Notion-KI-Connect für Google Drive

1. Öffne die Notion-KI am unteren Rand deines Bildschirms in Notion und klicke auf ••• → Google Drive verbinden → Weiter. Du wirst dann zum Google Marketplace weitergeleitet. Du darfst Notion während der Einrichtung nicht schließen!

   

2. Klicke auf Installieren → Alle Benutzer/-innen in ihrem Unternehmen. Wir empfehlen diese Einstellung, da Gruppen, die nicht ausgewählt sind, die Notion-KI-Connect-Funktion für Google Drive nicht nutzen können und Dateien, die ihnen gehören, über die Notion-KI nicht verfügbar sind.

3. Ist die Installation abgeschlossen, kehrst du zu Notion zurück. Das wird dir auf deinem Bildschirm angezeigt.

   

4. Klicke auf Verbindung bestätigen.

Es kann bis zu 36 Stunden dauern, bis die Verbindung abgeschlossen ist. Du kannst die Verbindung verwalten, indem du die Notion-KI am unteren Bildschirmrand öffnest und auf ••• → Google Drive verbinden → Einstellungen klickst.

Wenn du die Notion-KI-App in deinem Google-Workspace installiert hast, aber die Einrichtung in Notion nicht abschließen kannst, dann könnte das folgende Gründe haben:

• Du hast vergessen, dich bei der Installation der App im Google-Workspace auszuwählen.

• Dein Google-Workspace-Admin ist eine Benutzerin oder ein Benutzer, die oder der in Notion nicht existiert. Wenn das der Fall ist, kannst du es erneut versuchen, indem du die App unter einer neuen Benutzerin oder einem neuen Benutzer installierst, die oder der sowohl in deinem Google-Workspace als auch in deinem Notion-Workspace existiert.

Worauf hat Notion-KI Zugriff?

Die Notion-KI hat nur dann Zugriff auf eine Datei, wenn diese beiden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Datei gehört einem Benutzer oder einer Benutzerin, der oder die in der Benutzergruppe oder in der Organisationseinheit des Google-Workspaces ausgewählt wurde. Wenn die Datei Teil eines gemeinsam genutzten Laufwerks ist, muss der oder die in der Benutzergruppe ausgewählte Benutzer/-in entweder Mitwirkende/r, Manager/-in oder Content-Manager/-in sein.

• Das gemeinsam genutzte Laufwerk wird in der Notion-KI ausgewählt (das ist standardmäßig der Fall).

Kann ich den Zugriff der Notion-KI einschränken?

Ja. Du kannst den Zugriff der Notion-KI einschränken, indem du entweder gemeinsam genutzte Laufwerke oder Benutzergruppen und Organisationseinheiten auswählst.

• Gemeinsam genutzte Laufwerke: In Notion hat ein Admin die Möglichkeit, bestimmte gemeinsam genutzte Laufwerke in den Einstellungen wegzulassen.

• Benutzergruppen und Organisationseinheiten: Für einzelne Berechtigungen hat der Admin die Möglichkeit, bestimmte Benutzergruppen oder Organisationseinheiten im Google-Admin-Workspace auszuwählen. Für Benutzergruppen oder Organisationseinheiten, die abgewählt werden, wird Notion keine Dateien aufnehmen, die Eigentum dieser Gruppe sind. Und diese Gruppe wird die Funktion in Notion nicht nutzen können.

Ich habe den falschen Notion-Workspace verbunden. Wie kann ich meinen Google Drive-Workspace von meinem Notion-Workspace trennen?

Du kannst deine Verbindung bearbeiten, indem du die Notion-KI am unteren Bildschirmrand öffnest und auf ••• → Google Drive verbinden → Einstellungen klickst.

Wie funktionieren die Berechtigungseinstellungen?

Alle Berechtigungen in einem Google-Dokument werden für einzelne Benutzer/-innen und die unten aufgeführten allgemeinen Zugriffsarten berücksichtigt:

• Eingeschränkt: Nur Benutzer/-innen, die direkt zum Dokument hinzugefügt wurden, haben Zugriff

• {Firmenname}: Alle im Unternehmen können auf das Dokument zugreifen, solange ein Benutzer oder eine Benutzerin im Workspace die Seite besucht hat. Im Dokument sollte die Zugriffsebene auf Kann in Suchergebnissen finden und nicht auf Muss über Zugangslink verfügen eingestellt sein, was die Standardeinstellung ist.

