Comment Notion utilise Notion

C’est une question qu’on nous pose souvent : « Comment l’équipe Notion utilise-t-elle Notion ? »

Nous sommes les mieux placés pour vous guider dans l’utilisation de cet outil, puisque nous l’avons fabriqué. Nous le connaissons comme notre poche, et repoussons souvent ses limites.

Dans cet article, nous vous vous dévoilons comment nous utilisons Notion en interne. Jetez un œil sous le capot et découvrez ce que nous avons conçu, comment nous l’utilisons et comment vous pouvez vous en inspirer.

• comment Notion structure son wiki interne pour une organisation transparente ;

• comment nous utilisons les bases de données pour gérer le travail en équipe ;

• comment nous partageons nos notes pour tenir tout le monde au courant ;

• comment chacune de nos équipes gère son travail grâce à une configuration personnalisée ;

• nos conseils pour optimiser votre espace de travail.

Voici un aperçu de notre configuration. Découvrez chaque section plus en détail ci-dessous.

L’information doit être facile à trouver : si elle ne l’est pas, elle est inutile. Le problème, c’est que les informations s’éparpillent facilement. Quand elles sont réparties sur différents logiciels ou applications, les employés perdent du temps à chercher ce dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Notre barre latérale est conçue pour inverser cette tendance. Elle vous permet d’accéder à toutes les informations utiles en quelques clics, pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel.

Toute l’entreprise peut accéder aux pages de la section « Espace de travail » de notre barre latérale. Chaque équipe a sa propre page (nous y reviendrons plus tard), mais le partage d’informations se fait dans cette section.

Par exemple, notre page « OS » (système d’exploitation) contient notre mission, notre stratégie et d’autres documents essentiels qui guident notre fonctionnement d’entreprise. Nos pages « Notes de réunion », « Tâches » et « Documents » la complètent. Les informations que toutes les équipes utilisent à l’échelle de l’entreprise sont réunies et organisées sur ces trois pages principales.

De nombreuses autres pages sont imbriquées dans les trois principales. Les menus dépliants permettent d’accéder facilement à une section depuis la barre latérale.

Les « Pages partagées » de la barre latérale sont consultables uniquement par des personnes choisies, et non par l’ensemble de l’équipe. La section « Pages partagées » de chaque membre contient des informations différentes en fonction des pages qu’il a été invité à consulter. Voici un aperçu de ma section « Pages partagées » :

Le plus souvent, chez Notion, les pages partagées contiennent les notes des entretiens individuels entre les managers et leurs collègues.

Les pages partagées vous permettent d’affiner vos idées. Vous pouvez rédiger vos brouillons, les éditer et y travailler avec quelques personnes choisies pour commencer, puis les partager avec l’ensemble de l’équipe si vous le souhaitez. Par exemple, notre responsable marketing a travaillé sur notre stratégie marketing pour 2020 avec quelques collègues avant de la partager avec l’ensemble de l’entreprise, elle est donc consultable ici. Vous pouvez partager une page avec une personne donnée et vous en tenir là jusqu’à la fin des temps, ou faire glisser la page partagée dans la section « Espace de travail » quand vous le souhaitez, pour que tout le monde y ait accès.

Il y a des choses que vous souhaitez garder pour vous ? La section « Pages privées » est là pour ça. Beaucoup d’employés de Notion conservent des tâches et des notes personnelles dans leurs pages privées. C’est un peu votre cabane dans les bois : un endroit pour réfléchir et travailler en solitaire.

Si vous consultez souvent une page donnée et souhaitez y accéder à la vitesse de la lumière, vous pouvez l’ajouter à vos favoris. Elle apparaîtra ainsi tout en haut de votre barre latérale, et vous pourrez y accéder en un clic.

Tout comme la section « Pages partagées », la section « Favoris » contiendra des pages différentes d’une personne à l’autre.

Il est utile d’ajouter à vos favoris les pages liées au projet sur lequel vous travaillez actuellement. Vous pourrez toujours les supprimer une fois le projet terminé.

Chaque employé doit pouvoir lire les documents les plus importants de l’entreprise. Notre page « OS » donne aux membres de l’équipe un aperçu des priorités et des objectifs de l’entreprise. Cela nous aide à contribuer aux objectifs communs et à faire corps en appliquant tous les mêmes principes.

Mais nous ne pourrions pas avancer sans savoir d’où nous venons. Notre page « OS » retrace aussi les précédentes itérations des pages « Mission » et « Stratégie », pour nous aider à faire des choix éclairés en tenant compte de notre historique.

