes redeviendra la lecture seule.

Comment utiliser des groupes pour contrôler l’accès au contenu, plutôt que de créer plusieurs espaces de travail ?

Certaines personnes créent plusieurs espaces de travail au lieu de créer des groupes, pour appliquer des permissions granulaires. Par exemple, elles créent un espace de travail pour la conception, un autre pour le marketing, pour leur équipe de direction, etc.. Le but étant d’empêcher chaque équipe de voir ou modifier le travail des autres équipes. Tout cela n’est pas nécessaire. Faites plutôt ceci :

  • Dans le menu « Partager » en haut à droite des pages à la racine de l’espace de travail, sélectionnez Aucun accès pour le groupe « Tous les membres de [votre espace] ». Cela masquera la page pour toutes les personnes et groupes qui ne possèdent pas un accès spécifique dessus.

  • Sur chaque page, définissez un niveau d’accès spécifique pour chaque groupe. Ces niveaux d'accès s’appliqueront automatiquement à toutes les sous-pages.

  • Par exemple, vous pouvez ainsi réserver une section de votre espace de travail à l’équipe d’ingénierie. Créez un groupe avec tous vos ingénieurs, puis sur la page racine de cette équipe, activez Accès complet pour ce groupe seulement. Cette page et toutes ses sous-pages seront uniquement accessibles par l’équipe d’ingénierie.

Puis-je créer une page privée partagée avec les groupes ?

Oui. Créez une page dans la section PAGES PRIVÉES de votre barre latérale, puis cliquez sur le menu Partager en haut à droite, et activez l’accès pour un groupe de votre espace de travail. Choisissez leur niveau d’accès, comme pour n’importe quelle autre page. La page se déplacera automatiquement dans la section PAGES PARTAGÉES de votre barre latérale. Elle sera visible uniquement de vous et des membres du groupe que vous avez sélectionné.

Comment puis-je autoriser les membres de mon espace de travail à demander des autorisations ponctuelles pour ajouter des invités à une page ?

Le propriétaire d’un espace de travail peut désactiver les invités dans les paramètres de sécurité de son espace de travail, tout en autorisant les membres à envoyer des demandes d’invitation, qui seront validées par les propriétaires de l’espace de travail. Cette méthode permet d’unifier l’accès au contenu de votre espace de travail par les invités sans pour autant imposer un fonctionnement trop restrictif.

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