Aufgabendatenbanken & Sprints

Aufgaben-Datenbanken und Sprints helfen deinem Team, zeitlich begrenzte Arbeiten einfacher zu bewältigen und einen Zeitplan einzuhalten.

Eine Aufgaben-Datenbank in Notion ist ein Datenbanktyp, der einen Status, Zuweisungen und eine Eigenschaft für das Fälligkeitsdatum hat. Dadurch lässt sich dann die Arbeit verfolgen, die erledigt werden muss.

So kannst du eine Aufgaben-Datenbank anlegen oder eine bestehende Datenbank in eine Aufgaben-Datenbank umwandeln:

1. Öffne deine Datenbank und wähle oben ••• aus.

2. Wähle {Name deiner Datenbank} konfigurieren aus.

3. Suche nach Aufgaben.

4. Wählen Hinzufügen neben Aufgaben aus.

5. Wähle aus, welche Eigenschaften deiner Datenbank dem Aufgabenstatus, Zugewiesenen und dem Fälligkeitsdatum entsprechen. Wenn deine Datenbank noch nicht über eine dieser Eigenschaften verfügt, kannst du sie über Neu erstellen hinzufügen.

6. Wähle In Aufgaben-Datenbank umwandeln.

Wenn du eine Datenbank nicht weiter als Aufgaben-Datenbank nutzen möchtest:

1. Öffne deine Datenbank und wähle oben ••• aus.

2. Wähle {Name deiner Datenbank} konfigurieren aus.

3. Such nach Aufgaben und wähle diese aus.

4. Wähle Entfernen aus.

Um Sprints verwenden zu können, benötigst du eine Aufgaben-Datenbank in Notion. In Notion kannst du jede beliebige Datenbank in eine Aufgaben-Datenbank umwandeln, indem du diesen Anweisungen folgst.

Sobald du über eine Aufgaben-Datenbank verfügst, kannst du Sprints zu deinem Workspace hinzufügen. Das funktioniert so:

1. Öffne deine Datenbank und wähle oben ••• aus.

2. Wähle {Name deiner Datenbank} konfigurieren aus.

3. Suche nach Sprints.

4. Wählen Hinzufügen neben Sprints aus.

5. Klicke auf Sprints aktivieren.

Sobald du Sprints für deine Datenbank aktivierst, werden einige Elemente erstellt, die dir dabei helfen, deine Sprints zu tracken. Diese werden in deiner Notion-Seitenleiste zusammen mit der Originaldatenbank, die du zum Einrichten von Sprints verwendet hast, zugänglich sein.

Im Sprint-Board kannst du alle Aufgaben verfolgen, die zu deinen aktuellen und zukünftigen Sprints gehören, indem du ein paar verschiedene Ansichten verwendest:

• Laufender Sprint: Aufgaben zum aktuellen Sprint

• Sprint-Planung: Zeigt Aufgaben im aktuellen, nächsten und letzten Sprint sowie alle Aufgaben an, die noch keinem Sprint zugewiesen sind.

• Backlog: Zeigt Aufgaben an, die keinem Sprint zugewiesen sind.

Die Sprints-Datenbank gibt dir einen allgemeinen Überblick über deine aktuellen und zukünftigen Sprints. Du kannst die Seite eines beliebigen Sprints öffnen, um die darin enthaltenen Aufgaben anzuzeigen. Du wirst auch die Zeitleisten-Ansicht bemerken, die dir einen linearen Blick auf deine Sprints ermöglicht.

1. Gehe im Sprint-Board zur Ansicht Sprint-Planung.

2. Verschiebe unfertige Aufgaben aus dem laufenden Sprint oder dem Rückstand in den nächsten Sprint.

So markierst du einen Sprint als abgeschlossen:

1. Gehe im Sprint-Board auf den laufenden Sprint.

2. Wähle Sprint abschließen aus.

3. Du wirst gebeten, die Daten deines nächsten Sprints zu bestätigen und anzugeben, was du mit den nicht abgeschlossenen Aufgaben aus deinem aktuellen Sprint machen möchtest. Du kannst sie zum nächsten Sprint verschieben, in dein Backlog verschieben oder im aktuellen Sprint behalten.

4. Wähle Sprint abschließen aus.

Wenn du einen Sprint abschließt:

• Der Status deines aktuellen Sprints wird von Aktuell in Letzter geändert. Welcher Sprint auch immer aktuell den Status Letzter hat, wird jetzt auf Vergangen gesetzt.

• Der Status des nächsten Sprints wird von Nächster zu Aktuell geändert.

• Auf dem Board siehst du Aufgaben vom neuen Aktuellen Sprint.

• Falls es noch keinen Sprint mit dem Status Nächster gibt, wird dieser erstellt.

Passe deine Sprints an deine Bedürfnisse an. Gehe dazu zu deinem Sprint-Board und wähle ••• → {Name deiner Datenbank} konfigurieren → Sprints aus. Von hier aus kannst du Folgendes anpassen:

• Dauer: Wähle aus, wie viele Wochen (von einer bis acht) jeder Sprint dauern soll.

• Fange an: Wähle aus, an welchem Wochentag deine Sprints beginnen sollen. Wenn du dies während eines aktiven Sprints änderst, ändern sich die Daten des aktuellen Sprints. Wenn deine Sprints zum Beispiel bisher montags starteten und zwei Wochen lang liefen, du aber möchtest, dass deine Sprints künftig donnerstags beginnen zwei Wochen dauern, läuft dein aktueller Sprint bis zwei Wochen nach dem kommenden Donnerstag, sodass dein nächster Sprint am Donnerstag beginnen kann.

• Nicht abgeschlossene Aufgaben: Wähle, was mit unvollständigen Aufgaben aus deinen Sprints geschehen soll. Du kannst sie in den nächsten Sprint aufnehmen, sie in dein Backlog verschieben oder sie im ursprünglichen Sprint belassen.

• Automatisierte Sprints: Aktiviere diese Option, wenn Sprints automatisch abgeschlossen werden sollen, bevor der nächste Sprint automatisch erstellt und gestartet wird.

• Sprints ausschalten: Wähle diese Option, um einen Sprint zu deaktivieren. Sobald du Sprints deaktivierst, werden deine Sprint-Datenbank, dein Sprint-Board und die Verknüpfungen von Aufgaben und Sprints dauerhaft gelöscht. Wenn du dich entscheidest, die Sprints wieder zu aktivieren, startest du mit einer brandneuen Datenbank, einem neuen Board und neuen Verknüpfungen.