Notre culture de la transparence passe aussi par le dialogue, notamment à travers la page « FAQ d’entreprise ».

• Elle intervient chaque semaine lors de nos réunions plénières.

• Avant la réunion, les employés y posent des questions, qui peuvent recevoir les votes d’autres employés.

• Celles qui reçoivent le plus de votes sont abordées en priorité.

• Ce type de forum permet de faire entendre toutes les voix.

Il est (presque) impossible de savoir exactement sur quoi les autres travaillent, tant au sein d’une équipe qu’à l’échelle de l’entreprise. Pour éliminer les silos d’informations entre services, nous avons créé un système de tâches transversales autour desquelles s’articulent toutes les équipes.

Cette seule base de données regroupe toutes les tâches de tous les employés de toutes les équipes, soit 20 000 tâches. Et en quelques clics, on peut les trier et les visualiser comme on le souhaite. Cette base ne couvre pas uniquement l’ingénierie, mais aussi des tâches liées au marketing et aux ventes.

Voici comment nous l’organisons :

Chaque colonne représente l’état de la tâche. Cela nous permet de visualiser facilement son avancement et de voir si elle est en cours, ou si elle doit avoir lieu cette semaine ou la suivante. Il n’y a plus de doute possible sur l’état d’avancement d’une tâche, car il apparaît directement sur le tableau des tâches.

Chaque tâche est associée à un ensemble de propriétés, ce qui la rend facile à comprendre. Ces propriétés comprennent, entre autres, le nom de la personne à qui la tâche est assignée, l’équipe dont elle fait partie, le projet auquel elle est associée et la date d’échéance.

Chaque tâche est une carte. Vous pouvez ajouter toutes les informations dont vous avez besoin (pour accomplir la tâche, par exemple) dans la carte elle-même. Notes, images, recherches, rédaction, planification, documents, etc. : tout est regroupé au même endroit.

Comme il y a beaucoup de tâches, il est utile d’avoir différentes vues pour les filtrer par équipe, par personne ou par projet. Les vues sont basées sur les propriétés associées à la tâche. Vous voulez voir uniquement les tâches liées au marketing ? Il y a une vue pour ça. Vous pouvez même créer une nouvelle vue en appliquant un filtre de votre choix, afin de visualiser uniquement les informations qui vous sont utiles.

Dans cette base de données, nous avons aussi créé des modèles qui correspondent à des tâches spécifiques. Par exemple, si vous envoyez un rapport de bug, vous pouvez créer un modèle réutilisable. Ainsi, tout le monde peut traiter les problèmes de la même manière, ce qui accélère le travail et améliore la cohérence. Ce processus aide la personne chargée de corriger le bug à trouver les informations dont elle a besoin pour le faire efficacement.

En matière de documentation, beaucoup d’entreprises sont confrontées à l’un de ces deux problèmes :

1. Il n’y en a tout simplement pas, auquel cas il y a souvent une perte de contexte lors de l’attribution des projets, une mauvaise communication sur les décisions et un sentiment d’isolement des équipes qui travaillent à distance, qui ne sont pas bien informées de ce qui se passe au siège de l’entreprise.

2. La documentation n’est pas centralisée et s’éparpille donc un peu partout. Par conséquent, personne ne travaille avec les mêmes informations, et celles-ci ne sont pas exploitables.

Chez Notion, nous misons beaucoup sur l’écrit (et l’organisation) pour éviter ce genre de problèmes.

Les documents nous aident à prendre des décisions, à partager des idées et à réfléchir ensemble (y compris à distance). Les problèmes sont résolus collectivement. Après tout, plus on est de cerveaux, mieux on réfléchit.

Mais cette culture de la documentation est également essentielle à la cohésion de l’équipe. Chacun peut faire entendre sa voix, même sans être présent à une réunion ou au bureau, ni même basé dans le même pays. Le fait de recourir beaucoup à l’écrit pour mener nos réflexions nous aide à mieux travailler ensemble.

La mention « Appel à commentaires » (RFC) apparaît fréquemment dans nos messages Slack. Elle désigne des documents créés pour recueillir les commentaires de l’équipe, qu’il s’agisse d’une spécification de produit, d’une proposition de nouveau programme d’entreprise, d’une campagne d’e-mails, etc.

