¿Qué son las reuniones de 10 y por qué debería tenerlas tu equipo?

Los emprendedores, los promotores y los equipos directivos de las startups tienen al menos una cosa en común: tienen que hacer un gran esfuerzo para favorecer las posibilidades de éxito. En en un mercado que avanza a un ritmo vertiginoso, la eficiencia es fundamental para alcanzar los objetivos. El tiempo de todos es más valioso que nunca, y los procesos tediosos simplemente no sirven. 

Las reuniones deben suscitar un diálogo fructífero, presentar perspectivas decisivas y propiciar resultados tangibles, todo ello sin perder el tiempo. Con el esfuerzo adecuado, puedes conseguir que las reuniones de tu startup alcancen todos los objetivos y se conviertan en reuniones de 10.

Entrepreneurial Operating System (EOS), una organización que se dedica a ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos, creó el concepto y el modelo de las reuniones de nivel 10. La empresa descubrió que, de media, los líderes calificaban sus reuniones con un 4 sobre 10; ni siquiera un aprobado. Para resolver este problema, desarrolló una nueva forma de celebrar reuniones para siempre sean de 10. 

Las reuniones de 10 tienen que ver con mantener una agenda consistente y estricta. Deben celebrarse semanalmente y durar 90 minutos, comenzando con unos minutos de toma de contacto, seguidos de una exposición general de los progresos del equipo y profundizando después en los tres problemas más apremiantes. Cada sección tiene un límite de tiempo para que la conversación no se desvíe del tema.

Gracias a estos parámetros preestablecidos los participantes saben qué esperar y pueden prepararse. Las reuniones de EOS empiezan y terminan puntualmente, pase lo que pase, lo que anima a tu equipo a llevar a la mesa ideas concretas y materiales significativos. 

La puntuación es una característica esencial de una buena reunión de 10. Al final de la sesión, todos valoran cómo ha sido de eficaz e incluyen notas para mejorarla (si es necesario). Si la reunión de una semana no ha sido como se esperaba, tu equipo puede analizar dónde se quedó corta la discusión y esforzarse por conseguir una puntuación perfecta la próxima vez.

Una reunión de 90 minutos puede parecer larga, pero cuando la agenda está cargada de puntos a tratar, es menos tiempo de lo que crees. Tener unos límites estrictos hace que la conversación no se alargue más de la cuenta aunque por contrapartida pueden interrumpirte antes de que cubras todos los puntos.

Éstas son las ventajas que puedes esperar del sistema de las reuniones de 10, junto con algunos de sus inconvenientes:

• Respeto por el tiempo: las reuniones de 10 tienen un límite de tiempo estricto, lo que fomenta la máxima productividad y garantiza que todos los involucrados puedan volver rápidamente a otras prioridades.

• Enfoque en los objetivos: dado que en las reuniones de 10 se abordan solo los tres temas más importantes de la semana, tienen un enfoque claro; lo que lo contribuye a alcanzar los objetivos más rápido en lugar de ir de un lado para otro. 

• Resolución de problemas: mientras que en otras reuniones, como las post-mortem, se aborda lo que ha ido bien y lo que ha ido mal, las reuniones de 10 se centran en la resolución de problemas y solo se hace una rápida mención de las buenas noticias. Esto te permite concentrarte en la acción pura y dura.

• Debate restringido: en una reunión de 10, los miembros del equipo no pueden abordar todas y cada una de las preocupaciones que van surgiendo ni irse por temas tangenciales. El orden del día de la reunión exige que se mantenga el enfoque en la tarea, así que se pueden perder debates paralelos productivas.

• Trabajo de preparación: para que estas reuniones se desarrollen sin problemas, todos deben prepararse de antemano. Este trabajo de preparación lleva tiempo, por lo que, aunque la reunión dure solo 90 minutos, en realidad te lleva más horas. 

Una agenda infalible es la piedra angular de una reunión de 10. Aplica cada límite de tiempo y se asegura de que no olvida ningún tema de conversación, lo que aumenta la productividad y la coherencia.

Aquí puedes ver una plantilla de reunión de 10 y el papel que desempeña cada una de las siete secciones.

Aunque las reuniones de 10 se centran en gran medida en la resolución de problemas, la agenda permite cinco minutos de celebración. En el inicio, cada participante comparte una buena noticia, ya sea personal o profesional. Considéralo como la ronda para «romper el hielo» de la reunión.

