¿Qué son las reuniones de 10, y por qué le convienen a tu equipo?

Todos los emprendedores, facilitadores y equipos directivos de startups tienen algo en común: tienen que hacer todo lo que esté a su alcance para fomentar el éxito. Además, en un mercado donde los cambios son constantes, la eficiencia es fundamental para lograr los objetivos. El tiempo de cada persona vale más que nunca, y con procesos tediosos no se llega a ninguna parte. 

Las reuniones deben generar debates útiles, aportar información esencial y estimular resultados extraordinarios, sin pérdida de tiempo. Con el esfuerzo adecuado puedes contribuir a que las reuniones de tu startup cumplan todas estas condiciones y saquen un 10 sobre 10; es decir, que sean reuniones de 10.

El concepto y la estructura de las reuniones de 10 fueron creadas por Entrepreneurial Operating System (EOS), una organización que ayuda a las empresas a lograr sus objetivos. Esta empresa detectó que, en promedio, las personas en puestos de liderazgo daban sus reuniones una calificación de 4 sobre 10, ni siquiera un aprobado. Para resolver este problema desarrollaron un nueva manera para hacer reuniones, que siempre se traduce en un resultado de 10. 

En las reuniones de 10 todo se basa en atenerte de manera estricta a una agenda coherente. Las reuniones deben ser semanales y durar 90 minutos, empezar con un check-in de unos minutos, seguido de un extenso resumen de los avances de tu equipo y un análisis de los tres temas más urgentes. Para que la conversación no se descarrile, cada sección tiene una duración limitada.

Gracias a estos parámetros preestablecidos, cada persona sabe qué esperar y cómo prepararse de manera adecuada. Como las reuniones EOS empiezan y terminan con puntualidad, pase lo que pase, los miembros de tu equipo estarán motivados para llevar ideas concretas y materiales relevantes a la mesa. 

El puntaje es una característica fundamental de una excelente reunión de 10. Al terminar, cada persona participa en la puntuación de la efectividad de la sesión y hace recomendaciones para mejorar (de haberlas). Si una reunión semana semanal no logra una calificación de diez, tu equipo deberá analizar dónde el debate se quedó corto y esforzarse por lograr una calificación perfecta para la próxima.

90 minutos para una reunión puede parecer mucho, pero con una agenda ambiciosa, este tiempo resulta más corto de lo que imaginas. Esta limitación estricta hace que la conversación fluya sin desbordarse, pero con el riesgo de que se acabe el tiempo antes de tocar todos los temas previstos.

Aquí te contamos cuáles son los pros del sistema 10, junto con algunos de sus contras:

• Respeto por los tiempos: la limitación estricta de la duración de las reuniones de 10 estimula la productividad al máximo y les permite a sus participantes regresar a sus otras prioridades.

• Enfoque en las objetivos: como las reuniones de 10 solo se centran en los tres temas más importantes de la semana, tienen un enfoque muy preciso. Esto te ayuda a lograr tus objetivos más rápido en vez de estar dando vueltas. 

• Solución de problemas: mientras otros tipos de reuniones como las recapitulativas tratan aspectos positivos y negativos, las reuniones de 10 se limitan a resolver problemas, con solo una breve referencia a las buenas noticias. Así puedes enfocarte en el trabajo pesado.

• Límites al debate: si participas en una reunión de 10, no puedes tratar todas tus inquietudes ni empezar a divagar. La agenda de la reunión te exige mantener el enfoque, con el riesgo de perderte debates secundarios que pueden ser productivos.

• Deberes hechos: para que estas reuniones vayan sobre ruedas, hay que venir con los deberes hechos. Esta preparación requiere tiempo y esto significa que, si bien la reunión apenas toma 90 minutos, tendrás que dedicarle más tiempo. 

Una agenda infalible es la piedra angular de una reunión de 10. Hace que se cumpla cada límite de tiempo y te garantiza que se tratan todos los temas previstos. De esta manera aumentarán la productividad y la coherencia.

Aquí te mostramos cómo se ve una plantilla de una reunión de 10 y cuál es papel de cada una de las siete secciones.

Mientras el enfoque principal de las reuniones de 10 es la resolución de problemas, la agenda dedica cinco minutos a las buenas nuevas. En el arranque de la reunión cada participante comparte una buena noticia, ya sea personal o profesional. Puedes tomarlo como una ronda para romper el hielo.

En la sección de indicadores clave de rendimiento (KPI), dedicarás cinco minutos a revisar las principales métricas que estás monitoreando. Estas métricas pueden incluir ingresos, pérdida o crecimiento de ingresos; cualquier dato que consideres muy importante para tu empresa. Pide a los miembros pertinentes del equipo que presenten los datos correspondientes con una breve explicación.