Chez Notion, nous stockons toutes les RFC au même endroit et les partageons sur Slack pour que tout le monde puisse intervenir. En pratique, les RFC sont stockées dans notre base de données « Documents ». Nous y stockons tous les écrits partagés. Dès que je crée un document, je n’ai pas à me poser la question d’où il devrait aller.

La page « Documents » comprend des projets, des RFC, des mémos, des objectifs, etc. Elle est organisée par date de création (la plus récente en premier), mais peut également être triée par étiquette ou propriété, selon les informations que nous avons associées à chaque document, notamment son type, son état d’avancement ou encore le projet auquel il est lié.

Chacune des propriétés mentionnées ci-dessus peut être utilisée pour filtrer ou trier la base de données documentaire.

Si vous avez marqué un document comme une RFC, vous pouvez choisir de ne voir que les documents associés à cette étiquette.

Si vous ne voulez pas trier les résultats, vous verrez simplement la liste des documents, qui les a créés et quand. D’après notre expérience, la meilleure façon de les trier par défaut est de faire apparaître les éléments les plus récents en tête de liste. Mais nous n’avons pas seulement accès aux éléments récents : cette base de données nous permet aussi de retracer l’historique des décisions que nous avons prises.

Cela nous permet de mieux apprendre de nos expériences.

Tout le contexte expliquant pourquoi nous avons pris une décision se trouve dans le document concerné, qui peut être facilement extrait des archives.

Chez nous, la transparence n’est pas une valeur éphémère. Elle fait partie intégrante de notre façon de travailler et de notre identité. Une bonne gestion de la documentation et de la collaboration en équipes est essentielle pour assurer la transparence.

« Cette réunion est-elle vraiment utile ? »  Nous l’avons tous déjà pensé.

Bien sûr, les réunions sont parfois nécessaires, notamment pour prendre des décisions. Elles favorisent la communication au sein de l’équipe. Et rien de tel qu’un échange en direct pour communiquer les idées de façon exhaustive.

Et puis, il y a les réunions superflues, celles qui restent stériles et nous font perdre du temps.

Mais le plus gros problème des réunions en personne, c’est que les absents ne savent pas ce qui s’y dit.

Pour résoudre ce problème, nous avons créé un système de notes qui permet de tenir tout le monde au courant et de cultiver la transparence à l’échelle de l’entreprise.

La documentation est si riche et abondante dans Notion qu’on y trouve généralement les réponses qu’on cherche sans avoir besoin d’organiser une réunion en personne. Mais lorsqu’une réunion s’avère nécessaire, nous prenons toujours des notes.

À l’instar de notre page « Documents », nous avons une page « Notes de réunion », qui regroupe toutes les notes de toutes les réunions, pour toutes les équipes. Cela nous aide à combler les failles de communication entre différents services de l’entreprise.

Vous avez ici une vue de toutes les réunions d’équipe, triées par date, avec la plus récente en haut. Vous pouvez aussi filtrer ces réunions grâce aux étiquettes.

Par exemple, l’équipe marketing se réunit chaque semaine et partage ses notes ici. Vous pouvez filtrer la liste complète des notes de réunion pour afficher uniquement les sujets que l’équipe marketing a abordés.

Lorsque vous créez une nouvelle série de notes de réunion, vous pouvez aussi choisir parmi plusieurs modèles, et y ajouter des étiquettes pour catégoriser la réunion efficacement. Qu’il s’agisse de la réunion hebdomadaire de l’équipe marketing ou d’un entretien téléphonique avec un utilisateur pour un retour sur le produit, tout est stocké et classé ici. Et tout le monde peut y accéder.

Nous avons fait ce choix pour que les gens n’aient pas besoin d’assister à une réunion pour savoir ce qui s’y est dit. Par exemple, l’équipe marketing lit toujours les notes des réunions de l’équipe ingénierie. Elle garde ainsi un œil sur l’évolution du produit, et peut s’organiser en conséquence.

Lorsque les mêmes informations sont partagées avec tous les membres de l’équipe, tout le monde peut travailler de manière cohérente dans la même optique, même si une poignée de personnes seulement sont présentes en salle de réunion.

En parallèle des espaces consacrés à la communication entre équipes, chaque équipe dispose toujours de sa propre page.

Dans ces espaces attitrés, chaque équipe peut travailler à sa façon pour être plus productive. Vous pouvez y organiser vos projets, suivre leur avancement, y déposer vos documents… Vous façonnez cet espace de A à Z. Par exemple, notre équipe marketing y inclut son calendrier éditorial. Notre équipe commerciale y retrouve son CRM. Et vous, que pourriez-vous ajouter à votre wiki d’équipe ?

