Verknüpfungen und Rollups

Nehmen wir an, dein Unternehmen hat zwei Datenbanken:

• ein Kund/-innenverzeichnis

• und ein Absatzverzeichnis

Nun möchtest du herausfinden, wer welchen Artikel gekauft hat bzw. welche Artikel von welcher Person erworben wurden. Hier kommen Verknüpfungen ins Spiel.

• In den beiden oberen Tabellen sind die Spalten ↗ Gekaufte Artikel und ↗ Kund/-innen Verknüpfungseigenschaften, die wie jede andere Datenbankeigenschaft hinzugefügt werden können.

• Wenn man einen gekauften Artikel zur Kunden-Datenbank hinzufügt, werden die Käufer/-innen in der Artikel-Datenbank automatisch in der Spalte ↗ Kund/-innen aufgeführt.

• Um zu sehen, wo genau sich welche Restaurants befinden, verbinde deine Restaurant-Datenbank einfach mit der Stadtteile-Datenbank.

• Um schnellen Zugriff auf die Notizen zu einzelnen Kund/-innen zu erhalten, verbinde deine Besprechungsnotizen-Datenbank mit deiner Kund/-innen-Datenbank.

• Verbinde deine Aufgaben-Datenbank mit deiner Großprojekte-Datenbank, um nachzuvollziehen, in welche Aufgaben sich die Projekte gliedern und welche Rolle diese innerhalb der Projekte spielen.

• Wenn du deine Bewerbende-Datenbank mit der Interviewende-Datenbank verbindest, kannst du herausfinden, wer mit wem gesprochen hat.

Um Datenbanken miteinander zu verknüpfen, braucht man mindestens zwei Datenbanken. Nehmen wir als Beispiel wieder die Kund/-innen-Datenbank und Artikel-Datenbank.

1. Füge deiner Kunden-Datenbank eine neue Spalte/Eigenschaft hinzu und gib ihr eine Bezeichnung wie Gekaufte Artikel.

2. Wähle den Eigenschaftstyp Verknüpfung.

3. Suche dann nach der Datenbank, mit der du die Verknüpfung erstellen willst.

   

4. Jetzt wird eine Verknüpfungsvorschau angezeigt. In diesem Beispiel wurde die Kund/-innen-Datenbank mit der Artikeldatenbank verknüpft.

5. Klicke auf Verknüpfung hinzufügen, um die neue Verknüpfungseigenschaft zu erstellen.

   

6. Wird in dieser Spalte nun eine Zelle angeklickt, öffnet sich ein Menü, in dem du Elemente aus der anderen Datenbank suchen und auswählen kann.

   • So kannst du beispielsweise angeben, welche Kleidungsstücke die einzelnen Kund/-innen gekauft haben.

   • Um ein Element hinzuzufügen, klicke den Elementnamen an. Elemente löschen kannst du rechts über den Button –.

Standardmäßig gehen Verknüpfungen immer nur in einer Richtung. Man kann aber auch in der jeweiligen Zieldatenbank eine entsprechende Verknüpfung herstellen.

Bei bidirektionalen Verknüpfungen werden Änderungen in beide Richtungen übernommen. Wenn du also eine Kundin in die Verknüpfungsspalte der Artikel-Datenbank aufnimmst, zeigt sich diese Änderung auch in der Kund/-innen-Datenbank.

1. Erstelle mit dem angegebenen Verfahren eine neue Verknüpfungseigenschaft.

2. Klicke auf Anzeigen in [Name der zugehörigen Datenbank]. In unserem Beispiel wäre das Anzeigen in Artikel-Datenbank.

3. Nun gibst du der Verknüpfung einen Namen.

4. Unten wird nun eine Verknüpfungsvorschau gezeigt. In diesem Fall wird eine Verknüpfung von der Kund/-innen- zur Artikel-Datenbank und ebenfalls eine Verknüpfung von der Artikel- zur Kund/-innen-Datenbank erstellt.

5. Klicke nun auf Verknüpfung hinzufügen, um die beiden neuen Verknüpfungseigenschaften fertigzustellen.

Bei Verknüpfungen werden Notion-Seiten, die in einer Datenbank gespeichert sind, in das Eigenschaftsfeld einer anderen Datenbank aufgenommen.