  

• Alle mit Link: Alle im Unternehmen können auf das Dokument zugreifen, wenn sie das Dokument mindestens einmal aufgerufen haben.

Wie lange dauert es, bis die Einbindung abgeschlossen ist?

Bei der ersten Verbindung dauert es ca. 36 Stunden, bis die Einbindung synchronisiert ist. Sobald die Einbindung synchronisiert ist, kannst du davon ausgehen, dass Updates für dein Google Drive kontinuierlich in der Notion-KI in Echtzeit angezeigt werden.

Wie lange dauert es, bis neue Inhalte erscheinen?

Neue Inhalte, die zu Google-Dokumenten hinzugefügt wurden, werden stündlich aktualisiert und sind dann in der Suche in Notion-KI verfügbar.

Werden alle zukünftigen Inhalte oder gemeinsam genutzte Laufwerke bzw. Benutzer-Laufwerke verfügbar sein?

Ja. Jedes Mal, wenn deine Organisation ein neues gemeinsam genutztes Laufwerk oder ein Laufwerk auf Benutzerebene einrichtet, wird es mit der Notion-KI synchronisiert. Du kannst diese Option in deinen Einstellungen bearbeiten.

Kann ich die Verbindung nach der Einrichtung bearbeiten?

Du kannst deine Verbindung bearbeiten, indem du die Notion-KI am unteren Bildschirmrand öffnest und auf ••• → Google Drive verbinden → Einstellungen klickst.

Kann ich meinem Google-Workspace mehrere Notion-Workspaces hinzufügen?

Derzeit nicht. Der Workspace-Admin kann nur einen Notion-Workspace mit einem Google-Workspace verbinden.

Berücksichtigt die Notion-KI die Berechtigungen von Google Drive?

Absolut. Notion-KI respektiert bestehende Berechtigungen gemäß unseren bestehenden Notion-KI-Sicherheitsverfahren. Benutzer/-innen können keine Inhalte erstellen oder Q&A-Antworten erhalten, die auf Ressourcen basieren, auf die sie keinen Zugriff haben. Speziell für Inhalte von Drittanbietern verarbeitet die Notion-KI sowohl private als auch öffentliche Inhalte mit Blick auf die Sicherheit und nimmt Inhalte nur gemäß der Berechtigungszuordnung zwischen Google Drive- und Notion-Nutzer/-innen auf.

Wie funktionieren gemeinsam genutzte Laufwerke?

Wenn sich ein gemeinsam genutztes Laufwerk außerhalb deines Google-Workspaces befindet, kann die Notion-KI nicht auf die darin enthaltenen Informationen zugreifen oder diese abrufen.

Wenn sich ein gemeinsam genutztes Laufwerk in deinem verbundenen Google-Workspace befindet, berücksichtigen wir die Berechtigungseinstellungen des Laufwerks (wenn das gemeinsam genutzte Laufwerk direkt mit dir geteilt wurde) oder der Datei (wenn sie direkt mit dir oder mit einer Gruppe, der du angehörst, geteilt wurde).

Wie speichert Notion meine Google Drive-Daten in seinen Systemen oder nimmt Bezug darauf?

Ähnlich wie bei unserem Hauptprodukt, Notion-KI, erstellen und speichern wir Einbettungen in einer von Pinecone gehosteten Vektordatenbank. Diese bietet die Möglichkeit, Antworten auf Fragen zu geben, die Inhalte von Drittanbietern (wie in Google Drive) nutzen. Pinecone wurde von unserem Sicherheitsteam sowie von einem externen Auditor genau überprüft und hat eine SOC2-Typ-II-Zertifizierung erhalten. Erfahre hier mehr über die Sicherheit von Pinecone →

Welches Konto sollte ich nutzen, um die Verbindung für Google Drive in Notion herzustellen?

Welches Konto auch immer zur Herstellung der Verbindung verwendet wird, wird im Notion-System als E-Mail des Kunden-Admin gespeichert. Wir verwenden diese Admin-E-Mail für zukünftige Updates. Daher ist es wichtig, dass Kund/-innen eine E-Mail angeben, die sich in Bezug auf Berechtigungen oder aktiven Status nicht ändert, damit der Service nicht beeinträchtigt wird, wenn beispielsweise ein Admin das Unternehmen verlässt. Du kannst jede Service-E-Mail verwenden, die über Adminrechte für deinen Google-Workspace verfügt und unverändert bleibt, wie z. B. [email protected].