Ces pages restent accessibles à toutes les équipes, de façon à ce que chacun puisse aller chercher des informations sur la page d’une autre équipe au besoin, et comprendre sur quoi elle travaille.

• La barre latérale vous permet d’afficher facilement toutes les pages imbriquées.

• Vous pouvez aussi utiliser la recherche Notion [ctrl/cmd + p] pour trouver tout ce dont vous avez besoin.

Il est essentiel d’avoir un système de partage d’informations de ce type. À défaut, vous risquez de voir la cadence de travail ralentir, et vos équipes risquent de fonctionner de manière de plus en plus déconnectée, à mesure qu’elles s’isolent dans leurs propres outils et réunions. Lorsque Brittany, membre de notre équipe commerciale, a eu besoin du logo Notion le plus récent, elle l’a trouvé immédiatement, comme s’il avait été livré juste pour elle.

En général, pour obtenir une information auprès d’une autre équipe, il faut la demander. De son côté, la personne qui vous répond doit elle-même rechercher des informations, qui sont souvent éparpillées à différents endroits. Un tel fonctionnement est délétère, car il perturbe constamment la concentration des équipes et bloque la progression du travail.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’utilisation des pages individuelles par nos équipes Notion.

Comme vous pouvez le voir ci-dessous, notre section « Produit et ingénierie » contient un solide corpus documentaire. Absolument tout y est répertorié, du système d’intégration des nouveaux employés aux guides sur les infrastructures et les plateformes.

Et si les membres des autres équipes ont besoin d’accéder à ces informations, elles sont classées de façon cohérente grâce aux en-têtes et colonnes, ce qui simplifie grandement la recherche.

Le tableau kanban des projets de l’équipe permet à tous les membres de l’entreprise de s’informer sur les grands projets à venir qui auront des répercussions sur le produit.

• Les colonnes sont organisées par statut :

  • À venir

  • Planification

  • Implémentation

  • Terminé

• Chaque projet est attribué à un administrateur.

• Et chaque projet comporte une série d’étiquettes qui indiquent notamment :

  • ses répercussions ;

  • une estimation du périmètre ;

  • tout commentaire associé au projet.

Les cartes des projets permettent d’accéder rapidement à l’ensemble du contexte et des commentaires qui y sont liés. Et comme tout est également lié à notre tableau des tâches, nous pouvons regrouper toutes les tâches liées à un projet spécifique au même endroit. De cette façon, personne n’est dans le flou, car tout l’historique du produit est à portée de main — de sa conception à son déploiement.

Calendriers de lancement, actifs de marque, idées et inspirations… Tout est centralisé sur la page d’accueil de l’équipe marketing. Comme les autres équipes, notre équipe marketing regroupe et organise ses documents pour y accéder facilement.

Elle est souvent au four et au moulin, car elle intervient sur plusieurs projets à la fois. Il est donc essentiel qu’elle puisse se concentrer sur les tâches les plus importantes, par ordre de priorité.

Chaque projet contient une série de tâches. Quand on travaille sur plusieurs projets en même temps, on peut facilement s’emmêler les pinceaux et négliger certaines tâches. Pour s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet, l’équipe marketing utilise des filtres spéciaux pour visualiser ses priorités dans le tableau kanban des tâches de l’entreprise.

Le tableau kanban des pages d’atterrissage constitue une vue.

Et le tableau des illustrations constitue une autre vue.

Toutes ces pages existent séparément dans l’espace de travail de l’équipe marketing, mais elles peuvent être affichées dans des vues filtrées d’un même tableau de tâches (grâce aux étiquettes). Ainsi, l’équipe marketing peut se concentrer sur ses tâches prioritaires, comme l’ajout d’illustrations aux pages d’atterrissage.

Et chaque fois qu’une tâche est mise à jour dans l’une ou l’autre de ces pages, cette mise à jour se reflète dans le tableau kanban des tâches commun à toute l’entreprise.

Les vues filtrées permettent de se concentrer efficacement sur les tâches les plus importantes.

Nos équipes commerciales et expérience client travaillent main dans la main : elles apprennent constamment l’une de l’autre. De quoi se plaignent les utilisateurs ? Comment résoudre ces problèmes ? Comment créer une meilleure expérience pour nos clients ?

