El sistema de gestión de proyectos de la escritora de temas científicos Swapna Krishna
Como escritora independiente, Swapna Krishna se pasa el día escribiendo sobre el espacio, la ciencia, la tecnología y, a veces, Star Trek. Además de elaborar hasta 7 piezas de contenido a la semana, también se ocupa de equilibrar el negocio del escritor: plazos, facturas, notas y viajes. El sistema de gestión de proyectos que construyó en Notion la ayuda a organizar todo el trabajo que lleva entre manos.
Swapna Krishna
Freelance writer
Saber a simple vista el estado de cada proyecto independiente
Swapna siempre tiene un puñado de trabajos independientes que tiene que compaginar con su trabajo de marketing a tiempo completo. Saber siempre el estado en el que se encuentra cada proyecto se convirtió en todo un trabajo. ¿La publicación aceptó el proyecto? ¿Ya están revisadas las ediciones de ese artículo? ¿La factura ya está hecha y enviada? Cuando se viene encima un plazo de entrega, es frustrante perder tiempo buscando estas respuestas en las aplicaciones o en el correo electrónico.
Un tablero para ver todo su trabajo
Ahora, Swapna utiliza un único tablero de Notion para organizar todos sus proyectos. Cada columna representa una fase del proceso. Y cada trabajo independiente es una tarjeta, archivada según la situación actual del proyecto. Una vez que presenta un artículo a su editor, lo arrastra a esa columna. Si necesita comprobar los hechos, también hay una columna para ello. Con Notion, Swapna tiene una visión completa de cada proyecto, y así tiene claro lo que ha hecho y lo que tiene que hacer a continuación.
Notion ha revolucionado totalmente mi forma de trabajar porque puedo ver todo lo que estoy haciendo a la vez y saber qué es lo que tengo que hacer.
Tareas, contexto y viajes: todo al alcance de la mano
Cada proyecto independiente que Swapna lleva a cabo viene acompañado de su propia colección de tareas o notas específicas, ya sea una lista de científicos con los que hablar o artículos que leer sobre el tema. Sin un lugar en el que recopilar los recursos, sería fácil perder de vista la información vital que ayuda a convertir un borrador en un artículo pulido.
Notas exhaustivas, vinculadas a cada tarea
Ahora, Swapna hace que cada proyecto tenga su propia página de Notion, que vive en el tablero donde hace el seguimiento de todos sus proyectos. Esto es especialmente útil cuando viaja, como cuando asistió a la rueda de prensa y al estreno de Star Trek Picard. Las reservas de hotel, los billetes de avión y los calendarios de los eventos, normalmente dispersos en el correo electrónico y en las aplicaciones, se encuentran en un solo lugar. Incluso creó una subpágina para calcular el tiempo de viaje entre reuniones teniendo en cuenta el tráfico de Los Ángeles. En lugar de rebuscar en un pajar digital, Swapna sabe exactamente dónde encontrar lo que necesita.
Tengo que ser muy organizada porque, de lo contrario, las cosas se me escapan. Las páginas de Notion son como un registro de todo lo que necesito para cualquier proyecto.
Los diferentes espacios de trabajo mantienen el trabajo y la vida en orden
Es fácil que la vida laboral llegue a invadir la vida personal. Swapna es madre primeriza (más que un trabajo a tiempo completo), lo que compagina con ser autónoma, esposa y creadora de contenidos a tiempo completo. Este año ha decidido dar prioridad a la familia, lo que significa mantener un horario de trabajo estricto.
Uno para casa y otro para escribir
Swapna tiene dos espacios de trabajo en Notion. Fuera del trabajo, utiliza Notion para ser productiva también en su vida doméstica —por ejemplo, para saber si ha pagado la niñera de este fin de semana— mientras mantiene su compromiso de centrarse en la familia mientras no está trabajando. Incluso cuando viaja para cubrir un reportaje, crea una página de Notion para su marido con una lista de comprobación de todo lo necesario en el ámbito doméstico. Los dos mundos de Swapna se encuentran en Notion, pero se mantienen lo suficientemente separados como para darle tranquilidad.
Notion tiene la flexibilidad de ser todo lo que necesites que sea sin llegar a abrumarte.
