Ansichten, Filter und Sortierungen

Um Inhalte in Datenbanken darzustellen, gibt es sechs Möglichkeiten. Hier ein kurzer Überblick:

• Tabelle: Mit Tabellen kannst du Datenbankseiten als Zeilen darstellen. Jede Eigenschaft wird durch eine Spalte dargestellt.

• Board: Diese Ansicht gruppiert deine Elemente nach Eigenschaft. Du kannst es zum Beispiel als Kanban-Board verwenden, um Aufgaben von einem Status zu einem anderen zu verschieben, wenn du Schritte abschließt.

• Zeitleiste: Stelle in der Datenbank Projektmeilensteine in einer Zeitleiste dar. So hast du immer im Blick, wann Fristen anstehen und wie lange Schritte bis zum Abschluss brauchen.

• Kalender: In der Kalenderansicht werden deine Elemente auf Grundlage der Datum-Eigenschaft angezeigt.

• Liste: Listen sind sehr klare und minimalistische Darstellungen der Datenbankelemente.

• Galerie: Mit dieser Ansicht kannst du Bilder hervorheben. Du kannst die Galerie so bearbeiten, dass sie Bilder zeigt, die in der Eigenschaft Dateien und Medien enthalten sind — andernfalls zeigt die Galerie alle Inhalte auf der Datenbankseite an.

• Diagramm: Diese Ansicht stellt Datenbankelemente in einem Balken-, Linien- oder Donut-Diagramm dar, sodass du die Daten ganz einfach analysieren und Berichte erstellen kannst.

Wenn du eine neue Datenbank erstellst, musst du ein Layout für die Standardansicht auswählen. Danach kannst du eine neue Ansicht erstellen, indem du neben deinen vorhandenen Ansichten auf + klickst. Abhängig von deiner Bildschirmgröße musst du möglicherweise das Dropdown-Menü neben deiner aktuellen Ansicht öffnen und Ansicht hinzufügen auswählen.

Du kannst anderen Personen zusätzliche Informationen zukommen lassen, indem du deiner Ansicht eine Beschreibung anfügst. Das funktioniert so:

1. Wähle eine Ansicht → Ansicht bearbeiten.

2. Wähle ⓘ neben dem Titel deiner Ansicht aus und gib dann deine Beschreibung ein.

3. Wenn du mit der Maus über eine Ansicht fährst, wird deren Beschreibung angezeigt.

Du kannst deine Ansichten durch ziehen mit gedrückter Maustaste neu anordnen. Wenn du viele Ansichten hast, kannst du dazu neben deinen Ansichten {#} mehr... auswählen.

In der Seitenleiste werden Ansichten als verschachtelte Elemente innerhalb einer ganzseitigen Datenbank angezeigt. Dass es sich um Ansichten handelt, erkennt man an dem • links daneben. Um eine Ansicht aufzurufen, klicke sie einfach in deiner Seitenleiste an.

Klicke in einer bestehenden Ansicht auf den Namen, um sie umzubenennen, zu duplizieren, zu löschen, den Link zu kopieren oder ihre Komponenten zu bearbeiten. Du kannst Komponenten einer Ansicht auch durch einen Klick auf  •••  oben rechts in der Datenbank bearbeiten.

Datenbankansichten enthalten verschiedene anpassbare Elemente:

• Layout: Lege fest, wie deine Datenbank visuell aufgebaut sein soll.

• Eigenschaften: Blende Datenbankeigenschaften einzelner Ansichten ein oder aus.

• Filter: Füge Kriterien auf der Grundlage von Eigenschaftswerten hinzu, um Daten ein- oder auszublenden.

• Sortierungen: Sortiere nach einer Eigenschaft, um die Reihenfolge zu ändern, in der die Seiten angezeigt werden.

• Gruppen: Gruppiere deine Daten anhand von Eigenschaftswerten.

Du kannst einen Anker-Link zu dieser speziellen Ansicht deiner Datenbank kopieren, um sie an anderer Stelle zu teilen.

1. Klicke oben rechts in deiner Tabelle auf das •••-Icon.

2. Klicke auf Link zur {Ansicht} kopieren und die URL wird in deine Zwischenablage kopiert, damit du sie einfügen kannst.

In den einzelnen Ansichten kann ausgewählt werden, wie die Datenbankseiten geöffnet werden sollen. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Seitliche Ansicht: Du kannst Seiten rechts neben der Datenbank anzeigen. Die restliche Datenbankansicht bleibt links geöffnet.

• Zentrierte Ansicht: Die Seite wird in der Seitenmitte geöffnet.