Aprovecha este espacio de cinco minutos para revisar algunos objetivos trimestrales. EOS llama estos objetivos 'hitos': las prioridades relacionadas con el núcleo de tus operaciones. Incrementar los ingresos un 10 % antes de que acabe el trimestre es un hito, mientras que un elemento de acción como programar una sesión de capacitación para un nuevo software no lo es.

En la sección de novedades, cada persona comparte una noticia sobre un cliente o un miembro del equipo. Esta noticias deben ser concisas y no entrar en detalles, como si fueran titulares de noticias: "Cerramos un nuevo negocio con cliente X". Aquí no hay que profundizar tanto. Si el titular plantear algún problema, déjalo para mas adelante en la reunión.

Esta lista incluye elementos de acción menores que no entran en la categoría de hitos, como agendar una llamada con un inversor o dar el visto bueno a un proyecto. Una lista de control te permite saber cuáles tareas tu equipo terminó y cuáles quedan por hacer. Si esta tarea toma más de una o dos semanas o si está relacionada con tus objetivos trimestrales, pásala a la sección de hitos. 

La sección IDR de la agenda de una reunión de 10 es la de mayor duración por algo: es tu oportunidad para debatir cuestiones más importantes y qué esta haciendo cada persona para resolverlos.

Empieza por describir las cuestiones de manera breve y clasifícalas por orden de prioridad. Céntrate apenas en las tres cuestiones más importantes que tienes que enfrentar esta semana. En el mejor caso, las plasmaste por escrito antes para que todo el equipo sepa de qué quieres hablar y para que puedan brindar información actualizada si fuera necesario. 

A continuación, abre el debate. Estimula el debate y las lluvias de ideas, desenreda el problema y extra la mayor cantidad posible de información para que cada persona lo entienda a fondo. Aprovecha la conversación para ver distintas maneras de avanzar y anota elementos de acción para la lista de tareas pendientes. 

Por ejemplo, un cliente importante de tu agencia de marketing dice que tal vez no renueven contrato. La sección IDR puede ayudarte a analizar por qué este cliente se lo está pensando. Tal vez porque no están obteniendo los resultados que esperaban. ¿A qué se debe? ¿La campaña de tu equipo no va dirigida a la audiencia objetivo adecuada? ¿El mensaje está errando el tiro? Formula hipótesis sobre la raíz del problema y haz un lluvia de ideas para encontrar soluciones. Tal vez optes para cambiar el estilo y el tono de futuras campañas. 

Cuando la reunión llega a la marca de los 85 minutos, es hora de terminar, sí, incluso si no tocaste todos los temas que querías. La coherencia es clave en una reunión de 10 y cada semana debe terminar a la misma hora. 

Aprovecha estos últimos cinco minutos para repasar la lista de tareas pendientes, para identificar qué (de haberla) información debes compartir con quienes no participaron en la reunión y pedir a tu equipo que puntúe la sesión. Con el tiempo, las puntuaciones deben ir subiendo hasta que solo haya 10's en el pizarrón.

Dirigir una reunión de 10 es prácticamente imposible sin una agenda bien definida. Con una descripción clara de cada sección y su límite de tiempo correspondiente evitarás que la conversación se descarrile. 

La plantilla para reuniones de 10 de Notion es tu mejor trampolín para implementar un sistema 10. Con toda la documentación bien organizada, tendrás cubiertos todos los aspectos para estimular un debate productivo y no se te pasará ningún elemento de acción. 

Esta plantilla te lleva de la mano por todas las secciones de la reunión e incluye: 

• Campos para titulares individuales de buenas noticias 

• Etiquetas e indicaciones de estado para tareas de la lista de tareas pendientes

• Etiquetas para propietarios y equipos para objetivos trimestrales 

• Campos para titulares individuales sobre clientes

• Una lista de control para elementos de acción existentes y futuros

• Tarjeta de puntuación para calificaciones individuales 

Si lideras un equipo, siempre tienes algo que hacer. No cuentas con el tiempo ni con el espacio mental para guardar agendas para memorizar las agendas de tus reuniones; nadie, por cierto. Con una plantilla replicable para cada reunión, todas las reuniones tendrán una estructura uniforme y tu equipo se enterará de todo.

Echa un vistazo a la base de datos con plantillas de Notion y mejora la efectividad de tus reuniones, sin importar si siguen el esquema de 10 o una estructura personalizada que se ajusta perfectamente a tu startup. Utiliza la plantilla para reuniones EOS para actualizar tus notas, aprende cómo crear un cronograma de proyecto funcional y haz un seguimiento más eficaz de tus objetivos anuales.