En la sección de indicadores clave de rendimiento (KPI) de la reunión, se tomarán cinco para tener una visión general de las métricas esenciales que se están siguiendo. Estas métricas pueden incluir los ingresos, los clientes perdidos o el crecimiento, lo que sea que identifiques como los puntos de datos más importantes de tu empresa. Pide a cada miembro pertinente del equipo que presente los datos correspondientes con una breve explicación.

Utiliza este espacio de cinco minutos para revisar algunos objetivos trimestrales críticos. EOS denomina a estos objetivos «rocas», es decir, prioridades que constituyen el núcleo de vuestras operaciones. Aumentar los ingresos un 10% al final del trimestre es una roca, pero una acción como programar una sesión de formación sobre un nuevo software no lo es.

En esta sección, todo el mundo comparte información nueva sobre un cliente o empleado. Estas novedades deben ser tan concisas y superficiales como un titular: «Hemos cerrado un nuevo acuerdo con X cliente». No entres en demasiados detalles. Si la novedad plantea un problema, guárdala para más adelante en la reunión.

Esta lista es para acciones menos importantes que no se consideran «rocas», como concertar una llamada con un inversor o dar luz verde a un proyecto. Utilizar una lista de verificación te permite saber qué ha terminado tu equipo y qué queda por hacer. Si la acción lleva más de una o dos semanas o está relacionada con los objetivos trimestrales, pásala a la sección de «rocas». 

La sección IDS de una agenda de 10 es la más larga por una razón: es la oportunidad de hablar sobre problemas más importantes y lo que cada uno está haciendo para resolverlos.

Comienza por exponer los problemas y ordenarlos por prioridad. Fíjate solo en los tres problemas más importantes que debes abordar esa semana. Lo ideal es que los escribas de antemano, para que todos sepan lo de los que vas a hablar y puedan aportar información si es necesario. 

A continuación, abre el debate. Fomenta el debate y la lluvia de ideas, planteando el problema y extrayendo toda la información posible para que todo el mundo lo entienda. Aprovechad la conversación para explorar formas de avanzar y empezad a redactar medidas para resolver el problema que se incluirán en la lista de tareas pendientes. 

Supongamos que trabajas en agencia de marketing y un cliente clave dice que es posible que no renueve su contrato. La sección IDS puede ayudaros a analizar por qué este cliente tiene dudas. Tal vez no está viendo los resultados que esperaban. ¿Por qué sucede esto? ¿La campaña de tu equipo no se dirige al público adecuado? ¿El mensaje no está llegando? Formulad hipótesis sobre la raíz del problema y comenzad a pensar en soluciones. Tal vez se decida cambiar el aspecto de futuras campañas. 

Cuando la reunión llega a la marca de los 85 minutos es hora de concluirla, aunque no se hayan tratado todos los temas que se querían tratar. Una reunión de 10 se basa en la coherencia, y debe terminar a la misma hora todas las semanas. 

Dedica estos últimos cinco minutos para repasar la lista de tareas pendientes, determinar qué información debes compartir con personas que no hayan asistido a la reunión y pedir a tu equipo que valore la sesión. Con el tiempo, la valoración debería mejorar hasta que haya un 10 en cada elemento del tablero.

Una reunión de 10 es prácticamente imposible de organizar sin una agenda clara. Esbozar cada sección y establecer los límites de tiempo es lo que mantiene la conversación en el buen camino. 

La plantilla de agenda para reuniones de 10 de Notion es la mejor plataforma de lanzamiento para un sistema de 10. Al contar con un sistema de documentación organizado, se abordarán todos los temas, se fomentará un debate productivo y se recordarán todas las acciones. 

Esta plantilla te guía por todas las secciones clave de la reunión, e incluye: 

• Campos para las buenas noticias rápidas 

• Etiquetas y estados para las tareas de la lista de tareas pendientes

• Etiquetas de propietario y equipo para los objetivos trimestrales 

• Campos para los titulares sobre clientes

• Lista de verificación de acciones pasadas y futuras

• Un panel de puntuación con campos para las calificaciones individuales 

Si diriges equipo, no tienes tiempo que perder. No tienes tiempo ni cabeza para memorizar los guiones de las reuniones; nadie lo tiene. Pero si utilizas una plantilla para cada reunión, conseguirás que sean coherentes y tu equipo no se perderá ni un detalle.

Explora la base de datos de plantillas de Notion y empieza a organizar mejor las reuniones, ya sea que quieras seguir el modelo de 10 o crear una agenda personalizada que se adapte a tu startup como un guante. Utiliza la plantilla de reuniones de EOS para tomar las mejores notas, aprender a crear un calendario de proyectos útil y llevar un seguimiento más eficaz de los objetivos anuales.