Workspace-Einstellungen

Um die Verwaltungsoptionen für deinen Workspace anzuzeigen, gehe in der Seitenleiste auf Einstellungen. Wenn sich das Fenster öffnet, klicke auf den Tab Einstellungen.

In diesem Fenster findest du die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

• Workspace-Namen ändern: Wir empfehlen möglichst kurze Bezeichnungen.

• Workspace-Icon ändern: Hier kannst du ein Emoji auswählen oder eigene Bilder hochladen. Empfohlen werden Bilder im Format 280 x 280 px.

Ermögliche Personen mit bestimmten E-Mail-Domains deinem Workspace einfach automatisch als Mitglieder oder als Workspace-Besitzer/-innen beizutreten, wenn du den kostenloses Plan nutzt. Bei der Anmeldung erkennt Notion die E-Mail-Adresse und fragt, ob der Nutzer oder die Nutzerin deinem Workspace beitreten möchte.

• Neue zulässige Domains sind auf die E-Mail-Domains der jeweiligen Workspace-Mitglieder beschränkt. Um eine andere Domain hinzuzufügen, muss eine Person mit einer E-Mail-Adresse dieser Domain dem Workspace beitreten.

• Mit dieser Funktion ermöglichst du neuen Mitarbeitenden den Beitritt zu deinem geteilten Workspace. Du musst dich dazu lediglich mit deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse in Notion anmelden.

• Bitte beachte, dass die Abrechnung beim Plus, Business und Enterprise Plan pro Mitglied erfolgt.

Je nachdem, wie du deinen Workspace nutzt, kannst du die gespeicherten Daten auf dich selbst oder auf dein Team beschränken. Im Enterprise Plan kannst du im Abschnitt Sicherheit zwei Arten von Einstellungen anpassen.

• Mitgliedern erlauben, das Hinzufügen anderer Mitglieder anzufordern: Diese Einstellung ist in allen Plänen verfügbar.

• Allen Nutzer/-innen erlauben, die Aufnahme eines neuen Workspace-Mitglieds zu beantragen: Diese Einstellung ist in allen Plänen verfügbar.

• Seitenzugriffsanfragen von Nichtmitgliedern zulassen: Diese Einstellung ist in allen Plänen mit Ausnahme des Enterprise-Plans verfügbar.

• Öffentliches Teilen deaktivieren: Mit dieser Einstellung verhinderst du, dass Mitglieder Notion-Sites veröffentlichen. Alle bereits im Internet veröffentlichen Notion-Sites werden deaktiviert.

• Duplizieren von Seiten in andere Workspaces deaktivieren: Mit dieser Einstellung verhinderst du, dass Mitglieder Seiten in andere Workspaces verschieben. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn viele Personen und Seiten involviert sind. In diesem Fall kann es schnell verwirrend werden und Mitglieder verlieren ihre Zugriffsberechtigung, wenn eine Seite verschoben wird.

• Export deaktivieren: Mit dieser Einstellung verhinderst du, dass Mitglieder Seiten exportieren. So stellst du sicher, dass sämtliche Daten in Notion verbleiben und keine unterschiedlichen Versionen als Markdown- oder CSV-Datei gespeichert werden.

• Die Möglichkeit für Mitglieder, Gästen auf Seiten einzuladen, deaktivieren

  • Mitgliedern erlauben, das Hinzufügen von Gästen anzufordern (verfügbar, wenn die obige Einstellung aktiviert ist)

Deine Notion-Daten werden immer in der Cloud gesichert, aber du kannst sie auch zur sicheren Aufbewahrung exportieren. Du kannst alle Seiten im HTML-, Markdown- oder (im Falle von Datenbanken) im CSV-Format sowie sämtliche hochgeladenen Dateien exportieren.

Wenn du den Business- oder Enterprise Plan nutzt, kannst du deinen gesamten Workspace als PDF exportieren. Die Funktion eignet sich vor allem für die Erstellung von Backups, wenn es um die Einhaltung von Rechtsvorschriften und Compliance-Anforderungen geht.

Seiten, auf die die jeweilige Person keinen Zugriff hat – wie etwa private Seiten anderer Personen – werden vom Export ausgeschlossen. Workspace-Admins im Enterprise Plan können sich selbst und anderen über die Inhaltssuche Zugriff auf bestimmte Seiten geben, damit diese Seiten in zukünftige Exporte einbezogen werden können. Einige Inhalte können möglicherweise auch aufgrund der Teamspace-Einstellungen nicht exportiert werden.

Im Export ist eine Sitemap (index.html) enthalten, um dir die Navigation im exportierten Workspace zu erleichtern. Die Listenelemente in der Sitemap sind lokal mit den exportierten Seiten in HTML- und Markdown-Formaten verknüpft.

So exportierst du deine Workspace-Inhalte:

1. Gehe in der Seitenleiste zu Einstellungen → Einstellungen.

2. Wähle Gesamten Workspace-Inhalt exportieren.

3. Du erhältst eine E-Mail mit einem Link, über den du deine Dateien herunterladen kannst. Dieser Link läuft nach 7 Tagen ab.

Wenn du den Business Plan oder den Enterprise Plan nutzt, kannst du über den Button Mitglieder in CSV exportieren eine Liste aller Personen in deinem Workspace erstellen.

Die exportierte CSV-Datei enthält die folgenden Angaben:

• E-Mail

• Vorname

• Nachname

• Rolle (Workspace-Besitzer/-in, Mitgliedschafts-Admin, Mitglied oder Gast)

• Eine Liste der Berechtigungsgruppen, denen die einzelnen Mitglieder angehören (durch Komma getrennt)

• Benutzer-ID