• Ganze Seite: Die Seite wird ganzseitig angezeigt.

1. Um die Einstellung für eine einzelne Ansicht zu ändern, klickst du in der Datenbank oben rechts auf •••, um das Layout-Menü aufzurufen.

2. Nun scrollst du nach unten und kannst die Einstellung Seite öffnen in ändern.

Mit Notion kann man Datenbanken so filtern, dass nur Einträge angezeigt werden, die bestimmte Kriterien erfüllen, also bestimmte Eigenschaften aufweisen (oder eben nicht). Wie komplex diese Filter sind, kann man beliebig festlegen.

So filtert man die Elemente einer Datenbankansicht:

1. Klicke oben in deiner Datenbank auf Filter.

2. Wähle im Dropdown-Menü nun die Eigenschaft aus, nach der gefiltert werden soll.

3. Dieser Filter wird nun oben in deiner Datenbank angezeigt. Klicke auf das Filtersymbol, um alle Filter anzuzeigen und zu bearbeiten, die auf deine Datenbank angewendet wurden.

4. Füge einen weiteren Filter hinzu, indem du auf das Filtersymbol klickst. Du kannst so viele Filter erstellen, wie du möchtest!

Man kann verschiedene Datenbankansichten erstellen und mithilfe der Filtergruppen UND und ODER miteinander kombinieren. Man kann bis zu drei Ebenen erstellen. Und so funktioniert es:

1. Klicke auf das Filtersymbol oben in deiner Datenbank → Erweiterten Filter hinzufügen.

2. Es öffnet sich ein weiteres Menü. Wähle dort die gewünschten Filtereigenschaften aus und passe die UND- und ODER‑Logik des erweiterten Filters an.

3. Im Beispiel unten wird die Tabellenansicht unserer Roadmap so gefiltert, dass alle Einträge die Kriterien erfüllen, die sowohl die Logik UND als auch ODER enthalten.

Datenbanken können anhand bestimmter Eigenschaften in auf- und absteigender Reihenfolge sortiert werden.

So kann man sie z. B. nach Priorität, letztem Bearbeitungsdatum oder in alphabetischer Reihenfolge anordnen.

1. Klicke oben in deiner Datenbank auf ⇅.

2. Wähle im Dropdown-Menü nun die Eigenschaft aus, nach der gefiltert werden soll.

3. Diese Sortierung wird jetzt oben in deiner Datenbank angezeigt. Klicke hier, um sie zu bearbeiten.

4. Man kann beliebig viele Sortierungen hinzufügen. Um sie wieder zu entfernen, klicke rechts auf das X.

5. Um die Reihenfolge der Sortierungen zu ändern, ziehe sie per ⋮⋮ nach oben oder unten.

Du kannst deine Datenbanken nach verschiedenen Eigenschaften in deiner Tabelle gruppieren, um sie auf unterschiedliche Weise zu visualisieren.

1. Klicke auf ••• Mehr und gehe zu Gruppieren nach. Du kannst nach fast allen Eigenschaftstypen gruppieren.

2. Die Datenbank gruppiert nun nach Werten dieser Eigenschaft. Jede Gruppe verfügt links über ein 👁️, sodass du Gruppen schnell ausblenden und dich auf das konzentrieren kannst, was du brauchst.

3. Du kannst deine Datenbankgruppen sortieren, indem du Sortieren wählst und dich für eine manuelle Sortierung oder eine Sortierung nach den angebotenen Optionen (alphabetisch, aufsteigend usw.) entscheidest.

4. Leere Gruppen können auch mit dem Schalter Leere Gruppen ausblenden ausgeblendet werden.

Du kannst in deiner Datenbank nach bestimmten Inhalten suchen.

1. Klicke oben rechts auf die 🔎 und gib die Wörter ein, nach denen die Seitentitel oder Eigenschaften durchsucht werden sollen.

2. Du wirst sehen, wie sich deine Datenbank in Echtzeit ändert und nur die Elemente anzeigt, die den eingegebenen Kriterien entsprechen.

Bei großen Datenbanken ist es mühsam, immer wieder zwischen den Objekten hin- und herzuwechseln, um Daten zu vergleichen.

Stattdessen kannst du eine Spalte fixieren, sodass sie auf der linken Seite sichtbar bleibt, unabhängig davon, wo du in der Datenbank scrollst.

1. Um eine Spalte zu fixieren, klicke auf den Namen der Spalte, und dann auf Bis zur Spalte fixieren.

2. Um die Fixierung einer Spalte aufzuheben, klicke auf den Namen der Spalte und dann auf Fixieren der Spalte aufheben.