• Dans cette optique, ces deux équipes gèrent des bases de données où elles partagent les renseignements qu’elles recueillent lors de leurs conversations téléphoniques avec les clients.

• C’est une bonne façon d’accélérer la courbe d’apprentissage.

• Les membres d’autres équipes peuvent aussi contribuer à cette base de données partagée.

Lorsque Vivek a intégré l’équipe commerciale de Notion, il immédiatement trouvé tout ce dont il avait besoin pour prendre ses marques : guides de vente, programme d’intégration, calendriers prévisionnels, etc. Ces ressources lui ont permis de progresser rapidement et, très vite, il a pu contribuer à son tour au partage de connaissances entre les équipes commerciales et expérience client.

Notre base de données « Notes de réunion » contient une vue filtrée pour l’équipe commerciale. Chaque fois que Vivek a un appel client, il y dépose ses notes.

Le contexte donné par les précédents appels influence grandement le contenu des prochaines conversations. Lorsqu’un membre de l’équipe commerciale récupère une information intéressante, toute l’équipe en profite.

À commencer par Lillie, chargée de l’expérience client. Ces précieuses informations vont lui révéler ce que nos clients disent du produit.

Elle pourra lire les notes de Vivek et ajouter, par exemple, un client élogieux à notre base de données « Suivi satisfaction », qui se trouve également dans l’espace de travail « Ventes et expérience client ».

Et ça marche dans les deux sens : si Vivek a besoin d’un témoignage à partager avec un client potentiel, il saura exactement où trouver le profil dont il a besoin. Ce partage d’informations aide les deux équipes à optimiser l’expérience de nos clients — existants et potentiels. Les deux listes qu’elles gèrent sont des observatoires de l’expérience client.

Si vous n’avez pas de listes faciles à mettre à jour et à partager avec les membres de l’équipe, vous risquez de passer à côté de ce qui se passe en première ligne, à savoir comment les gens utilisent votre produit et ce qu’ils en pensent.

Notre service client fonctionne comme une communauté et fait office de passerelle entre les clients et l’entreprise. Nos responsables du service client traitent des milliers de messages par semaine et répondent aux questions parfois complexes que leur posent les utilisateurs de Notion.

Pour vous donner une idée du volume, voici une liste de tous les commentaires que nous avons reçus, catalogués et étiquetés en fonction de leur nature.

Cette liste contient des dizaines de milliers de notes individuelles. Nous prenons connaissance de tous les commentaires qui nous sont envoyés — bons ou mauvais — et nous les conservons pour en tirer les bons enseignements. Sans ce type de base de données, les commentaires des clients pourraient nous filer entre les doigts.

Mais alors, comment rendre ces commentaires exploitables ?

• Notre système d’étiquettes permet de classer les commentaires des utilisateurs par catégorie.

• En fonction de ses étiquettes, chaque commentaire sera intégré dans la feuille de route de nos projets d’ingénierie, à l’aide d’une base de données relationnelle.

• Chaque fois qu’un client nous demande de développer une fonctionnalité, nous l’ajoutons à notre feuille de route, comme un vote.

On peut apprendre à connaître ses collègues en collaborant sur des projets, ou à la pause déjeuner. Mais chez Notion, nous allons encore plus loin avec un répertoire à visage humain, qui contient toutes les informations sur les personnes à l’origine du produit.

Fidèle à la culture Notion, ce répertoire joint l’utile à l’agréable. Il contient les lignes directrices de notre vision d’entreprise, des instructions pour faire une demande de congés payés, et le mot de passe de notre réseau wifi.

Mais il contient également des éléments plus amusants, comme notre commande hebdomadaire de bubble tea, nos événements et une liste de lecture. Intégrer nos passions personnelles à notre environnement de travail nous permet de tisser des liens plus étroits, qui vont au-delà des formalités de bureau.

Dans cette optique, nous incitons chacun à se présenter à sa façon.

Voici à quoi ressemble le répertoire Notion. Tous les employés y figurent, ainsi que l’équipe à laquelle ils appartiennent, leur ancienneté dans l’entreprise, et des infos plus personnelles comme leur signe astrologique.

Chacun y a sa page de présentation, que nous appelons « parcours de vie ». Les employés y racontent les expériences de vie qui ont forgé ce qu’ils sont aujourd’hui. Cela donne un aperçu de ce que nous faisons en dehors du bureau, nous permet de mieux nous connaître, et de rester curieux les uns des autres.