• Verbundene Seiten kannst du genau wie alle anderen Seiten öffnen und bearbeiten. Klicke dazu zunächst die Seite in der Spalte „Verknüpfung“ an. In dem neuen Fenster klickst du sie dann wieder an.

• Zugehörige Seiten können entfernt werden, indem du den Mauszeiger über sie bewegst und rechts auf das – klickst.

• Die Anzahl möglicher Seiten in der Verknüpfungseigenschaft kann auf 1 Seite oder Unbegrenzt gestellt werden.

• Mit der Einstellung 1 Seite kann in der Datenbank nur eine Seite in der Verknüpfung ausgewählt werden. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn nur eine Seite mit einer anderen verknüpft werden soll, beispielsweise bei der eindeutigen Nummerierung von Bestellungen.

Verknüpfungen können auf drei verschiedene Arten auf Seiten angezeigt werden.

So änderst du die Anzeigeart:

1. Klicke auf einer Datenbankseite auf die Verknüpfung.

2. Klicke auf Anzeigen als und wähle eine der folgenden Möglichkeiten:

• Als Eigenschaft: Die Verknüpfung wird oben auf der Seite zusammen mit allen Seiteneigenschaften angezeigt.

• Als Seitenabschnitt: Die Verknüpfung wird direkt über dem Hauptteil der Seite als eigener Abschnitt angezeigt. Diese Option bietet sich an, wenn du die Verknüpfung hervorheben möchtest.

• Minimal: Die Verknüpfung wird direkt über dem Hauptteil der Seite angezeigt, der Inhalt wird allerdings ausgeblendet.

Wenn du eine Verknüpfung in deiner Datenbank einrichtest, kannst du bestimmte Eigenschaften der verknüpften Seiten anzeigen lassen. Nehmen wir an, du hast eine Datenbank mit häufig gestellten Fragen für dein Unternehmen. Jede Frage verfügt über einen Verweis auf eine Seite, auf der die Antwort auf die Frage näher erläutert wird. Vielleicht möchtest du, dass die Besucher/-innen auch sehen können, wer Seite verantwortlich ist, damit sie wissen, an wen sie sich mit weiteren Fragen wenden können. Du kannst deine FAQ-Datenbank so einrichten, dass die verantwortliche Person zusammen mit der entsprechenden Seite angezeigt wird!

Das funktioniert so:

1. Öffne eine Seite in einer Datenbank, die über eine Verknüpfungseigenschaft verfügt.

2. Klicke auf das Feld neben dieser Eigenschaft, um eine Seite zu verlinken → klicke auf •••.

3. Ziehe im angezeigten Menü die Eigenschaften der zugehörigen Datenbank in oder aus In Verknüpfung angezeigt oder In Verknüpfung ausgeblendet.

4. Wenn du fertig bist, erscheinen die gewünschten Eigenschaften im Verknüpfungsfeld. Dies gilt für alle Seiten in deiner aktuellen Datenbank.

Manchmal ist es hilfreich, Verknüpfungen zwischen Elementen in ein und derselben Datenbank herzustellen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Aufgaben in einer Aufgabendatenbank aufeinander verweisen sollen.

1. Erstelle zunächst eine neue Verknüpfung.

2. Wähle dann die Datenbank aus, an der du gerade arbeitet.

3. Nun ist die Datenbank mit dieser Datenbank verknüpft.

Genau wie bei Verknüpfungen zwischen verschiedenen Datenbanken kannst du sowohl einseitige als auch bidirektionale Verknüpfungen herstellen.

1. Um eine beiderseitige Verknüpfung zu erstellen, aktiviere Separate Eigenschaften. Daraufhin wird eine zweite Eigenschaft angezeigt.

Mit Rollups kannst du Daten aus einer Datenbank anhand ihrer Verknüpfungen zusammenführen. Das ist hilfreich, wenn du – im Beispiel der Kund/-innen- und Artikeldatenbank von oben – anhand der gekauften Artikel herausfinden möchte, wie viel jede einzelne Person ausgegeben hat.

1. Zunächst musst du eine Verknüpfung herstellen, damit du weißt, wer was gekauft hat.

2. Füge eine neue Spalte/Eigenschaft hinzu und wähle im Menü Eigenschaftstyp anschließend die Option Rollup aus. Nun solltest du ihr noch einen aussagekräftigen Namen geben.

• Klickst du eine Zelle in der Rollup-Spalte an, öffnet sich ein Menü mit den folgenden Eingabemöglichkeiten:

  • die Verknüpfungseigenschaft für das Rollup

  • die Eigenschaft der verbundenen Seiten für das Rollup

  • die gewünschte Rechenoperation

• In unserem Beispiel würdest du damit die Verknüpfungseigenschaft Gekaufte Artikel und die Eigenschaft Preis auf diesen Seiten zusammenfassen. Wähle anschließend Summe als Berechnung aus.

  • So werden alle Artikelpreise, die einer Kundin oder einem Kunden zugeordnet sind, addiert. Die Summe steht dabei in der Rollup-Spalte.

Für Rollups kannst du zwischen verschiedenen Rechenoperationen auswählen, und zwar:

• Original anzeigen zeigt alle zugehörigen Seiten in derselben Zelle an; somit identisch mit der eigentlichen Verknüpfungseigenschaft.

• Eindeutige Werte anzeigen zeigt alle eindeutigen Werte in der ausgewählten Eigenschaft auf allen verknüpften Seiten an.

• Alle zählen ermittelt die Anzahl der Werte in der ausgewählten Eigenschaft auf allen zugehörigen Seiten.

• Werte zählen: Ermittelt die Anzahl der nicht leeren Werte in der ausgewählten Eigenschaft auf allen verknüpften Seiten.

• Eindeutige Werte zählen ermittelt die Anzahl eindeutiger Werte in der ausgewählten Eigenschaft auf allen verknüpften Seiten.

• Leere Zellen zählen gibt die Anzahl der verknüpften Seiten ohne einen Wert in der ausgewählten Eigenschaft an. Wenn also ein gekaufter Artikel, keinen Preis aufweist und diese Eigenschaft ausgewählt wird, steht in der Ergebnisspalte „1“.

• Nicht leere Zellen zählen gibt die Anzahl der verknüpften Seiten mit Werten in der ausgewählten Eigenschaft an.

• Prozent leerer Zellen gibt den prozentualen Anteil verknüpfter Seiten ohne einen Wert in der ausgewählten Eigenschaft an.

• Prozent nicht leerer Zellen gibt den prozentualen Anteil verknüpfter Seiten mit einem Wert in der ausgewählten Eigenschaft an.

Diese Berechnungen sind nur bei numerischen Eigenschaften verfügbar:

• Summe berechnet die Summe numerischer Eigenschaften auf verknüpften Seiten (wie oben beschrieben).

• Durchschnitt ermittelt den Durchschnittswert der numerischen Eigenschaften der zugehörigen Seiten.

• Median berechnet den Median der numerischen Eigenschaft auf den verknüpften Seiten.

• Min ermittelt den niedrigsten Wert der numerischen Eigenschaft auf den zugehörigen Seiten.

• Max gibt den Höchstwert der numerischen Eigenschaft auf den verknüpfter Seiten an.

• Bereich berechnet die Spanne zwischen den höchsten und niedrigsten Werten in der numerischen Eigenschaft auf den verbundenen Seiten (Max - Min).

Diese Berechnungen sind nur bei Datum‑Eigenschaften verfügbar:

• Frühestes Datum findet den frühesten Zeitpunkt in der Datumseigenschaft auf den zugehörigen Seiten.

• Spätestes Datum ermittelt den spätesten Zeitpunkt in der Datumseigenschaft auf den zugehörigen Seiten.

• Datumsbereich berechnet die Spanne zwischen dem frühesten und spätesten Zeitpunkt in der Datumseigenschaft auf den verbundenen Seiten.

Sowohl in Tabellen als auch in Boards kannst du Berechnungen in der Rollup-Spalte durchführen und so Summen, Spannen, Durchschnittswerte etc. für die gesamte Datenbank ermitteln.

• So ermittelst du z. B. die Summe, die alle Kund*innen in dem Beispiel ausgegeben haben:

• Klicke in der Kund/-innen-Tabelle unterhalb der Rollup-Spalte auf Berechnen.

• Gehe auf Summe, um die Spaltenwerte zu addieren und ihre Summe zu ermitteln.